項目管理軟件在PPP項目中的應(yīng)用探索

趙團結(jié) 李振

[摘 要] 政府和社會資本合作（PPP）作為近幾年來中國經(jīng)濟建設(shè)的新模式，由于其投資大、范圍廣、周期長等特點，需要借助項目管理軟件進行全生命周期的管控，這就給項目管理軟件企業(yè)提供了更多的市場機會。就項目公司如何有效利用項目管理軟件成為理論界和實務(wù)界關(guān)注的熱點話題，文章基于業(yè)務(wù)實踐，探討傳統(tǒng)的項目管理軟件如何適應(yīng)PPP模式進行完善，以適應(yīng)PPP管理的需要。

[關(guān)鍵詞] 項目管理軟件；政府和社會資本合作；應(yīng)用探索

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2018. 11. 017

[中圖分類號] F232 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2018）11- 0038- 03

0 前 言

我國自2014年起大力通過PPP模式建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施和提供公共產(chǎn)品（或服務(wù)），經(jīng)過幾年的發(fā)展，取得了較大的成效。在PPP模式下，項目呈現(xiàn)出如下特點：投資額較大，實施周期長（不少于10年），范圍廣，涉及到的利益主體多。因此如何有效管理好PPP項目，滿足項目規(guī)范運行，達到既定目標成為大家重點關(guān)注的問題。從管理學(xué)角度而言，“管理制度化，制度流程化，流程表單化，表單信息化”。這就是說，可以借助項目管理軟件實現(xiàn)項目全生命周期的管理。另外，2017年9月，財政部印發(fā)了22項管理會計應(yīng)用指引，其中第502號為項目管理，第802號為管理會計信息模塊，這兩項指引也要求在企業(yè)信息管理系統(tǒng)中，通過業(yè)務(wù)和財務(wù)的有效整合，可以借助系統(tǒng)的技術(shù)手段來實現(xiàn)管理會計應(yīng)用的過程。那么在實務(wù)中，如何實施項目管理軟件呢？本文基于PPP項目實踐，總結(jié)了一些經(jīng)驗和教訓(xùn)，供大家參考。

1 PPP項目急需合適的項目管理軟件

目前，國內(nèi)市場上雖然存在幾款PPP項目管理軟件，但是，經(jīng)過了解和比較，發(fā)現(xiàn)主流項目管理軟件很難全面適應(yīng)PPP項目管理需求，還需要結(jié)合項目實際進行一定程度的二次開發(fā)。主要原因是：

第一、適用主體不盡匹配。現(xiàn)有的PPP項目管理軟件一般是從傳統(tǒng)的項目管理軟件轉(zhuǎn)型而來，其應(yīng)用主體原來主要是施工方或者建設(shè)單位。在PPP模式下，由于其利益相關(guān)方還包含了社會資本方、設(shè)計單位、監(jiān)理、政府方甚至監(jiān)管機構(gòu)，客觀上要求PPP項目管理適用的主體多元化。因此，需要兼顧不同使用者的訴求，在項目全生命周期內(nèi)提升用戶的滿意度。另外，從PPP操作流程角度而言，也需要遵循財政部關(guān)于PPP開展時要求的5個階段19個步驟，顯然，傳統(tǒng)的項目管理軟件并不勝任。

第二、不能有效整合各方數(shù)據(jù)。從項目管理角度而言，由于國家存在多頭管理的現(xiàn)狀，如：國家發(fā)展和改革委員會主管重大建設(shè)項目的審批，財政部主管地方政府的預(yù)算，其他部門可能因為管理需要還可能介入項目的審批等。在上位法尚未出臺的背景下，項目管理遵循的政策和規(guī)則是割裂的。此外，由于項目管理涉及多個環(huán)節(jié)，從政府立項、設(shè)計、施工、監(jiān)理、驗收等環(huán)節(jié)來看，存在著大量的數(shù)據(jù)，不同單位可能使用不同的管理平臺，數(shù)據(jù)標準也不統(tǒng)一，導(dǎo)致項目管理“信息孤島”現(xiàn)象，這在很大程度上導(dǎo)致了項目管理的重復(fù)投入和浪費，也制約了項目管理效率的提升。

