大規(guī)模信息化工程中監(jiān)理工作質(zhì)量保證方法淺析

張楓

摘 要：針對(duì)信息化工程規(guī)模日益變大的情況，分析了如何在新形勢下保證信息化工程監(jiān)理工作質(zhì)量的方法。介紹了信息化工程監(jiān)理的工作內(nèi)容，并從人員管理、風(fēng)險(xiǎn)防控、信息管理和信息化手段四個(gè)方面進(jìn)行了探討，介紹了相關(guān)辦法。

關(guān)鍵詞：工程監(jiān)理；監(jiān)理質(zhì)量；質(zhì)量保證

中圖分類號(hào)：F49 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1671-2064（2018）11-0018-03

1 引言

信息技術(shù)屬于高新技術(shù)領(lǐng)域，具有知識(shí)密集、結(jié)構(gòu)復(fù)雜的特點(diǎn)，而且發(fā)展迅速。信息化工程是以計(jì)算機(jī)和通信技術(shù)為主要手段的信息基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)設(shè)施建設(shè)、信息資源系統(tǒng)應(yīng)用開發(fā)建設(shè)和智能化控制系統(tǒng)等工程。

由于信息化工程建設(shè)難以被預(yù)測，要開發(fā)的軟件難以量化，甲方是業(yè)務(wù)方面的專家，然而對(duì)于信息化方面則有欠缺，而承建單位的市場信譽(yù)和制度又難以保證，相關(guān)國家標(biāo)準(zhǔn)體系有不足等綜合作用，造成信息不對(duì)稱現(xiàn)象，存在著突出的逆向選擇和道德風(fēng)險(xiǎn)。

信息化建設(shè)過程中的信息不對(duì)稱問題，不管是業(yè)主還是軟件實(shí)施人員都不能靠自己的力量解決問題。所以，在信息系統(tǒng)實(shí)施中逐步引入懂得相關(guān)業(yè)務(wù)、熟悉市場、具有信息化項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)的監(jiān)理單位作為第三方，提供監(jiān)理服務(wù)就十分重要了。在信息化工程建設(shè)中引進(jìn)監(jiān)理方，加強(qiáng)了建設(shè)單位對(duì)信息系統(tǒng)開發(fā)商的甄別能力，在一定的程度上降低了逆向選擇風(fēng)險(xiǎn)。

當(dāng)前，信息化工程規(guī)模日益變大，相應(yīng)的結(jié)構(gòu)也日趨復(fù)雜，技術(shù)難度不斷提高，為信息化工程監(jiān)理工作帶來了新的挑戰(zhàn)。如何在新的挑戰(zhàn)下如何繼續(xù)保證監(jiān)理工作質(zhì)量，成為業(yè)界和學(xué)術(shù)界的熱點(diǎn)問題之一，本文將就此進(jìn)行探討。

2 監(jiān)理工作內(nèi)容

信息化工程監(jiān)理是信息化項(xiàng)目管理的一種特殊形式。在管理內(nèi)容上兩者都是對(duì)工程質(zhì)量、成本和進(jìn)度進(jìn)行監(jiān)督、檢查、控制、協(xié)調(diào)與評(píng)價(jià)等。不同之處在于信息化工程監(jiān)理不是由建設(shè)單位來進(jìn)行，而是委托專業(yè)的信息化工程監(jiān)理單位來進(jìn)行的。信息化項(xiàng)目管理的內(nèi)容比較全面，多是從正面進(jìn)行指導(dǎo)；而信息化工程監(jiān)理更多的是找問題，找毛病，針對(duì)問題予以解決。由獨(dú)立的第三方對(duì)信息化工程進(jìn)行監(jiān)理，最大的好處是更加專業(yè)、客觀、嚴(yán)格，同時(shí)也可以避免建設(shè)單位因?yàn)樾畔⒒?xiàng)目管理而造成的機(jī)構(gòu)臃腫。

信息化工程監(jiān)理是指依法設(shè)立且具備相應(yīng)資質(zhì)的信息化工程監(jiān)理單位在建設(shè)方的授權(quán)下，以合同為依據(jù)，遵守國家法律法規(guī)的規(guī)定，參照相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)軟件系統(tǒng)工程項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)行監(jiān)督管理。監(jiān)理對(duì)象是指各種類型的信息化工程，如通用布纜系統(tǒng)工程，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)工程和軟件工程等。

