基于“互聯(lián)網(wǎng)+”思維的應(yīng)用型高校學(xué)生檔案管理創(chuàng)新的路徑

田甜

摘 要：本文首先分析了“互聯(lián)網(wǎng)+”思維下學(xué)生檔案管理創(chuàng)新的必要性，能夠有助于簡化檔案整理程序，提高效率，增強(qiáng)檔案信息的共享性，有助于提高檔案信息查詢的便利性，接著從注重基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，保障檔案管理創(chuàng)新等方面提出了基于“互聯(lián)網(wǎng)+”思維的應(yīng)用型高校學(xué)生檔案管理創(chuàng)新的路徑。

關(guān)鍵詞：“互聯(lián)網(wǎng)+” 應(yīng)用型高校 檔案管理

中圖分類號：G648 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1003-9082（2018）07-000-01

對于應(yīng)用型高校來說，其人才培養(yǎng)特點(diǎn)鮮明，要求學(xué)生檔案管理能夠凸顯實(shí)踐導(dǎo)向，要把學(xué)生的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)、頂崗實(shí)習(xí)等信息納入到檔案信息中去。在互聯(lián)網(wǎng)背景下，開展應(yīng)用型高校學(xué)生檔案管理就要注重工作效率方面的提升，還要關(guān)注學(xué)生信息數(shù)據(jù)的深入挖掘，確保檔案信息庫的有序性與科學(xué)性，為企業(yè)招聘人才提供精準(zhǔn)服務(wù)。

一、“互聯(lián)網(wǎng)+”思維下學(xué)生檔案管理創(chuàng)新的必要性

首先，有助于簡化檔案整理程序，提高效率。隨著企事業(yè)單位改革的不斷深入，各種保障制度也在逐步完善，對畢業(yè)生入職的檔案查看要求也隨之提高。由于學(xué)生檔案需要記錄很多內(nèi)容，入校、成績、得獎(jiǎng)狀況、學(xué)籍表、一直畢業(yè)到單位入職的狀況都需要記錄在檔案中，其工作量非常大。而進(jìn)行在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，用預(yù)先設(shè)定好的路徑，管理人員通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)入信息系統(tǒng)入口就可以完成數(shù)據(jù)的記錄與傳遞，進(jìn)而對系統(tǒng)中各項(xiàng)自動化的任務(wù)進(jìn)行分析，簡化了學(xué)生檔案整理程序，提高了工作成效。

其次，增強(qiáng)檔案信息的共享性。學(xué)生畢業(yè)走向工作單位之后，工作單位要接收其檔案，檔案中的內(nèi)容對學(xué)生畢業(yè)的就業(yè)、任用、考核以及晉級等起到重要的作用。學(xué)生在學(xué)校期間的一些信息資料，學(xué)校要長期保存下來?；陂L期保存需求需要把檔案信息轉(zhuǎn)為數(shù)字化的形式，通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行聯(lián)結(jié)，組成系統(tǒng)化的檔案信息庫，具有復(fù)制性、便利性以及穩(wěn)定性的特點(diǎn)，也減少了傳統(tǒng)檔案管理中漏記、誤記等現(xiàn)象，實(shí)現(xiàn)精確查詢的目標(biāo)，增強(qiáng)檔案信息的共享性，實(shí)現(xiàn)了檔案信息共享與在線服務(wù)。

再次，有助于提高檔案信息查詢的便利性。在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，通過建立專門的學(xué)生檔案信息管理系統(tǒng)，不需要用戶專門安裝專用的軟件，通過瀏覽器就能使用檔案信息系統(tǒng)功能，操作起來相對比較簡單易行，為用戶查詢和瀏覽提供了方便。不管檔案管理人員在什么地點(diǎn)進(jìn)行辦公，都可以通過服務(wù)器以及web等連接起來，找出準(zhǔn)確的學(xué)生檔案數(shù)據(jù)和信息，突破了檔案形成與查閱的時(shí)間與空間限制，改變了傳統(tǒng)檔案材料的生成、傳遞以及處理方式。通過檔案查詢系統(tǒng)還能夠把學(xué)生檔案的信息與檔案載體分離開來，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)把關(guān)鍵的信息共聯(lián)，這樣一來，信息的深度就得到了提升，提高了檔案信息查詢的便利性。

