關(guān)于數(shù)碼照片檔案管理的思考

摘 要：數(shù)碼相機的普遍應(yīng)用形成了大量的數(shù)碼照片，為豐富、充實檔案庫存提供了有利條件，同時大量數(shù)碼照片檔案的產(chǎn)生，對其管理也帶來很大的挑戰(zhàn)。從數(shù)碼照片的特征現(xiàn)狀入手，根據(jù)自己的實際經(jīng)驗，從數(shù)碼照片檔案的收集、整理、著錄、保存等方面提出一些建議。

關(guān)鍵詞：數(shù)碼照片;照片檔案;管理

當前，信息技術(shù)的飛速發(fā)展給人們的工作和生活方式帶來了深刻變革，也促進檔案管理理念、方式的改革與創(chuàng)新。隨著檔案信息建設(shè)的不斷深化，檔案的載體及存儲方式更加豐富，數(shù)碼照片就是新興的一種檔案載體。一方面，數(shù)碼照相機和攝像機等硬件設(shè)施不斷普及給數(shù)碼照片的產(chǎn)生打下了良好基礎(chǔ)，另一方面檔案信息管理系統(tǒng)的普遍應(yīng)用和互聯(lián)網(wǎng)的普及也大大方便了數(shù)碼照片的收集、存儲和轉(zhuǎn)移。在此背景下產(chǎn)生大量的數(shù)碼照片檔案，這在豐富檔案信息資源的同時，也給檔案管理部門帶來了一定挑戰(zhàn)。

一 、數(shù)碼照片的概念及其特點

數(shù)碼照片是指用掃描儀、數(shù)碼照相機等設(shè)備獲得的，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統(tǒng)閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的靜態(tài)圖像文件。與其他類型的檔案載體相比較，數(shù)據(jù)照片具有多重優(yōu)勢。第一，與實體檔案相比，數(shù)碼照片具備電子檔案的特征，其存儲期限較長，一般來說只要存儲設(shè)備有效就能夠永久保存且質(zhì)量較為穩(wěn)定，后期也不需要進行過多的維護，節(jié)省檔案保管的成本;第二，數(shù)碼照片能夠較為方便地通過打印機打印成照片，具備與實體照片相同的功能;第三，數(shù)碼照片的傳輸速度較快且應(yīng)用十分廣泛。實體照片檔案的查詢和調(diào)閱較為復(fù)雜，通常需要人工調(diào)取，而數(shù)碼照片則可以直接通過互聯(lián)網(wǎng)進行傳輸，此外，還能通過移動設(shè)備或者電視機、打印機等多種設(shè)備顯示，大大擴大了應(yīng)用范圍。

二、數(shù)碼照片管理的背景和現(xiàn)狀

由于電子數(shù)字技術(shù)的飛速發(fā)展和數(shù)碼相機的普及，使數(shù)碼照片的數(shù)量成倍的增長。盡管國家、行業(yè)都有制定相關(guān)的照片檔案管理規(guī)范或者辦法，但很多單位往往淺嘗輒止，仍停留在紙質(zhì)照片管理的理論上，而對于數(shù)碼照片的收集、著錄、著錄、刻錄保存等較少觸及，導(dǎo)致出現(xiàn)下面的幾種情況，從而影響了而數(shù)碼照片的收、管、用。

1.數(shù)碼照片檔案管理意識不強

數(shù)碼照片管理意識不強主要表現(xiàn)在兩個方面：一是對數(shù)碼照片檔案價值的認識不夠。相對于其他類型的檔案來說，由于數(shù)碼照片易存儲、可視化、傳輸簡便的特點，其利用率通常較高，但管理流程和管理模式的創(chuàng)新較為緩慢。當前絕大部分單位的數(shù)碼照片檔案還只是以簡單的數(shù)碼方式存儲，跟不上檔案信息化建設(shè)，這也使得檔案管理人員對數(shù)碼照片檔案存在“得過且過”的思想，對照片檔案管理工作不夠重視，流于形式，工作效率低下。

2.習(xí)慣性存儲，沒有統(tǒng)一的標準

數(shù)碼照片檔案基本以時間為順序，以事件為集合體來存放和保管，一卷照片檔案一般存放5-10組照片，卷脊為本卷照片關(guān)鍵字索引。在實際工作中，個別檔案管理單位沒有按照規(guī)定存貯照片檔案，存在沒有編號或編號混亂，整袋原封裝箱，用膠粘劑將照片粘貼于紙板上，底片不裝底片袋，說明不規(guī)范，內(nèi)容不明了等問題，不便于照片檔案的檢索和利用。

