淺談新時期鐵路建設(shè)項目檔案管理

賈彥俊

摘要：伴隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展與我國基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的不斷完善，鐵路成為了我國基礎(chǔ)交通設(shè)施建設(shè)的重要的內(nèi)容。鐵路建設(shè)項目檔案是鐵路建設(shè)項目活動的真實記錄，也是鐵路建設(shè)項目改建、擴建及技術(shù)改造的重要依據(jù)。因此，做好鐵路建設(shè)項目的歸檔工作，具有十分重要的現(xiàn)實意義及歷史意義。本文針對新時期鐵路建設(shè)項目檔案管理的特點、現(xiàn)狀以及強化管理措施進行探討，以求為提升新時代鐵路建設(shè)項目檔案管理水平提供參考。

關(guān)鍵詞：新時期；鐵路建設(shè)；檔案管理；有效措施

我國鐵路經(jīng)過“十一五”以來的大規(guī)模建設(shè)，已步入發(fā)展快車道。特別是“高鐵”的建設(shè)，更是得到了社會各界的廣泛關(guān)注。與此同時，隨之產(chǎn)生的大量鐵路建設(shè)文件資料，需要各級檔案管理部門進行收集、整理和提供利用。筆者結(jié)合實際工作，探討一下如何做好新時期鐵路建設(shè)項目檔案的管理工作。

一、特路建設(shè)項目檔案管理特點

鐵路建設(shè)部門在生產(chǎn)、建設(shè)、科研、管理等工作中形成了大量的圖紙、圖表、文字、數(shù)字、聲像等具有保存價值的各種載體的文件材料。鐵路建設(shè)項目檔案除了具有原生性、系統(tǒng)性、不可再生性等特征外，還具備如下特點：一是技術(shù)含量高、保密性強。高鐵建設(shè)涉及專業(yè)領(lǐng)域廣，屬于學術(shù)前沿的尖端技術(shù)，目前世界上還有很多國家不具備高鐵的核心技術(shù)，因而部分建設(shè)項目檔案資料還處于保密階段。二是建設(shè)項目多、投資規(guī)模大。“十一五”期間，眾多鐵路建設(shè)項目紛紛上馬，據(jù)相關(guān)數(shù)據(jù)顯示，每個建設(shè)項目投資規(guī)模最小都在幾個億以上，有的建設(shè)項目投資高達上百億元。三是分散性和復(fù)雜性。由于鐵路建設(shè)項目跨部門多，施工時間長，內(nèi)外銜接協(xié)調(diào)環(huán)節(jié)較多，點多線長，造成建設(shè)項目檔案資料收集難度大，而且數(shù)量多，整理十分困難。

二、鐵路建設(shè)項目檔案管理現(xiàn)狀

近幾年來，國家非常重視鐵路建設(shè)。我國鐵路工程建設(shè)發(fā)展之快、水平之高令世人刮目相看。以青藏鐵路、京津高鐵、京滬高鐵、武廣高鐵等為代表的一系列大型鐵路建設(shè)項目相繼建成運行，一批國家重點鐵路建設(shè)項目仍處于建設(shè)之中。這些鐵路建設(shè)工程，技術(shù)標準高、管理模式新，代表著新時期我國鐵路建設(shè)的新成果。隨著我國國民經(jīng)濟及人民生活水平的不斷提高，人們對鐵路建設(shè)的標準要求也將會不斷提高。這也是對鐵路工程建設(shè)者和檔案管理者提出的新課題。從目前所了解的情況來看，檔案管理不能適應(yīng)鐵路發(fā)展新形勢。

一是檔案管理制度修訂滯后。鐵路建設(shè)部門在大規(guī)模修建高等級鐵路的同時，相繼制定或修訂了鐵路建設(shè)項目相關(guān)管理辦法和標準。但在檔案管理方面，特別是鐵路建設(shè)項目檔案管理方面，顯得有些滯后。原有的辦法和標準未能及時修訂，已不能適應(yīng)鐵路發(fā)展的新形勢。以至于發(fā)生了有些施工單位在歸檔時，原有的歸檔標準、方法已不能滿足現(xiàn)實的歸檔工作需求，但又無新標準可依的情況，嚴重影響了鐵路建設(shè)項目文件的歸檔工作。

