企業(yè)費(fèi)用報銷審核制度的建立

摘 要：為了加強(qiáng)公司內(nèi)部管理，規(guī)范公司財務(wù)報銷行為，合理控制費(fèi)用支出，需要企業(yè)建立完善的費(fèi)用報銷制度，也需要費(fèi)用報銷專員在審核報銷單據(jù)時嚴(yán)格把控，保證各項(xiàng)票據(jù)的合法合規(guī)。本文將以借貸寶公司為例，介紹企業(yè)費(fèi)用報銷制度的有關(guān)內(nèi)容。

關(guān)鍵詞：費(fèi)用報銷；核票專員；合法合規(guī)

一、費(fèi)用報銷審核專員崗位描述

1、主要是負(fù)責(zé)日常員工費(fèi)用的報銷審核

目前費(fèi)用報銷系統(tǒng)有三個不同體系，分別是人人行BPM體系（包含人人行及其他絕大部分小主體，費(fèi)用報銷處理時間為每周一三五）、九派BPM體系（費(fèi)用報銷處理時間為每月兩次，于隔周周四15：00-17：00處理）、九鈦BPM體系（費(fèi)用報銷處理時間為每月兩次，于隔周周四15：00-17：00處理）。雖然有三個BPM系統(tǒng)，但所執(zhí)行的審核標(biāo)準(zhǔn)和流程是完全統(tǒng)一的。

2、費(fèi)用報銷付款后的賬務(wù)處理

由于企業(yè)的業(yè)務(wù)規(guī)模較大，子公司數(shù)量眾多，公司員工達(dá)到了1433人，相應(yīng)的費(fèi)用支出和報銷規(guī)模也相當(dāng)之大，單就人人行科技這一個大核算主體而言，費(fèi)用報銷數(shù)量一個月就可達(dá)1000筆左右。在BPM費(fèi)用報銷流程全部流轉(zhuǎn)結(jié)束之后，最后一個出納付款節(jié)點(diǎn)會在BPM系統(tǒng)自動形成機(jī)制憑證，并關(guān)聯(lián)至浪潮財務(wù)軟件。這一功能大大減少了會計入賬的工作量。在這樣的費(fèi)用報銷規(guī)模下，在提報流程的一開始，正確選擇費(fèi)用明細(xì)科目（如：職工福利費(fèi)、市內(nèi)交通費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)等）就成為重中之重，而在形成機(jī)制憑證的時候，會計則需要正確選擇費(fèi)用和成本科目，因?yàn)楣静煌牟块T發(fā)生的不同費(fèi)用要根據(jù)業(yè)務(wù)實(shí)質(zhì)選擇管理費(fèi)用、銷售費(fèi)用或者主營業(yè)務(wù)成本，而不能簡單粗暴的全部歸集為管理費(fèi)用，這樣就不利于遵守會計核算的準(zhǔn)確性和實(shí)質(zhì)性。

3、對BPM系統(tǒng)中有關(guān)費(fèi)用報銷流程的優(yōu)化提出建設(shè)性意見，與技術(shù)人員對接不斷完善報銷流程及系統(tǒng)，提高費(fèi)用報銷效率，縮短報銷時間，實(shí)現(xiàn)報銷處理的全流程自動化和信息化。

4、同時負(fù)責(zé)會計憑證的整理、裝訂與保存歸檔。

5、增值稅發(fā)票抵扣聯(lián)的保管、登記與認(rèn)證，增值稅發(fā)票的開具。

6、協(xié)助各會計完成其他核算和對賬工作。

二、費(fèi)用類型

通常根據(jù)公司的實(shí)際情況，將費(fèi)用報銷分為招待費(fèi)用、交通費(fèi)用、辦公費(fèi)用（辦公用品、印刷費(fèi)、郵寄費(fèi)等）、通訊費(fèi)用、會議費(fèi)、教育經(jīng)費(fèi)及培訓(xùn)費(fèi)用、差旅費(fèi)用、辦公場所費(fèi)用（房租、物業(yè)費(fèi)、裝修費(fèi)、水電費(fèi)、寬帶費(fèi)、電話費(fèi)）、招聘費(fèi)用、廣告宣傳及公關(guān)活動費(fèi)、勞務(wù)費(fèi)、捐贈支出、職工福利費(fèi)（補(bǔ)充醫(yī)療保險及意外險、加班餐費(fèi)、團(tuán)建費(fèi)、體檢費(fèi)、醫(yī)藥費(fèi)、節(jié)日及生日福利等）、固定資產(chǎn)采購、借款等。

三、費(fèi)用報銷基本制度

1、各部門費(fèi)用均應(yīng)當(dāng)按照預(yù)算進(jìn)行控制，遵循“無預(yù)算不開支，有預(yù)算不超支”的原則進(jìn)行預(yù)算限額管理。

2、報銷人必須取得合法有效的報銷發(fā)票，由稅務(wù)局監(jiān)制并真實(shí)、有效、可查。

3、所有費(fèi)用需在公司規(guī)定范圍內(nèi)且與業(yè)務(wù)相關(guān)的前提下報銷。

4、所有費(fèi)用報銷時應(yīng)嚴(yán)格區(qū)分費(fèi)用歸屬類型，區(qū)分個人費(fèi)用、部門費(fèi)用、委員會費(fèi)用、公共費(fèi)用并在BPM提報時對應(yīng)選擇費(fèi)用歸屬類型。不同歸屬類型的費(fèi)用必須分開提報，如歸屬類型選擇錯誤財務(wù)部將予以退回。

