辦公室行政管理工作的“角色”與效率提高

王麗

摘 要：在社會(huì)改革發(fā)展的推動(dòng)下，我國的經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展。大多數(shù)企業(yè)和一些事業(yè)單位的規(guī)模在不斷擴(kuò)大，辦公室的行政管理工作對(duì)于各企事業(yè)單位的發(fā)展具有重要作用，目前很多行政管理工作中還有許多問題尚待解決，本文將從當(dāng)前行政管理工作現(xiàn)狀進(jìn)行分析，研究行政管理工作角色、內(nèi)容，探索進(jìn)一步提高辦公室工作效率的有效措施。

關(guān)鍵詞：辦公室 行政管理 角色 效率

中圖分類號(hào)：C931 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-9082（2018）07-00-01

在改革開放的深入發(fā)展下，企業(yè)迎來了發(fā)展的機(jī)遇，并取得了良好的成績，與此同時(shí)，對(duì)于辦公室的行政管理工作也提出了相關(guān)要求。行政管理即用行政學(xué)的管理原則和系統(tǒng)知識(shí)去處理國家行政機(jī)關(guān)的政務(wù)及公務(wù)內(nèi)容。辦公室的行政管理工作是企事業(yè)單位發(fā)展的重要支柱，不僅要對(duì)企業(yè)的文書檔案進(jìn)行管理，還要培育傳播企業(yè)文化，組織會(huì)議的開展，完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的各項(xiàng)任務(wù)。辦公室工作對(duì)于企業(yè)高質(zhì)量工作的完成，部門之間的協(xié)調(diào)起到鏈接作用，促進(jìn)了企業(yè)的發(fā)展，提高了企業(yè)內(nèi)部的工作效率[1]。所以在辦公系統(tǒng)中，準(zhǔn)確把握好行政管理工作的角色、提高工作效率對(duì)企業(yè)的發(fā)展具有重要影響。

一、辦公室行政管理工作現(xiàn)行狀況

1.行政管理制度的不完善

辦公室行政管理工作內(nèi)容較為復(fù)雜。在經(jīng)濟(jì)發(fā)展的趨勢(shì)下，行政管理工作的內(nèi)容也在不斷增加，進(jìn)而衍生出諸多問題。由于行政管理工作進(jìn)行時(shí)，規(guī)章制度沒有進(jìn)行明確的安排，導(dǎo)致分工不明確，逐級(jí)授權(quán)的工作程序不能得到良好的執(zhí)行。辦公人員面對(duì)復(fù)雜的工作壓力較大，而且工作中還沒有具體的職責(zé)劃分，在實(shí)際工作時(shí)就會(huì)出現(xiàn)散漫的情況，只知道制度，卻無法有效的執(zhí)行，使行政管理工作毫無頭緒，目前行政管理工作中，僅憑領(lǐng)導(dǎo)的個(gè)人意愿，沒有科學(xué)規(guī)范的決策，使得管理人員的表現(xiàn)有所疏漏，工作效率難以提升，這就進(jìn)而影響了企業(yè)的工作效率[2]。

2.行政管理工作搞形式主義，脫離實(shí)際

在企業(yè)實(shí)際行政管理工作中，管理人員有時(shí)很難根據(jù)實(shí)際情況做出相應(yīng)的調(diào)整思路，往往容易對(duì)其他部門所布置的內(nèi)容搞形式主義，為了完成工作而工作。在進(jìn)行管理過程中，對(duì)企業(yè)的實(shí)際業(yè)務(wù)不了解、對(duì)其他部門也不熟悉，所以所制定的規(guī)章辦法只是按照形式進(jìn)行推行，完全脫離實(shí)際，致使部門之間很難配合，耽誤了其他部門的工作進(jìn)程，其他部門人員也沒有給予反饋，致使行政管理人員不知問題的根源，從而導(dǎo)致惡性循環(huán)，影響企業(yè)的正常運(yùn)作，工作效率下降[3]。

3.行政管理人員自身水平有限，辦公氛圍壓抑

當(dāng)代社會(huì)發(fā)展日新月異，需要各崗位人員不斷學(xué)習(xí)提高自身水平，行政管理人員的自身水平直接影響著辦公系統(tǒng)的效率。以目前各單位行政管理人員的總體水平來看，大部分企事業(yè)單位的行政管理人員自身的素質(zhì)能力與水平都有待提高，比如對(duì)最新黨風(fēng)政策、最新時(shí)代動(dòng)態(tài)、最新的知識(shí)理論都一知半解，亟須進(jìn)一步提高。另外，當(dāng)前辦公室行政管理人員在工作上，不積極進(jìn)取，沒有正確的工作的態(tài)度，自律意識(shí)缺乏，給身邊工作同事帶來消極情緒，造成辦公氛圍消極壓抑，影響每個(gè)人的心情也給管理工作帶來負(fù)面影響[4]。

