基層檔案信息資源開發(fā)與利用之探討

王明霞

【摘要】基層對檔案信息資源的開發(fā)利用工作開展的比較晚，相關(guān)投入也比較落后，時代在進(jìn)步，社會在發(fā)展，作為檔案工作者，我們要具有強(qiáng)烈的使命感和高度的責(zé)任感。本文從檔案信息開發(fā)利用入手，對檔案信息資源開發(fā)的意義、存在的問題和應(yīng)采取的措施等問題進(jìn)行了粗淺的探討。

【關(guān)鍵詞】基層；檔案信息；開發(fā)利用；問題；措施

隨著互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)時代的到來，信息資源已成為一種重要的經(jīng)濟(jì)資源。檔案作為記錄社會活動信息的重要載體，其重要性早已引起人們的普遍關(guān)注和廣泛認(rèn)同。然而，我們處在一個日新月異的互聯(lián)網(wǎng)時代，如何在新形勢下大力開發(fā)利用檔案信息資源已經(jīng)非常緊迫地擺在了基層檔案管理部門的面前。但是，由于種種原因，基層檔案信息資源的開發(fā)利用還存在著不少問題，檔案信息資源在基層實際發(fā)揮的作用相對薄弱。因此，結(jié)合基層實際情況，本文擬對檔案信息資源開發(fā)利用的相關(guān)問題進(jìn)行探討。

一、檔案信息工作的內(nèi)涵及特點

檔案是人類社會活動的真實記錄，是綜合信息資源的重要組成部分，其中蘊(yùn)藏著豐富的信息資源。檔案信息是人類連續(xù)、全面、直接地記錄、存儲和傳播知識的一種形式，是人類傳承知識的一種重要手段。檔案管理工作沒有物質(zhì)財富的產(chǎn)出，不由個人所產(chǎn)生和利用，它是專門負(fù)責(zé)的部門以及專門負(fù)責(zé)的人員對產(chǎn)生的歷史文件及記錄進(jìn)行管理的工作，通過其所記錄的檔案信息更好地為社會實踐提供服務(wù)，為一定的政治、經(jīng)濟(jì)、文化服務(wù)。檔案管理工作的最終目的，就是最大限度地開發(fā)利用檔案信息資源。

檔案信息資源包含著真實性和權(quán)威性的知識信息，是人類在長期的社會實踐活動中積累的知識寶庫。同時，檔案資源因為檔案人員的知識儲備、認(rèn)識能力等不盡相同，各地區(qū)信息資源分布、發(fā)展?fàn)顩r等不均衡，所以要求檔案信息資源開發(fā)要與當(dāng)?shù)厍闆r相結(jié)合。檔案信息資源有著很強(qiáng)的共享性，不像物質(zhì)資源或能源資源等，利用者會在資源利用上產(chǎn)生競爭，而不同的人從檔案中所獲取的信息不會相互影響。檔案信息資源具有很強(qiáng)的復(fù)雜性，是對一個國家、地區(qū)或組織的政治、經(jīng)濟(jì)、文化等各方面發(fā)展歷程的全面反映，所以檔案信息資源種類復(fù)雜、繁多，需要全方位、多角度解讀才可以發(fā)揮更大的作用。

二、檔案信息資源開發(fā)利用的意義

檔案信息資源在開發(fā)利用之前，價值為潛在的，不能作為有用的信息資源。必須通過開發(fā)利用，才能使?jié)撛趦r值變成現(xiàn)實價值，為經(jīng)濟(jì)、社會所利用。如果檔案信息資源不進(jìn)行開發(fā)利用，便只會起到存儲、記錄的作用，花費大量的人力、物力，卻無法獲得更多的收益，所以檔案信息資源的開發(fā)對于整個檔案工作是非常重要的。

