芻議物業(yè)公司內(nèi)控管理

許開來

摘 要： 加強(qiáng)內(nèi)部控制建設(shè)，為物業(yè)企業(yè)的發(fā)展提供了良好的發(fā)展契機(jī)，必須要構(gòu)建內(nèi)控制度，加強(qiáng)信息溝通，監(jiān)督企業(yè)各項經(jīng)濟(jì)管理活動。下文中，筆者將結(jié)合個人參與物業(yè)公司內(nèi)控管理的經(jīng)驗，分析現(xiàn)階段國內(nèi)物業(yè)公司內(nèi)控管理工作的現(xiàn)狀與問題，并提出解決的方法。

關(guān)鍵詞： 內(nèi)控管理；財務(wù)部門；物業(yè)公司

經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會進(jìn)步，極大地促進(jìn)了物業(yè)公司的生存與發(fā)展，而加強(qiáng)內(nèi)部控制建設(shè)的重要性也越來越突出，已經(jīng)成為了企業(yè)各項經(jīng)營管理活動順利進(jìn)行的重要保障。加強(qiáng)內(nèi)部控制建設(shè)，可以提高物業(yè)企業(yè)的整體競爭實力，提高防范財務(wù)風(fēng)險的能力和水平，進(jìn)而將物業(yè)企業(yè)提升到全新的發(fā)展高度。

1、物業(yè)公司的內(nèi)控管理現(xiàn)狀與問題

1.1內(nèi)控管理缺乏實效

在內(nèi)部控制中，控制活動是不可或缺的組成部分，保證企業(yè)管理者采取可行措施加強(qiáng)風(fēng)險管理，并與企業(yè)整體目標(biāo)達(dá)成一致，加強(qiáng)到企業(yè)眾多職能部門的發(fā)展。然而現(xiàn)階段，一些物業(yè)企業(yè)缺少清晰、明確的職務(wù)分工，授權(quán)比較模糊，并且預(yù)算管理控制執(zhí)行力度嚴(yán)重不足，缺少完善的激勵機(jī)制的構(gòu)建，存在著極大的安全隱患。

1.2各職能部門之間缺乏交流與配合

內(nèi)部控制實施的一項重要條件是信息溝通與交流，是提高內(nèi)部控制效率的重要影響因素。信息存在于企業(yè)各個層次之中，為識別與應(yīng)對潛在風(fēng)險提供了極大的便利。然而，一些物業(yè)企業(yè)缺少嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾斫Y(jié)構(gòu)，決策也比較多樣化，加大了企業(yè)諸多部門之間的信息收集的難度，相應(yīng)的信息反饋機(jī)制也較不完善。由于各個職能部門的信息溝通不暢，一旦潛在風(fēng)險借此趁虛而入，沒有及時進(jìn)行對外披露，將會造成企業(yè)嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失。

1.3內(nèi)控管理缺乏有效監(jiān)督

通過企業(yè)監(jiān)督活動的開展，可以給予內(nèi)部控制強(qiáng)大的保障，有助于進(jìn)一步完善內(nèi)部控制，有效執(zhí)行內(nèi)部控制?，F(xiàn)階段，企業(yè)內(nèi)部審計獲得了長足的發(fā)展和進(jìn)步，各個企業(yè)積極設(shè)置內(nèi)部審計機(jī)構(gòu)，但是卻存在著一些缺陷和漏洞。主要表現(xiàn)為：內(nèi)部審計人員極容易受到其他職能部門的管制和約束，其獨(dú)立性與權(quán)威性尚未充分得以體現(xiàn)，影響著內(nèi)部審計人員監(jiān)督職能的發(fā)揮。