個人費(fèi)用一般包括市內(nèi)交通費(fèi)、差旅費(fèi)、加班餐費(fèi)、體檢費(fèi)等，部門費(fèi)用一般包括郵寄費(fèi)、印刷費(fèi)、辦公用品費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)、會議費(fèi)、團(tuán)建費(fèi)、招聘費(fèi)用等，委員會費(fèi)用一般包括會議費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)、團(tuán)建費(fèi)、廣告宣傳及公關(guān)活動費(fèi)等，公共費(fèi)用一般包括房租、物業(yè)、水電、裝修、寬帶費(fèi)、電話費(fèi)、節(jié)日及生日福利等，具體根據(jù)實(shí)際發(fā)生情況區(qū)分。

四、費(fèi)用報銷單填寫及票據(jù)粘貼要求

1、報銷單據(jù)填寫應(yīng)力求整潔美觀，不得隨意涂改；

2、票據(jù)粘貼使用報銷粘貼單（A5紙），各票據(jù)不得突出于粘貼單（票據(jù)過大時應(yīng)按粘貼單大小折疊好）；

3、各票據(jù)應(yīng)均勻貼在報銷粘貼單上，并在粘貼單右上角寫明姓名、部門、單號、金額、附件張數(shù)等信息，整份報銷單各部分厚度應(yīng)盡量保持一致；

4、若報銷票據(jù)面積大小相同或相似（如車票等），需有層次序列粘貼；

5、報銷票據(jù)在粘貼時，確保審核人能夠清楚地審閱到報銷單據(jù)的金額；

6、報銷單各項(xiàng)目應(yīng)填寫完整，大小寫金額一致，注明附件張數(shù)；

7、每筆報銷票據(jù)必需提供實(shí)際發(fā)生事由（如有附件必須在流程中提交掃描附件）；

8、所有發(fā)票抬頭均需準(zhǔn)確開具公司名稱并加蓋清晰的開票單位發(fā)票專用章（財務(wù)專用章不能給予報銷），增值稅專用發(fā)票需準(zhǔn)確填寫發(fā)票上各項(xiàng)信息；

9、提交報銷時，須將增值稅專用發(fā)票抵扣聯(lián)及時當(dāng)面遞交財務(wù)部；遞交到財務(wù)部的增值稅專用發(fā)票均須在紙制報銷單登記表上進(jìn)行登記，財務(wù)部對未進(jìn)行登記的發(fā)票不具有保管義務(wù)；

10、在報銷過程中遇到制度中的未提及事項(xiàng)，可事先與財務(wù)部報銷專員聯(lián)系。

五、費(fèi)用報銷審核注意事項(xiàng)

1、費(fèi)用報銷審核專員的工作不僅要求認(rèn)真，而且為人處世也是一門要懂的學(xué)問，待人接物也是事業(yè)向前發(fā)展的一道瓶頸，工作的能力硬實(shí)力要具備，而工作的軟實(shí)力服務(wù)態(tài)度更要注意。更何況費(fèi)用報銷工作的性質(zhì)，使得自己每天要接觸不少報銷的同事，出于專業(yè)角度和公司利益我們會對報銷人的單據(jù)做出各種審批結(jié)果，有的報銷單據(jù)會因?yàn)椴缓弦?guī)而被多次退回，報銷的同事也會因?yàn)闊o法理解財務(wù)工作的要求而與我們產(chǎn)生爭執(zhí)，這就要求我們費(fèi)用審核專員在工作過程中既要保證費(fèi)用報銷合法合規(guī)，又要提高工作效率，做出人性化處理。從另一個方面說，雖然費(fèi)用報銷審核專員的崗位業(yè)務(wù)比較單一和簡單，卻是財務(wù)部門與其他部門同事接觸最多的一個崗位，費(fèi)用審核專員工作態(tài)度如何則會直接影響到整個財務(wù)部門的形象，這個過程要求財務(wù)人員學(xué)會與人相處，靈活應(yīng)變，一句話概括就是“禮貌的say no”。

2、要求專員有較強(qiáng)的專業(yè)素養(yǎng)和勝任能力，在工作中不斷加強(qiáng)專業(yè)知識的學(xué)習(xí)，也要關(guān)注國家政策法規(guī)有關(guān)財務(wù)、審計、稅務(wù)和經(jīng)濟(jì)方面的變化，不斷加強(qiáng)個人職業(yè)素養(yǎng)。

3、費(fèi)用報銷審核專員應(yīng)當(dāng)以企業(yè)的利益為己任，不亂用職權(quán)，不無視法規(guī)和公司制度，嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)制度規(guī)定。財務(wù)工作者不僅僅是服務(wù)者更是企業(yè)的監(jiān)管者，這要求我們財務(wù)工作者必須樹立崇高的職業(yè)道德。

參考文獻(xiàn)：

[1] 關(guān)靜.企業(yè)費(fèi)用報銷監(jiān)管存在的問題及解決措施.煉油與化工.2016

[2] 鐘琴.試析企業(yè)費(fèi)用報銷監(jiān)管問題及對策.財經(jīng)界.2015

[3] 錢亦君.網(wǎng)絡(luò)費(fèi)用報銷管理系統(tǒng)的設(shè)計與實(shí)現(xiàn).信息安全與技術(shù).2013

作者簡介：

李越（1991-）男，山西陽泉人，研究方向：會計實(shí)務(wù).