隨著各項事業(yè)的進(jìn)步與發(fā)展，檔案信息的開發(fā)利用也愈加頻繁，在許多領(lǐng)域都發(fā)揮了重要的作用。比如在科學(xué)技術(shù)方面，檔案信息資源的開發(fā)與利用可以為科學(xué)研究提供參考，促進(jìn)科技的發(fā)展；從領(lǐng)導(dǎo)決策層面講，可以為領(lǐng)導(dǎo)決策提供經(jīng)驗，做出更好的指導(dǎo)方案；在基層工作方面，可以在工作咨詢中提供指導(dǎo)，對基層工作起到很好的導(dǎo)向作用。

在新形勢下，檔案信息資源需要更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，為繼續(xù)深化的改革服務(wù)，同時要為全面落實科學(xué)發(fā)展觀，實現(xiàn)更好更快發(fā)展所服務(wù)。這些目標(biāo)為檔案信息資源的管理及開發(fā)提出了更高的要求，需要基層檔案管理工作者積極開發(fā)檔案信息資源，以適應(yīng)社會不斷進(jìn)步的需要。

三、檔案信息資源開發(fā)利用存在的問題

（一）知識結(jié)構(gòu)陳舊。電子信息時代，電子文件日益發(fā)展，檔案管理人員應(yīng)是一批通電子技術(shù)、懂檔案管理及相關(guān)專業(yè)的人員。然而，由于時代的原因，大部分檔案管理人員的認(rèn)知停留在檔案管理工作只是紙質(zhì)原始資料的收集、分類、保管、借閱等簡單操作上。所以，為了彌補(bǔ)檔案人才結(jié)構(gòu)的不足，及時更新檔案工作人員的相關(guān)專業(yè)知識，應(yīng)充實或改變?nèi)瞬排囵B(yǎng)機(jī)制，多途徑培養(yǎng)檔案信息開發(fā)利用工作需要的人才，提高檔案信息開發(fā)利用人員的整體素質(zhì)，是整個檔案管理工作的必要任務(wù)。

（二）重視程度不夠。受傳統(tǒng)觀念的影響，大部分人包括單位的領(lǐng)導(dǎo)普遍認(rèn)為檔案管理工作就是以保管為主，更談不上檔案信息資源的利用與開發(fā)，無論是經(jīng)費還是人力都投入不夠，這在很大程度上影響了檔案工作人員的積極性。于是造成了部分檔案管理人員存在得過且過的懶惰心理，忽略了自身應(yīng)該去不斷學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識、提高業(yè)務(wù)水平的要求。

（三）收集材料單一。只重視紅頭文件和文書檔案的保存，忽略非紅頭文件和專業(yè)檔案的收集，注重紙質(zhì)文件忽略電子、音像和重大活動相關(guān)資料的收集。由于基層非紅頭文件和音像電子文件大都來自各職能科室，而重大活動一般由多個部門聯(lián)合完成，而非專業(yè)檔案人員的檔案意識不強(qiáng)，收集整理不及時，造成了不可彌補(bǔ)的損失。

（四）編研工作薄弱。基層檔案人員一般不會過多地考慮編研工作，只是當(dāng)編研工作成為一種考核內(nèi)容后，才臨時進(jìn)行突擊性的工作，這就造成了檔案編研內(nèi)容欠準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)不合理的情況，于是形成了沒有特色、沒有深度、沒有實用價值的編研成果，也就無法真正把死檔案變成活信息。

四、加強(qiáng)檔案信息資源開發(fā)利用的措施

（一）爭取領(lǐng)導(dǎo)支持與加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。良好的工作業(yè)績和突出的工作表現(xiàn)，是爭取部門領(lǐng)導(dǎo)重視和大力支持的基礎(chǔ)。有為才有位，檔案工作人員要以自己的實際行動和工作成績?nèi)幦☆I(lǐng)導(dǎo)的重視。發(fā)揮自身優(yōu)勢，立足檔案特色，充分利用館藏檔案資料，積極參與地方政府開展的宣傳活動。打鐵還需自身硬，檔案管理人員也要加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，不斷與時俱進(jìn)，把檔案信息資源開發(fā)與利用基礎(chǔ)知識、數(shù)字化技術(shù)知識、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識、現(xiàn)代管理技術(shù)知識等列入指導(dǎo)性學(xué)習(xí)范圍，加強(qiáng)對檔案業(yè)務(wù)人員應(yīng)用新技術(shù)、新設(shè)備、新方法的培訓(xùn)，提高檔案業(yè)務(wù)人員掌握和運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)的技能。

