信息社會背景下辦公室文書檔案管理工作的改革和創(chuàng)新

摘 要：在信息化高速發(fā)展的今天，辦公室的文書檔案管理工作需要適時地進(jìn)行改革與創(chuàng)新，才能不斷地適應(yīng)外部環(huán)境。從辦公室文書檔案管理工作的現(xiàn)狀出發(fā)，剖析其中存在問題的基礎(chǔ)上，提出切實有效的改進(jìn)建議，旨在促進(jìn)辦公室文書檔案管理工作職能的充分發(fā)揮。

關(guān)鍵詞：信息社會；文書檔案管理；改革和創(chuàng)新

信息化社會對辦公室的文書檔案管理工作提出了越來越高的要求，為更好地順應(yīng)時代變遷和滿足社會需求，辦公室文書檔案管理工作需要進(jìn)行相應(yīng)的改革和創(chuàng)新。這有利于辦公室人事管理工作的有序化開展，有利于提高辦公室管理工作效率，并更加充分地釋放其效能。

現(xiàn)有研究主要探討辦公室文書檔案管理工作的主要特點、存在問題等方面，對時代變遷關(guān)注不夠。本研究將辦公室文書檔案管理工作與信息社會背景結(jié)合考慮，對其改革與創(chuàng)新進(jìn)行更具前瞻性的思考。

一、辦公室文書檔案管理工作的現(xiàn)狀分析

在信息化社會背景下，信息技術(shù)具有批量處理、運行速度極快、智能化等顯著特點。然而，辦公室文書檔案管理工作與信息技術(shù)存在嚴(yán)重脫節(jié)，依然存在諸多問題，掣肘了辦公室人事管理工作的有序運行和健康發(fā)展。

（1）管理者存在故步自封的不良思想，對工作人員的工作態(tài)度、工作方式及工作效率產(chǎn)生消極影響。部分管理者認(rèn)為，辦公室文書檔案管理工作已具備較為成熟的體制機(jī)制，他們止步不前，拒絕進(jìn)行任何形式、任何內(nèi)容的改革與調(diào)整。這種不良思想和陳舊觀念的存在，導(dǎo)致辦公室文書檔案管理人員在工作態(tài)度上得過且過，在工作方式上循規(guī)蹈矩，在工作效率上難以獲得較大程度的提升。

（2）新的辦公室文書檔案的出現(xiàn)，導(dǎo)致工作人員難以應(yīng)對。隨著經(jīng)濟(jì)社會的快速變遷，一些新鮮事物層出不窮，令人應(yīng)接不暇[1]。其中新的辦公室文書檔案的出現(xiàn)，大大增加辦公室文書檔案管理工作的難度，使得許多工作人員無所適從，甚至出現(xiàn)工作失誤，嚴(yán)重制約工作效能的發(fā)揮。

（3）契合社會需求的管理人員及新的管理技術(shù)極度匱乏。隨著信息化程度的提高，社會正發(fā)生著日新月異的深刻變化，辦公室管理領(lǐng)域的人才和技術(shù)面臨著嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。只有造就一支高素質(zhì)、高技能的人員隊伍，同時使其掌握先進(jìn)的管理技術(shù)，才能使辦公室文書檔案管理工作更加高效地開展。

二、辦公室文書檔案管理工作的改革與創(chuàng)新

改革與創(chuàng)新是組織發(fā)展的不竭動力。為順應(yīng)時代發(fā)展潮流，緊跟社會前進(jìn)步伐，辦公室文書檔案管理工作需要從管理方式、運行機(jī)制、制度保障、人員培訓(xùn)等方面出發(fā)，進(jìn)行相應(yīng)的改革與創(chuàng)新。

（1）建立明確的內(nèi)部分工體系，促進(jìn)辦公室文書檔案的規(guī)范化管理。為更加科學(xué)、規(guī)范地開展辦公室文書檔案管理工作，需要建立起明確的內(nèi)部分工體系，確?！叭巳擞惺伦觯率掠腥斯堋?，堅決杜絕人浮于事等不良現(xiàn)象的發(fā)生，從而保證辦公室文書管理工作更為高效[2]。與此同時，對于每項事務(wù)、每份文書、每份檔案，都應(yīng)及時地落實到負(fù)責(zé)人，即由專人來負(fù)責(zé)跟蹤記錄相應(yīng)的流動情況，直至事務(wù)的圓滿完成或文書、檔案的最終入庫。據(jù)調(diào)研，有些地方成立改革小組并制定改革計劃，確保辦公室文書檔案管理工作的有序化進(jìn)行。