二、基于“互聯(lián)網(wǎng)+”思維的應(yīng)用型高校學(xué)生檔案管理創(chuàng)新的路徑

1.注重基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，保障檔案管理創(chuàng)新

在互聯(lián)網(wǎng)背景下，高校要加大資金的投入力度，讓檔案管理事業(yè)的發(fā)展更好的與信息化建設(shè)相適應(yīng)。學(xué)生檔案管理人員對檔案管理過程中的辦公信息化狀況進(jìn)行認(rèn)真的分析，積極優(yōu)化其中的關(guān)鍵流程，加大投入力度。其中，物質(zhì)的投入是重要的前提和基礎(chǔ)。要有專業(yè)的攝像機(jī)、計(jì)算機(jī)以及打印機(jī)、掃描儀等，這些現(xiàn)代化的管理設(shè)備是必備的設(shè)施，當(dāng)然還有滅火器、去濕器、濕度測試儀器、消毒殺蟲設(shè)備等，這是提高學(xué)生檔案資源信息化建設(shè)與開發(fā)利用的基礎(chǔ)。學(xué)生檔案管理部門對學(xué)生檔案管理過程中的具體狀況進(jìn)行認(rèn)真的分析，積極優(yōu)化其中的關(guān)鍵流程。做好學(xué)生檔案管理的宣傳與匯報(bào)工作，增加知識檢索、知識服務(wù)、知識創(chuàng)造和知識組織等，以便得到上級領(lǐng)導(dǎo)的支持與重視。通過建立一支高素質(zhì)、業(yè)務(wù)精良的工作團(tuán)隊(duì)，在工作中樹立知識化、信息化系統(tǒng)理念。

2.加強(qiáng)信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)管理軟件兼容

“互聯(lián)網(wǎng)+”思維下，應(yīng)用型高校學(xué)生檔案建設(shè)應(yīng)立足信息化背景，信息化作業(yè)是學(xué)生檔案現(xiàn)代化管理的必然趨勢，也是提高檔案管理工作質(zhì)量的重要舉措。信息化管理是學(xué)生檔案的形成過程，而學(xué)生檔案又是信息化管理的成果。在學(xué)生檔案信息化管理過程中，構(gòu)建以人為本的用戶關(guān)系管理，針對學(xué)生、教師、用人單位等不同用戶，建立動態(tài)的鏈接列表，同時(shí)也出現(xiàn)了多種管理軟件；但是站在檔案管理工作的角度來說，新型的檔案管理軟件實(shí)現(xiàn)了管理內(nèi)容的信息化，但是還存在一些不足之處。因此，學(xué)生檔案現(xiàn)代化管理要跟辦公自動化融合為一體，把歸檔工作納入到檔案信息化系統(tǒng)中去，進(jìn)行統(tǒng)一管理，避免形成環(huán)節(jié)與歸檔環(huán)節(jié)之間產(chǎn)生脫節(jié)行為。根據(jù)系統(tǒng)縱深化發(fā)展的需求，注重平臺化與智能化的發(fā)展。因此，要進(jìn)行學(xué)生檔案管理創(chuàng)新就要注重軟件的兼容性。比如，在進(jìn)行文件檔案資料分類存儲時(shí)，辦公室人員可利用信息管理系統(tǒng)、CAD/CAM 系統(tǒng)、資源管理系統(tǒng)以及ERP 系統(tǒng)等對管理軟件進(jìn)行編程，并對文字類檔案和圖像類檔案進(jìn)行自動識別，并儲存到相應(yīng)檔案信息庫中，從而提高軟件的兼容性。

3.強(qiáng)化系統(tǒng)控制，提高學(xué)生檔案管理的安全性

要提高學(xué)生檔案管理建設(shè)成效，就要結(jié)合應(yīng)用型高校的實(shí)際工作進(jìn)展?fàn)顩r，制定相應(yīng)的規(guī)范化的操作流程，運(yùn)用系統(tǒng)化的工作管理模式，規(guī)范學(xué)生檔案管理的收集與整理工作，還包括信息的上傳、傳遞等，這些行為要逐步規(guī)范化，從而形成科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理模塊，提高學(xué)生檔案工作的水準(zhǔn)，進(jìn)而提升應(yīng)用型高校的綜合管理水準(zhǔn)。首先，在學(xué)生檔案管理過程中，要對信息化系統(tǒng)的操作控制進(jìn)行強(qiáng)化，這樣才能提高電子檔案信息的準(zhǔn)確性，盡可能的減少信息差錯(cuò)的出現(xiàn)。檔案管理人員要結(jié)合學(xué)生檔案管理工作實(shí)際，要求專業(yè)人員在信息化系統(tǒng)設(shè)計(jì)的時(shí)候制定相應(yīng)的操作規(guī)范，包括檔案管理系統(tǒng)操作的步驟與指令，提高系統(tǒng)的科學(xué)性。其次，要提高檔案管理中系統(tǒng)的安全性，要設(shè)定相應(yīng)的人員操作權(quán)限，用防火墻等形式來隔絕病毒，定期采用相應(yīng)的軟件來清理系統(tǒng)垃圾，為信息化建設(shè)提供良好的運(yùn)營環(huán)境，避免未授權(quán)人員進(jìn)入學(xué)生檔案管理系統(tǒng)產(chǎn)生不良行為的發(fā)生。再次，重視計(jì)算機(jī)上機(jī)操作與管理，要求工作人員按照制度來進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)的備份方案等工作。