（二）提升檔案信息資源的認(rèn)識。將檔案信息資源化建設(shè)置身于網(wǎng)絡(luò)強(qiáng)國戰(zhàn)略中同步推進(jìn)，制定適合本單位的檔案網(wǎng)絡(luò)信息化服務(wù)發(fā)展意見，細(xì)化檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)。加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)和傳統(tǒng)服務(wù)的融合，建立健全檔案網(wǎng)絡(luò)信息共享機(jī)制，拓展檔案網(wǎng)絡(luò)共建多贏渠道，實現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)科學(xué)發(fā)展。

（三）更新檔案信息資源收集觀念?！段臅鴻n案整理技術(shù)規(guī)范》《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》《文書檔案歸檔范圍和保管期限表》是檔案收集整理歸檔的依據(jù)所在，但這也是一個綱領(lǐng)性的文件，不能指導(dǎo)每個單位的具體工作，因此，檔案工作者應(yīng)該在領(lǐng)會指導(dǎo)性文件的基礎(chǔ)上，深入調(diào)查研究本單位的職能，結(jié)合實際工作，制定本單位詳盡準(zhǔn)確的、可操作性強(qiáng)的文書檔案收集范圍和保管期限。增強(qiáng)本部門單位全員檔案認(rèn)識，倡導(dǎo)人人都是檔案員、事事都要留存檔的工作理念。不斷加強(qiáng)檔案資源建設(shè)，分管領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員應(yīng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理的觀念，充分認(rèn)識新形勢下檔案信息資源特質(zhì)，對各種形式的檔案資源給予高度的關(guān)注和重視，加大收集、處理及保護(hù)力度。將豐富的檔案資源作為檔案資源建設(shè)重點，從而積極推進(jìn)整合檔案資源建設(shè)工作。

（四）增強(qiáng)檔案信息編研工作創(chuàng)新。檔案編研工作是檔案信息資源開發(fā)利用的一種重要形式，體現(xiàn)了一個檔案室的檔案管理水平。通過開展檔案編研工作，向社會提供編研成果，加深廣大利用編研成果者對檔案和檔案工作的了解。檔案編研的選題既堅持有創(chuàng)意，又注重實用，實際工作中盡量避免過大、過深的選題。專題編研成果務(wù)必突出行業(yè)特色，在編研的選題中，專題編研要體現(xiàn)獨特性、新穎性和專業(yè)性，貼近人民群眾，有效地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)、社會發(fā)展服務(wù)。編研思路的創(chuàng)新體現(xiàn)在編研工作的日常開展中，檔案管理人員要從意識上進(jìn)行改變，改變以往為檔案室達(dá)標(biāo)才進(jìn)行有編無研的被動局面，提高自我業(yè)務(wù)能力和學(xué)識水平，鍛煉敏銳的文化洞察力和精品意識，研究相關(guān)專題的歷史背景和內(nèi)在價值，提升檔案工作的文化層次，推進(jìn)具體的編研工作。

五、結(jié)束語

檔案信息資源的開發(fā)利用是對人類精神財富的升華，要做好檔案信息資源的開發(fā)利用，基層檔案室必須切實加強(qiáng)基礎(chǔ)工作，注重做好各種檔案資料的收集和整理，不斷豐富單位館藏，努力提高檔案工作者整體素質(zhì)，提高檔案管理和編研工作水平，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，促進(jìn)檔案信息資源開發(fā)利用工作的發(fā)展，更好地為黨、國家和人民服務(wù)。

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