在信息化工程工作中，監(jiān)理應(yīng)該監(jiān)管軟件項(xiàng)目的質(zhì)量、變更、進(jìn)度和投資，同時(shí)對(duì)工程里的合同、安全以及檔案進(jìn)行管理，并使有關(guān)單位能夠在盡量和諧的關(guān)系中進(jìn)行工作，可概括為“四控制、三管理、一協(xié)調(diào)”。整個(gè)監(jiān)理活動(dòng)的絕大多數(shù)是圍繞以下信息化工程監(jiān)理內(nèi)容進(jìn)行的。

四控制：

信息化工程質(zhì)量控制——采購進(jìn)貨、網(wǎng)絡(luò)施工、軟件開發(fā)及測試和驗(yàn)收。

信息化工程變更控制——對(duì)變更進(jìn)行管理，確保變更有序進(jìn)行。

信息化工程投資控制——硬件投資、軟件投資、附屬設(shè)備投資及工程施工投資。

信息化工程進(jìn)度控制——施工工期和軟件開發(fā)工期。

兩管理：

信息化工程合同管理——采購、施工、系統(tǒng)集成及軟件開發(fā)等合同管理。

信息化工程安全管理——硬件施工、軟件開發(fā)及系統(tǒng)安全保護(hù)等級(jí)。

信息化工程信息管理——投資控制管理、設(shè)備控制管理、施工管理及軟件管理。所有的合同和表格均應(yīng)納入管理范圍。

一協(xié)調(diào)：

全面的組織協(xié)調(diào)，包括業(yè)主單位、承建單位、監(jiān)理單位和其他有關(guān)單位?？蛇x擇在實(shí)施現(xiàn)場來協(xié)調(diào)或者開會(huì)的辦法來協(xié)調(diào)，協(xié)調(diào)過程中各干系方盡量共同參與，以提高效率。

3 監(jiān)理工作質(zhì)量提高方法

3.1 重視人員管理

3.1.1 在盡可能短的時(shí)間內(nèi)了解工程干系方整體

工程干系方，指的是每一個(gè)潛在會(huì)被項(xiàng)目結(jié)果影響的社會(huì)個(gè)體，也就是說工程風(fēng)險(xiǎn)的承受人，這個(gè)人也許是工程的獲利人，也許是工程負(fù)面影響所波及的對(duì)象。所以，在項(xiàng)目開始的時(shí)候，需求分析人員（包括這個(gè)項(xiàng)目組的成員）應(yīng)該理清工程干系方由哪些自然人、哪些機(jī)構(gòu)組成，在交流協(xié)同中影響他們，促使這些人和機(jī)構(gòu)對(duì)工作的開展提供支持，弄清楚他們的想法和訴求，降低他們對(duì)工作的障礙，這樣才能使項(xiàng)目獲得成功。

3.1.2 加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)意識(shí)的培訓(xùn)，建設(shè)團(tuán)隊(duì)管理體系

信息科技發(fā)展飛快，使得信息化項(xiàng)目越來越復(fù)雜，集成難度越來越大，幾乎是幾何級(jí)的增長，現(xiàn)在的工程實(shí)施只能必須要有較強(qiáng)的團(tuán)隊(duì)實(shí)力才能做到，管理團(tuán)隊(duì)作為項(xiàng)目管理的核心內(nèi)容。為了保障項(xiàng)目管理制度的有效性，必須以人員發(fā)展為核心，在培養(yǎng)團(tuán)隊(duì)積極性的同時(shí)，充分明確團(tuán)隊(duì)的每一個(gè)成員的優(yōu)點(diǎn)，激發(fā)不同人員的特長，建立完善的獎(jiǎng)勵(lì)和懲罰制度，為軟件工作人員提供良好的升遷機(jī)會(huì)；依靠完善的績效考核制度，調(diào)動(dòng)軟件開發(fā)者的積極性和主動(dòng)性，激發(fā)他們的創(chuàng)造能力。讓集體中的每個(gè)人都能清晰知道各自的任務(wù)，使得集體的默契性不斷提高，進(jìn)而成為一個(gè)相互信賴的工作集體，保障軟件開發(fā)順利進(jìn)行。

3.1.3 加強(qiáng)管理人員之間的交流，最大程度降低項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)

