基層人力資源和社會(huì)保障部門的檔案管理

張英

摘 要：人事檔案管理工作是人力資源和社會(huì)保障局工作的重要組成部分，將人事檔案管理工作信息收集全面，不僅可以加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有職員的管理，還可以提高單位的人力資源合理配置率。但是目前的人事檔案管理工作相對(duì)較為混亂，嚴(yán)重制約著人力資源和社會(huì)保障局管理改革的進(jìn)程，因此必須要改變以往的人事檔案管理的模式，打破員工被動(dòng)性調(diào)遣現(xiàn)狀，充分發(fā)揮人的能動(dòng)性，建立合理的人事檔案管理制度。本文對(duì)基層人力資源和社會(huì)保障部門的檔案管理進(jìn)行分析。

關(guān)鍵詞：人力資源和社會(huì)保障部門；檔案管理；措施

人力資源和社會(huì)保障局的檔案管理工作承擔(dān)著檔案管理以及提供服務(wù)等重要工作，但是由于檔案管理工作內(nèi)容的單一化和管理方法的傳統(tǒng)化導(dǎo)致人事檔案管理無法取得行之有效的進(jìn)展。其次檔案管理工作人員重視度不高以及信息技術(shù)水平較低亦導(dǎo)致人事檔案管理工作無法有序的開展；因此需要建立科學(xué)的人事檔案管理制度，提高工作人員的綜合素質(zhì)，才能夠提高新時(shí)期背景下人力資源和社會(huì)保障局的人事檔案管理水平。

1人力資源和社會(huì)保障局檔案管理的價(jià)值

檔案管理工作從國家層面來說，是國家秩序有效開展的基本工作內(nèi)容，為社會(huì)各項(xiàng)工作開展提供有效的人力資源保障。同時(shí)也對(duì)民生發(fā)展、黨與國家的事業(yè)、社會(huì)穩(wěn)定起著重要的保障作用。從個(gè)人角度而言，檔案管理相關(guān)工作與企事業(yè)單位員工個(gè)人的職位晉升，農(nóng)民就業(yè)、學(xué)生發(fā)展等起到一定輔助作用。隨著我國人事制度的不斷改革變化，經(jīng)濟(jì)的快速的發(fā)展，相關(guān)檔案管理工作也逐步受到重視與升級(jí)，在檔案管理的人員與技術(shù)上逐步的專業(yè)化與高科技化，同時(shí)也對(duì)相關(guān)從業(yè)人員來說提出了更多的挑戰(zhàn)，但是對(duì)于民眾而言提供了更多的便捷性。

2人力資源和社會(huì)保障部門文書檔案管理存在的問題

雖然我國縣（區(qū)）級(jí)人力資源和社會(huì)保障部門文書檔案管理工作取得了一定成績，在分類歸檔、存儲(chǔ)借閱等方面出臺(tái)了一些制度，但從實(shí)踐來看也還存在一定的問題，表現(xiàn)在制度體系不完備、檔案收集不完整、管理人員素質(zhì)有待提升等方面。

2.1檔案管理制度體系不完備

制度是規(guī)范化管理的基礎(chǔ)，只有制度完備才能做到管理規(guī)范。首先，制度細(xì)化不夠，人力資源和社會(huì)保障部門制定的文書檔案管理制度多為一些宏觀性的、指導(dǎo)性的文件，如明確崗位職責(zé)等，但對(duì)于具體如何管理、如何規(guī)范缺乏細(xì)化的、可操作的制度支持。其次，制度量化不夠，現(xiàn)有的制度多為定性的、描述性的管理制度，在定量管理方面支持不夠邁入沒有定量化的考核制度等。再次，制度實(shí)化不夠，現(xiàn)行的制度宏觀性較強(qiáng)，但缺乏具體的、針對(duì)崗位特征的規(guī)定，導(dǎo)致文書檔案管理中缺乏指導(dǎo)實(shí)踐的制度。

2.2檔案收集不完整

在檔案收集整理中會(huì)存在資料難以有效整理完全的情況，工作人員在實(shí)際的檔案資料收集整理中無法有效做到細(xì)致全面，進(jìn)而導(dǎo)致部分資料被遺漏或者損毀，對(duì)檔案的完整性構(gòu)成損害，降低了檔案管理的實(shí)際價(jià)值，甚至因此引發(fā)一定服務(wù)糾紛。例如在靈活就業(yè)人員或者自由職業(yè)者，在參保后檔案沒有得到及時(shí)的建檔或者不能及時(shí)有效的歸檔，進(jìn)而導(dǎo)致跨年度移交與歸檔相關(guān)工作存在問題，具體資料查詢存在困難。或者部分單位為了能夠方便的做到治療查詢，相關(guān)經(jīng)辦人沒有及時(shí)的移交相關(guān)材料，進(jìn)而導(dǎo)致具有較高價(jià)值的原版材料分散在業(yè)務(wù)承辦部門中，甚至在個(gè)人手中。這種做法只是在個(gè)人角度或者小范圍角度考慮，缺乏全局考量，導(dǎo)致檔案存在較多的空缺，影響了檔案的全面性管理價(jià)值，對(duì)后續(xù)檔案使用造成影響。

