檔案管理工作的現(xiàn)狀與創(chuàng)新研究

鄒與群

摘 要：新時(shí)期， 我國(guó)各行業(yè)發(fā)展迅速， 檔案能為相關(guān)工作提供依據(jù)， 在各行各業(yè)的發(fā)展中發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用， 然而在很多單位中， 檔案管理工作并沒(méi)有得到重視， 同時(shí)也沒(méi)有完善的管理制度?；诖?，文章首先分析了檔案管理工作的現(xiàn)狀， 主要分析了阻礙開(kāi)展檔案管理工作的因素， 進(jìn)而提出了現(xiàn)階段檔案管理工作創(chuàng)新的主要措施， 希望能夠促進(jìn)檔案管理工作的順利開(kāi)展。

關(guān)鍵詞：檔案管理工作；現(xiàn)狀；創(chuàng)新

引言

隨著現(xiàn)如今企業(yè)改革進(jìn)程的深化發(fā)展，企業(yè)內(nèi)部檔案價(jià)值的利用率也越來(lái)越高，能夠?yàn)槠髽I(yè)的發(fā)展起到重要的輔助作用。信息化社會(huì)推動(dòng)了信息經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，也要求著企業(yè)盡早發(fā)現(xiàn)內(nèi)部檔案管理工作中存在的不足，并及時(shí)創(chuàng)新檔案管理的工作方式，促進(jìn)內(nèi)部檔案管理工作方式的創(chuàng)新，從而在企業(yè)內(nèi)部建立新型檔案管理模式，以便推動(dòng)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

1檔案管理工作的重要意義

1.1有利于單位的行政管理

檔案作為單位的行政工具之一，具有重要的參考價(jià)值，是單位進(jìn)行重大決策的依據(jù)，單位是否具有業(yè)績(jī)或者是否具有較高的管理水準(zhǔn)的重要體現(xiàn)是檔案管理工作是否科學(xué)規(guī)范。檔案資料具有客觀、準(zhǔn)確的特點(diǎn)，作為較好的參考資料，驗(yàn)證過(guò)去工作的得失，單位可以通過(guò)檔案還原歷史，找到可靠的依據(jù)和資料，并借鑒原有的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，對(duì)單位今后的發(fā)展進(jìn)行預(yù)測(cè)，并可根據(jù)檔案深化單位的改革，從而更好地促進(jìn)單位發(fā)展。單位制定任何新的規(guī)章制度，都要參考原有檔案，建立在原有管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)之上，有利于科學(xué)的決策，提高管理效率，因此檔案具有承上啟下的重要作用。另外檔案具有考察依據(jù)的作用，作為歷史的見(jiàn)證，檔案具有法律效應(yīng)，檔案自身具備的特點(diǎn)，使檔案成為更加客觀、更加令人信服的資料，可以為相關(guān)部門(mén)和相關(guān)人員提供信息資料和查找等服務(wù)，一旦單位涉及到司法訴訟的情況，檔案查詢系統(tǒng)就能夠發(fā)揮很大的作用，從而確保單位的合法權(quán)益不受侵害，因此維護(hù)檔案的穩(wěn)定與安全，對(duì)當(dāng)今社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展有重要作用。

1.2有利于單位的規(guī)范化

單位是否具有一定的管理水平和業(yè)績(jī)的規(guī)范化的重要體現(xiàn)是檔案管理工作是否規(guī)范科學(xué)。一個(gè)單位在發(fā)展過(guò)程中會(huì)有很多優(yōu)秀的成果，而這些結(jié)果記錄在檔案中，并且要了解該單位的歷史經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)必須通過(guò)檔案查詢，因此該單位的科學(xué)發(fā)展離不開(kāi)檔案管理工作。近年來(lái)，我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展越來(lái)越快，正是在這樣的背景下，我們不得不改變傳統(tǒng)的檔案管理理念，嘗試更多新的管理方法，真正體現(xiàn)單位發(fā)展成果的實(shí)際情況。將檔案管理與經(jīng)營(yíng)管理相結(jié)合，共同來(lái)配置資源，從而體現(xiàn)出單位今后的發(fā)展情況，對(duì)于單位的管理和運(yùn)作具有非常重要的意義。綜上所述，檔案管理工作對(duì)于社會(huì)發(fā)展和提升單位競(jìng)爭(zhēng)力非常重要，有利于單位的規(guī)范化發(fā)展。

