淺析單位的檔案現(xiàn)代化管理

王希維

檔案作為一種信息資源，作為企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)、科研和經(jīng)營等活動(dòng)的真實(shí)記錄和一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，同時(shí)作為與企業(yè)同步發(fā)展的無形資產(chǎn)。在企業(yè)管理等各方面正積極地發(fā)揮應(yīng)有的重要作用。作者單位是國家的一個(gè)非常特殊的和有著公益性質(zhì)的行業(yè)，和人民群眾的生活密切相關(guān)。其檔案工作是單位服務(wù)工作的基礎(chǔ)，隨著信息技術(shù)各個(gè)角落的深入，不可避免的為的今檔案工作提出許多新的要求，單位要想提高服務(wù)水平與服務(wù)質(zhì)量，就需與時(shí)俱進(jìn)，不斷提高檔案的現(xiàn)代化管理水平，使其可以更好的滿足老百姓在這個(gè)方向服務(wù)的需求。本文對此進(jìn)行了探討，以期對從業(yè)者有所借鑒意義。

現(xiàn)代社會建立系統(tǒng)、科學(xué)、民主的管理制度，對其生存與發(fā)展極為重要。在一個(gè)單位中，檔案管理無疑是單位協(xié)調(diào)、有序、高效運(yùn)行的有效保證。檔案管理工作是一項(xiàng)政策性、機(jī)密性、專業(yè)性較強(qiáng)的工作，各級管理部門要充分認(rèn)識到該項(xiàng)管理工作的重要性。加強(qiáng)對檔案的管理，及時(shí)研究解決檔案管理工作中遇到的問題，在人力、物力、財(cái)力等方面給予大力支持；同時(shí)，檔案是信息的重要載體，是主要信息源。管好用好檔案，對資源開發(fā)起著重要作用。

1檔案管理現(xiàn)代化的含義

檔案管理現(xiàn)代化即是在對檔案進(jìn)行管理當(dāng)中，無論是其檔案實(shí)體，還是理論與信息傳遞等方面，都是隨著時(shí)間的推移而不斷的發(fā)展至一個(gè)新的水平，而且有著很強(qiáng)的創(chuàng)新性?，F(xiàn)階段檔案管理現(xiàn)代化就是在檔案管理工作里充分的運(yùn)用了計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)還有信息化技術(shù)等對檔案采取科學(xué)化管量。本單位是個(gè)很特殊的部門，檔案管理也具有本身的特點(diǎn)。在檔案管理當(dāng)中需客觀的反映必須必備的有關(guān)信息資料的檔案管理。在這些管理當(dāng)中需充分運(yùn)用檔案現(xiàn)代化管理當(dāng)中的每個(gè)技術(shù)要求，給服務(wù)對象的家人提供細(xì)致準(zhǔn)確的依據(jù)，給本單位的建設(shè)和發(fā)展、改進(jìn)以及管理提供正確的數(shù)據(jù)支持，為高層管理者決策提供參考。另外原始檔案是重要的法律證據(jù)之一，其保存完整度和企業(yè)的自身利益有著直接的聯(lián)系。

2現(xiàn)階段本單位檔案現(xiàn)代化管理當(dāng)中面臨的問題

2.1對本單位檔案現(xiàn)代化管理重視度不夠。長期以來，本單位屬于事業(yè)單位，所以在本單位從業(yè)者缺少危機(jī)與創(chuàng)新意識，對本單位檔案工作沒有足夠的重視，沒有認(rèn)識到檔案管理在本單位發(fā)展中的地位與作用。檔案工作者工作措施落后且缺少積極服務(wù)意識，在重要檔案資源的收集與整理上缺少積極性，有些主要的檔案資源不能被適時(shí)歸檔，致使本單位檔案工作停滯不前。

2.2本單位檔案現(xiàn)代化管理工作缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。很多本單位的檔案資料都是紙質(zhì)的，由于時(shí)問過久，大部分資料上的字體已經(jīng)模糊不清，磨損嚴(yán)重，甚至丟失了。另外，檔案資料里多數(shù)都是重復(fù)的文件，部分無存儲價(jià)值的資料被大量的收集，而部分重要的登記表與統(tǒng)計(jì)表等沒有進(jìn)行工作范疇，導(dǎo)致了文件的丟失。

3推進(jìn)本單位檔案現(xiàn)代化管理的措施

3.1提高檔案管理的計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用水平。積極的把計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理的每個(gè)流程里，本單位的計(jì)算機(jī)操作流程主要包括：

3.1.1信息的輸入。使用計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)采取單個(gè)用戶與多個(gè)用戶輸入方法進(jìn)行輸入，在數(shù)據(jù)的輸入當(dāng)中，對每一份數(shù)據(jù)可以進(jìn)行多次的輸入來確保數(shù)據(jù)的正確性。同時(shí)，定期對本單位的全部資料進(jìn)行檢查有沒有遺漏輸入數(shù)據(jù)的情況，并把全部資料妥善保存。

3.1.2查詢與檢索。在本單位檔案管理中對于服務(wù)對象檔案資料的信息量雖小，可是波及的信息面卻是非常廣的特點(diǎn)。在查詢與管理當(dāng)中需做到不僅可以根據(jù)姓名與編號直接查詢相關(guān)人員的所有檔案資料，還能利用服務(wù)對象的相關(guān)住址、工作單位等各方面的內(nèi)容或是多個(gè)方面的內(nèi)容組合進(jìn)行檢索。如此就相應(yīng)的提高了檢索的速度，提升了本單位的服務(wù)水平。

3.1.3匯總與統(tǒng)計(jì)。把計(jì)算機(jī)輸入的檔案資料采取全面的匯總且實(shí)行分類處理，并把有關(guān)資料按照需要打印成各類報(bào)表，滿足本單位日常管理的實(shí)際需求。另外，對本單位里的全部計(jì)算機(jī)建立局域網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)信息的共享。不僅是給查詢提供便利，還給本單位當(dāng)前的檔案數(shù)量有了直觀正確的數(shù)據(jù)支持。

3.2做好“三個(gè)方便”。推進(jìn)本單位檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程，從根本上來說即是要給本單位的檔案管理給予實(shí)打?qū)嵉谋憷?，所以需做好三個(gè)方面：

3.2.1檔案資料收集的方便。在檔案管理的記錄當(dāng)中通常是由相關(guān)人員提供有關(guān)當(dāng)事人的檔案資料，但是因?yàn)閭€(gè)人隱私因素一部分檔案寄存者不情愿或不方便把有關(guān)資料提供給本單位，如此一來可導(dǎo)致檔案資料的不完整。而檔案管理的現(xiàn)代化，能把這些問題檔案以人工輸入和掃描及識別等信息化處理技術(shù)處理，將紙制的資料轉(zhuǎn)換成數(shù)字資料，不但便于檔案的收集又防止了寄存者不愿提供資料而帶來的檔案缺陷。

3.2.2檔案資料的加工方便。因?yàn)闀r(shí)間或是氣候因因素，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案材料在加工管理當(dāng)中易出現(xiàn)破損情況，而運(yùn)用信息技術(shù)僅需使用掃描裝備對原始檔案采取掃描就能解決此問題。

3.2.3檔案的保存方便。紙質(zhì)與實(shí)物檔案材料，時(shí)間久了會出現(xiàn)變化或破損，且需占用很大的空間，而應(yīng)用了現(xiàn)代化的管理方法后把有關(guān)資料以手工輸入或掃描拍照的方式來處理，能有效防止此問題的出現(xiàn)，而且不需要很高的保存條件與空間。