辦公室涉密文件管理的現(xiàn)狀及對(duì)策

秦妍

摘 要：在單位的蓬勃發(fā)展過程中，辦公室涉密文件數(shù)量越來越多，在原始資料收集、整理和委托保管等方面，都要確保相關(guān)保密規(guī)章制度落到實(shí)處，確保管理工作水平不斷提升。尤其是在信息化時(shí)代，我們必須提高對(duì)辦公室涉密文件的重視程度，真正意識(shí)到其對(duì)單位發(fā)展與建設(shè)的重要性，不斷改

進(jìn)管理工作方法，確保體現(xiàn)出涉密文件應(yīng)有的價(jià)值。

關(guān)鍵詞：辦公室；涉密文件管理；現(xiàn)狀及對(duì)策

引言

在企業(yè)業(yè)務(wù)活動(dòng)中，會(huì)有大量的文件資料產(chǎn)生，這些文件資料具有大量的信息，是企業(yè)發(fā)展過程的佐證，對(duì)企業(yè)繼續(xù)發(fā)展具有重要的意義。在企業(yè)發(fā)展和運(yùn)行當(dāng)中產(chǎn)生的涉密文件資料應(yīng)具備高度的保密性，其開發(fā)和利用價(jià)值極高，為企業(yè)具體的業(yè)務(wù)活動(dòng)可提供基本的依據(jù)。因此需加強(qiáng)辦公室涉密文件管理措施研究。

1涉密文件概述及做好企業(yè)涉密文件保密工作的重要性

企業(yè)的涉密文件資料是指企業(yè)在各種社會(huì)活動(dòng)中形成的可以備查的，具有一定價(jià)值的文件文件，根據(jù)國家《保密法》的相關(guān)規(guī)定，保密文件可分為三種即秘密、機(jī)密、絕密三種，劃分界限是按照保密期限的程度體現(xiàn)界定的。企業(yè)在商業(yè)活動(dòng)或業(yè)務(wù)活動(dòng)中，產(chǎn)生的大量數(shù)據(jù)、文字、圖紙、影響或聲音等都是企業(yè)的涉密載體，這些記錄中包含企業(yè)的秘密信息，為保證企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，企業(yè)文件管理部門應(yīng)重視文件資料的科學(xué)合理化管理，及時(shí)處理科技文件的保密工作，企業(yè)在涉密文件的保管中，應(yīng)配備相關(guān)的專業(yè)文件管理團(tuán)隊(duì)，增強(qiáng)管理人員的文件管理意識(shí)，要求管理人員具備嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致的工作態(tài)度，有效提高文件管理保密性質(zhì)量。做好涉密文件資料的管理可以有效保護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益，同時(shí)企業(yè)也可以運(yùn)用保密信息為企業(yè)的以后工作決策提供重要的信息指導(dǎo)，有效提高企業(yè)發(fā)展的速度。

2辦公室涉密文件管理的現(xiàn)狀

2.1部分單位對(duì)保密工作重視不夠

有些單位領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制落實(shí)不到位，沒有把保密工作真正納入議事日程，保密管理觀念陳舊，仍停在“管住柜子、管住嘴巴”的老辦法、老模式上，不能適應(yīng)信息時(shí)代保密工作的需要；保密宣傳教育工作缺乏計(jì)劃性，保密意識(shí)不強(qiáng)，觀念淡薄，保密知識(shí)饋乏。

2.2相關(guān)管理制度仍需進(jìn)一步完善

隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展和企業(yè)改革改制步伐的不斷深入，企業(yè)涉密內(nèi)容不斷增多，各種新生事物層出不窮，現(xiàn)行保密管理制度還不能適應(yīng)現(xiàn)在的需要，同時(shí)對(duì)保密制度的執(zhí)行力仍需進(jìn)一步提高。

2.3缺乏必要的網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行維護(hù)