（2）運用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，建立起規(guī)范的文書檔案檢索系統(tǒng)，有效提高管理水平和管理效率。文書檔案檢索系統(tǒng)的建立，有利于相應(yīng)資料的保存和查找，大大提高辦公室管理工作的安全性和效率。文書檔案檢索系統(tǒng)應(yīng)該涵蓋文書或檔案的建立時間、最終名稱、存放地點、經(jīng)手人姓名及聯(lián)系方式、相關(guān)備注信息等內(nèi)容，對于價值較大或保密要求較高的珍貴文件，還應(yīng)留存其電子掃描件，以備不時之需。辦公室文書檔案檢索系統(tǒng)是辦公室人事管理工作與現(xiàn)代化信息技術(shù)相互作用、相互聯(lián)結(jié)的產(chǎn)物之一，在充分利用信息技術(shù)優(yōu)勢的同時，能夠更加高效、便捷地對文書或檔案進(jìn)行保存和管理。

（3）建立辦公室文書檔案的監(jiān)督檢查制度，并將其結(jié)果作為工作人員績效考核的重要參考部分。管理者要充分重視文書檔案的保管情況，意識到文書檔案管理工作的重大意義，以月或季度為單位，定期地檢查辦公室文書檔案的保管情況，一旦發(fā)現(xiàn)問題或遇到不清楚的地方，應(yīng)及時找到相關(guān)責(zé)任人，并了解具體情況，確保所有資料的安全性和完整性。與此同時，管理者還應(yīng)該記錄好相關(guān)的監(jiān)督檢查結(jié)果，并將其作為工作人員年終績效考核的重要組成部分，以提高辦公室文書檔案管理工作評價的科學(xué)性和有效性，避免因隨意性和盲目性而造成偏差。

（4）加強(qiáng)辦公室文書檔案工作人員的在職培訓(xùn)，提高其專業(yè)能力和技能水平。在職培訓(xùn)是提高工作人員專業(yè)化水平的重要渠道之一，借助科學(xué)、規(guī)范的在職培訓(xùn)，工作人員可以更新工作理念，掌握更為先進(jìn)、更為專業(yè)的工作方法和工作技巧。與此同時，優(yōu)秀的人才和先進(jìn)的技術(shù)是辦公室管理工作有活力的關(guān)鍵，對工作人員進(jìn)行必要的在職培訓(xùn)，不僅可以提高工作人員的整體素質(zhì)，還可以帶來新的管理技術(shù)，從而有效地推動辦公室管理工作的創(chuàng)新與改革，是一種投資，更是一種收益。

（5）建立辦公室文書檔案的保障體系。完備的辦公室文書檔案保障體系包括高素質(zhì)和專業(yè)化的人員隊伍、充裕和源源不斷的經(jīng)費保證、豐富的各項資源、必要的安全保障系統(tǒng)等。保障體系的建立，是確保文書檔案等信息資料保存完好的先決條件，更是對辦公室文書檔案管理工作改革和創(chuàng)新的必要補(bǔ)充[3]。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，安全保障系統(tǒng)要及時地更新?lián)Q代，拓展其實際功能，對文書檔案及工作人員等進(jìn)行實時監(jiān)控，確保各項信息的安全，大力提高辦公室文書檔案工作的管理水平。

三、結(jié)語

在信息化的社會背景之下，辦公室文書檔案管理工作需要不斷地創(chuàng)新自身的管理方式和運行機(jī)制，深化內(nèi)部組織的各項改革，順應(yīng)時代發(fā)展的趨勢，滿足當(dāng)今社會的要求。只有不斷地進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整并不斷地適應(yīng)外部環(huán)境，才能最終立于不敗之地。

參考文獻(xiàn)：

[1]余毅.信息社會背景下辦公室文書檔案管理工作的改革和創(chuàng)新分析[J].神州，2017（10）：236-236.

[2]陳玉宇.信息社會視角下辦公室文書檔案管理工作的改革探討[J].低碳世界，2016（31）：275-276.

[3]蘇麗萍.辦公室文書檔案管理工作的改革與創(chuàng)新——從信息社會視角下分析[J].科研，2016（11）.

作者簡介：王世紅，襄陽市職業(yè)病防治院。