計算機枝術(shù)在檔案管理應(yīng)用的必要性分析

王慧玲

摘 要：我國國民經(jīng)濟的穩(wěn)步發(fā)展，各行各業(yè)獲得發(fā)展機會也在不斷增多?？茖W(xué)技術(shù)進步更是讓人們的生活方式發(fā)生了巨大改變，現(xiàn)代化設(shè)備以及技術(shù)的應(yīng)用讓工作效率得到了大跨度提升，檔案行業(yè)也不例外，依靠信息技術(shù)，檔案工作的管理可以更加高效，本文針對計算機技術(shù)在檔案管理應(yīng)用的必要性進行了簡要的分析，及供參考與借鑒。

關(guān)鍵詞：計算機技術(shù)；檔案管理；應(yīng)用必要性

計算機技術(shù)應(yīng)用到對檔案管理中以后，檔案管理工作質(zhì)量應(yīng)得到相應(yīng)的提升，原因是計算機技術(shù)強大的信息整合功能讓人力與物力支持得以解脫，但是實際情況是傳統(tǒng)的檔案管理模式卻阻礙了檔案管理工作的效率，很多檔案部門雖然已經(jīng)迎合時代的發(fā)展，在檔案的管理上引進了計算機設(shè)備與技術(shù)，但是人員的基礎(chǔ)操作素質(zhì)卻沒跟上，人員技術(shù)掌握的滯后性讓檔案信息管理工作效率提升受到了較大的阻礙。

1 檔案管理引入計算機技術(shù)是檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代化的發(fā)展要求

我國經(jīng)濟水平的不斷提高，讓社會發(fā)展的步伐日益增快。信息化技術(shù)也借著社會的快速發(fā)展應(yīng)用范圍不斷擴展，這些變化讓檔案管理工作開始迎來發(fā)展機會的同時，也面臨著巨大的挑戰(zhàn)，檔案管理工作制度必須得到創(chuàng)新才能讓計算機技術(shù)的優(yōu)勢全面發(fā)揮出來，從源頭上對檔案信息化水平提升上來。將計算機技術(shù)應(yīng)用進檔案管理工作中來具備以下幾點優(yōu)勢：

1.1 廣泛應(yīng)用計算機技術(shù)

計算機技術(shù)擁有很強大的數(shù)據(jù)處理優(yōu)勢，可以的對各種數(shù)據(jù)進行保存處理，同時還可以讓檔案整理工作朝著自動化與智能化方向發(fā)展，人們在翻閱需要的信息時，直接信息的關(guān)鍵詞放置在搜索框中即可。這些工作步驟上的簡化不僅讓工作的效率得到提升，也直接減輕了工作人員的任務(wù)負(fù)擔(dān)。信息檢索功能的水平得到保證以后，也是在間接提升檔案工作的服務(wù)質(zhì)量。

1.2 對信息查找的需要進行滿足

電子檔案的應(yīng)用需要依靠計算機相關(guān)硬件以及信息技術(shù)，隨著電子檔案處理技術(shù)不斷普及，人們可以直接將紙質(zhì)形式的檔案信息轉(zhuǎn)化為電子形式，輸入到指定的系統(tǒng)中，并通過集中處理的方式讓檔案的管理系統(tǒng)建立起來，電子檔案館就是依托這種處理形式應(yīng)運而生的。新型技術(shù)的不斷推廣與應(yīng)用，讓檔案管理工作模式開始不斷發(fā)生變化，一方面推動了技術(shù)的發(fā)展，另一方也讓技術(shù)在發(fā)展過程中不斷革新。相關(guān)技術(shù)研究人員應(yīng)利用網(wǎng)站技術(shù)建立出個人網(wǎng)站平臺，豐富服務(wù)的方式，讓人們的特定化要求都可以得到針對性滿足。

1.3 加強管理力度

計算機技術(shù)的不斷普及，隨著發(fā)展時間不斷疊積，這種新興技術(shù)改變的不再是操作技術(shù)，而是檔案信息的處理模式，技術(shù)發(fā)展開始逐漸滲透到人們的生活中，這就要求檔案的管理工作人員必須迎合時代發(fā)展要求，對自身掌握的技術(shù)進行革新，隨著新技術(shù)的發(fā)展讓自身的基礎(chǔ)素質(zhì)也能相應(yīng)得到提升，計算機技術(shù)的發(fā)展與更新速度更快，如何將計算機技術(shù)進行優(yōu)勢發(fā)揮是當(dāng)前技術(shù)管理工作人員應(yīng)進行重視的問題，盡量做到依靠技術(shù)提升工作效率。對管理力度進行提升以后，電子檔案的功能將會獲得更深層次的開發(fā)。

