信息化建設(shè)在城建檔案管理中的作用

曾美華

【摘 要】 時代在發(fā)展，社會在進(jìn)步，在新形式的信息化建設(shè)在城建檔案管理中的作用，為了更好地滿足城建發(fā)展的需要，提升創(chuàng)新城建檔案管理效率方法，全面對城建檔案的管理效率制定新型的城建檔案管理方案。

【關(guān)鍵詞】 信息化建設(shè)；城建檔案；檔案管理

【Abstract】 The development of the times， the progress of society， the role of new forms of information construction in the management of urban construction archives， in order to better meet the needs of urban construction development， improve the efficiency of innovative urban construction archives management methods， and fully formulate new types of management efficiency of urban construction archives Urban construction archives management plan.

【Key words】 Information Construction；Urban Construction Archives；Archive Management

隨著國內(nèi)城市規(guī)模的不斷擴(kuò)大和城市建筑工程數(shù)量的逐漸增多，上級城建檔案管理提升進(jìn)一步對城建檔案的信息化管理工作的展開。實(shí)現(xiàn)城建檔案管理模式的創(chuàng)新，對城建檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)，有利于城建檔案管理水平的提高和城市的長遠(yuǎn)發(fā)展。

1. 城建檔案管理工作信息化的重要性

（1）樹為了適應(yīng)時代的發(fā)展和社會的變遷，城建檔案管理人員應(yīng)該樹立新型檔案管理理念，對檔案管理的信息化保持積極的態(tài)度。首先應(yīng)立足檔案管理的需要，提出檔案管理信息化的總體規(guī)劃和實(shí)施步驟，使城建檔案管理信息化遵循系統(tǒng)和循序漸進(jìn)的原則實(shí)現(xiàn)；其次要運(yùn)用信息化的技術(shù)和手段構(gòu)建城建檔案管理的平臺，積極推進(jìn)檔案管理信息化和數(shù)字化的建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)城建檔案管理信息化。

（2）提高管理人員的綜合素質(zhì)城建檔案管理人員作為管理信息化實(shí)現(xiàn)最為活躍的因素，在信息化管理實(shí)現(xiàn)的過程中應(yīng)充分發(fā)揮人員這一積極因素，堅(jiān)持以人為本的工作理念，實(shí)施人才培養(yǎng)戰(zhàn)略。城建檔案管理信息化的逐步實(shí)現(xiàn)，改變了傳統(tǒng)的檔案管理模式，對檔案管理的工作人員提出了更高的要求。首先可以對現(xiàn)有的檔案管理人員進(jìn)行再教育，實(shí)施崗位培訓(xùn)和信息化管理技能的培訓(xùn)；其次還要招聘城建檔案信息管理專業(yè)人才，有計劃有步驟地實(shí)施人才培養(yǎng)方案；最后制定合理的激勵政策，鼓勵管理人員為城建檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)作出貢獻(xiàn)，充分調(diào)動工作人員的積極性。

（3）在實(shí)際的城建檔案管理信息化實(shí)踐當(dāng)中，應(yīng)該加大城建檔案管理法律法規(guī)的建設(shè)，各城市應(yīng)結(jié)合自身的發(fā)展特點(diǎn)和實(shí)際需要。完善相關(guān)法律法規(guī)的建設(shè)城建檔案管理作為檔案管理的分支之一，具備檔案管理的基本特征和屬性。制定符合本身發(fā)展需要的城建檔案管理政策，嚴(yán)格制定城建檔案管理的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、工作流程等法規(guī)，保證信息化管理的有序進(jìn)行。

（4）加大財政資金的投入財政資金的支持是城建檔案管理信息化實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)，管理信息化建設(shè)所需要的硬件、軟件等設(shè)備的購買需要足夠的資金支持，充足的財政資金保障是實(shí)現(xiàn)城建檔案管理信息化的基礎(chǔ)。

2. 城建檔案管理信息化存在的問題

（1）對城建檔案管理信息化認(rèn)識不足，部分領(lǐng)導(dǎo)者和檔案管理人員的意識淡薄，使城建檔案管理與城市的建設(shè)存在滯后性，但是部分城市的領(lǐng)導(dǎo)者和建設(shè)者在施政過程中，只注重城市的擴(kuò)張和硬件設(shè)施的建設(shè)，往往忽視了城建檔案管理信息化的實(shí)施，觀念上的滯后不利于城建檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)。城建檔案管理作為城市工作的組成部分之一，對城市的規(guī)劃和后期的建設(shè)發(fā)揮了重要的作用。

（2）信息資源的開發(fā)流于形式，利用率低城建檔案建設(shè)存在一些誤區(qū)，即在開發(fā)城建檔案信息資源時，還僅僅熱認(rèn)為數(shù)字化掃描與目錄錄入是信息化管理，但是信息化管理還應(yīng)該包括信息利用方式和信息轉(zhuǎn)移方式的轉(zhuǎn)變。缺乏統(tǒng)一的開發(fā)利用標(biāo)準(zhǔn)，利用不規(guī)范因?yàn)槌墙n案的秘密性等原因，城建檔案的開發(fā)利用沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致各地開發(fā)利用不合理，而且無法互聯(lián)共享。

（3）缺乏高度安全保密意識，容易外泄利用電子計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)保存、使用城建檔案固然會帶來許多優(yōu)勢，但也存在很大的安全隱患，這就要求城建檔案管理單位能夠擁有優(yōu)秀的網(wǎng)絡(luò)管理人員，做好對規(guī)范認(rèn)定的秘密性的檔案資料的網(wǎng)絡(luò)保護(hù)工作。但現(xiàn)實(shí)情況下，城建檔案管理部門極度缺乏此類人才，甚至一些主管人員完全沒有網(wǎng)絡(luò)安全保密意識。

