淺談如何加強(qiáng)人口和計(jì)劃生育檔案管理

謝華

摘 要：隨著當(dāng)前科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，人們逐漸進(jìn)入了信息化的時(shí)代。近些年來，互聯(lián)網(wǎng)的成熟促進(jìn)了檔案管理方式的創(chuàng)新，為檔案管理的工作帶來了新的機(jī)遇。對傳統(tǒng)檔案管理來說，其管理方式已經(jīng)與時(shí)代發(fā)展需求不相適應(yīng)。因此，需要對信息化條件下的檔案管理和服務(wù)創(chuàng)新進(jìn)行研究，提升檔案管理的水平。本文將對如何加強(qiáng)人口和計(jì)劃生育檔案管理進(jìn)行分析研究[1]。

關(guān)鍵詞：人口和計(jì)劃生育；檔案管理；創(chuàng)新

筆者分別從：人口和計(jì)劃生育檔案管理現(xiàn)狀、基于新形勢下加強(qiáng)人口和計(jì)劃生育檔案管理的有效對策，兩個(gè)方面進(jìn)行闡述。

1檔案管理工作中的問題

1.1缺乏時(shí)效性

在新形勢下，構(gòu)建人口和計(jì)劃生育檔案管理工作時(shí)并未將其與實(shí)際工作狀況有效融合。對計(jì)劃生育單位來說，管理者未對工作規(guī)范的意義形成清楚的認(rèn)識，造成信息收集不完善，進(jìn)而影響了檔案信息管理；另外，管理職責(zé)不明確，某些工作者未及時(shí)歸檔，進(jìn)而導(dǎo)致檔案信息管理處于不健全的狀態(tài)。時(shí)效性的缺乏降低了各單位整體工作效率，還使其信息資源的更新受到制約[2]。

1.2不完善的系統(tǒng)

人口和計(jì)劃生育檔案信息管理系統(tǒng)結(jié)構(gòu)比較復(fù)雜，單純依賴人為因素?zé)o法做好管理檔案信息的工作，為順應(yīng)新形勢的發(fā)展要求，對檔案進(jìn)行管理時(shí)應(yīng)建立在電子文檔管理的前提下，但是構(gòu)建此種管理模式時(shí)，規(guī)范化內(nèi)容有較多的差異性，存在某些限制性因素，例如不齊全的硬件設(shè)施，無法滿足管理機(jī)制，同時(shí)人口和計(jì)劃生育檔案管理系統(tǒng)程序不具有科學(xué)性，造成信息查詢時(shí)無法及時(shí)獲得完整詳細(xì)的檔案內(nèi)容。

2基于新形勢下加強(qiáng)人口和計(jì)劃生育檔案管理的有效對策

2.1建立并完善檔案管理機(jī)制

當(dāng)前階段，原有的人口和計(jì)劃生育檔案管理和服務(wù)模式已經(jīng)與時(shí)代的快速發(fā)展需求相背離，因此，在信息化的背景下，要想進(jìn)一步提升人口和計(jì)劃生育檔案檔案管理和服務(wù)的質(zhì)量以及效果，達(dá)到電子管理的實(shí)際目的，就需要建立檔案管理機(jī)制，解決實(shí)際存在的問題并且加以完善，從而提升檔案管理和服務(wù)的水平。在建立檔案管理機(jī)制時(shí)，管理人員首先要明確是否與國家法律相違背，提升對于檔案數(shù)字化管理的重視程度。當(dāng)前階段，一些檔案管理在不斷的發(fā)展過程中，雖然能夠積極的應(yīng)用先進(jìn)的設(shè)備和技術(shù)，與時(shí)代發(fā)展相契合，但是受到傳統(tǒng)觀念和思想的束縛，使得檔案管理當(dāng)中存在大量的人工操作，這造成了人力、物力的資源的浪費(fèi)，降低了檔案管理工作的效率，不利于檔案管理和服務(wù)的創(chuàng)新。因此，在日后的發(fā)展中，管理人員要應(yīng)用現(xiàn)代化的管理模式，在實(shí)際中盡可能節(jié)約資源，提升檔案管理和創(chuàng)新服務(wù)的水平[3]。

2.2加強(qiáng)檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)

