試析高校檔案的收集工作

龐碧霞

摘 要：檔案收集是檔案管理最基礎(chǔ)的環(huán)節(jié)。在以利用為主導(dǎo)的原則下，檔案管理的首末環(huán)節(jié)顯得格外重要。在實(shí)際工作中，高校檔案存在收集主體不明確、收集內(nèi)容廣而重復(fù)、收集方式單一等問題。文章立足實(shí)踐，從具體操作著手，就高校檔案收集工作加強(qiáng)提出建議。

關(guān)鍵詞：檔案收集 高校 現(xiàn)狀 建議

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1003-9082（2018）08-00-01

引言

高等學(xué)校檔案（以下簡稱高校檔案），是指高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動直接形成的對學(xué)生、學(xué)校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。高校檔案工作是高等學(xué)校重要的基礎(chǔ)性工作，學(xué)校應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)管理，將之納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃。高校檔案收集是積累和貯存檔案信息資源的表現(xiàn)，是利用的先決條件。本文就高校檔案收集工作的現(xiàn)狀進(jìn)行分析并提出建議。

一、當(dāng)前高校檔案收集工作的問題

高校檔案收集工作面臨最現(xiàn)實(shí)的問題就是“收什么”和“從哪收”。要解決這樣的問題高校檔案管理部門應(yīng)該從長期的被動接受歸檔的習(xí)慣思維中徹底解放出來，積極的尋找問題，主動做好收集工作。

1.收集主體不明確

按照《高等學(xué)校檔案管理辦法》（中華人民共和國教育部第27號令）的規(guī)定，高校檔案涉及面廣、門類多，一共分成十一個大類。這些材料收集很多都需要各相關(guān)主體部門的配合。雖然高校在管理過程中已經(jīng)從制度上規(guī)定了歸檔范圍，但是涉及到具體材料時尤其是聯(lián)合形成的材料時，并沒有對各部門歸檔的職責(zé)進(jìn)行明確的規(guī)定。加之，各部門對檔案重視程度不同及責(zé)任感差等，使得檔案收集時，各部門相互推諉、難以確定某個具體材料的牽頭負(fù)責(zé)部門。主體的不明確導(dǎo)致部分檔案被遺漏、部分檔案收集質(zhì)量低、檔案部門與收集主體溝通的難度大等。

2.收集主體檔案意識缺乏

部分部門對應(yīng)歸檔的材料未落實(shí)到位。高校內(nèi)一些科研部門單獨(dú)形成的文件材料被該部門視為自己獨(dú)有的資產(chǎn)，不讓其他人查閱與利用。同時隨著新形勢下教育事業(yè)的的開展，許多新形成的檔案材料，如：高層次教研、深造、外事訪問等過程中形成的材料，不能及時收集，導(dǎo)致這部分材料缺失嚴(yán)重。由于各部門檔案意識缺乏，各部門歸檔時按部就班，各自負(fù)責(zé)，缺乏交流，導(dǎo)致應(yīng)歸檔的材料重復(fù)歸檔，降低了工作效率。所形成的檔案都是割裂的，當(dāng)真正需要時又不能發(fā)揮作用。同時，收集制度的不完善及滯后性，對歸檔范圍沒有進(jìn)行科學(xué)的研究，使制度不能指導(dǎo)實(shí)踐。相關(guān)部門對檔案收集工作缺乏關(guān)注，也很少對歸檔范圍進(jìn)行分析和研究。

3.電子文件收集滯后

在辦公自動化的背景下，高校傳統(tǒng)的處理文件的方式逐步被網(wǎng)上發(fā)文所替代，產(chǎn)生了大量的電子文件。高校電子文件是高校重要的知識資產(chǎn)，是高校檔案信息資源的重要組成部分。部分部門只收集紙質(zhì)檔案，單純用紙質(zhì)檔案歸檔代替電子文件歸檔。未以“前端控制”為指導(dǎo)理論。未在檔案形成之前與相關(guān)部門做好溝通工作，未提前對電子錄入工作進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)劃和安排。