二是檔案管理不同階段用力不均。從目前的情況看，鐵路建設(shè)項目文件的歸檔仍多側(cè)重于施工和竣工階段的文件資料，對項目建設(shè)前期、項目管理等文件資料重視不夠，普遍存在施工和竣工文件資料多，前期文件和項目管理資料少，可行性研究、初步設(shè)計、施工設(shè)計等勘測設(shè)計階段文件資料歸檔率低等情況。有的施工單位甚至出現(xiàn)在項目前期不注意文件收集，到了后期才去補制的情況。

三是檔案管理人員素質(zhì)參差不齊。鐵路建設(shè)參建單位檔案管理人員職數(shù)配備明顯不足，兼職檔案管理人員較多，專業(yè)水平不高，對歸檔文件資料的質(zhì)量要求不了解，對如何組卷、歸檔認識不足，導致檔案的整理不規(guī)范，存在分類不清，組卷不合理等問題。另一方面，目前檔案管理人員老齡化傾向非常嚴重，多數(shù)單位不可避免的將檔案室作為離退休老同志的過渡區(qū)、安樂窩。由于這一部分人不能夠掌握信息軟件運用能力，致使很多幾十建立了檔案信息平臺的單位，也同樣存在數(shù)字化、信息化程度不高的問題。

三、鐵路建設(shè)項目檔案管理措施探討

一是加強組織領(lǐng)導。切實加大對鐵路建設(shè)項目檔案工作的監(jiān)督、檢查、指導力度，著力建立縱向到底、橫向到邊的建設(shè)項目檔案管理網(wǎng)絡(luò)，把檔案的收集、整理、歸檔落實到檔案人員崗位責任制中。作為鐵路建設(shè)項目檔案的職能管理者，各級鐵路檔案管理部門應(yīng)積極介人項目文件資料的前期歸檔環(huán)節(jié)，在開工初期根據(jù)項目的實際情況編制竣工文件管理辦法，對歸檔內(nèi)容、案卷質(zhì)量、移交時間等事項做出明確規(guī)定，對項目資料員進行集中培訓，進行動態(tài)指導，加強彼此日常業(yè)務(wù)聯(lián)系，做到項目建設(shè)與檔案同步管理。進一步加大監(jiān)管力度，定期或不定期抽查有關(guān)檔案管理人員對歸檔資料收集、整理、立卷情況，發(fā)現(xiàn)問題，及時糾正。確保在項目收尾階段，可以高標準嚴要求地完成建設(shè)項目檔案預(yù)驗收工作。

二完善規(guī)章制度。要堅持貫徹“統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理”的原則，執(zhí)行檔案工作領(lǐng)導的落實責任制，檔案管理人員專人負責制，把建設(shè)項目檔案的收集、整理、立卷、歸檔工作納入到工程建設(shè)相關(guān)管理崗位人員的職責范圍，責任到人，獎罰分明，并使其制度化。從建設(shè)項目立項開始，就要建章立制，建立健全建設(shè)項目檔案管理的各項規(guī)章制度，進一步明確鐵路建設(shè)項目歸檔程序中各階段、各專業(yè)必須形成的文件資料的內(nèi)容和歸檔范圍，力求做到歸檔內(nèi)容詳細具體、信息全面系統(tǒng)、格式規(guī)范實用，同時應(yīng)具有較強的操作性，滿足各方面的需要。加大依規(guī)管檔的力度，確保建設(shè)項目檔案管理工作做到有法可依。建立歸檔考核檢驗機制，對項目文件資料歸檔工作及時檢查、考核，確保建設(shè)項目各階段文件資料完整、系統(tǒng)地歸檔。

三是提高檔案人員業(yè)務(wù)水平。選優(yōu)配強檔案管理工作者。通過市場化選聘、內(nèi)部擇優(yōu)選調(diào)等方式，將素質(zhì)高、能力強的優(yōu)秀職工充實到檔案管理隊伍中來。加大培訓力度，要采取“請進來，走出去”的辦法，定期邀請上級檔案部門人員到本單位開展業(yè)務(wù)培訓、技術(shù)咨詢和召開檔案工作座談會等形式，也可委派本單位檔案人員參加省、部和各鐵路局（集團公司）舉辦的檔案人員業(yè)務(wù)培訓班，組織本單位檔案人員到先進單位參觀學習，實地跟班培訓，通過各種渠道提高檔案人員專業(yè)技術(shù)水平。

參考文獻：

[1]郝瑞秀.鐵路建設(shè)項目檔案管理存在的問題及對策研究[J].沈陽體育學院學報，2013，32（6）：28-29.

[2]邢倩.對新時期鐵路建設(shè)項目檔案管理的思考[J].鐵道經(jīng)濟研究，2012（02）：11-11.