項(xiàng)目管理人員沒有受過嚴(yán)格的有關(guān)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的培訓(xùn)，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的認(rèn)識(shí)不到位，當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)真正來臨的時(shí)候，缺乏應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的能力，找不到正確的辦法去化解風(fēng)險(xiǎn)，導(dǎo)致由于風(fēng)險(xiǎn)造成的損失變大。解決的辦法是，監(jiān)理單位在工作中，一定要明確任務(wù)的方向，注重與項(xiàng)目管理人員的交流，按時(shí)參加項(xiàng)目例會(huì)、討論會(huì)，聽取各方面的意見，做到對(duì)風(fēng)險(xiǎn)能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)、正確辨別以及處理。最終實(shí)現(xiàn)任務(wù)的圓滿完成，得到最高效益。

3.2 加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防控

3.2.1 做好項(xiàng)目計(jì)劃管理和監(jiān)督

信息化項(xiàng)目監(jiān)理過程中一個(gè)關(guān)鍵的活動(dòng)是制定項(xiàng)目計(jì)劃，項(xiàng)目計(jì)劃是為項(xiàng)目負(fù)責(zé)人提供一個(gè)框架，能合理地估算項(xiàng)目所需的資源、經(jīng)費(fèi)和實(shí)施進(jìn)程。計(jì)劃包括開發(fā)項(xiàng)目的每一個(gè)環(huán)節(jié)，是一個(gè)具有全局性的規(guī)劃。因此，這個(gè)計(jì)劃是否合理和準(zhǔn)確經(jīng)常會(huì)影響到項(xiàng)目的成敗。所以，這個(gè)計(jì)劃要盡量考慮周全，同時(shí)也要將一些隨機(jī)性的、未知的因素考慮進(jìn)來。監(jiān)督項(xiàng)目建設(shè)單位嚴(yán)格按照計(jì)劃執(zhí)行，考慮到可能的修改。計(jì)劃應(yīng)力求準(zhǔn)確。盡可能提高所依據(jù)數(shù)據(jù)的可靠程度。

3.2.2 加強(qiáng)項(xiàng)目需求管理，控制需求變更帶來的風(fēng)險(xiǎn)

需求管理是每個(gè)信息化項(xiàng)目進(jìn)行軟件開發(fā)的基礎(chǔ)，信息化項(xiàng)目的需求主要涉及到業(yè)務(wù)、功能以及非功能（例如人機(jī)交互）等需求，以及這些需求的具體規(guī)格等等?？梢哉业?、構(gòu)建和記載項(xiàng)目需求，以便業(yè)主和項(xiàng)目承建單位在項(xiàng)目需求變更時(shí)能夠保持一致。

信息化工程中，用戶由于本身限制，并不會(huì)一次性提出明確的需求。信息化項(xiàng)目建設(shè)首先就要進(jìn)行需求分析，通過需求分析可以深入理解業(yè)主的真正需求，通過啟發(fā)和討論的形式，能夠發(fā)現(xiàn)業(yè)主的潛在需要，同時(shí)需求分析做的好，可以減少很多后續(xù)問題。實(shí)施過程中，需求的更改意味著設(shè)計(jì)、編碼、測試、維護(hù)的成本增加，出現(xiàn)用戶更改需求的問題也是不可避免的，需要在最短的時(shí)間和最小的投入內(nèi)，對(duì)變更的經(jīng)濟(jì)可行性與技術(shù)可行性進(jìn)行分析，明確需求變更的的必要性。

3.2.3 加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)分析，建立風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估體系

風(fēng)險(xiǎn)控制作為項(xiàng)目管理的重要方面，在項(xiàng)目實(shí)施中一定要重視進(jìn)度、風(fēng)險(xiǎn)管控體系的構(gòu)建，在監(jiān)測相關(guān)工作的同時(shí)，跟蹤項(xiàng)目的實(shí)施情況，在管控和檢查進(jìn)度的同時(shí)，一定要加強(qiáng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別和控制，使得風(fēng)險(xiǎn)延緩、減輕，并最終從根本上對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行調(diào)整，保障項(xiàng)目管理效益。

3.3 完善信息管理

工程監(jiān)理項(xiàng)目中，監(jiān)理信息的管理是非常重要的組成部分，監(jiān)理信息管理包含的內(nèi)容很多，主要有施工進(jìn)度、項(xiàng)目投資、施工內(nèi)容等信息，對(duì)其進(jìn)行系統(tǒng)整理是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。工程監(jiān)理信息管理工作將所有的信息數(shù)據(jù)參數(shù)置于統(tǒng)一的系統(tǒng)當(dāng)中，監(jiān)理信息管理水平也是工程監(jiān)理效果的直接反映。

