檢察機(jī)關(guān)訴訟檔案的建設(shè)和管理分析

唐麗萍

摘 要：檢察機(jī)關(guān)需要集中統(tǒng)一管理訴訟檔案，促進(jìn)訴訟檔案保持著良好的安全性和完整性，為后續(xù)有效利用，為國家積累史料，發(fā)揮積極作用。檢察機(jī)關(guān)開展訴訟檔案的建設(shè)和管理工作，需要嚴(yán)格遵循國家相關(guān)法律法規(guī)，按照規(guī)定和要求，結(jié)合實(shí)際工作情況，切實(shí)有效提升整體工作水平。本文主要是從檢察機(jī)關(guān)訴訟檔案的基本情況入手，重點(diǎn)分析其內(nèi)涵和工作任務(wù)，并詳細(xì)分析現(xiàn)階段工作中存在著的不足，提出了一些科學(xué)有效的改進(jìn)策略，為全面提升檢察機(jī)關(guān)訴訟檔案建設(shè)管理水平提供借鑒和參考。

關(guān)鍵詞：檢察機(jī)關(guān)；訴訟檔案；建設(shè)；管理；策略

前言

檢察機(jī)關(guān)訴訟檔案，是檢察工作實(shí)際進(jìn)行過程中的重要內(nèi)容，會(huì)直接影響到檢察工作開展的科學(xué)性和合理性情況。訴訟檔案針對(duì)檢察機(jī)關(guān)的具體檢察活動(dòng)進(jìn)行全程記錄，是推進(jìn)檢察工作順利開展的必要前提，全面有效的管理好訴訟檔案，同樣是檢察業(yè)務(wù)工作中的重要組成部分。

1.檢察機(jī)關(guān)訴訟檔案的基本情況

1.1內(nèi)涵

檢察機(jī)關(guān)訴訟檔案，是人民檢察院以辦理案例為目的，依法進(jìn)行訴訟活動(dòng)所形成、具有查考利用價(jià)值，并按照有關(guān)規(guī)定立卷歸檔，集中保管的訴訟文書、聲像材料及其它材料的總和[1]。檢察機(jī)關(guān)在日常的檢察工作中，全程記錄檢察活動(dòng)的各方面情況，為后續(xù)的案件處理工作提供重要依據(jù)，同時(shí)承載著檢察業(yè)務(wù)工作的實(shí)際成績，還是國家重要的檔案資源之一。

1.2基本工作任務(wù)

檢察機(jī)關(guān)訴訟檔案管理部門在日常的工作過程中，承擔(dān)著管理各項(xiàng)訴訟檔案的重要任務(wù)，首先，需要針對(duì)本機(jī)關(guān)內(nèi)部的全部檔案進(jìn)行全面有效的管理，并給檢察干警提供積極的利用前提。其次，訴訟檔案管理部門需要將各個(gè)業(yè)務(wù)部門的訴訟文書材料，開展收集和管理工作，重點(diǎn)需要指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查好這些材料的立卷歸檔工作內(nèi)容。再者，訴訟檔案管理部門還需要鑒定和整理各項(xiàng)檔案材料。

2.建設(shè)管理中的不足

2.1訴訟檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，管理理念較為落后

檢察機(jī)關(guān)對(duì)于訴訟檔案管理方面的關(guān)注度不斷提升，但是不容忽視的，還存在著很多基層檢察機(jī)關(guān)沒有充分意識(shí)到該項(xiàng)工作的重要意義，一些檢察干警較為重視“辦案”業(yè)務(wù)，但是在訴訟檔案管理方面重視程度不夠高，多是認(rèn)為收集立卷工作是相關(guān)檔案管理人員的職責(zé)，沒有按照相關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，全面細(xì)致的檢查本部門的收集立卷工作。檢察干警沒有做好日常的訴訟檔案收集和整理工作，將會(huì)增加檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)，并且很多檢察院缺乏著專業(yè)性的檔案技術(shù)復(fù)合型人才，相應(yīng)的檔案部門的監(jiān)督工作不夠到位，影響到了訴訟檔案的實(shí)際管理效果。同時(shí)需要注意到，很多檢察院訴訟檔案建設(shè)管理過程中，工作理念不夠先進(jìn)，沒有形成科學(xué)化的管理模式，相應(yīng)的建設(shè)管理手段較為單一，無法全面提升整體管理工作水平。