二、辦公室行政管理工作的內(nèi)容和“角色”

1.行政管理工作的內(nèi)容

企業(yè)行政管理廣義上包括企業(yè)行政事務(wù)管理和辦公事務(wù)管理兩個(gè)方面。在實(shí)際工作中，行政管理的工作內(nèi)容可以分為以下幾個(gè)方面，第一方面就是公文、文件的管理，包括收文、歸集整理和最后的發(fā)放等階段。由于文件的多樣性，要根據(jù)類別進(jìn)行存放，集中管理，便于查找，為領(lǐng)導(dǎo)查找相關(guān)數(shù)據(jù)帶來方便，對(duì)所保存的文件也要進(jìn)行保密；第二方面就是對(duì)各項(xiàng)會(huì)議進(jìn)行提前準(zhǔn)備、做好會(huì)議記錄并依據(jù)會(huì)議規(guī)章制度進(jìn)行管理，包括明確職責(zé)，參會(huì)人員的管理、進(jìn)行會(huì)議報(bào)批管理、會(huì)議開銷的管理等；第三方面就是對(duì)企業(yè)各項(xiàng)事務(wù)的管理，包括對(duì)一些日常事務(wù)和特殊事務(wù)的管理，如辦公管理、后勤管理、財(cái)務(wù)管理等，還有一些特殊的接待工作和督查工作[5]。

2.行政管理工作擔(dān)任的角色

辦公室作為企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)的左膀右臂，在日常工作中扮演著很多角色。首先，行政管理人員在工作中扮演輔助的角色，辦公室在工作中為領(lǐng)導(dǎo)提供、收集各類數(shù)據(jù)，保存各類文案，還要有效進(jìn)行資源整合，對(duì)信息進(jìn)行分門別類整理，是領(lǐng)導(dǎo)的好助手，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的工作有輔助意義；其次，行政管理人員在工作中扮演執(zhí)行的角色，辦公室行政人員要分擔(dān)領(lǐng)導(dǎo)的壓力，積極執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)所布置的任務(wù)，并及時(shí)傳達(dá)給有關(guān)部門，確保各項(xiàng)工作的正常有序開展、方案政策的有效落實(shí)；最后，行政管理人員在工作中扮演后勤保障員的角色，辦公室在企業(yè)中為各部門員工和領(lǐng)導(dǎo)提供最基本的后勤服務(wù)，在工作中如基本的辦公用品的采購、企業(yè)機(jī)器設(shè)備的管理[6]。同時(shí)，在工作環(huán)境中，對(duì)于企業(yè)人員的安全也起到保障作用，提供安全的辦公環(huán)境，同時(shí)還要對(duì)日常企業(yè)的防火、防盜進(jìn)行監(jiān)督，在保障員角色中時(shí)刻準(zhǔn)備著，為企業(yè)的發(fā)展奉獻(xiàn)著力量。

三、提高辦公室行政管理工作效率的有效舉措

1.加強(qiáng)行政管理制度的改進(jìn)，完善辦公管理系統(tǒng)

在現(xiàn)行企業(yè)發(fā)展大環(huán)境下，行政管理工作中出現(xiàn)的紕漏是由于管理制度的不完善造成的。對(duì)辦公室行政管理制度進(jìn)行完善、改善僅憑領(lǐng)導(dǎo)意愿的情況。其一，要構(gòu)建辦公室內(nèi)部權(quán)利管理體系，具體包括管理概念、內(nèi)容、責(zé)任分布、管理流程等，明確每個(gè)人的工作內(nèi)容，有效分工，建立科學(xué)規(guī)范的決策部署，使辦公室行政管理人員內(nèi)部形成明確的職位權(quán)利劃分；其二，明確劃分物資管理體系，具體包括對(duì)辦公用品的采購、整理、發(fā)放等。在采購中嚴(yán)格把關(guān)，控制成本，按部門需要購買，整理過程中要有具體存放位置，避免丟失，發(fā)放時(shí)，要按照實(shí)際部門需要標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行發(fā)放，同時(shí)依照誰損壞誰賠償?shù)闹贫冗M(jìn)行約束。以此完善辦公管理系統(tǒng)。