第三、不能滿足項目全生命周期的管理。一般而言，項目分為啟動、規(guī)劃、實施、移交和監(jiān)控等五個環(huán)節(jié)，每個環(huán)節(jié)還包括各項具體的工作。項目管理作為系統(tǒng)而復(fù)雜的管理工具，融合了經(jīng)濟、管理、工程、法律、財務(wù)、稅務(wù)、金融等專業(yè)學(xué)科知識，需要項目開發(fā)團隊具備綜合的業(yè)務(wù)素質(zhì)?，F(xiàn)行的項目管理軟件固然有其優(yōu)點，但是從項目全生命周期來看，也存在明顯的不足之處，尤其體現(xiàn)在項目的前期論證和項目的后評價環(huán)節(jié)。

第四、項目績效評價體系不健全。PPP項目的績效評價是多維度的，既需要兼顧政府方、社會資本方和項目公司等主要利益相關(guān)者的滿意度，還需要從PPP項目的創(chuàng)新、項目的運營、風(fēng)險管理、財稅管理等維度加以考慮。另外，績效評價可以使用的工具包括了成本效益法、掙值法、價值工程法等。PPP的本質(zhì)在于通過政府和社會資本的合作，以改變原來政府建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施和提供公共產(chǎn)品（或服務(wù)）的方式，在提升項目效率的同時，從根本上滿足社會民眾的需求。因此，PPP項目的績效評價是多主體、多維度、多方法的，顯然，傳統(tǒng)的項目管理軟件存在諸多不完善之處，急需改進。

2 某PPP的項目管理應(yīng)用案例

項目管理軟件的實施是一項非常復(fù)雜的過程，需要在了解各方需求的基礎(chǔ)上，選擇合適的軟件產(chǎn)品， 組建項目實施團隊，進行二次開發(fā)，上線并持續(xù)完善等。

2.1 案例背景

公司作為央企子公司，主要作為社會資本方參與智慧城市PPP項目的開發(fā)，公司參與的部分PPP項目已經(jīng)成為財政部PPP示范項目。為實現(xiàn)項目的科學(xué)、規(guī)范管理，有效提升項目公司效益，改善項目所在地智慧城市管理水平，提升項目參與方各方的滿意度，將項目打造為國家級精品工程，公司決定在其中標的S項目實施項目管理系統(tǒng)。S項目合同額超過人民幣10億元，合作期限長達20年，合同內(nèi)容涵蓋了平安城市、智慧政務(wù)、智慧旅游、智慧電商、智能交通、大數(shù)據(jù)中心等業(yè)務(wù)。

2018年初，S項目公司（以下簡稱S公司）經(jīng)過認真調(diào)查和分析，決定采用和軟件公司合作的方式，共同開發(fā)PPP項目管理軟件。一方面，可以提升項目團隊的水平，實現(xiàn)項目管理知識的轉(zhuǎn)移。另一方面，可以開發(fā)出適合PPP項目管理的軟件，以此增強項目管理的能力。

2.2 指導(dǎo)思想、整體架構(gòu)及主要功能

為實現(xiàn)上述管理目標，S公司在項目管理系統(tǒng)實施中有三個指導(dǎo)思想：第一、滿足PPP項目全生命周期管理。該項目管理系統(tǒng)不但能滿足具體的子項目的實施過程管理，還需要將項目識別、項目執(zhí)行階段的過程文檔予以導(dǎo)入，結(jié)合后期工程項目的設(shè)計、采購、施工、進度、質(zhì)量、安全等一體化管理，實現(xiàn)整個PPP項目管理的集成。第二、實現(xiàn)項目業(yè)主和各分包商的協(xié)同管理。針對項目參與方眾多的情況，通過建立科學(xué)的報告統(tǒng)計系統(tǒng)或者通過二次開發(fā)接口，能夠統(tǒng)籌管理各項目參與方，減少項目重復(fù)投入，提升項目管理效率。第三、貫徹業(yè)財融合的理念。在實施項目管理軟件的同時，有效整合公司財務(wù)、人力資源等系統(tǒng)，實現(xiàn)項目公司人力資源管理、資金投資、會計核算、稅務(wù)籌劃、績效考核等有機結(jié)合，打破傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)壁壘，真正實現(xiàn)業(yè)財一體化。

基于此，項目管理軟件包括了人力資源管理系統(tǒng)、合同管理、成本控制、進度管理、分包管理、質(zhì)量管理、安全管理、文檔管理、綜合事務(wù)管理等。同時，該項目管理軟件與會計軟件可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。最后，為了培養(yǎng)PPP項目人才，開發(fā)知識學(xué)習(xí)模塊，將項目所涉及的規(guī)章制度、行業(yè)最佳實踐、相關(guān)理論等收集整理，供大家日常參考。對于常規(guī)的管理模塊不再贅述，部分主要功能簡要介紹如下：

