淺談信息化條件下如何做好城建檔案的開發(fā)利用

童蕾

摘 要：隨著信息化的不斷發(fā)展，城建檔案成為了重要的信息資源之一，做好城建檔案工作有利于城建檔案信息更好的對城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設(shè)和管理服務(wù)。想要滿足城市建設(shè)今后發(fā)展的需求，必須把服務(wù)的重點(diǎn)放在社會各方面的需求上來，并且勵志做好城建檔案工作和增加城建檔案信息資源利用率，從實踐中體現(xiàn)出城建檔案的重要性。

關(guān)鍵詞：城建檔案；利用；信息化

1引言

近年來，我國經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)展迅速，使得城建檔案的重要性慢慢被人們重視。城建檔案作為重要的科技化信息資源之一，只有充分發(fā)掘利用，才能對信息化城市建設(shè)和發(fā)展做出巨大的貢獻(xiàn)，要是城建檔案只是保存卻不加以利用，城建檔案工作就失去了其意義。所以城建檔案的目的不在于保存和管理，而在于讓它發(fā)揮自己的作用，怎么樣在信息化條件下，通過各種有用的方式搞好城建檔案的利用并體現(xiàn)出其的社會價值。

2利用城建檔案的狀況

2.1利用城建檔案的多樣化發(fā)展

當(dāng)今社會各方面運(yùn)用城建檔案的多樣化具有五個目的，第一，給城市建設(shè)、規(guī)劃提供詳細(xì)數(shù)據(jù)，并且供應(yīng)信得過的依據(jù)支持上級決定；第二，質(zhì)量化的盤查工程項目中的建設(shè)、施工和監(jiān)管；第三，供給原始數(shù)據(jù)給城市地下管線開挖單位；第四，供應(yīng)資料幫助施工單位申報資質(zhì)；第五，提供原始圖紙或數(shù)據(jù)幫助業(yè)主衡量房屋的買賣、裝修、維權(quán)等問題。

2.2城建檔案開發(fā)利用中出現(xiàn)的主要問題

原始館藏的建設(shè)場地、經(jīng)營項目等檔案資源在管理方面沒有很好地適應(yīng)城市建設(shè)的快速發(fā)展，還停留在原始的整理和保管上，對信息化的觀念非常匱乏，以至于在城建檔案利用現(xiàn)狀工作中出現(xiàn)了很多不利因素。一是人們?nèi)鄙僭诮鉀Q問題時利用城建檔案的意識，因為他們對城建檔案知之甚少，對其性質(zhì)、工作了解也比較膚淺，對其利用價值更是一無所知。二是藏在城市檔案館的檔案不充足，種類也不齊全，建設(shè)工程檔案數(shù)量多，市政設(shè)施、道路，前兩方面的檔案數(shù)量比較少，地下管線檔案更加匱乏，并且由于檔案載體是以紙質(zhì)版為主，所以聲像檔案特別少。三是不僅傳統(tǒng)的手工檢索方法管理檔案會直接影響城建檔案的利用率，而且檔案管理員的素質(zhì)和掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的程度也影響檔案的利用，所以服務(wù)的質(zhì)量和方式也是影響城建檔案利用的因素。

3增加城建檔案利用率

3.1加強(qiáng)城建檔案利用工作的基礎(chǔ)建設(shè)。

一是加快發(fā)展電子檔案的步伐，因為現(xiàn)代化電子信息科技的發(fā)展，電子檔案將會成為館藏檔案的核心來源，并且快速發(fā)展電子檔案管理的高效化會給電子檔案的一系列問題提供平臺。二是提高城建檔案利用率從兩個方面著手。第一，加快建設(shè)現(xiàn)有館藏城建檔案目錄數(shù)據(jù)庫和部分全文數(shù)據(jù)庫的步伐；第二，通過主動促進(jìn)對具有重要內(nèi)容、利用率高的檔案資源的數(shù)字化進(jìn)程，加強(qiáng)保護(hù)重要檔案。