3.缺乏對實體檔案的保護

相對于實體老照片而言，數(shù)碼照片具備多重優(yōu)勢，既可以數(shù)字方式永久存儲，也可以打印出實體照片進行保管。但對于大部分的檔案管理機構(gòu)來說，照片檔案的管理開展較早，存在著很多照片載體老化，難以長久保管的問題。以某檔案館為例，現(xiàn)存最早的照片檔案為60年代末的紙質(zhì)版黑白照片，距今已有幾十年的歷史。這些老舊照片是由傳統(tǒng)光學(xué)照片由感光材料制成，經(jīng)過多年的存放和長久的借用翻拍，照片的耐久性、畫面質(zhì)量均不同程度受到影響，尤其是上世紀80年代后的彩色照片，褪色、滲化、失真、褶皺等現(xiàn)象十分嚴重，有些照片還出現(xiàn)了腐蝕和霉變，嚴重影響照片檔案利用價值。對此，有必要對老舊照片進行轉(zhuǎn)碼處理，實現(xiàn)老照片的數(shù)字化，進一步增加照片檔案的保管期限。

以上幾種情況，造成數(shù)碼照片檔案長久的管理帶來很大的困難，因此我們急需要一個覆蓋收集、鑒定、整理、保存等環(huán)節(jié)，科學(xué)、嚴謹?shù)墓ぷ鞣绞健?/p>

三、數(shù)碼照片檔案管理的主要方法

1.提高數(shù)碼照片檔案管理意識，完善檔案收集、鑒定方法

盡管數(shù)碼照片在現(xiàn)實工作中大量產(chǎn)生，但一些數(shù)碼照片的拍攝人員歸檔意識不強，以及存在一定的顧慮，擔心這些數(shù)碼照片歸檔后，利用起來不方便等原因，造成大量的珍貴數(shù)碼照片沒有存檔。如果檔案工作人員不加強宣傳，不主動收集，也難以將數(shù)碼照片轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)碼照片檔案永久保存下來。因此，檔案工作人員需要通過宣傳加強員工歸檔意識，并且應(yīng)始終堅持積極的征集態(tài)度，各立檔單位檔案員主動與相關(guān)宣傳部門負責(zé)人建立聯(lián)系，積極征集他們擁有的數(shù)碼照片。首先應(yīng)由主管部門和相關(guān)機構(gòu)進行組織，吸納檔案管理專業(yè)人員參與，形成系統(tǒng)化、組織化、規(guī)范化的數(shù)碼照片檔案知識培訓(xùn)，由于數(shù)碼照片檔案涉及到一定的攝影知識和計算機知識，因此要加強檔案管理人員這兩方面知識的培訓(xùn)，同步展開、異地聯(lián)動，借助專題講座、定期培訓(xùn)培養(yǎng)專業(yè)人員的檔案管理意識。目前，不少檔案部門嘗試設(shè)立專人參與相關(guān)部門各種重大活動的拍攝工作，或許是收集數(shù)碼照片檔案的良方之一。

檔案人員在接受數(shù)碼照片時，要對其質(zhì)量與真實性進行鑒定。剪裁或者修改過的數(shù)碼照片是不能作為檔案歸檔的，因此數(shù)碼照片的鑒定工作是必須的。在鑒定工作中，最常見的是用文件的形成時間與事件時間對照來鑒別真?zhèn)?，但是一些專用軟件可以對包?“相片拍攝時間”在內(nèi)的各種屬性進行修改，因此判定數(shù)碼照片時還需考慮其它因素。由于一些重大活動的拍攝者在兩人以上，可以通過不同拍攝者之間數(shù)碼照片的對比來鑒別真?zhèn)危瑫r還可以通過錄像片等其它資料鑒別原始性。同時，歸檔的數(shù)碼照片檔案需要采用只讀光盤，并且在移交登記表中注明文件的特征、設(shè)備環(huán)境特征、圖像記錄特征、移交人審核人簽字，除了從技術(shù)上，還從制度上保障其真實性。

2.加強數(shù)碼照片檔案整理標準化、規(guī)范化

數(shù)碼照片由于拍攝內(nèi)容重復(fù)性強、數(shù)量大，整理者可以從中精挑細選，找到可反映事件或人物最真實、最具代表意義的照片歸檔。

數(shù)碼照片檔案整理、編目由檔案員統(tǒng)一進行具體按以下步驟操作。

第一，數(shù)碼照片檔案分類與編號。數(shù)碼照片整理的第一步就是要進行篩選和分類，對于重復(fù)或者沒有利用價值的照片予以刪除，內(nèi)容重復(fù)度高的照片要酌情留用一到兩張。利用價值和重要度較高的照片在保存數(shù)碼照片的基礎(chǔ)上要對照片進行打印，存儲在檔案室。