在信息化背景下，要想能夠進(jìn)一步提升人口和計(jì)劃生育檔案檔案管理的水平，需要對檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)不斷難度加強(qiáng)，堅(jiān)持檔案管理理念的創(chuàng)新。檔案是信息資源，只有對其合理的進(jìn)行利用才能夠發(fā)揮其實(shí)際作用，保證檔案管理水平的提升。進(jìn)行信息化的檔案管理，是檔案對工作、改革服務(wù)的客觀需求，因此在實(shí)際的工作過程中，相關(guān)人員在傳輸信息時(shí)要及時(shí)并保持精準(zhǔn)度，讓信息管理具有較強(qiáng)的實(shí)效性。與此同時(shí)，在檔案管理的過程中，相關(guān)人員要對計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行合理應(yīng)用并且進(jìn)行輔助管理，將檔案的資料進(jìn)行整理并且輸入到電腦當(dāng)中，通過現(xiàn)代技術(shù)將推按和圖像等轉(zhuǎn)換成數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)人事檔案和紙質(zhì)檔案并存的目標(biāo)。另外，相關(guān)人員通過計(jì)算機(jī)技術(shù)創(chuàng)新檔案管理，對于不在保密范圍內(nèi)的檔案信息進(jìn)行共享，向社會提供優(yōu)質(zhì)的檔案信息管理服務(wù)。在檔案管理的過程中，通過對工作模式的改進(jìn)和創(chuàng)新，能夠讓人口和計(jì)劃生育檔案檔案管理的工作更加合理，提升檔案管理的工作效果。

2.3建立電子文件的自動(dòng)上傳收集機(jī)制

大多數(shù)從事檔案收集工作人員都會覺得收集電子文件工作比較困難。電子文件收集的困難與檔案管理和信息數(shù)字化之間存在的矛盾比較大，從某種情況來看，影響檔案持續(xù)、穩(wěn)定、健康發(fā)展的因素為電子文件收集困難的問題，成為影響檔案工業(yè)的重要因素。而在當(dāng)前單機(jī)上生成的電子文件收集工作成為了檔案管理部門必須要面對的問題。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案收集有較大的區(qū)別和差異，電子文件的形成比較容易完成，因此，各個(gè)企業(yè)事業(yè)單位都需要建立規(guī)章制度，對電子文件的處理、收集、整理和保管都要納入到某部門的該崗位職責(zé)，整個(gè)過程都要進(jìn)行監(jiān)督、控制，保證數(shù)據(jù)齊全，確保電子文件真實(shí)有效。另外，人口和計(jì)劃生育部門要對傳統(tǒng)的工作模式進(jìn)行轉(zhuǎn)變，在網(wǎng)頁上建立電子文件自動(dòng)進(jìn)行上傳的工作窗口，收集工作完成以后在檔案室的服務(wù)器進(jìn)行歸檔。

2.4提升電子檔案網(wǎng)絡(luò)的安全性

在人口和計(jì)劃生育檔案檔案管理的過程中，首先要保證檔案存儲設(shè)備自身的安全，定期對設(shè)備的軟件和硬件進(jìn)行更新和維護(hù)，保證檔案管理工作與實(shí)際需求相適應(yīng)。同時(shí)，相關(guān)人員要實(shí)時(shí)檢查設(shè)備，保證檔案存儲設(shè)備狀態(tài)比較好。其次，相關(guān)人對于存檔文件要進(jìn)行備份，防止檔案文件丟失。技術(shù)人員可以通過網(wǎng)絡(luò)防火墻或者身份驗(yàn)證的方式，加強(qiáng)檔案管理自身的安全性，保證電子文件在傳輸?shù)倪^程中有較強(qiáng)的隱秘性和保密性，避免電子文件發(fā)生被惡意篡改、非法刪除或者訪問的情況。最后，相關(guān)人員應(yīng)該學(xué)習(xí)和引進(jìn)先進(jìn)的管理方式和理念，加強(qiáng)對服務(wù)創(chuàng)新的重視程度，保證為社會群眾提供優(yōu)質(zhì)和高效的服務(wù)，確保信息化背景下人口和計(jì)劃生育檔案檔案管理和服務(wù)的水平能夠顯著提升。

結(jié)束語

檔案是歷史信息的存儲方式，能夠記錄生活的方方面面，因此，其在實(shí)際生活中起到的作用至關(guān)重要。近些年來，檔案管理信息化逐漸成熟，這使得網(wǎng)絡(luò)服務(wù)的水平也在逐漸的提升，檔案數(shù)字化信息管理已經(jīng)成為了信息安全工作的重要內(nèi)容，這在很大程度上促進(jìn)了人口和計(jì)劃生育檔案檔案管理工作質(zhì)量的提升。因此，在檔案信息儲存和使用的過程當(dāng)中，相關(guān)人員需要根據(jù)檔案之間不同的特點(diǎn)制定出對應(yīng)的安全管理方式。對服務(wù)的種類加以改進(jìn)和進(jìn)行創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理自身的合理利用，從而促進(jìn)人口和計(jì)劃生育檔案檔案管理的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]楊燕.淺析新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化[J].中國高新技術(shù)企業(yè)（中旬刊），2015，23（2）：173-174.

[2]楊巍巍.試論如何促進(jìn)新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化[J].中國校外教育（下旬刊），2015，20（7）：33.

[3]譚國英.淺析新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化[J].科技創(chuàng)新與應(yīng)用，2017，22（13）：260.