（4）城市發(fā)展和建設(shè)的規(guī)劃是在一定的資金預(yù)算以內(nèi)資金投入不足，但是由于某些領(lǐng)導(dǎo)對城建檔案管理信息化認(rèn)識有限，所以投入的資金也是有限的，資金上的不足導(dǎo)致管理信息化設(shè)備的缺乏。實(shí)現(xiàn)城建檔案管理信息化需要配備打印機(jī)、計算機(jī)、掃描儀等硬件設(shè)備，還需要購買相關(guān)的信息數(shù)據(jù)庫、局域網(wǎng)構(gòu)建等軟件，這些都需要大量的資金進(jìn)行支持，但是由于資金投入的力度較小，從而影響到城建檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)。

3. 城建檔案管理信息化建設(shè)對策

（1）新型的城建檔案管理理念建設(shè)，首先應(yīng)該立足于城建檔案管理的實(shí)際需要，并提出城建檔案管理信息化建設(shè)的總體規(guī)劃和實(shí)施步驟，從而保障城建檔案信息化建設(shè)規(guī)劃能夠逐步實(shí)現(xiàn)。城建檔案信息系統(tǒng)的硬件設(shè)施和軟件設(shè)施可以通過外部的購買渠道來進(jìn)行組建，而豐富的數(shù)據(jù)資料則是新時期城建檔案信息化管理的重要核心，需要工作人員認(rèn)真進(jìn)行建設(shè)和維護(hù)。因此，這便需要所有城建檔案管理工作人員樹立新型的檔案管理理念，以積極的工作態(tài)度面對城建檔案管理信息化建設(shè)。其次，充分利用現(xiàn)代信息化技術(shù)手段，構(gòu)建先進(jìn)的城建檔案管理平臺，從而有效推進(jìn)城建檔案的信息化建設(shè)順利進(jìn)行。

（2）需要注重一些常用的城建檔案資料，認(rèn)真整理它們的轉(zhuǎn)化和保存工作，逐步實(shí)現(xiàn)由城建紙質(zhì)檔案和圖片管理朝音頻、數(shù)據(jù)化管理發(fā)展，構(gòu)建完善系統(tǒng)的電子信息數(shù)據(jù)庫，為了能夠更好地整合現(xiàn)代城建檔案數(shù)據(jù)庫資源，便需要全面利用掃描儀、相機(jī)和輸入設(shè)備，合理地將傳統(tǒng)的城建檔案紙質(zhì)文件通過掃描、圖像辨認(rèn)、壓縮存檔等途徑轉(zhuǎn)變成為電子化數(shù)據(jù)，并采用良好的管理措施將原紙質(zhì)文件按照類型和時間段進(jìn)行合理分類，再進(jìn)行妥善管理。

（3）以確保城建檔案資料管理系統(tǒng)能夠穩(wěn)定健康地運(yùn)行，從而有效提升城建檔案的利用效率。在構(gòu)建城建檔案電子信息化系統(tǒng)的過程中，我們應(yīng)該不斷強(qiáng)化各類電子文件的采集和總結(jié)工作，以保證城建檔案原本的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)為數(shù)據(jù)化資料后的完整性和真實(shí)性。制定城建檔案電子資料保存的標(biāo)準(zhǔn)化格式，確保采集和總結(jié)的城建檔案信息能夠符合制定的標(biāo)準(zhǔn)與內(nèi)容，為全面實(shí)現(xiàn)城建檔案資料與數(shù)據(jù)信息的資源共享創(chuàng)造條件，從根本上拓展現(xiàn)代城建檔案電子資料的利用空間。

（4）建設(shè)完善的城建檔案信息化管理法律法規(guī)，確保信息化管理有序進(jìn)行。現(xiàn)代城建檔案管理是社會檔案管理的重要分支之一，具有一般檔案管理的基本特征和屬性?，F(xiàn)代城建檔案信息化建設(shè)過程中，應(yīng)該根據(jù)實(shí)際情況構(gòu)建完善的法律法規(guī)制度。制定適合本單位發(fā)展需求的城建檔案管理政策，如城建檔案管理的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、工作管理流程等法規(guī)內(nèi)容，以確保新時期城建檔案管理信息化建設(shè)能夠穩(wěn)定有序地進(jìn)行，從而全面提升新時期城建檔案管理的信息化建設(shè)水平。

（5）加強(qiáng)城建檔案干部隊(duì)伍建設(shè)，提高城建檔案管理人員專業(yè)水平。強(qiáng)化城建檔案管理干部隊(duì)伍建設(shè)是推動城建檔案信息化建設(shè)發(fā)展的重要保證。由于當(dāng)前城建檔案管理信息化建設(shè)過程中對信息化技術(shù)含量的要求較高，不僅要求專業(yè)技術(shù)人員掌握豐富的計算機(jī)知識，靈活應(yīng)用各類計算機(jī)軟件，而且還需要豐富自身的檔案管理知識。

4. 結(jié)語

城建檔案資料是整個城市快速發(fā)展過程中所記錄下的資料和信息載體，對推動整個城市快速發(fā)展具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。因此，需要不斷強(qiáng)化新時期城建檔案管理的信息化建設(shè)，從而全面提升現(xiàn)代城建檔案管理的水平，加速完善城建檔案信息化建設(shè)，推動城建檔案管理現(xiàn)代化更好更快發(fā)展。

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[文章編號] 1619-2737（2018）01-12-597