2.創(chuàng)新管理方法，科學(xué)分配人員工作

基于目前辦公室行政管理人員的現(xiàn)狀，要想從根本上解決問題，就要?jiǎng)?chuàng)新管理方法，跟隨時(shí)代發(fā)展，以往的管理方法已經(jīng)跟不上社會(huì)發(fā)展的腳步，不僅要對(duì)管理方法進(jìn)行創(chuàng)新，更重要的是改變傳統(tǒng)的管理理念，在社會(huì)發(fā)展的進(jìn)程中，辦公系統(tǒng)也在不斷發(fā)展，辦公室人員要緊跟時(shí)代發(fā)展，在信息化、科技化發(fā)展的今天，要依據(jù)電子科技的力量，實(shí)現(xiàn)部門內(nèi)部人員工作的合理分配，可以借助網(wǎng)絡(luò)信息的力量，借鑒好的工作分配方法，根據(jù)每個(gè)人的特點(diǎn)合理分工，細(xì)化責(zé)任，在管理上也要大家群策群力，共同討論，探討出最適合本部門人員管理的方法，從而提高企業(yè)工作效率，為企業(yè)發(fā)展提供幫助。

3.提高行政管理人員水平，創(chuàng)建良好辦公氛圍

由于辦公內(nèi)容的復(fù)雜化，對(duì)行政管理人員帶來挑戰(zhàn)，那么，加強(qiáng)自身的職業(yè)水平在工作中就尤為重要。具體來說，行政管理人員可以從以下內(nèi)容進(jìn)行參考，首先要有學(xué)習(xí)精神，在時(shí)代發(fā)展的浪潮中，只有不斷學(xué)習(xí)，樹立活到老，學(xué)到老的意識(shí)，才不會(huì)被社會(huì)淘汰，改革發(fā)展為我們的生活帶來便利，互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用更加促進(jìn)了人類生活科技化發(fā)展，所以行政管理人員要緊跟時(shí)代發(fā)展，平時(shí)可以多上網(wǎng)學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)最新的知識(shí)，如看新聞、練習(xí)打字速度、學(xué)習(xí)最先進(jìn)的管理知識(shí)、學(xué)會(huì)基礎(chǔ)辦公軟件等來提高自身水平。其次，行政管理人員要具有為企業(yè)奉獻(xiàn)的精神，在實(shí)際工作過程中，要從實(shí)際出發(fā)，工作上秉承嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度，不能馬馬虎虎，要有犧牲小我成全大我的意識(shí)，為企業(yè)奉獻(xiàn)自己的一份力量[7]。

4.加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)合作，注重團(tuán)隊(duì)意識(shí)

企業(yè)是一個(gè)整體，辦公室就是個(gè)小集體，在企業(yè)建設(shè)中離不開每個(gè)人的力量，眾人拾柴火焰高，加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)之間的合作具有重要意義。在當(dāng)前時(shí)代發(fā)展下，只有提高團(tuán)隊(duì)合作力、團(tuán)隊(duì)凝聚力、團(tuán)隊(duì)向心力才能更好的為企業(yè)服務(wù)，提高工作效率。如在實(shí)際工作中，可以讓成員分組協(xié)作，并定期更換合作對(duì)象，以此加強(qiáng)辦公室人員之間的溝通、合作、交流，使大家真正意識(shí)到團(tuán)體合作的重要性，樹立團(tuán)隊(duì)意識(shí)，提升自身水平，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。

結(jié)束語

考慮以上因素，現(xiàn)代辦公室行政管理工作在具體實(shí)施上還有很多問題，本文簡述了行政管理工作的現(xiàn)狀，以及出現(xiàn)的問題，分析了行政管理工作的角色扮演，在現(xiàn)有問題上，提出了為提高工作效率進(jìn)行的解決措施，即改進(jìn)管理制度、合理分配工作、提高管理人員水平，加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)合作。在實(shí)際工作環(huán)節(jié)中，辦公室管理的角色必不可少，是保障企業(yè)正常運(yùn)作的基礎(chǔ)，有必要完善辦公系統(tǒng)，加強(qiáng)行政管理人員的管理理念，切實(shí)提高行政管理工作的效率，這樣才能對(duì)企事業(yè)單位工作效率的提高有積極作用。

參考文獻(xiàn)

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