當(dāng)前一些辦公室企業(yè)對(duì)于保密管理工作的認(rèn)知存在偏差，僅將保密工作的重點(diǎn)放在實(shí)體文件的管理上，存在涉密信息的計(jì)算機(jī)、硬盤等得不到應(yīng)有的重視。部分辦公室企業(yè)尚未針對(duì)內(nèi)部局域網(wǎng)和計(jì)算機(jī)制定完善的保密管理辦法，或者是保密規(guī)定出臺(tái)時(shí)間較早后期缺乏更新與實(shí)際的工作狀況不相符合，無法落實(shí)到位。還存在流于形式的網(wǎng)絡(luò)管理規(guī)定或者是違反保密規(guī)定的網(wǎng)絡(luò)使用現(xiàn)象。

3辦公室涉密文件管理有效措施

3.1合理調(diào)整涉密文件的密級(jí)

因?yàn)檗k公室涉密文件比較特殊，涉及的內(nèi)容也不同，在時(shí)間推移與文件貫徹情況發(fā)生變化后，其密級(jí)也會(huì)出現(xiàn)一定的改變，只要涉密文件保管期限屆滿，將不再具備保密價(jià)值。對(duì)此管理人員不能根據(jù)原有的涉密文件管理，需要進(jìn)行公開文件管理，同時(shí)要結(jié)合實(shí)際情況，站在發(fā)展的角度思考問題，合理對(duì)涉密文件密級(jí)進(jìn)行調(diào)整，為涉密文件的借閱與使用提供便利。密級(jí)變化一般有升密、降密、解密等形式，在對(duì)密級(jí)進(jìn)行調(diào)整的過程中，應(yīng)結(jié)合解密劃控時(shí)間標(biāo)準(zhǔn)、相關(guān)涉密內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)和保密規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。在調(diào)整密級(jí)的期間，保密部門也要加強(qiáng)對(duì)調(diào)密工作的監(jiān)督指導(dǎo)，認(rèn)真清查鑒定涉密文件，確保密級(jí)調(diào)整工作順利開展。

3.2涉密文件的精細(xì)日常管理

對(duì)辦公室涉密文件管理人員而言，應(yīng)該具備較強(qiáng)的思想觀念，掌握正確的方法與手段，定期對(duì)其各個(gè)工作程序進(jìn)行檢查，對(duì)于涉密文件的歸檔查收、整理編輯、借閱審批、密級(jí)保管、解密、銷毀等方面，都必須根據(jù)相關(guān)規(guī)章制度進(jìn)行，確保賬物相符，有完整的審批手續(xù)，準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)數(shù)字無誤。單位保密部門要制定行之有效的檢查制度，以“查”作為手段，以“補(bǔ)”作為出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，促使辦公室涉密文件管理人員責(zé)任心不斷增強(qiáng)。管理人員在任何場(chǎng)合都要保持高度的警惕，確保在內(nèi)心深處做到不想、不敢和不做違反保密制度規(guī)定的事，同時(shí)要做到守口如瓶，萬無一失，不能將辦公室涉密文件內(nèi)容與信息泄露給無關(guān)人員。許多經(jīng)過數(shù)字化的檔案，缺乏細(xì)致認(rèn)真的鑒定，上網(wǎng)共享會(huì)帶來一些問題，所以在建設(shè)數(shù)字檔案館的同時(shí)，要從物理安全、信息資源安全和安全保密管理幾方面著手，做好數(shù)據(jù)遷移、備份、恢復(fù)；計(jì)算機(jī)病毒防治；身份鑒別；訪問控制；信息加密；信息完整性校驗(yàn)等多方面工作，把好安全問題的關(guān)。