二、加強(qiáng)高校檔案收集工作的建議

1.進(jìn)一步明確收集主體

著名的管理學(xué)者鮑勃盧茨提出了“績效致死”的管理理論。這個方法論指導(dǎo)在實(shí)際工作中運(yùn)用就應(yīng)多進(jìn)行激勵而非進(jìn)行考核及克扣。高校應(yīng)進(jìn)一步規(guī)范收集制度，把對檔案工作參與者的激勵寫入制度并落地。對收集工作完成好的部門加以獎勵。檔案工作長期以來偏重于考核與懲罰，不利于從本質(zhì)上調(diào)動人員的積極性。教育部第27號令中也規(guī)定了在收集過程中有成績的應(yīng)該做出獎勵。高校檔案管理部門應(yīng)該根據(jù)本校的實(shí)際情況制訂檔案收集工作獎勵細(xì)則，全面的激勵各部門的積極性。激勵的實(shí)施使得各部門工作的職業(yè)素養(yǎng)進(jìn)一步提高，各部門歸檔中就更有責(zé)任感、參與感和奉獻(xiàn)精神。近年來，隨著高校管理模式、流程等均在不同程度的變革，檔案收集工作更加復(fù)雜，檔案收集需要進(jìn)一步落實(shí)歸檔責(zé)任，不同的業(yè)務(wù)流程歸檔方式不同，歸檔責(zé)任也不同。讓檔案管理從源頭入手，明確主體及范圍，消除檔案收集工作的盲區(qū)。

2.提高全體師生的檔案意識

高校檔案的宣傳工作始終貫穿于檔案管理的各環(huán)節(jié)中。英特爾公司發(fā)明的OKR，是一套明確和跟蹤目標(biāo)及其完成情況的管理工作。對于高校檔案事業(yè)而言，對檔案重要性的宣傳可以看成是一個大目標(biāo)，對檔案收集工作宣傳可以看成是一個小目標(biāo)。實(shí)現(xiàn)的關(guān)鍵指標(biāo)之一就是定期通過校園內(nèi)網(wǎng)、專題會議、校報(bào)等方式對檔案工作進(jìn)行宣傳，讓廣大師生了解檔案、走進(jìn)檔案、積極參與到檔案歸檔的過程中。也可以將《檔案法》、教育部第27號令等法律法規(guī)的理論知識加以整理，并聘請專業(yè)人員進(jìn)行詳細(xì)的講解，提高全體師生的檔案意識。實(shí)現(xiàn)的另一個關(guān)鍵指標(biāo)就是加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的重視，通過領(lǐng)導(dǎo)的帶頭帶動作用輻射到更廣的師生中。通過領(lǐng)導(dǎo)的支持，檔案部門可以更好的深入到各部門的第一線業(yè)務(wù)，通過確定歸檔形成文件數(shù)量、范圍等，因地制宜的進(jìn)行宣傳工作，從而形成及時全面收集檔案材料的良好作風(fēng)。

3.提高收集工作現(xiàn)代化水平

根據(jù)摩爾定律的理論，電子文件的發(fā)展更迭非?？臁榱诉M(jìn)一步做好電子文件的收集，一方面要適時引入計(jì)算機(jī)的專業(yè)的人才，力求打造一支檔案管理綜合能力強(qiáng)、年輕化的人才隊(duì)伍，從而提高檔案收集工作的勞動生產(chǎn)率。針對檔案工作人員變動頻繁、業(yè)務(wù)生疏等，高校要定期開展培訓(xùn)工作，對電子文件的形成、收集等進(jìn)行全面的指導(dǎo)，提升他們的理論水平和實(shí)際操作水平，從而整體提高電子文件收集的質(zhì)量。同時，要加強(qiáng)對電子文件收集的立法并落地，電子文件的收集包括對元數(shù)據(jù)的收集，較之紙質(zhì)檔案收集范圍更有復(fù)雜性，在頂層設(shè)計(jì)的時候更需要協(xié)同信息中心等部門，通過齊心協(xié)作等制定出具有指導(dǎo)意義的制度。制度的覆蓋面要廣而全，將分散于不同數(shù)據(jù)庫、系統(tǒng)平臺的文件集合生成電子文件資源群。同時要轉(zhuǎn)化思維，需要每一個收集工作的參與者明確高校檔案收集不僅僅是紙質(zhì)材料更包括了電子文件。電子文件收集工作甚至更為重要。

結(jié)語

高校檔案收集工作是高校檔案工作的重點(diǎn)。高校檔案工作者要認(rèn)識到管理中的問題并積極改，為高校發(fā)展提供可靠參考。

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