2.3工作人員綜合素質(zhì)偏低

相關(guān)檔案管理人員一般并不屬于專業(yè)知識(shí)結(jié)構(gòu)人員，因此對(duì)于檔案管理并不具有專業(yè)的知識(shí)儲(chǔ)備。而相關(guān)工作中，一般尊崇以老帶新的操作模式，并沒有系統(tǒng)規(guī)范的培訓(xùn)與招聘管理，進(jìn)而導(dǎo)致人員無法有效的達(dá)到檔案相關(guān)管理工作的標(biāo)準(zhǔn)性與高效性，嚴(yán)重制約了檔案管理的實(shí)際作用發(fā)揮。對(duì)于人員工作而言，也缺乏嚴(yán)格的考評(píng)制度，缺乏應(yīng)有的工作監(jiān)督與促進(jìn)作用。

3人力資源和社會(huì)保障局檔案管理有效措施

3.1注重人員隊(duì)伍建設(shè)

在檔案管理工作上需要較大程度的人力操作支持，無論是采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，還是采用現(xiàn)代化的數(shù)字化數(shù)據(jù)庫管理方法，都需要專業(yè)素養(yǎng)的工作人員做有效的操作支持，同時(shí)也需要管理人員具有前瞻性的管理理念，及時(shí)更新檔案管理方法，促進(jìn)檔案管理工作與時(shí)俱進(jìn)。因此，首先需要注重人員專業(yè)性的納入。要在人員招聘引進(jìn)上更多的傾向于專業(yè)對(duì)口，保證工作人員有專業(yè)的工作經(jīng)驗(yàn)或者專業(yè)知識(shí)結(jié)構(gòu)支持，確保在思想上與技能上都能夠勝任相關(guān)工作。同時(shí)要注重人員的培訓(xùn)管理，采用分級(jí)培訓(xùn)制度，依據(jù)不同崗位、不同級(jí)別情況做對(duì)應(yīng)的培訓(xùn)課程安排，務(wù)必達(dá)到培訓(xùn)課程的有效性，避免籠統(tǒng)一刀切。同時(shí)鼓勵(lì)員工積極進(jìn)修深造，促使員工在綜合素養(yǎng)上不斷提升，同時(shí)開闊眼界促進(jìn)實(shí)際工作的有效創(chuàng)新改良。為了鼓勵(lì)員工積極提升自身專業(yè)業(yè)務(wù)能力，可以進(jìn)行一定的獎(jiǎng)勵(lì)制度，讓員工有更為積極的進(jìn)取精神。

3.2加強(qiáng)檔案規(guī)范化管理設(shè)施建設(shè)

首先，要積極購買檔案編碼、掃描等所需要的設(shè)備，人力資源和社會(huì)保障部門要充分發(fā)揮編碼技術(shù)的作用，通過購買相應(yīng)的設(shè)備對(duì)裝訂成冊(cè)的檔案進(jìn)行編碼，以便于規(guī)范化管理。此外，如果還需要推進(jìn)檔案管理的“數(shù)字化”，則還要購買掃描等相關(guān)的設(shè)備，以便將各種文書檔案轉(zhuǎn)變?yōu)橛?jì)算機(jī)系統(tǒng)能夠識(shí)別、存儲(chǔ)的文件。其次，要積極開發(fā)檔案信息化管理系統(tǒng)，人力資源和社會(huì)保障部門要通過與軟件開發(fā)商合作開發(fā)相應(yīng)的管理系統(tǒng)，對(duì)文書檔案進(jìn)行存儲(chǔ)，以提高管理能力和水平，達(dá)到規(guī)范化管理的目標(biāo)。

3.3注重人才培養(yǎng)

要注重人才培養(yǎng)，準(zhǔn)確的尋找對(duì)口人才，不僅在專業(yè)上對(duì)口，滿足實(shí)際工作技能所需，同時(shí)也需要掌握工作人員心態(tài)，積極尋找具有穩(wěn)定性與長久工作耐心的工作人員。日常做好工作人員專業(yè)素養(yǎng)培訓(xùn)，同時(shí)要做好對(duì)應(yīng)的思想教育，提升工作人員工作積極性與責(zé)任心。積極的建立工作創(chuàng)新機(jī)制，讓工作人員對(duì)日常工作所存在的問題做有效的反饋，同時(shí)征集對(duì)應(yīng)的工作提升改善建議，有效的促使檔案管理工作與時(shí)俱進(jìn)。尤其是一線工作人員，對(duì)于檔案管理工作有更為深刻的體會(huì)，其所提出的管理意見具有較大的實(shí)際價(jià)值，避免檔案管理工作閉門造車。要多派遣工作人員到檔案管理優(yōu)秀單位學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)其技術(shù)與整體團(tuán)隊(duì)建設(shè)的方法，有效的服務(wù)于本單位，促進(jìn)本單位管理更加的科學(xué)規(guī)范化，同時(shí)符合工作人員實(shí)際所需，展開人性化管理，促進(jìn)人才的穩(wěn)定性，讓工作人員對(duì)相關(guān)工作具有更高的忠誠度。

結(jié)束語：

新時(shí)代人力資源和社會(huì)保障局檔案管理需要充分的了解時(shí)代發(fā)展特點(diǎn)，充分運(yùn)用時(shí)代管理先進(jìn)技術(shù)，促使檔案管理工作與時(shí)俱進(jìn)，有效的提供檔案管理工作人員更便捷高效的管理效果，同時(shí)也為民眾與相關(guān)機(jī)構(gòu)人員提供更便捷的檔案信息查閱與使用效果。其中尤其需要注重技術(shù)層面的改良，同時(shí)積極的做好檔案管理思維模式與理念的轉(zhuǎn)換，要積極符合時(shí)代發(fā)展需要，逐步改良滯后的管理理念與管理模式。

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