4.順應(yīng)發(fā)展趨勢，提高檔案管理創(chuàng)新成效

縱觀傳統(tǒng)學(xué)生檔案管理模式，由于學(xué)生個(gè)人的閱歷在增加，技能競賽、企業(yè)實(shí)踐、頂崗實(shí)習(xí)經(jīng)歷增多，檔案信息也會逐步增多，紙質(zhì)檔案信息的重點(diǎn)性不突出。而在學(xué)生檔案管理中進(jìn)行信息化建設(shè)，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式的局限性被打破，管理人員和查閱人員通過輸入相應(yīng)的關(guān)鍵詞就能找到相應(yīng)的檢索信息，檔案信息的重點(diǎn)性凸顯出來，有利于實(shí)現(xiàn)其價(jià)值。要實(shí)現(xiàn)檔案信息系統(tǒng)的有效應(yīng)用，就要提高管理人員的綜合素質(zhì)，這是重要的基礎(chǔ)和保障。在學(xué)生檔案管理中的進(jìn)行創(chuàng)新的目的就是提高內(nèi)部管理成效，根據(jù)系統(tǒng)縱深化發(fā)展的需求，注重平臺化與智能化的發(fā)展。也就是說，平臺化就是在檔案管理過程中，建立協(xié)同化的信息共享平臺。而智能化就是除了系統(tǒng)自動化的基本功能，還要實(shí)現(xiàn)對學(xué)生檔案信息的分析、歸納與比較，把的“人”的因素體現(xiàn)到檔案信息系統(tǒng)中。要順應(yīng)學(xué)生檔案管理的發(fā)展趨勢，就要注重設(shè)計(jì)的人性化。結(jié)合國際化的檔案信息系統(tǒng)技術(shù)，方便使用和維護(hù)，融入知識管理理念，進(jìn)而提高學(xué)生檔案的管理成效。

5.建立學(xué)生檔案建設(shè)工作協(xié)調(diào)和責(zé)任追究機(jī)制

應(yīng)用型高校要明確學(xué)生檔案的主管部門，制定行之有效的操作制度，針對學(xué)生檔案管理不同階段進(jìn)行明確的劃分，確保各個(gè)環(huán)節(jié)的工作人員職責(zé)，避免互相“踢皮球”的現(xiàn)象出現(xiàn)。要進(jìn)一步協(xié)調(diào)檔案檔案管理跟其他部門之間的合作關(guān)系，針對數(shù)字化資源建設(shè)出臺管理細(xì)則，提高高校師生對檔案管理信息化的認(rèn)識。在確立了信息化建設(shè)的要求之后，就要規(guī)范學(xué)生檔案的錄入行為。對各個(gè)院校的輔導(dǎo)員、招生辦、就業(yè)辦以及校企合作管理辦公室、教務(wù)處等人員開展檔案業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，讓他們明確檔案的規(guī)范化填寫標(biāo)準(zhǔn)。因?yàn)檫@跟學(xué)生的切身利益密切相關(guān)，學(xué)校管理者必須給予重視，對于沒有規(guī)范操作導(dǎo)致學(xué)生信息漏錄、錯(cuò)錄的現(xiàn)象要追究相關(guān)人員的責(zé)任。

結(jié)論

綜上所述，在互聯(lián)網(wǎng)背景下，高校檔案管理部門要注重學(xué)生的檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)建設(shè)，設(shè)立專職人員隊(duì)伍開展這項(xiàng)工作，統(tǒng)一學(xué)生檔案建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，從而為用人單位查詢學(xué)生信息提供幫助，也為學(xué)生職業(yè)生涯的發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

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