辦公自動化對檔案管理互動效應(yīng)的實(shí)踐分析

張延輝

摘 要：隨著人們對辦公效率和辦公質(zhì)量要求的不斷提高，自動化辦公開始逐漸出現(xiàn)在人們的視野中，人們在日常辦公中開始更多的應(yīng)用辦公自動化技術(shù)了，自動化已經(jīng)成為現(xiàn)在辦公中人們主要應(yīng)用的方式。自動化辦公主要是指人們在進(jìn)行辦公的時候把計算機(jī)當(dāng)做辦公的主要方式，利用計算機(jī)來進(jìn)行辦公不僅可以提高人們?nèi)粘＿M(jìn)行辦公的效率，同時還能夠減少人們在檔案管理中出現(xiàn)的誤差，提高檔案管理的質(zhì)量。本文就辦公自動化對檔案管理互動效應(yīng)的實(shí)際應(yīng)用進(jìn)行分析，希望能夠讓辦公自動化應(yīng)用的范圍變得越來越廣。

關(guān)鍵詞：辦公自動化；檔案管理；互動效應(yīng)；實(shí)踐；分析

在實(shí)際的工作過程中，人們利用計算機(jī)技術(shù)來進(jìn)行辦公已經(jīng)成為了非常普遍的現(xiàn)象，同時自動化辦公技術(shù)也給企業(yè)帶來了一次技術(shù)上的變革，辦公自動化在企業(yè)中的應(yīng)用，給傳統(tǒng)的辦公方式帶來非常大的沖擊，其中所有沖擊中最大就是檔案管理工作，傳統(tǒng)的檔案管理工作都是通過手工錄入的方式來進(jìn)行檔案管理的，辦公自動化的應(yīng)用不僅讓檔案的錄入方式由手工錄入變成了計算機(jī)錄入的方式，同時也賦予了檔案管理一個全新的理念，改變了傳統(tǒng)檔案管理的檢索、傳遞和記錄等方式，檔案管理的這種改變不僅讓檔案管理變得更加智能化，同時也讓檔案管理的工作上升到了一個新的臺階。

本文通過對辦公自動化的深入理解，并且就辦公自動化對檔案管理互動效應(yīng)的實(shí)踐分析進(jìn)行了詳細(xì)闡述，希望能夠起到拋磚引玉的效果，使同行相互探討共同提高，進(jìn)而為我國的辦公自動化發(fā)展添磚加瓦。

1 辦公自動化的概念

辦公自動化的發(fā)展離不開科技的進(jìn)步，辦公柜自動化不僅滿足了人們對辦公需求，其主要是將計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能和現(xiàn)代化辦公相結(jié)合形成的一種新的辦公方式，這種辦公方式不僅結(jié)合了非常先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，同時其的生命力和活躍性也是非常強(qiáng)的，可以說現(xiàn)代化辦公技術(shù)就是現(xiàn)代信息化發(fā)展的一個產(chǎn)物，辦公自動化在各個行業(yè)中得到了非常廣泛的應(yīng)用，在一定程度上辦公自動不僅加快了社會發(fā)展的步伐，同時辦公自動化也有利于社會的穩(wěn)定發(fā)展。

2 檔案管理在辦公自動化環(huán)境中的主要工作內(nèi)容

2.1 文字管理工作

在檔案管理工作過程中，要接觸許多文字工作，在計算機(jī)中加工處理、存儲，可以做到及時查詢、分析、修改、協(xié)助決策活動。

2.2 信息管理工作

檔案管理的主要工作就是要對信息進(jìn)行技術(shù)的處理、采集、提煉出檔案信息中的有用價值等工作，而在這其中最重要的就是檔案信息的采集工作，其不僅是整個檔案管理工作的起點(diǎn)，也是展開所有檔案管理工作的基礎(chǔ)，如果在進(jìn)行檔案管理的過程中，檔案管理的工作人員如果不能夠及時的對信息進(jìn)行采集，然后及時的報送，這主要是因?yàn)闄n案管理的信息在很多的時候都有著非常強(qiáng)的時效性，只有及時的提煉出信息中的有效信息并加以利用，才能讓檔案管理在企業(yè)中國的地位得到提升，避免出現(xiàn)信息失效現(xiàn)象的發(fā)生，企業(yè)在進(jìn)行檔案管理的時候，通常情況下采集的信息主要是文字、語音、圖像、圖表等方式，辦公自動化在應(yīng)用之后不僅提高檔案信息的質(zhì)量，同時也拓寬了檔案信息的獲取途徑，讓檔案信息在進(jìn)行收集的時候，可以通過信息網(wǎng)絡(luò)來取得需要的信息。

