基層機(jī)關(guān)檔案管理數(shù)字化建設(shè)研究

叢衛(wèi)燕 袁季紅

【摘要】隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展和信息科技的進(jìn)步，傳統(tǒng)的機(jī)關(guān)檔案管理方法已經(jīng)不能適應(yīng)新時(shí)期的要求，必須要進(jìn)行數(shù)字化、科技化、信息化轉(zhuǎn)變。本文主要探討了基層機(jī)關(guān)檔案管理數(shù)字化建設(shè)問題，旨在為提升基層檔案管理信息化水平建言。

【關(guān)鍵詞】基層機(jī)關(guān)；檔案管理；數(shù)字化建設(shè)

隨著電子信息技術(shù)的不斷發(fā)展，機(jī)關(guān)檔案管理信息化、科技化、電子化，已成為機(jī)關(guān)檔案管理的重要發(fā)展趨勢(shì)。如何加強(qiáng)基層機(jī)關(guān)檔案管理工作的信息化建設(shè)，對(duì)于創(chuàng)新機(jī)關(guān)檔案管理方式、提升機(jī)關(guān)檔案管理水平，具有非常重要的意義。

一、基層機(jī)關(guān)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的意義

（一）提升效率，有利于減少資源浪費(fèi)。對(duì)眾多機(jī)關(guān)事業(yè)單位而言，每年都會(huì)產(chǎn)生許多檔案，有些機(jī)關(guān)事業(yè)單位每年需歸檔保存的檔案達(dá)數(shù)千甚至數(shù)萬件，這些檔案大多數(shù)需要長期保存，不能出現(xiàn)任何問題。眾多紙質(zhì)檔案的整理與保存，需要耗費(fèi)很多人力、物力、財(cái)力。而數(shù)字化檔案管理，既能大幅提升檔案管理效率，也能實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、高效化以及綠色化。

（二）易于存放，無需占用較大空間。目前，部分機(jī)關(guān)單位，尤其是基層機(jī)關(guān)單位，因工作場(chǎng)所限制，還沒有配備專用的檔案存放場(chǎng)所。即便配備了專用檔案室的單位，因每年需入檔的新檔案較多，導(dǎo)致檔案存放空間越來越少。實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化后，能夠節(jié)省存放空間，有效解決檔案存放場(chǎng)所不足的矛盾。

（三）便于查詢，提高檔案利用效率。由于陳舊檔案較多，因此查詢起來非常不便。加上在檔案存放過程中對(duì)檔案的立卷、歸類、存放等工作做得不細(xì)致，檔案查詢更是困難，間接加重了檔案管理工作人員的工作任務(wù)。而通過數(shù)字化技術(shù)實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案電子化保存后，將大大提高檔案的查詢利用效率。

（四）穩(wěn)定可靠，提升管理安全性。傳統(tǒng)的檔案保存方法容易導(dǎo)致紙質(zhì)檔案遭受破壞，降低檔案的保存壽命。數(shù)字化檔案儲(chǔ)存在移動(dòng)硬盤、光盤、計(jì)算機(jī)進(jìn)行保存，受外界影響較小，并且穩(wěn)定性、安全性較強(qiáng)，可以大大提高檔案保存壽命，能夠滿足機(jī)關(guān)單位長期、大量存儲(chǔ)各類檔案的需要。

二、基層機(jī)關(guān)檔案管理數(shù)字化建設(shè)思路

近年來，在各級(jí)檔案管理部門的精心指導(dǎo)和幫助下，如東高新區(qū)不斷加強(qiáng)檔案規(guī)范化管理，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，積極開展檔案數(shù)字化管理工作，實(shí)現(xiàn)了對(duì)各類檔案資源集中統(tǒng)一管理和在線利用，為各項(xiàng)工作的順利開展提供了更方便、更快捷的服務(wù)。

