加強(qiáng)水利工程項(xiàng)目檔案管理的思考

田甜

中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-9082（2018）06-00-01

前言

隨著我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的持續(xù)發(fā)展，水利工程檔案在社會(huì)中起著重要的作用。水利工程檔案管理工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期的基礎(chǔ)工作，它既是工程建設(shè)的依據(jù)，又是工程建設(shè)成果的真實(shí)記錄，檔案管理工作的好壞，將影響到整個(gè)工程的進(jìn)度和質(zhì)量。因此，我們應(yīng)運(yùn)用現(xiàn)代化手段提高水利工程檔案管理水平，使水利工程檔案更加科學(xué)、合理、標(biāo)準(zhǔn)。本文主要介紹在整理水利工程項(xiàng)目檔案中取得的基本經(jīng)驗(yàn)和存在的主要問(wèn)題。

水利工程建設(shè)是國(guó)家基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的重要部分，不僅關(guān)系到國(guó)家和人民的生命財(cái)產(chǎn)安全，而且關(guān)系到國(guó)民經(jīng)濟(jì)的可持續(xù)發(fā)展及社會(huì)的和諧穩(wěn)定。隨著我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，水利工程檔案在社會(huì)中起著重要的作用。水利工程在建設(shè)過(guò)程中、會(huì)形成各種各樣的文檔材料、有建設(shè)前期批文、施工過(guò)程記錄、竣工驗(yàn)收資料及維修保養(yǎng)記錄等，這些文檔材料全面反映了水利工程建設(shè)的詳細(xì)情況，對(duì)工程質(zhì)量評(píng)定、工程竣工后的管理和維護(hù)，以及對(duì)新建工程的準(zhǔn)備等，都具有重要的利用價(jià)值。因此，水利工程檔案是在各項(xiàng)水利工程的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工和使用維修活動(dòng)中所形成的科技檔案，是水利建設(shè)成果的歷史記錄，是水利工程建設(shè)與管理工作內(nèi)容的重要組成部分，是未來(lái)水利建設(shè)重要的信息資源，是水利管理工作決策的重要依據(jù)。

一、水利工程檔案的特點(diǎn)

1.檔案管理的核心是對(duì)工程建設(shè)過(guò)程中的相關(guān)事宜進(jìn)行記錄

水利工程建設(shè)主要包括以下幾部分：一是工程前期。在該階段主要包括水文水利分析報(bào)告、可行性研究報(bào)告、當(dāng)?shù)厣鐣?huì)經(jīng)濟(jì)及效益調(diào)查報(bào)告、工程設(shè)計(jì)圖、環(huán)評(píng)報(bào)告、設(shè)計(jì)委托書(shū)以及審批記錄等相關(guān)資料。二是工程審批。這就包括了相關(guān)部門(mén)的審批文件、計(jì)劃請(qǐng)示文件、經(jīng)批準(zhǔn)的移民方案以及建設(shè)用地批件等。三是工程施工。主要包括開(kāi)工報(bào)告、施工圖、施工合同書(shū)、建筑材料化驗(yàn)單、設(shè)計(jì)變更文件及圖紙、機(jī)電設(shè)備合格證、試驗(yàn)報(bào)告、質(zhì)量檢查、施工記錄、評(píng)定和事故處理記錄、施工單位法人、施工單位資質(zhì)、監(jiān)理報(bào)告、施工單位技術(shù)人員、各施工階段結(jié)論報(bào)告以及監(jiān)理文件等。四是竣工驗(yàn)收。該階段主要是指各單元工程、單項(xiàng)工程、單位工程驗(yàn)收和竣工驗(yàn)收所產(chǎn)生的驗(yàn)收?qǐng)?bào)告和會(huì)議原始資料等。

2.水利工程檔案涉及領(lǐng)域的廣泛性

水利工程建設(shè)要經(jīng)過(guò)項(xiàng)目建議、可行性研究、勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收、投產(chǎn)使用等多個(gè)階段，不僅涉及建設(shè)、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工、環(huán)保等多個(gè)部門(mén)和企業(yè)，還涉及基礎(chǔ)工程、金屬結(jié)構(gòu)、機(jī)電設(shè)備等多個(gè)專(zhuān)業(yè)、多種技術(shù)領(lǐng)域，是多種技術(shù)、工藝的綜合運(yùn)用。

3.管理利用的時(shí)效性

水利工程檔案是水利工程建設(shè)全過(guò)程的真實(shí)反映和記錄，是工程驗(yàn)收、結(jié)算、運(yùn)行、管理、維護(hù)、改造、擴(kuò)建的依據(jù)。即使在工程壽命結(jié)束之后，也是其他工程設(shè)計(jì)建設(shè)的借鑒或參考，特別是技術(shù)檔案，對(duì)日后的工程設(shè)計(jì)、施工起著很重要的指導(dǎo)作用，需要永久性保存。

二、水利工程檔案管理現(xiàn)狀

水利檔案管理的優(yōu)劣，直接影響了水利工程檔案的實(shí)際應(yīng)用情況?，F(xiàn)階段水利工程檔案主要存在以下問(wèn)題。

1.對(duì)水利檔案管理的重要性缺乏認(rèn)識(shí)

檔案管理工作中存在的問(wèn)題很大程度上是缺乏監(jiān)督與領(lǐng)導(dǎo)。為此，單位領(lǐng)導(dǎo)必須認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性，將其放在重要位置，并要求所有工作人員配合檔案工作。