數(shù)碼照片在名稱上通常精確到日，如2002.05.27，用八位阿拉伯數(shù)字表示;標題名則是對該照片的簡要描述，通常包括時間、地點、人物、是由等，文件夾下存放數(shù)碼照片文件。對文件夾內(nèi)的數(shù)碼照片文件一般可按時間或重要程度先后排列.并按其排列順序編號。如果某一事件具有連續(xù)性，盡管中間存有其它事件，也可以酌情排列在一起。

第二，整理具體文件夾內(nèi)數(shù)碼照片。第一步，挑選出事件中不同地點、不同人物、不同圖像內(nèi)容的照片;第二步，在相同地點、相同人物中再選擇照片質(zhì)量好，清晰完整的照片。在選擇時，應(yīng)確保通過照片可以將整個事件串連起來，也就是留存下來的照片應(yīng)該不是孤立且看不出頭緒的，中間不應(yīng)缺少過渡事件的影像。

第三，編號排列。從數(shù)碼設(shè)備中取出的原始數(shù)碼照片通常按一定規(guī)律進行自動編號，在歸檔整理時，為了體現(xiàn)檔案之間的關(guān)系，我們參照有關(guān)標準進行重新的命名編號，同一個年度文件夾下不同事件編“事件號”，同一事件號文件夾內(nèi)再編 “照片號”，表現(xiàn)同一事件中不同的場景圖像。

第四，著錄數(shù)據(jù)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)照片的著錄，只需要著錄時間、事件、人物、地點、攝影者、底片、冊號等標識要素，但是數(shù)碼照片有別于紙質(zhì)照片，需要的元數(shù)據(jù)更多。數(shù)碼照片的著錄包括三個部分的內(nèi)容，一是照片的背景信息，即時間、事件、人物、地點、背景;二是照片的攝影信息，包括攝影人、攝影時間、原始圖像的屬性信息（曝光度、像素、格式等）;三是存檔信息，包括檔號、數(shù)碼照片號、冊好、檔案館代號等，著錄信息越詳細，其管理和利用就越方便。但是在實際操作過程中，數(shù)碼照片的整理者有時未必是拍攝者，即使是拍攝者也未必知道照片中的全部內(nèi)容，因此，在移交登記表中需要盡可能地記錄數(shù)碼照片的基礎(chǔ)信息，并且一定在著錄時向有關(guān)部門或相關(guān)者耐心尋問照片檔案的相關(guān)信息，爭取將各類元數(shù)據(jù)信息著錄完整準確。

3.采用多元化保存方式

數(shù)碼照片的存儲介質(zhì)，一般來講電腦和移動硬盤可作為臨時性圖片存儲方式，不能是永久保存。一方面硬盤成本高;另一方面再防震的硬盤，若摔到地上或遇到震動，就會損壞，所以不能長期存儲大量圖片文件。作為永久保存，最好的存儲介質(zhì)是光盤，便于分類存儲圖片。同時，光盤體積小，不怕震動，保存時間長、價格較低等多方面的優(yōu)勢，有利于長期儲存照片檔案。

在現(xiàn)實生活中，由于各種自然的、人為的因素，對數(shù)碼照片檔案的保存安全性造成很大的威脅，采用合理有效的備份是解除這種威脅的常用手段。常用的備份方式有：（1）數(shù)據(jù)拷貝備份，就是將服務(wù)器上的數(shù)據(jù)刻錄到光盤、磁盤等介質(zhì)上，脫機備份，這樣備份方式一般是刻錄三套，一套封存，一套利用，一套異地保管，適用于小型檔案館的電子檔案信息的保存;（2）異地雙服務(wù)器備份，這是最實時的備份，這種方式可靠性高但是費用大，適用于大中型檔案館的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)。合理有效的備份機制是保障數(shù)碼照片檔案信息安全的必要手段。

只要深入地研究數(shù)碼照片形成和管理的特點及規(guī)律，我們必能在數(shù)碼照片檔案管理上更進一步。

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作者簡介：徐微（1987-），女，江西宜春人，中國石油化工股份有限公司廣州分公司，職稱：館員，研究方向：檔案管理。