合同管理體系。合同是各方業(yè)務(wù)開展的起點，也是風(fēng)險管理的基礎(chǔ)?；诖?，結(jié)合財政部、發(fā)改委等相關(guān)部門對PPP管理的要求，融合了世界銀行、亞洲基礎(chǔ)設(shè)施投資銀行、FIDIC條款（指國際咨詢工程師聯(lián)合會制定的工程施工相關(guān)合同）等國際項目管理經(jīng)驗，從而合同既符合國家現(xiàn)行規(guī)定，又體現(xiàn)了國際視野。

項目進度管理。支持多級別的主體計劃，通過WBS（Work Breakdown Structure，工作分解結(jié)構(gòu)），將項目目標逐級進行分解，可以制定項目實施節(jié)點，通過動態(tài)的檢查進度計劃及時收集實際進度數(shù)據(jù)。同時，針對出現(xiàn)的項目進度偏差，能夠利用魚骨圖等工具分析差異產(chǎn)生的原因并采取相應(yīng)的糾偏措施，從而實現(xiàn)對項目實施過程的進度控制。

項目分包管理。針對具體的子項目，通過CWS（Cost Breakdown Structure，成本分解結(jié)構(gòu)），編制不同子項目的預(yù)算并定期結(jié)合內(nèi)外環(huán)境的變化及時修訂，用于指導(dǎo)項目的分包。在項目分包時，在保證質(zhì)量和安全及工期的前提下，通過公開的招投標、邀請招標、競爭性談判、競爭性磋商、單一來源采購等采購方式選擇合適的分包商。實際執(zhí)行中，該模塊可以實現(xiàn)動態(tài)的過程控制，包括分包工程的形象進度、成本進度、質(zhì)量和安全狀況等。

項目檔案管理。PPP項目一般會有大量的非結(jié)構(gòu)化的檔案，項目管理軟件需要具備良好的檔案管理功能。檔案管理模塊既支持標準的文檔管理，如造價軟件生成的文檔和根據(jù)竣工驗收標準設(shè)計的監(jiān)理文檔，也可以支持非標準的設(shè)計圖紙、施工方案、監(jiān)理方案、項目績效報告等。當然，文檔還包括通過BI（Business Intelligence，商業(yè)智能）系統(tǒng)生成的各種項目管理報告，如周報、月報、成本分析報告、項目進度報告、項目風(fēng)險預(yù)警報告等，通過檔案管理可以實現(xiàn)在線實時查詢和下載等功能。

2.3 主要特色

在項目設(shè)計時，項目團隊充分運用了企業(yè)內(nèi)部控制和風(fēng)險管理的理念，具有鮮明的PPP項目特色：

第一，建立項目風(fēng)險管理矩陣和主要業(yè)務(wù)流程。根據(jù)財政部相關(guān)文件，建立了5個階段19個步驟的風(fēng)險矩陣，包括了每個步驟的目標、主要風(fēng)險點、主要控制點、執(zhí)行主體、制度依據(jù)、產(chǎn)出文件等。從總體上明確了PPP項目管理的重點。同時，結(jié)合主要的項目業(yè)務(wù)，擬定了業(yè)務(wù)流程圖，用以指導(dǎo)日常業(yè)務(wù)的開展。

第二，建立項目風(fēng)險預(yù)警機制。PPP模式下，最大的風(fēng)險主要來自于風(fēng)險的分配及其日常管理。除了根據(jù)“誰能控，誰承擔；不可控，共同擔”的原則在政府方、社會資本方和項目公司之間分配風(fēng)險外，還建立了風(fēng)險計分卡管理體系，通過風(fēng)險的量化實時監(jiān)控和管理。

第三，建立項目管理績效體系。為完善項目績效管理，運用平衡計分卡的理念，在項目合同簽訂階段就制定了項目公司整體的績效管理體系。在項目實施的不同階段，在整體績效體系下，再擬定具體的績效考核目標，通過掙值法、滿意度調(diào)查或者第三方獨立評估等相關(guān)工具進行量化評價，保證了項目目標的一致性。

3 應(yīng)用展望

在實施項目軟件過程中，在遵循“總體規(guī)劃、分步實施”和“成本效益”的原則下，除了取得項目決策者的大力支持外，還需要注意以下幾點。

3.1 業(yè)財融合是基礎(chǔ)