項(xiàng)目的實(shí)施，從根本上來說是人力、資金、設(shè)備、技術(shù)等生產(chǎn)要素的投入和產(chǎn)出過程，要迅速、高質(zhì)、經(jīng)濟(jì)的完成實(shí)施，還要依靠對(duì)信息的采集、統(tǒng)計(jì)、加工以及運(yùn)用，來達(dá)到對(duì)上述生產(chǎn)要素的籌劃和管理。

工程監(jiān)理的信息管理是為項(xiàng)目建設(shè)以及運(yùn)行提供必要的工程監(jiān)理的信息管理是為項(xiàng)目建設(shè)以及運(yùn)行提供必要的情報(bào)支撐，以便于各方做出正確決定。這涉及到四類基本內(nèi)容：信息的獲取、加工和傳達(dá)；工程文檔的管理；工作流程的管理；信息交互的管理。信息的獲取和傳達(dá)在工程開展過程中，是一件占有重要地位的工作。如果信息管理不到位，將會(huì)影響到監(jiān)理工程師在工作過程中的分析和決策，因此監(jiān)理工程師必須要給予足夠的重視。

工程中監(jiān)理對(duì)信息的管理，非常類似于工作流管理，因此監(jiān)理在信息管理中可以借鑒工作流管理的相關(guān)辦法。工作流管理可以用計(jì)算機(jī)手段，自動(dòng)完成傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)規(guī)則和人工文檔流轉(zhuǎn)，使得原本繁瑣、復(fù)雜的文件管理變得簡單，這既可以調(diào)高辦公自動(dòng)化水平，也能夠使得信息管理更加規(guī)范。

信息交流的過程不是一成不變的，信息發(fā)送者、接收者、信息內(nèi)容和信息載體在工程實(shí)施中的動(dòng)態(tài)變化的，但無論怎么樣變化，歸根結(jié)底是圍繞信息共享這一目的，在工程的相關(guān)干系方中及時(shí)、完整、無誤的傳遞信息，以便各方做出的決定更加準(zhǔn)確，進(jìn)而提高各方的工作速度。

3.4 引入信息化手段

隨著工程監(jiān)理工作日漸科學(xué)化、規(guī)范化，計(jì)算機(jī)技術(shù)在監(jiān)理行業(yè)的應(yīng)用已成為一種趨勢。不僅可以使得工程監(jiān)理工作科學(xué)，而且使得工程監(jiān)理的信息管理工作更為智能化。計(jì)算機(jī)和信息化系統(tǒng)在工程監(jiān)理中的應(yīng)用解決了傳統(tǒng)監(jiān)理工作中的一些難題，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)大量信息和監(jiān)理控制目標(biāo)進(jìn)行規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化處理，能夠大大提高監(jiān)理工作的效率，從而提高監(jiān)理工作的水平。

基于網(wǎng)絡(luò)的監(jiān)理信息管理系統(tǒng)，按照一定的應(yīng)用目標(biāo)和規(guī)則對(duì)信息進(jìn)行采集、加工、存儲(chǔ)、傳輸、檢索等處理，得出管理人員需要的信息的系統(tǒng)。數(shù)據(jù)處理設(shè)備用于信息的收集和標(biāo)準(zhǔn)化處理；數(shù)據(jù)通信網(wǎng)絡(luò)用于信息的流動(dòng)；軟件系統(tǒng)用于信息的集成、檢索和使用。

3.4.1 項(xiàng)目監(jiān)理的網(wǎng)絡(luò)化

信息技術(shù)的飛速發(fā)展使人們進(jìn)入了高速網(wǎng)絡(luò)化新時(shí)代，移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用為信息的流轉(zhuǎn)帶來了巨大的便利，為人們提供了一個(gè)信息交流的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，各個(gè)項(xiàng)目部門能夠憑借網(wǎng)絡(luò)交流平臺(tái)來彼此聯(lián)系、進(jìn)行信息溝通與交流。實(shí)現(xiàn)對(duì)監(jiān)理情況的互動(dòng)交流，能夠提高資料信息的使用效率，提升基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的管理質(zhì)量。

3.4.2 工程監(jiān)理實(shí)現(xiàn)了信息化

信息管理系統(tǒng)為工程監(jiān)理提供了科學(xué)、快速、準(zhǔn)確的管理方式，將監(jiān)理工作的內(nèi)容和方式進(jìn)行了固定，有效的規(guī)范的個(gè)人的行為，保證了監(jiān)理工作的有效性。

