淺談電子文件歸檔與管理應注意的問題

譚光華

摘 要：電子文件是辦公自動化的產(chǎn)物，電子文件的歸檔和管理必須與辦公自動化的發(fā)展水平相適應，在不同的辦公自動化發(fā)展階段形成的電子文件，有著各自不同的特點。本文依據(jù)《電子公文歸檔管理暫行辦法》的思路，并根據(jù)自身的探索與實踐，提出了對電子文件歸檔、管理的設想。

關鍵詞：電子文件；歸檔；辦公自動化

電子文件是依賴于計算機及其技術而存在的，它的產(chǎn)生與發(fā)展和計算機及其信息技術的發(fā)展息息相關，有著密不可分的聯(lián)系。人們在研究和管理電子文件過程中，無法回避生成環(huán)境對電子文件的直接影響。

電子文件從組成上說是電子文件內(nèi)容、電子文件內(nèi)容所在載體和對電子文件內(nèi)容繼續(xù)進行顯示、修改、刪除的計算機軟件、硬件平臺技術條件的組合。依據(jù)有關標準，結電子文件從組成上說是電子文件內(nèi)容、電子文件內(nèi)容所在載體和對電子文件內(nèi)容繼合本單位的實際情況，筆者從檔案管理的基本規(guī)律和計算機技術的特點出發(fā)，摸索制訂了一個包括電子文件的形成、積累、整理、鑒定、歸檔、利用，統(tǒng)計、保護等內(nèi)容的管理辦法，并在實踐中逐漸補充完善。以集中統(tǒng)一為原則明確歸檔電子文件的管理機制。以完整齊全為宗旨全面劃定歸檔電子文件的范圍，以電子文件的署錄和組盤為主要內(nèi)容進行歸檔電子文件的整理，以脫機載體為重點加強歸檔電子文件的保護以確保真實、有效為目的把好歸檔電子文件的質(zhì)量檢驗關。

一、電子文件的存儲載體問題。電子文件的存儲載體有多種，如磁帶、磁盤、光熱等。光盤與磁帶、磁盤相比，其特點是：記錄密度高、存儲容量大；非接觸式記錄和信息讀出方式；數(shù)據(jù)傳輸率高；存取速度怏；易保存。因有保護層，信息讀出為無接觸式的，不存在讀取磨損，所以盤片不易損壞。如上所述，現(xiàn)在使用光盤作為電子文件歸檔的載體比較合適。軟磁盤不能作為歸檔電子文件長期保存的載體。

二、 紙質(zhì)檔案與電子檔案長期并存且保持一致的問題。可概括為兩點： 紙質(zhì)檔案便于長期永久保存，而利用起來較不方便；電子檔案便于利用，但難以永久保存。所以，不如將兩種載體檔案長期并存。一般做法是”雙套制”，即在保存電子文件的同時，把電子文件以硬拷貝輸出形成紙質(zhì)文件保存。兩種載體的檔案在并存時要特別注意兩種檔案的一致性，在電子檔案著錄、編號、簽署、更改、更新時要注意保證電子檔案與紙質(zhì)檔案對應相符。

三、電子文件的安全問題。1、電子文件歸檔時，把屬于一般牲的電子文件，轉(zhuǎn)換成各種平臺都能使用的文本文件的格式。消除由于技術演變所帶來的影響。特殊格式電子文件。應在存儲載體中同時存有相應的瀏覽軟件 2、使用”只寫一次式光盤加背書”方式制作歸檔原件，確認其內(nèi)容信息的原始牲，歸檔人員要負責歸檔前電子文件內(nèi)容的原始性，歸檔后由檔案館負責， 為了分清責任， 最理想的辦法是兩方在不可更改的載體上簽字，而這種光盤的同一處刻錄軌跡只能寫人近眾；這就是 “只寫一次式光盤加背書”，也可用只讀光盤、電子簽名、數(shù)字水印、隱形條碼、數(shù)字時間印章法等來確認電子文件內(nèi)容信息的原始性。3、在網(wǎng)絡環(huán)境中，可采用一種既能確認發(fā)件人身份，又能保密保安全的 “公用密鑰數(shù)字簽名技術，”也可采用防火墻技術、網(wǎng)絡安全檢測、大眾身份論證系統(tǒng)、數(shù)據(jù)加密技術等措施來保證網(wǎng)絡安全。4、利用中的安全措施： 設置分級查詢權限密碼并定期或不定期地更改，屬于保密范圍的信息內(nèi)容必須繼續(xù)進行加密處理，對于信息內(nèi)容的復制拷貝更要嚴格控制。

四、電子文件的鑒定問題。一是入口關，即在檔案部門接受電子文件是要檢驗每個文件能否被正常讀出、打開或運行；有無感染計算機病毒；內(nèi)容是否完整，是否與歸檔移交清單或文件機讀目錄一致等。二是定期檢查關，即對歸檔后的電子文件建立定期檢查的制度，數(shù)據(jù)類電子文件檢驗能否被正常讀出，程序類電子文件檢驗能否被正常運行。對子磁性載體一般應每兩年氣光盤每四年要進行一次抽樣機讀檢驗，抽樣率不能少于10%；對于磁性載體每四年拷貝一次，并建立封電子文件的檢查、維護、拷貝等操作過程進行登記制度。避免發(fā)生人為的誤操作或重復勞動。轉(zhuǎn)儲后的載體與原載體同樣編號保存。三是利用關，即在平時提供利用時，一旦發(fā)現(xiàn)有文件損壞或感染計算機病毒，立即要對該錢體內(nèi)存儲的所有文件進行檢驗，及時采取措施修復損壞的文件。還要注意更新殺毒軟件。

目前，計算機軟件的開發(fā)日新月異，然而，國家對電子文件的歸檔管理還沒有具體法律法規(guī)，許多單位對電子文件歸檔工作的管理只停留在以前對紙質(zhì)文件管理的水平上，缺乏一套行之有效的對電子文件歸檔進行規(guī)范化管理的規(guī)章制度。有的單位雖然有規(guī)章制度，但也是停留在僅有制度上，對電子檔案也沒有進行實時歸檔，沒有真正落到實處，究其原因還是沒有足夠的重視。