2.2訴訟檔案材料收集不夠充分，檔案建設(shè)質(zhì)量較差

想要全面有效推進(jìn)檢察機(jī)關(guān)訴訟檔案建設(shè)管理工作順利開展，需要在日常的檢察活動(dòng)過程中，做好各項(xiàng)訴訟檔案材料的收集工作。而現(xiàn)階段一些檢察院訴訟檔案建設(shè)質(zhì)量不高，主要是體現(xiàn)在了以下幾個(gè)方面：第一，國內(nèi)法律體系還不夠十分的健全，隨著社會(huì)進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)發(fā)展，很多法律法規(guī)更是無法適應(yīng)實(shí)際需求，并且很多檢察干警沒有充分重視檔案管理工作，導(dǎo)致實(shí)際工作中訴訟文書材料歸檔不夠及時(shí)，檔案材料本身的質(zhì)量較差，比如說存在著較多的缺項(xiàng)、漏項(xiàng)以及錯(cuò)誤情況，影響到了檔案的總體建設(shè)效果。第二，文書材料歸檔過程中的檢查工作不夠到位，部分案卷之中缺乏相關(guān)材料，再加上案卷內(nèi)部的材料在排列順序方面較為混亂，存在著較多重復(fù)或者說與案件本身無關(guān)的材料。案件承辦人員在編寫法律文書方面，編號(hào)不夠準(zhǔn)確，封面填寫不夠規(guī)范，缺少相關(guān)責(zé)任人的簽名，給后續(xù)歸檔工作增加難度。

2.3訴訟檔案建設(shè)管理信息化建設(shè)水平不高

現(xiàn)代信息化技術(shù)的持續(xù)更新和進(jìn)步，為當(dāng)前檢察機(jī)關(guān)訴訟檔案建設(shè)管理工作提供了良好的前提條件。當(dāng)前很多檢察機(jī)關(guān)訴訟檔案信息化管理工作只是處在了條目管理的階段上，對(duì)于全部檔案材料的管理存在著較多不足，在信息檢索方面工作不夠到位，一些單位僅僅采用Word、Excel以及單機(jī)版管理軟件開展檢索工作，檢索工作不夠流暢，給檔案查找工作造成了較大困難，也沒有實(shí)現(xiàn)信息資源共享的良好目標(biāo)。檢察機(jī)關(guān)單位在電子文檔方面的重視程度不夠高，多是按照著相關(guān)規(guī)定進(jìn)行收集，沒有做好全面有效的開發(fā)和利用工作，在信息資源整合和利用方面不夠到位[2]。

3.良好工作策略

面對(duì)現(xiàn)階段檢察機(jī)關(guān)訴訟檔案實(shí)際建設(shè)管理過程中存在著的不足之處，檢察機(jī)關(guān)需要培養(yǎng)出大量的專業(yè)檔案技術(shù)管理人才，優(yōu)化訴訟檔案管理模式，豐富管理工作手段，切實(shí)強(qiáng)化和提升整體工作水平。

3.1健全訴訟檔案管理制度，轉(zhuǎn)變管理觀念

推進(jìn)訴訟檔案管理工作順利開展，檢察機(jī)關(guān)首先需要轉(zhuǎn)變?cè)V訟檔案建設(shè)管理觀念，檢察干警都需要充分意識(shí)到訴訟檔案建設(shè)管理工作的重要性，在日常的工作過程中自覺投入到案卷文書材料的收集和歸檔工作中，減少工作失誤的情況出現(xiàn)。強(qiáng)化訴訟檔案管理意識(shí)和法制觀念，以嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)要求自己，切實(shí)提升工作效率。其次，建立健全訴訟檔案管理制度，針對(duì)具體檔案建設(shè)管理過程中的各項(xiàng)環(huán)節(jié)進(jìn)行全面有效的控制，設(shè)立科學(xué)明確的工作規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，給相關(guān)檢察干警和檔案管理人員提供行為指導(dǎo)，保證各個(gè)工作環(huán)節(jié)都順利進(jìn)行。再者，全面落實(shí)訴訟檔案分級(jí)管理職責(zé)，明確權(quán)責(zé)分工，使得訴訟檔案建設(shè)管理的每項(xiàng)工作任務(wù)都能夠安排到位，保證追責(zé)到人。將訴訟檔案建設(shè)管理工作納入到檢察機(jī)關(guān)的重要議事日程之中，全面推進(jìn)檢查和督促環(huán)節(jié)的順利開展，以物質(zhì)保障推進(jìn)訴訟檔案建設(shè)管理朝著現(xiàn)代化、科學(xué)化的方向發(fā)展。再者，充分調(diào)動(dòng)檢察干警和檔案管理人員的工作積極性和責(zé)任心，需要實(shí)現(xiàn)訴訟檔案建設(shè)管理和檢察院的崗位負(fù)責(zé)制、年中考核的良好掛鉤，促進(jìn)相關(guān)人員以更為飽滿熱情和認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度開展各項(xiàng)工作。