2.3 檔案管理工作

在辦公自動化環(huán)境中，檔案管理對檔案管理的工作表現(xiàn)在整理，保管和保密上。檔案管理人員在計算機(jī)上制作，接收文件，電子檔案便應(yīng)運(yùn)而生。電子檔案包括磁盤，軟盤和光盤等儲存介質(zhì)，檔案管理人員在保存諸如此類的信息時，首先要將信息文件分門別類，建立一個文件夾，將這些內(nèi)容保存在適當(dāng)?shù)慕橘|(zhì)上；確定的標(biāo)識全宗名；劃分全宗群；進(jìn)行編號和排列。另外不要忘記在人機(jī)界面上建立“邏輯目錄樹”的結(jié)構(gòu)。

3 辦公自動化對檔案管理的作用

3.1 提高工作效率

信息時代的到來，為信息的采集、傳輸、處理提出了新的要求。檔案管理人員的工作效率要想提高，只有引進(jìn)高科技。當(dāng)代的社會現(xiàn)狀，計算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)、通信技術(shù)迅猛發(fā)展并緊密結(jié)合，為提高工作效率，改善辦公管理提供了條件。同時，中文處理技術(shù)、信息系統(tǒng)技術(shù)、計算機(jī)軟件開發(fā)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、人工智能技術(shù)、管理方法學(xué)和行為科學(xué)的發(fā)展，也不檔案管理工作提供了許多便利。正是各種科學(xué)和技術(shù)的發(fā)展，才促使檔案管理工作效率不斷提高，促使管理向科學(xué)化、規(guī)范化、自動化和高效化的高層次發(fā)展。

3.2 提高辦公質(zhì)量

辦公自動化在實(shí)現(xiàn)高效率的同時并沒有降低其質(zhì)量，相反還在程度上提高了辦公質(zhì)量。辦公自動化依托的是當(dāng)代的計算機(jī)技術(shù)，利用計算機(jī)強(qiáng)大的信息處理技能來實(shí)現(xiàn)信息高效、精準(zhǔn)地處理。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，檔案管理必須在紙張上用筆起草、核算、修改等，整個流程是單線程的，而且由于人自身的因素，整個過程中難免會發(fā)生錯漏。但是在辦公自動化的辦公環(huán)境下，信息處理系統(tǒng)能夠最大程度上避免這些疏漏。事實(shí)上，利用計算機(jī)進(jìn)行文件復(fù)制、傳輸，出錯率極低。

3.3 檔案管理工作模式的演變

檔案管理工作未實(shí)行自動化時，只是簡單，重復(fù)，機(jī)械的體力勞動，所需動腦的也只是簡單的，常人所有的思維活動，基本不需要高難度復(fù)雜的思維活動，基本上全是“體力勞動”。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，工作逐漸高效化，特別是自動化的應(yīng)用，給檔案管理的工作帶來了極大的方便。這時人們?yōu)樽非蟾叩男?，以省出時間去考慮其它事。從而人們就需動腦考慮有關(guān)軟件的升級，開發(fā)，引進(jìn)新的設(shè)備。如何才能更有效的進(jìn)行工作？這就需大量的，復(fù)雜的基于簡單思維的基礎(chǔ)上的高難度思維工作。從而工作的就逐漸轉(zhuǎn)變到腦力的使用上，檔案管理人員的實(shí)質(zhì)也隨之產(chǎn)生了變化，從繁重的體力勞動中脫離出來后，帶來了思維的高度開發(fā)，思維能力由此變活躍，有更多的時間向領(lǐng)導(dǎo)提供建議，由“助手”變成“參謀”，自此帶來了質(zhì)的飛躍，這都是檔案管理由“體力勞動”向“腦力勞動”帶來的影響。從而導(dǎo)致檔案管理由。

4 結(jié)束語

綜上所述，在檔案管理的發(fā)展過程中，檔案辦公自動化不僅加快了檔案發(fā)展的速度，同時也讓檔案在企業(yè)中地位得到了提升，彌補(bǔ)了傳統(tǒng)檔案管理過程中的不足。改革開放以來，我國行業(yè)間市場的競爭已經(jīng)變得越來越殘酷了，在市場的競爭過程中，我們可以知道企業(yè)之間市場的競爭，從根本上來講更多的是各個企業(yè)之間對于人才的競爭。在挖掘人才方面檔案管理有著非常大的優(yōu)勢，因?yàn)闄n案管理本身就是一個挖掘人才的途徑，因此我們必須要重視檔案管理的發(fā)展，只是有這樣檔案管理才能發(fā)展出更大的價值，才能在根本上提高企業(yè)的市場競爭力。

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