2.缺少專(zhuān)職從事檔案管理的人員及相關(guān)檔案管理規(guī)范

檔案管理工作范圍廣，任務(wù)重，工作難度大，對(duì)檔案管理人員有較高的要求?，F(xiàn)階段水利檔案人員主要存在這樣的現(xiàn)狀：檔案管理人員缺少水利專(zhuān)業(yè)知識(shí)，水利專(zhuān)業(yè)人員缺少檔案管理知識(shí)，檔案管理人員和水利專(zhuān)業(yè)人員同時(shí)缺少電子信息化知識(shí)；水利工程檔案沒(méi)有歸檔規(guī)范可操作，如工程檔案是按檔案形成單位歸檔，還是按工程進(jìn)行的時(shí)間順序進(jìn)行歸檔，沒(méi)有可參照的規(guī)范，這一現(xiàn)狀導(dǎo)致了水利檔案不能更好的為水利工作服務(wù)。

3. 檔案管理中缺乏創(chuàng)新意識(shí)

水利檔案管理仍然延續(xù)傳統(tǒng)的檔案整理模式，在整理檔案和查閱檔案的同時(shí)耗費(fèi)了大量的人力、物力、財(cái)力。隨著電子信息化技術(shù)的不斷成熟，利用檔案管理軟件進(jìn)行檔案整理勢(shì)在必行。

4.領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的不夠重視，沒(méi)有完善健全的檔案管理制度

一些單位重視業(yè)務(wù)工作，忽視檔案管理，對(duì)工程檔案管理法規(guī)宣傳、貫徹不夠；檔案資料流向制度不健全，使得工程建設(shè)中技術(shù)、施工人員調(diào)動(dòng)、變更，出現(xiàn)人走檔案走、人走檔案沒(méi)人管的現(xiàn)象，在制度建設(shè)、人員配備及裝備投入上都有待于提高。

三、改進(jìn)措施

1.完善檔案制度，強(qiáng)化業(yè)務(wù)管理

一是嚴(yán)格執(zhí)行責(zé)任制，要樹(shù)立全員檔案意識(shí)，工程的管理、設(shè)計(jì)、技術(shù)人員和施工人員對(duì)工程項(xiàng)目的情況最了解，要集體參與，認(rèn)真抓好檔案的收集、保管、利用三個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)；二是實(shí)行檔案人員走進(jìn)現(xiàn)場(chǎng)，及時(shí)監(jiān)督指導(dǎo)工程檔案的收集整理歸檔工作，這樣既改變了檔案管理工作的附屬地位，又提高了檔案工作的效率。檔案工作人員也可借此明確歸檔簽名、印章，避免出現(xiàn)問(wèn)題后責(zé)任不清的現(xiàn)象；三是健全組織，將檔案管理工作納入單位目標(biāo)管理，由單位副職以上領(lǐng)導(dǎo)主管檔案工作，實(shí)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)全面負(fù)責(zé)，配備專(zhuān)兼職檔案人員，使檔案工作有領(lǐng)導(dǎo)、有組織，為良性運(yùn)行環(huán)境提供一個(gè)堅(jiān)實(shí)的后盾。

2.注重運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)進(jìn)行檔案管理

運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)進(jìn)行檔案管理已成為當(dāng)前檔案管理的發(fā)展方向，通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)，加強(qiáng)對(duì)水利工程檔案工作信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，大力推行對(duì)縮微檔案、磁介質(zhì)檔案、電子文件檔案在工程檔案中運(yùn)用。

3.注重檔案工作人員的培養(yǎng)

檔案人員必須提高素質(zhì)，以業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高為抓手，學(xué)習(xí)檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)，對(duì)現(xiàn)有的兼職和非專(zhuān)業(yè)檔案人員，可以通過(guò)進(jìn)修、培訓(xùn)，不斷拓寬知識(shí)面，掌握管理項(xiàng)目檔案所需要的相關(guān)知識(shí)和計(jì)算機(jī)管理檔案的技能以及一定外語(yǔ)水平，同時(shí)要大力引進(jìn)檔案專(zhuān)業(yè)中高級(jí)人才，為水利工程項(xiàng)目建設(shè)服務(wù)。

4.對(duì)工程檔案形成單位實(shí)行檔案管理目標(biāo)合同制

建設(shè)單位對(duì)各項(xiàng)工程招標(biāo)，要吸收檔案專(zhuān)業(yè)人員參加，并在編制標(biāo)書(shū)時(shí)對(duì)竣工資料做具體規(guī)定。開(kāi)標(biāo)后，這些規(guī)定以合同方式在甲乙雙方之間加以明確。工程開(kāi)工前，建設(shè)單位應(yīng)向參建各單位及時(shí)下發(fā)符合該工程實(shí)際的檔案管理辦法，明確檔案資料的歸檔范圍和移交辦法。在工程建設(shè)中，乙方必須以檔案管理目標(biāo)合同為中心開(kāi)展工作，并服從由甲方委托的檔案管理部門(mén)的管理、協(xié)調(diào)和監(jiān)督。其次，檔案分類(lèi)編目體系合同制。即按工程項(xiàng)目建設(shè)合同進(jìn)行分類(lèi)組卷，建立各個(gè)合同的檔案業(yè)務(wù)管理網(wǎng)絡(luò)，分門(mén)別類(lèi)管理。在新的建設(shè)體制下，采用合同制模式，對(duì)于促進(jìn)水利工程檔案的規(guī)范化管理具有十分重要的意義。