2檔案管理工作現(xiàn)狀分析

2.1欠缺足夠的具備現(xiàn)代檔案管理技能的專業(yè)人員

首先，因單位或組織內(nèi)部出現(xiàn)部門(mén)重組的各類(lèi)因素，極易導(dǎo)致檔案管理技術(shù)工作者的工作發(fā)生變化。同時(shí)，相當(dāng)一部分剛剛擔(dān)任此項(xiàng)工作的人員均未能接受過(guò)系統(tǒng)的檔案理論學(xué)習(xí)，其對(duì)于自身所從事的這項(xiàng)工作的認(rèn)知水平僅僅停留在將對(duì)應(yīng)文件放入檔案架上，因此可以說(shuō)，其不具備對(duì)于檔案管理工作的足夠認(rèn)知，更遑論對(duì)于檔案學(xué)、管理學(xué)的熟知了，由于對(duì)檔案資料的一系列流程認(rèn)知較為欠缺，因而造成其在從事檔案管理工作中無(wú)法達(dá)到預(yù)期的水準(zhǔn)。其次，受檔案管理信息化革新所帶來(lái)的影響，檔案管理工作者應(yīng)該具備足夠的信息技術(shù)應(yīng)用水平，如能夠熟練操控各類(lèi)軟件，這也成為一部分檔案管理工作者，尤其是多年從事檔案管理工作人員的短板所在。

2.2未能形成系統(tǒng)化的檔案管理體系

結(jié)合相關(guān)研究數(shù)據(jù)的內(nèi)容來(lái)看，現(xiàn)階段國(guó)內(nèi)諸多企事業(yè)單位均未能打造出具備較高水平的專業(yè)化檔案管理團(tuán)隊(duì)，同時(shí)，也未能進(jìn)行相關(guān)工作的檢驗(yàn)與管制，尤為突出的是，較少有單位會(huì)創(chuàng)設(shè)完備的檔案管理體系，即便是創(chuàng)設(shè)了檔案管理體系的單位，多數(shù)也僅僅是停留在表面，未能在實(shí)際的檔案管理工作中真正予以落實(shí)。這樣一來(lái)，所造成的結(jié)果便是造成檔案管理體系徒有其表，進(jìn)而直接影響到單位檔案管理工作的整體進(jìn)程。

2.3信息化水平偏低

當(dāng)前很多單位的檔案管理仍以紙質(zhì)檔案為主，檔案利用效率低，更有檔案遺失、破損現(xiàn)象屢見(jiàn)不鮮。而一些重要的科研檔案，一旦遺失和損壞，給企事業(yè)單位帶去的損失不可估量。一些單位雖然意識(shí)到檔案管理信息化的重要性，并配備了先進(jìn)的計(jì)算機(jī)等信息化設(shè)備，但是管理人員素質(zhì)不高等因素，操作跟不上，設(shè)備得不到良好的維護(hù)，軟件更新和升級(jí)緩慢，一些先進(jìn)功能利用不上，種種問(wèn)題直接限制了檔案管理信息化建設(shè)效果。

3檔案管理工作的創(chuàng)新

3.1提高檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)

檔案管理工作可以說(shuō)是各行業(yè)工作的重中之重， 因此各行業(yè)要重視檔案管理工作， 不斷提升檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)。首先， 檔案管理人員要認(rèn)清自己的工作職責(zé)， 擺正自己的工作位置， 要堅(jiān)守崗位， 履行職責(zé)。其次， 檔案管理人員要定時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行查驗(yàn)， 要及時(shí)找回出現(xiàn)遺漏的檔案， 從而提高檔案管理的效率。最后， 在進(jìn)行檔案管理工作的同時(shí)， 檔案管理工作人員也要不斷創(chuàng)新管理觀念， 要隨著時(shí)代變化不斷更新觀念， 避免出現(xiàn)思想觀念過(guò)于陳舊。