2、物業(yè)公司內(nèi)控管理的策略分析

某物業(yè)管理有限公司為例，該公司成立時間有二十多年，以推動產(chǎn)業(yè)園區(qū)戰(zhàn)略發(fā)展、產(chǎn)業(yè)園服務(wù)創(chuàng)新為核心，并致力于為業(yè)戶提供高品質(zhì)的物業(yè)管理專業(yè)服務(wù)。該企業(yè)在不斷探索與實踐中，積極推動內(nèi)部控制的實施與運(yùn)作，主要從內(nèi)部控制環(huán)境、控制活動、信息溝通以及內(nèi)部監(jiān)督等環(huán)節(jié)開始著手，將信息技術(shù)與業(yè)務(wù)有機(jī)結(jié)合，通過文檔和數(shù)據(jù)記錄公司資料傳遞信息，有效提升了企業(yè)管理效率，并應(yīng)用ERP系統(tǒng)，加快信息傳遞速度。在內(nèi)部監(jiān)督控制方面，該企業(yè)不定期檢查各項制度的落實情況，促進(jìn)了內(nèi)部控制制度的正常運(yùn)作，將資產(chǎn)和流動資金等作為監(jiān)督重點(diǎn)，規(guī)范了員工管理行為，已經(jīng)取得了良好的實施效果，大大提升了企業(yè)自身的服務(wù)水平。

2.1構(gòu)建全面的內(nèi)控管理機(jī)制

物業(yè)企業(yè)各個部門要做到各司其職、分工協(xié)作，構(gòu)建完善的內(nèi)部控制制度，企業(yè)管理者要樹立高度的責(zé)任觀念，對各個環(huán)節(jié)存在的潛在風(fēng)險進(jìn)行深入分析，加強(qiáng)風(fēng)險識別與評估，構(gòu)建完善的業(yè)務(wù)流程。管理部門要定期開展應(yīng)急模擬演練培訓(xùn)，保證工作人員較高的專業(yè)素養(yǎng)與應(yīng)變能力，將潛在風(fēng)險保持在萌芽狀態(tài)內(nèi)，也可以通過購買保險的方式來分擔(dān)風(fēng)險。同時，物業(yè)企業(yè)要嚴(yán)格管理服務(wù)的細(xì)微之處，避免由于細(xì)節(jié)問題而引發(fā)潛在風(fēng)險的發(fā)生。例如：對于一些特殊位置來說，如電梯和線路等，企業(yè)要積極設(shè)置警示牌，安排專人看管，以防安全事故的發(fā)生。而對于業(yè)主來說，要實施刷卡進(jìn)入模式，短期居住人員要辦理臨時進(jìn)出卡，創(chuàng)建健康穩(wěn)定的小區(qū)環(huán)境。

2.2加強(qiáng)內(nèi)控風(fēng)險管理

在物業(yè)管理服務(wù)中，物業(yè)企業(yè)要樹立高度的風(fēng)險防范觀念，構(gòu)建相應(yīng)的風(fēng)險控制體系。企業(yè)要定期開展風(fēng)險管理知識培訓(xùn)與普及工作，將風(fēng)險管理程序規(guī)范化，確定可行的風(fēng)險管理目標(biāo)，定期進(jìn)行跟蹤檢查，做到及時發(fā)現(xiàn)問題并解決問題。結(jié)合各個階段和各類風(fēng)險，要采取可行的風(fēng)險控制策略。在物業(yè)管理方案的編制工作中，要進(jìn)行可行性研究論證，結(jié)合各個物業(yè)項目類型，了解客戶實際消費(fèi)能力和水平，確定配套可行的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和服務(wù)價格，為企業(yè)管理者的決策提供參考依據(jù)。此外，要做好風(fēng)險防范工作。首先，在風(fēng)險的事前控制中，物業(yè)企業(yè)要設(shè)置專門的風(fēng)險控制與管理部門，深入分析與評估可能面臨的風(fēng)險，確定中期、長期的風(fēng)險管理計劃，強(qiáng)化員工的風(fēng)險防范意識。其次，在風(fēng)險的事中控制中，要加強(qiáng)與合作伙伴進(jìn)行企業(yè)間的人力、資金以及技術(shù)等交流合作，將風(fēng)險轉(zhuǎn)移出去。最后，在風(fēng)險的事后控制，要制定可行的風(fēng)險管理報告，綜合分析與考量風(fēng)險管理的計劃、操作過程以及結(jié)果等。

2.3建立信息化的內(nèi)控管理系統(tǒng)