2 計算機處理技術(shù)與檔案應(yīng)用管理之間的組合發(fā)展

在最近幾年里，隨著當(dāng)前科學(xué)技術(shù)機器網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的日益完善，相關(guān)檔 案單位已經(jīng)發(fā)生了質(zhì)的改變，檔案管理工作需要提高自身的綜合能力。而 相關(guān)人員的文化素養(yǎng)需要得到更大的提高，然而在檔案開展信息化管理 方面依然要比技術(shù)發(fā)展方面處于滯后的狀態(tài)。由于檔案管理工作具有一定的繁瑣性，不但要儲存不同種類的資料，而且還可以將檔案材料的應(yīng)用水平加以提升，最大程度保持歷史原貌。

2.1讓多媒體演示系統(tǒng)開發(fā)方式逐漸工具化

一些檔案館利用計算機技術(shù)建立了一些效果不錯的多媒體信息演示系統(tǒng)，如利用者借閱引導(dǎo)、檔案館指南等。但是也可以發(fā)現(xiàn)，這些系統(tǒng)大多數(shù)都是專門性開發(fā)，軟件不具備通用性，每次在進行系統(tǒng)的制作室時，都需要再次投入人力，這就造成制作難度增加。如果將這些開發(fā)軟件具有通用性，實現(xiàn)軟件的工具化，那么只需要對一些參數(shù)進行少量修改，隨機填充一些相關(guān)內(nèi)容，就可以制作出一個全新的多媒體演示系統(tǒng)，從而節(jié)約了大量的人力、物力、財力，實現(xiàn)方便快速安裝具有廣闊的應(yīng)用前景。

2.2 讓多媒體檔案的處理更加標(biāo)準(zhǔn)與長久

多媒體信息技術(shù)的設(shè)備具有的兼容性相對較差，在進行信息的存取和交換的時存在較多問題。當(dāng)前已經(jīng)在制定和論證一些多媒體檔案信息采集和存儲方面的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。然而目前形成的體系與實際需要還有著很大的距離。對于多媒體檔案信息的長久保存在這方面的工作缺乏相關(guān)的載體篩選，面對數(shù)量龐大、種類多樣的光盤等介質(zhì)，對它們的研究非常少，沒有一個標(biāo)準(zhǔn)的結(jié)論。這些工作投入大、周期長，相關(guān)的檔案管理者要引起重視，認(rèn)真研究分析，制定出有效的措施解決。

2.3 通過多媒體技術(shù)實現(xiàn)檔案管理功能的更新

通常情況下，計算機技術(shù)慢慢朝著多媒體處理轉(zhuǎn)變成相應(yīng)的多媒體化。例如應(yīng)用語音的模式把不同種類的文字信息輸入到相關(guān)系統(tǒng)中，與此同時也采取了計算機技術(shù)也可以把較為簡便的文字轉(zhuǎn)變成相應(yīng)的圖像亦或是語音等相關(guān)模式。不僅僅如此，相關(guān)單位還應(yīng)當(dāng)使用超媒體技術(shù)等相關(guān)手段使用到檔案管理工作中，這樣做的目的不但促使檔案信息可以得到迅速的輸入，而且還可以把計算機技術(shù)加以擬人化，加大相關(guān)人員和計算機聯(lián)系的力度，促使檔案管理工作可以朝著更好的方向前進。

2.4 提高檔案管理人才素質(zhì)

檔案管理工作是一項專業(yè)工作，離不開網(wǎng)絡(luò)、計算機，因此，網(wǎng)絡(luò)管理人員要是精通網(wǎng)絡(luò)與計算機技術(shù)的專業(yè)技術(shù)性人才，這項工作要求檔案管理人員能夠具有良好的學(xué)習(xí)技能，保障檔案管理工作能夠順利完成。同時檔案管理人員還需要具備良好的道德素質(zhì)與職業(yè)紀(jì)律，例如在一些需要保密的檔案信息管理機構(gòu)，檔案管理人員需要有正直、誠實等基的生活帶來巨大的便利，不僅使人與人之間的交往變得簡便，同時也能夠使人們及時了解到各個領(lǐng)域發(fā)生的事，因此，網(wǎng)絡(luò)能夠在檔案管理的工作中體現(xiàn)出巨大的實用性。

3 結(jié)束語

通過對計算機技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用論述，可以從中獲得的結(jié)論是檔案管理工作中想要計算機技術(shù)優(yōu)勢得到全面發(fā)揮，專業(yè)技術(shù)人員除了要讓自身基礎(chǔ)素質(zhì)符合當(dāng)前技術(shù)發(fā)展以外，還要積極在工作實踐中積累經(jīng)驗，推動技術(shù)的智能化發(fā)展。計算機技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中已經(jīng)成為了一種發(fā)展方向，這個發(fā)展趨勢也將會不可阻擋的趨勢繼續(xù)前進，所以工作人員除了對技術(shù)進行積極革新以外，也要對管理方法進行轉(zhuǎn)換，讓工作質(zhì)量水平可以以一個較為平穩(wěn)速度向前發(fā)展運行。

參考文獻

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