3.2創(chuàng)新檔案管理工作方式

企業(yè)在推進(jìn)內(nèi)部檔案管理改善工作的同時(shí)，首先要適時(shí)轉(zhuǎn)變對(duì)于檔案管理工作的認(rèn)識(shí)觀念。首先企業(yè)內(nèi)部管理人員應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識(shí)到，企業(yè)檔案管理工作對(duì)于企業(yè)邁向信息經(jīng)濟(jì)發(fā)展模式方面的重要性，以及能夠?yàn)槠髽I(yè)增強(qiáng)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力所提供的幫助，從而將內(nèi)部的檔案管理工作作為升級(jí)成現(xiàn)代化企業(yè)的重要內(nèi)容來(lái)開(kāi)展。不僅企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)需要加強(qiáng)對(duì)于檔案管理工作重要性的認(rèn)可，而且還要提升企業(yè)內(nèi)部工作人員對(duì)于檔案管理工作重要性的認(rèn)知，從而引導(dǎo)企業(yè)內(nèi)部人員都能夠間接參與創(chuàng)新檔案管理工作，從而形成全員監(jiān)督檔案管理工作的良好氛圍，促使檔案管理工作人員提升對(duì)于工作的責(zé)任意識(shí)。另外，企業(yè)還要建立新型的檔案管理模式，以適應(yīng)檔案管理工作的創(chuàng)新需要。要注意將檔案室轉(zhuǎn)化成整合成企業(yè)內(nèi)部資源的信息中心，讓檔案室能夠成為企業(yè)調(diào)取檔案資料的重要平臺(tái)，從而在爭(zhēng)取重要項(xiàng)目時(shí)，可以及時(shí)根據(jù)檔案中記載的信息，做出適合企業(yè)實(shí)際發(fā)展水平的決策，將資金成本控制在企業(yè)能夠負(fù)擔(dān)的范圍內(nèi)，為企業(yè)節(jié)約經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的成本，從而發(fā)揮出檔案對(duì)于企業(yè)發(fā)展所能夠起到的重要保障作用。

3.3運(yùn)用信息化手段管理檔案

進(jìn)行信息化建設(shè)是改善檔案管理工作的必要途徑，也是符合當(dāng)下信息化社會(huì)發(fā)展方向的創(chuàng)新性策略。例如：企業(yè)在提升對(duì)于檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)后，應(yīng)當(dāng)投入足夠的資金購(gòu)置檔案管理工作的現(xiàn)代化設(shè)備，以便企業(yè)內(nèi)部重要的檔案信息可以引用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行整合及入庫(kù)。運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)對(duì)于檔案管理的精準(zhǔn)度，還能較人腦具有更多的信息存儲(chǔ)量，而且還可以運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的智能化，做到快速整合、查找、借閱及查看檔案內(nèi)部的資料信息，還能完成自動(dòng)銷(xiāo)毀具有機(jī)密性的到期文件，再加上互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)能為檔案的入檔，以及檔案的編研工作提供信息化的服務(wù)，有助于提高企業(yè)內(nèi)部檔案的信息化水平，使檔案信息能夠做到及時(shí)共享，方便企業(yè)內(nèi)部的檔案信息實(shí)現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)化。

結(jié)語(yǔ)

現(xiàn)如今， 各行各業(yè)發(fā)展迅速， 傳統(tǒng)的檔案管理方法和觀念已經(jīng)不能順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求。隨著科學(xué)技術(shù)日新月異， 行業(yè)發(fā)展影響著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的總體發(fā)展， 檔案管理工作也成為行業(yè)工作的重中之重， 所以各行業(yè)一定要高度重視檔案管理工作。在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)， 各行業(yè)一定要與時(shí)俱進(jìn)、不斷創(chuàng)新， 建立完善的管理制度， 并采用新手段、新方法保證檔案管理工作能夠得到持續(xù)發(fā)展。

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