3.3要加強(qiáng)技術(shù)保障和網(wǎng)絡(luò)防控，確保網(wǎng)絡(luò)信息安全

認(rèn)真抓好計(jì)算機(jī)系統(tǒng)保密管理工作的落實(shí)。一是確保不在互聯(lián)網(wǎng)連接的計(jì)算機(jī)上存儲(chǔ)、處理、傳輸涉密信息，做到“涉密信息不上網(wǎng)，上網(wǎng)信息不涉密”；二是對(duì)內(nèi)網(wǎng)、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)采取安全可靠的軟硬件防范措施，確保在新技術(shù)條件下計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的運(yùn)行安全；三是加大對(duì)電子文件形成、辦理、傳輸、保存、利用、銷毀等全過程管理力度；四是加強(qiáng)對(duì)上網(wǎng)信息的保密管理，按照“誰發(fā)布誰負(fù)責(zé)，誰主管誰負(fù)責(zé)”的原則建立健全信息發(fā)布保密審查批準(zhǔn)制度。涉密計(jì)算機(jī)不連接國際互聯(lián)網(wǎng)和其他公眾信息網(wǎng)絡(luò)，非涉密計(jì)算機(jī)、移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)不存儲(chǔ)、處理涉密電子文件、信息，禁止在涉密計(jì)算機(jī)上使用非涉密存儲(chǔ)介質(zhì)；非機(jī)要人員不借用、操作涉密計(jì)算機(jī)；做到專機(jī)專用，不打印、存儲(chǔ)、傳輸涉密電子文件，杜絕“一機(jī)兩用”現(xiàn)象的發(fā)生；對(duì)辦公計(jì)算機(jī)安裝殺毒軟件、防火墻與網(wǎng)絡(luò)安全實(shí)時(shí)監(jiān)控軟件，定期進(jìn)行殺毒，及時(shí)處理安全隱患，切實(shí)增強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)能力。

3.4提高工作人員保密意識(shí)

企業(yè)要加強(qiáng)保密工作的宣傳教育，定期組織開展不同規(guī)模、不同形式的保密工作教育活動(dòng)，通過專題講座等活動(dòng)讓員工了解我國法律以及電力行業(yè)規(guī)范中與保密工作有關(guān)的條文，使員工明確不同崗位的保密工作要求。將保密教育作為企業(yè)思想政治建設(shè)的主要內(nèi)容，引導(dǎo)員工遵守相關(guān)的保密規(guī)章制度，提高員工保密意識(shí)和保密工作能力。為了提高員工的責(zé)任感和企業(yè)保密工作成效，供電企業(yè)可以建立相應(yīng)的追責(zé)制度，將企業(yè)保密責(zé)任層層落實(shí)。供電企業(yè)可以根據(jù)實(shí)際需求建立相應(yīng)的保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)企業(yè)日常保密工作的開展和監(jiān)督。領(lǐng)導(dǎo)小組需要定期舉行保密工作會(huì)議，結(jié)合階段內(nèi)企業(yè)的保密工作成效分析不足，探究解決方案。對(duì)于企業(yè)保密工作關(guān)鍵部門要將保密責(zé)任落實(shí)到具體的個(gè)人，上崗時(shí)企業(yè)要與員工簽訂保密協(xié)議書，出現(xiàn)問題直接追究相關(guān)責(zé)任人，強(qiáng)化供電企業(yè)員工的保密意識(shí)和責(zé)任意識(shí)。

結(jié)束語

總之，辦公室涉密文件管理工作任務(wù)比較艱巨，涉及方方面面的內(nèi)容，需要管理人員在日常工作中注意總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，充分履行好自身職責(zé)，將相關(guān)保密制度落到實(shí)處，并做好監(jiān)督措施，促使涉密文件管理工作水平不斷提升。同時(shí)還要保證辦公室涉密文件管理工作的制度化、標(biāo)準(zhǔn)化，做到責(zé)任到人，采取系統(tǒng)、規(guī)范的管理措施，最大限度避免出現(xiàn)涉密文件丟失、損壞的問題，為單位的發(fā)展創(chuàng)造更加有利的條件。

參考文獻(xiàn)：

[1]李芳.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中涉密文件的保密策略[J].環(huán)球市場(chǎng)信息導(dǎo)報(bào)，2017（49）：109.

[2]姚媛.辦公室涉密文件管理制度研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（22）：5.

[3]劉景松.堵住轉(zhuǎn)發(fā)、引用、匯編涉密文件不按規(guī)定定密的漏洞[J].保密工作，2017（10）：39-40.

[4]子圍.涉密文件資料丟失案件頻發(fā)的背后[J].保密工作，2017（01）：21-23.

[5]石雨壯.基于二維碼技術(shù)的涉密文件保密管理系統(tǒng)[J].知音勵(lì)志，2016（08）：212.