3.2強(qiáng)化訴訟檔案建設(shè)總體質(zhì)量

案件辦理過程中，各項(xiàng)文書材料、檔案資料的形成、積累和整理，是有效推進(jìn)訴訟檔案建設(shè)工作有效有序開展的重要前提和保證。強(qiáng)化訴訟檔案建設(shè)總體質(zhì)量和效果，首先，案件負(fù)責(zé)人需要全程監(jiān)控文書材料的形成和整理工作，保證各項(xiàng)材料的科學(xué)性和準(zhǔn)確性，充分做好檢查工作，對(duì)于不符合規(guī)定的、遺漏的，需要及時(shí)開展改進(jìn)工作。其次，收集各項(xiàng)文書材料之后，需要嚴(yán)格按照相應(yīng)規(guī)定，依照一定順序進(jìn)行排列，通常是按照材料名稱、種類、時(shí)間順序排序的，并且保證各項(xiàng)材料一應(yīng)俱全。案卷封面目錄需要和內(nèi)部材料保持一致，在填寫各項(xiàng)材料名稱和相應(yīng)編號(hào)的時(shí)候，需要采用字跡耐久性較高的墨水進(jìn)行填寫，保證字跡的真實(shí)、準(zhǔn)確、清晰。再者，實(shí)際歸檔各項(xiàng)材料的時(shí)候，需遵照一定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，堅(jiān)持一案一號(hào)的原則，明確相應(yīng)的保管期限[3]。

3.3切實(shí)提升訴訟檔案建設(shè)管理的信息化水平

智能庫房、檔案數(shù)字化的建設(shè)技術(shù)不斷提升，給當(dāng)前檢察機(jī)關(guān)訴訟檔案建設(shè)管理工作提供了技術(shù)支撐。檢察機(jī)關(guān)開展訴訟檔案建設(shè)管理工作，需要充分采用多種先進(jìn)化信息技術(shù)手段，發(fā)揮現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)和作用。首先，建設(shè)數(shù)字化的檔案管理模式，形成完善合理的數(shù)字資源庫，面對(duì)紙質(zhì)材料，需要通過掃描的方式，將其轉(zhuǎn)換為電子形式，不僅便于文檔材料的保存，同時(shí)為后續(xù)的檔案檢索和查驗(yàn)工作提供極大的便利前提，并大大增加了訴訟檔案庫房的總體容量?，F(xiàn)階段檢察機(jī)關(guān)所面臨的訴訟檔案內(nèi)容逐漸增多，復(fù)雜性不斷提升，依靠傳統(tǒng)管理模式，不利于工作效率和工作水平的良好提升。積極采用紙質(zhì)和電子雙重保管的形式和制度，推進(jìn)訴訟檔案電子化管理工作不斷提升。其次，檢察機(jī)關(guān)強(qiáng)化自身檔案管理信息系統(tǒng)及信息平臺(tái)的建設(shè)工作，采用計(jì)算機(jī)、信息化管理的模式，實(shí)現(xiàn)檢察系統(tǒng)內(nèi)部信息資源的全面共享[4]。

4.結(jié)束語

現(xiàn)階段檢察機(jī)關(guān)訴訟檔案建設(shè)管理工作實(shí)際開展過程中，還存在著一定的問題，主要是集中在了訴訟檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，管理理念較為落后，訴訟檔案材料收集不夠充分，檔案建設(shè)質(zhì)量較差，以及檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)不到位。面對(duì)這些情況，檢察機(jī)關(guān)需要積極采用科學(xué)合理的方式和手段加以應(yīng)對(duì)和改進(jìn)，通過健全訴訟檔案管理制度，轉(zhuǎn)變管理觀念，強(qiáng)化訴訟檔案建設(shè)總體質(zhì)量，以及切實(shí)提升訴訟檔案建設(shè)管理的信息化水平，將能夠起到良好的效果。

參考文獻(xiàn)：

[1]侯菲菲. 基層檢察院訴訟檔案管理探析[J]. 檔案管理理論與實(shí)踐-浙江省基層檔案工作者論文集， 2016.

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[3]周衛(wèi)紅， 張霞. 基層檢察機(jī)關(guān)檔案管理信息化建設(shè)問題的探究[J]. 卷宗， 2016， 6（8）：00258-00259.

[4]陳丹蕾. 淺談對(duì)基層檢察機(jī)關(guān)訴訟檔案鑒定與銷毀的思考[J]. 職工法律天地， 2017（8）：290-290.