對于物業(yè)管理工作來說，具有涉及面廣、政策性強(qiáng)、技術(shù)應(yīng)用復(fù)雜等特點(diǎn)，采用以往傳統(tǒng)人工管理方式，將會加重管理成本，成本控制、內(nèi)部溝通等方面的管理難度與日俱增。在現(xiàn)代信息技術(shù)的強(qiáng)大推動下，無人化管理、無紙化辦公以及社區(qū)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)等得到了廣泛的應(yīng)用，所以必須要加強(qiáng)采用網(wǎng)絡(luò)化的信息傳輸機(jī)制，確保資源的共享利用率的穩(wěn)步提升，為項目提升了利潤空間，進(jìn)而為物業(yè)管理效率的提升創(chuàng)造有利條件。構(gòu)建圍繞傳統(tǒng)社區(qū)服務(wù)、多媒體社區(qū)服務(wù)信息網(wǎng)以及互聯(lián)網(wǎng)等三位一體的新型社區(qū)物業(yè)管理信息系統(tǒng)。在信息化建設(shè)中，完善的業(yè)主管理功能，以房間為單位，對當(dāng)前及歷史的業(yè)主及住戶信息進(jìn)行認(rèn)真記錄，記錄房間驗收的具體狀況和驗收資料的領(lǐng)取情況；強(qiáng)大的收費(fèi)管理功能，支持管理費(fèi)、垃圾清理費(fèi)等定期帳單的自動生成。

2.4部門之間的配合與溝通

物業(yè)企業(yè)各個部門之間要保持密切的交流與協(xié)作，解決信息傳遞滯后問題。并且在信息技術(shù)的強(qiáng)大推動下，企業(yè)要加強(qiáng)現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用，應(yīng)用好ERP系統(tǒng)，有效管理物業(yè)各項收入、原材料采購、供暖成本支出等業(yè)務(wù)流程。利用ERP也可以明細(xì)核算物業(yè)企業(yè)不同的物業(yè)服務(wù)項目，確保公共費(fèi)用分?jǐn)偟暮侠硇裕骷?xì)核算各個項目收入、成本以及利潤情況，提高企業(yè)資金效率。同時，遠(yuǎn)程監(jiān)控異地項目原材料、物品采購、庫存等情況，對不同供應(yīng)商的采購價格進(jìn)行深入對比，選擇質(zhì)優(yōu)價廉的采購商品。在項目部門的日常維修中，要準(zhǔn)確核算維修成本，比如維修人員工資、維修領(lǐng)用的材料等，為維修進(jìn)度與維修支出等提供了極大的便利。

2.5做好內(nèi)控管理的監(jiān)督工作

物業(yè)企業(yè)要全面監(jiān)督與評價內(nèi)部控制問題，在業(yè)務(wù)活動開展過程中，要構(gòu)建嚴(yán)密的監(jiān)控防線，明確權(quán)責(zé)范圍，設(shè)置內(nèi)部審計機(jī)構(gòu)，并賦予其高度的獨(dú)立性與權(quán)威性，充分發(fā)揮出內(nèi)部審計的監(jiān)督職能，將內(nèi)審提出的整改意見予以有效落實。也可以利用專項審計方法來落實內(nèi)控監(jiān)督，必要時要邀請外部審計來就企業(yè)內(nèi)部各個管理階段進(jìn)行內(nèi)控評價，并提出一些指導(dǎo)性的意見和想法，進(jìn)而為企業(yè)內(nèi)部控制建設(shè)水平的提升提供保障。

綜上所述，加強(qiáng)內(nèi)部控制建設(shè)是物業(yè)企業(yè)各項管理工作的重中之重，在企業(yè)發(fā)展中占據(jù)著顯著的地位，備受企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的高度重視與關(guān)注。市場競爭環(huán)境變化莫測，物業(yè)企業(yè)要想在激烈的行業(yè)競爭中脫穎而出，獲得較高的競爭份額，就必須要高度重視內(nèi)部控制問題，不斷提升內(nèi)部控制水平，確保企業(yè)資金周轉(zhuǎn)率的穩(wěn)步提升，為物業(yè)企業(yè)贏取更多的經(jīng)濟(jì)利潤。

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