3.2規(guī)范城建檔案的管理

收集資料是搞好城建檔案收集工作的開始，做的欠佳直接會對城建檔案的利用工作產(chǎn)生不良的影響，所以做好收集工作不僅要求收集資料的完整性，而且要求多精適合，多是指收集的資料種類完全，豐富多樣；精說的是館藏的檔案要有保存價值，保證都是精品。此外，城建檔案的整理工作具有承前啟后的作用，所以要做好整理工作，就要規(guī)定檔案人員熟練地掌握和運(yùn)用檔案的分類方法和原則，并在評定、統(tǒng)計工作中做到一絲不茍，以便于保證在今后城建檔案利用工作中的查全率和查準(zhǔn)率。還要做好檔案的保管工作，因為它是聯(lián)系檔案收集、整理與利用工作的橋梁。而且城建檔案的保管質(zhì)量直接影響檔案的生命力和利用效率，如果保管過程中出現(xiàn)粗心大意或有一點(diǎn)點(diǎn)疏忽的情況，都將會給相關(guān)管理單位和經(jīng)濟(jì)建設(shè)帶來不可估量的損失，給企業(yè)和部門帶來不利的影響。

3.3分析和了解利用者的內(nèi)心。

城建檔案中最根本和主要的任務(wù)是利用，并且利用體現(xiàn)在對社會的服務(wù)中。利用者的內(nèi)心表現(xiàn)在其在利用檔案的過程中產(chǎn)生的感情上的依賴，它是因人而異的，并會隨著時間或者事件的不同而發(fā)生變化，要想搞好城建檔案利用工作，就必須抓住利用者的心理特征?？偠灾?，做好城建檔案的利用工作不僅取決于檔案人員的認(rèn)真努力，而且更加取決于我們對檔案利用者內(nèi)心的了解程度。

3.4提高主觀能動性。

檔案人員要跳出傳統(tǒng)模式積極主動地提供服務(wù)給公民，讓他們通過體驗利用檔案資源的便利，加強(qiáng)對城建檔案的認(rèn)識。因為城建檔案被更多人的利用，才能延長它的壽命，創(chuàng)造出它的價值。在現(xiàn)代化信息的社會中，城建檔案人員要轉(zhuǎn)變固定的思維方式，不僅僅給人們只提供原始檔案，更要把檔案綜合整理并進(jìn)行信息篩選，給人們提供更加便利的服務(wù)。

3.5實現(xiàn)城建檔案的多樣化。

檔案工作者要做到掌握檔案館中藏檔情況，熟悉城建檔案的用途和藏檔的形式，并要了解關(guān)于城建檔案的一系列法律法規(guī)，使得城建檔案有法律保障。

3.6提高城建檔案工作者的服務(wù)質(zhì)量。

咨詢服務(wù)是城建檔案者服務(wù)的基礎(chǔ)，其服務(wù)質(zhì)量的好壞直接關(guān)系到城建檔案的利用率，所以在咨詢服務(wù)中，檔案人員首先一定要摸清咨詢者的內(nèi)心，積極地轉(zhuǎn)變自己的固定思維模式，熱情友好的回答咨詢者的問題并給其提供最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。其次檔案工作者要熟練的運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)建立起方便咨詢的服務(wù)系統(tǒng)，并且編輯館藏資料查詢指南，方便人們快速地查閱到自己想要的信息。還有檔案工作者要熟練地掌握各種檢索工具、編研資料、專題材料，以便更好的幫助咨詢者找到其想要獲得的資源。最后檔案工作者要具備專業(yè)的知識和良好的職業(yè)素養(yǎng)，不斷地學(xué)習(xí)并加以改進(jìn)，使得利用者得到更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

3.7保證信息反饋和檔案管理工作運(yùn)行系統(tǒng)的安全

城建檔案的信息反饋工作是指收集利用者以各種形式的反饋信息并加以分析，它促進(jìn)了城建檔案的利用率，并且通過信息反饋可以及時的了解工作中需要改進(jìn)的新問題和疏忽的地方。加強(qiáng)檔案管理工作運(yùn)行系統(tǒng)的安全，要制定和完善監(jiān)督制度，并要確保嚴(yán)格執(zhí)行，從而保證檔案資料的安全。

城建檔案的利用工作是檔案工作最終目標(biāo)，通過一系列的基本工作表現(xiàn)出這個核心觀點(diǎn)，并且運(yùn)用它提高了城建檔案的利用率，給社會提供了更優(yōu)質(zhì)和便利的服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

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