（一）注重?cái)?shù)字檔案基礎(chǔ)建設(shè)。為做好省3A級(jí)數(shù)字檔案室的創(chuàng)建工作，如東高新區(qū)成立了四級(jí)檔案管理網(wǎng)絡(luò)，做到全區(qū)聯(lián)動(dòng)、整體推進(jìn)。多層面加強(qiáng)檔案人員的業(yè)務(wù)能力建設(shè)，對(duì)專兼職檔案員開展“請(qǐng)進(jìn)來”或“走出去”等各種形式的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，建立復(fù)合型多層次的專兼職隊(duì)伍。同時(shí)請(qǐng)縣檔案局領(lǐng)導(dǎo)對(duì)我區(qū)創(chuàng)建工作進(jìn)行指導(dǎo)，主管領(lǐng)導(dǎo)、分管領(lǐng)導(dǎo)親自推進(jìn)布置，明確整改責(zé)任人，落實(shí)整改措施。將檔案信息化建設(shè)納入黨政社會(huì)事業(yè)的實(shí)施項(xiàng)目，歸口集中管理，統(tǒng)籌考慮、統(tǒng)一安排。加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，優(yōu)化檔案硬件環(huán)境，安裝了密集架，滿足了檔案庫存余量10年的需要，閱檔室更換了空調(diào)、各庫房配備了空調(diào)、滅火器等設(shè)備。檔案室配備計(jì)算機(jī)2臺(tái)、打印機(jī)2臺(tái)、掃描儀1臺(tái)、刻錄機(jī)1臺(tái)、數(shù)碼照相機(jī)1臺(tái)，滿足了檔案管理現(xiàn)代化需要，提高了檔案管理現(xiàn)代化水平。為確保數(shù)字檔案室高效運(yùn)作，制定了一系列工作制度。在業(yè)務(wù)層面，制定了《如東高新區(qū)檔案信息化管理制度》《檔案信息化工作“三納入”“四參加”制度》《高新區(qū)檔案分類方案、基本歸檔范圍及保管期限》《目錄數(shù)據(jù)庫校對(duì)制度》等；在行政管理層面，制定了《檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組職責(zé)》《檔案工作的分管領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)》《檔案工作人員的崗位職責(zé)》《兼職檔案員工作職責(zé)》等工作制度，每年年初均將檔案工作納入年度工作計(jì)劃，與其他業(yè)務(wù)工作同布置、同檢查、同評(píng)比。

（二）注重?cái)?shù)字檔案平臺(tái)建設(shè)。融合檔案管理規(guī)范和如東高新區(qū)工作實(shí)際，引入東方飛揚(yáng)檔案管理系統(tǒng)，將各類檔案和資料全面納入系統(tǒng)管理，具體包括文書、基建、設(shè)備、聲像、電子、實(shí)物和圖書資料9大類，系統(tǒng)內(nèi)設(shè)有歸檔、檔案管理、檔案利用、調(diào)閱管理、檔案統(tǒng)計(jì)、鑒定銷毀、打印輸出、系統(tǒng)管理等9大功能。今年，又將東方飛揚(yáng)檔案管理系統(tǒng)升級(jí)為7.5版，滿足了檔案管理和利用的實(shí)際需求。應(yīng)用政務(wù)云辦公系統(tǒng)，所有公文均實(shí)現(xiàn)了電子傳閱、電子辦理、電子查詢。將黨政OA辦公系統(tǒng)應(yīng)用文件全部下載進(jìn)政務(wù)云辦公系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了電子化辦公。隨著東方飛揚(yáng)檔案系統(tǒng)7.5版的應(yīng)用，又將原有的檔案數(shù)據(jù)全部導(dǎo)入升級(jí)版的檔案系統(tǒng)。同時(shí)我區(qū)精心組織政務(wù)云辦公系統(tǒng)的普及工作。目前，全區(qū)每位工作人員都能在權(quán)限范圍內(nèi)通過辦公自動(dòng)化系統(tǒng)查詢到今年自己這一塊的文件材料。