3.4.3 工程監(jiān)理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化

項(xiàng)目監(jiān)理發(fā)出的文件、便函、傳真、會(huì)議紀(jì)要、監(jiān)理聯(lián)系單、監(jiān)理報(bào)告、監(jiān)理表式、監(jiān)理月報(bào)，項(xiàng)目監(jiān)理部內(nèi)部管理辦法、管理制度、電話記錄、監(jiān)理作業(yè)卡等所有信息，全部采用電子化。

監(jiān)理中的各種函件、監(jiān)理合同、監(jiān)理大綱、細(xì)則等文檔都可以在系統(tǒng)內(nèi)處理完成，使用各種模板，對(duì)文件設(shè)置了標(biāo)準(zhǔn)格式或表格，系統(tǒng)自動(dòng)判斷用戶填入數(shù)據(jù)的類型，盡可能地防止錯(cuò)誤數(shù)據(jù)的填入；對(duì)于外來文件資料等信息，可以通過掃描儀等方式錄入信息管理系統(tǒng)；使生成的文件由系統(tǒng)統(tǒng)一歸檔管理，方便修改和查閱。監(jiān)理文件資料數(shù)字化，信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化，檔案管理計(jì)算機(jī)化，實(shí)現(xiàn)長期保存。

計(jì)算機(jī)應(yīng)用軟件可以著重突出監(jiān)理的重點(diǎn)，將監(jiān)理過程中的繁瑣事務(wù)更加簡便快捷。

（1）通過使用監(jiān)理信息管理系統(tǒng)，可以幫助正確的規(guī)范監(jiān)理文件的記錄，將所有監(jiān)理文件都置于統(tǒng)一的管理系統(tǒng)之下，很好的避免了信息管理存儲(chǔ)過程中出現(xiàn)任何的遺失或難以查閱的現(xiàn)象發(fā)生。（2）通過使用監(jiān)理信息管理系統(tǒng)，在已有的法規(guī)和制度的基礎(chǔ)上，為工程監(jiān)理提供明確的操作框架，把監(jiān)理規(guī)范融入到使用過程中，輔助用戶減少工作中不應(yīng)出現(xiàn)的偏差和疏漏，最大程度的減小工程監(jiān)理中不應(yīng)該出現(xiàn)的誤差。（3）規(guī)范監(jiān)理，減少監(jiān)理人員操作誤差。通過監(jiān)理信息管理系統(tǒng)進(jìn)行操作和評(píng)定，可以最大程度的避免人為失誤造成的誤差率，提高了工程監(jiān)理的質(zhì)量水平。（4）監(jiān)理信息管理系統(tǒng)可以將所需要的信息進(jìn)行整合歸納，全面激發(fā)計(jì)算機(jī)在監(jiān)理過程中的潛能，在一定程度上節(jié)約了時(shí)間和人力，提高經(jīng)濟(jì)效益。（5）監(jiān)理信息管理系統(tǒng)可以著重把握監(jiān)理的重點(diǎn)，將監(jiān)理過程中的繁瑣事務(wù)更加簡便快捷。軟件把監(jiān)理事務(wù)操作中最需要計(jì)算機(jī)處理或輔助管理的信息進(jìn)行了全面歸納，充分發(fā)揮了計(jì)算機(jī)潛能，把人從繁瑣的事務(wù)中解放出來。（6）移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)功能可以及時(shí)將項(xiàng)目監(jiān)理過程中更新的數(shù)據(jù)和文件實(shí)時(shí)傳輸?shù)浇y(tǒng)一的平臺(tái)上，讓所有的數(shù)據(jù)都置于總部的統(tǒng)一控制下。而總部通過分析和研究這些數(shù)據(jù)信息，可以對(duì)項(xiàng)目監(jiān)理的工作進(jìn)行監(jiān)督，起到很好的宏觀調(diào)控的作用。

4 結(jié)語

隨著我國信息化建設(shè)快速地向前發(fā)展，對(duì)信息化工程監(jiān)理的工作提出了新的要求。通過重視人員管理、加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防控、完善信息管理，并借助于信息化手段，可以有效保證新形勢下的監(jiān)理工作質(zhì)量，進(jìn)而提升信息化工程管理的科學(xué)化和規(guī)范化水平，確保信息化工程取得成功。