在信息化的時代，業(yè)務(wù)和財務(wù)數(shù)據(jù)的邊界變得更加模糊，業(yè)財融合的趨勢反而更加明顯，PPP項目的業(yè)財融合特點更加明顯。因此，在設(shè)計和實施項目管理軟件時，需要充分考慮前段各項業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和后端財務(wù)數(shù)據(jù)的協(xié)同性，打通PPP項目的可行性研究、項目立項、項目計劃、項目實施、項目驗收和項目后評價等環(huán)節(jié)。當然，項目各環(huán)節(jié)的功能并非一定在一套PPP項目管理軟件中來實現(xiàn)，可以通過開發(fā)項目軟件接口的方式，實現(xiàn)各管理平臺數(shù)據(jù)的訪問和交流。

3.2 績效考核是導(dǎo)向

從管理學(xué)角度而言，“你想得到什么就需要考核什么”，這對于PPP項目也是適用的。為了達到既定的項目管理目標，也需要做好績效考核工作。這需要從不同的角度入手。首先，從考核的主體講，PPP項目核心的主體有政府方、社會資本方和項目公司，各方關(guān)注點不同。因此，需要從政府方和社會資本方在簽訂PPP項目合同時就需要明確項目公司運行中的考核體系。其次，從項目生命周期講，每個階段所關(guān)注的考核要點是不同的。需要結(jié)合項目每個階段的特點予以分解并保持前后的一致性，做到綱舉目張，不重不漏。最后，項目的后評價必不可少，這不單是算總賬，而且通過單個項目的回顧，對于今后其他類似項目更具有可參考性。

3.3 風(fēng)險管理是重點

PPP項目的風(fēng)險管理成功與否直接關(guān)系到項目的成敗，這主要是因為在長達10年以上的項目實施過程中，存在著諸多不確定性。對于項目風(fēng)險，在風(fēng)險識別階段一般會制作風(fēng)險矩陣圖，描述每個項目階段的目標、主要風(fēng)險點及其發(fā)生的概率、相應(yīng)的風(fēng)險防范措施、風(fēng)險管理的主體以及管理的政策（或制度）依據(jù)等。在后續(xù)項目運行中，還需要通過風(fēng)險預(yù)警的方式實時提供風(fēng)險狀態(tài)，以密切關(guān)注風(fēng)險的變化。同時，對于一些突發(fā)的風(fēng)險因素，也需要擬定應(yīng)急的措施，以將風(fēng)險發(fā)生的影響降至項目公司可以容忍的程度。

3.4 數(shù)據(jù)安全是關(guān)鍵

在大數(shù)據(jù)時代，數(shù)據(jù)的安全是不容忽視的一個問題。PPP項目的數(shù)據(jù)量大而且可能發(fā)布到不同的運用主體中，因此建立數(shù)據(jù)分享的分級授權(quán)體系是保證數(shù)據(jù)安全的源頭。在建立PPP項目數(shù)據(jù)庫時，從技術(shù)手段把關(guān)保證數(shù)據(jù)的安全是最基本的要求，除了做好數(shù)據(jù)的異地備份之外，在項目日常運行時還需要做好數(shù)據(jù)交換的規(guī)則及其檢驗工作，從源頭保證數(shù)據(jù)的真實性、有效性和完整性。項目檔案的管理是PPP項目數(shù)據(jù)安全的重要一環(huán)，需要根據(jù)檔案法的要求及時歸檔、上傳、備份、移交等?？傊?，數(shù)據(jù)的安全可能關(guān)系到一個公司甚至國家的信息安全，需要高度重視，這也是促使PPP項目實施項目管理信息化的重要原因之一。

3.5 持續(xù)完善是原則

項目管理重在過程管理，也是一個持續(xù)完善的過程。因此，在項目管理軟件運行過程中，除了需要關(guān)注其日常運行的安全性和穩(wěn)定性之外，還需要根據(jù)項目的管理需求不斷優(yōu)化并完善其功能。其實，迫使項目管理軟件不斷進步的因素還包括技術(shù)的進步和相關(guān)政策的要求。舉例從技術(shù)角度而言，數(shù)據(jù)云的運用在減少企業(yè)對服務(wù)器投入的同時，也加大了對其安全性的考核。在項目運行時，需要充分關(guān)注這些外部因素的變化，不斷提升項目管理軟件的功能，以最優(yōu)化實現(xiàn)既定的項目管理目標。

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