（三）注重?cái)?shù)字檔案利用服務(wù)。建設(shè)檔案目錄數(shù)據(jù)庫，提高檔案目錄數(shù)據(jù)的質(zhì)量；安排適當(dāng)投入，有序開展紙質(zhì)檔案全文數(shù)字化工作，建立符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的檔案全文數(shù)據(jù)庫；穩(wěn)步推進(jìn)檔案多媒體數(shù)據(jù)庫建設(shè)，對(duì)實(shí)物、錄像、照片檔案進(jìn)行數(shù)字化，建立了電子檔案數(shù)據(jù)庫，為全區(qū)提供全方位、多層次、高效率的檔案信息服務(wù)。同時(shí)，還健全檢索平臺(tái)，保障實(shí)時(shí)服務(wù)。一方面，利用如東高新區(qū)政務(wù)云辦公系統(tǒng)、東方飛揚(yáng)檔案管理系統(tǒng)，中國如東高新區(qū)門戶網(wǎng)站實(shí)現(xiàn)對(duì)相關(guān)檔案進(jìn)行電子化查詢。另一方面，在綜合檔案室內(nèi)，建有9大類的人工案卷檢索目錄，確保在停電、網(wǎng)絡(luò)故障、服務(wù)器運(yùn)行不正常等情況下也能調(diào)到檔案信息。全區(qū)檔案利用網(wǎng)上查詢率達(dá)到100%。另外，還加強(qiáng)資料編研，促進(jìn)成果轉(zhuǎn)化。每年完成歸檔工作任務(wù)后，均根據(jù)檔案內(nèi)容進(jìn)行大事記、全宗指南、人事任免、機(jī)構(gòu)沿革、表彰獎(jiǎng)勵(lì)等基礎(chǔ)資料匯編。同時(shí)，還對(duì)檔案資料進(jìn)行研究挖掘、二次匯編，形成了《大事記匯編》《組織機(jī)構(gòu)沿革》《檔案工作總結(jié)匯編》《發(fā)文匯編》等多種深度匯編成果，為全區(qū)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展提供了針對(duì)性的資料參考。檔案數(shù)據(jù)開放獲取是信息時(shí)代檔案服務(wù)的工作核心和創(chuàng)新前提，我區(qū)通過積極參與制定數(shù)據(jù)開放政策、優(yōu)先開放部分結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)、有效維護(hù)數(shù)據(jù)的真實(shí)完整，使現(xiàn)有檔案服務(wù)表現(xiàn)出開放化、自動(dòng)化和個(gè)性化的新時(shí)代特征。數(shù)據(jù)價(jià)值的聚合為檔案管理開拓出前所未有的服務(wù)空間，這就要求檔案管理必須要綜合應(yīng)用云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)和移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)等新興技術(shù)，構(gòu)建檔案創(chuàng)新服務(wù)技術(shù)生態(tài)圈，以實(shí)現(xiàn)開放共享、信息增值和知識(shí)化輸出等創(chuàng)新服務(wù)，更好地滿足檔案利用需求。實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)的交互定制，搭建檔案信息服務(wù)交互定制平臺(tái)，加快服務(wù)上線的速度、拓展服務(wù)上線的廣度、挖掘服務(wù)上線的深度，從而為檔案管理服務(wù)于更廣闊的用戶市場(chǎng)提供可能。同時(shí)，還要進(jìn)行互動(dòng)反饋，公開檔案信息服務(wù)產(chǎn)品開發(fā)流程，及時(shí)對(duì)各個(gè)線上服務(wù)環(huán)節(jié)和數(shù)據(jù)產(chǎn)品進(jìn)行優(yōu)化和迭代，最終實(shí)現(xiàn)以極低的成本同時(shí)為海量的用戶市場(chǎng)服務(wù)。

（四）注重?cái)?shù)字檔案安全管理。如東高新區(qū)在加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的同時(shí)，把檔案信息安全放在突出位置，加強(qiáng)檔案信息安全保障體系建設(shè)，確保管理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)的安全可靠，防止檔案信息失密、泄密和丟失。在全系統(tǒng)開展信息安全和信息法制教育，提高全員檔案信息安全意識(shí)。檔案室嚴(yán)格遵守國家《檔案法》《計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)保密管理暫行規(guī)定》等相關(guān)法規(guī)，逐步完善檔案信息安全管理體制，落實(shí)信息安全責(zé)任制度，加強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)管理員、檔案管理員的培訓(xùn)、管理，采取脫機(jī)備份等有效措施，加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫管理，確保檔案信息系統(tǒng)的安全。

三、結(jié)語

綜上所述，檔案管理數(shù)字化、信息化建設(shè)是大勢(shì)所趨，基層機(jī)關(guān)單位管理層要高度重視檔案管理數(shù)字化建設(shè)，及時(shí)轉(zhuǎn)變檔案管理理念，圍繞檔案信息資源建設(shè)核心，加快檔案資源數(shù)字化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，以更好地發(fā)揮檔案管理服務(wù)基層建設(shè)與決策的作用。

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