淺析提高辦公室綜合管理水平的有效途徑

馮驥

摘 要：為了適應(yīng)社會(huì)快節(jié)奏的發(fā)展，各個(gè)企業(yè)也在不斷的尋求進(jìn)步，企業(yè)辦公室的管理水平也在不斷的提升，其管理模式也從傳統(tǒng)的抄寫(xiě)模式轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒淖灾髂Ｊ?。辦公室綜合管理水平的提升對(duì)企業(yè)的發(fā)展具有十分重要的意義。本文首先闡述了辦公室綜合管理水平的提升對(duì)企業(yè)發(fā)展的意義，然后分析了當(dāng)前辦公室管理中存在的問(wèn)題，最后給出了提升辦公室綜合管理水平與效率的有效途徑，以供相關(guān)工作人員參考。

關(guān)鍵詞：辦公室；綜合管理；有效途徑

引言

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，企業(yè)所面臨的競(jìng)爭(zhēng)和發(fā)展問(wèn)題也愈來(lái)愈突出，快速提升辦公室綜合管理的水平，對(duì)企業(yè)的發(fā)展也越來(lái)越具有十分重要的作用。因此企業(yè)要想在行業(yè)內(nèi)脫穎而出，成為行業(yè)的“領(lǐng)頭羊”，就必須探索能夠提升辦公室綜合管理水平的途徑，利用有限的人力資源完成企業(yè)的各項(xiàng)事務(wù)，使企業(yè)能夠健康、穩(wěn)定的運(yùn)轉(zhuǎn)。

1提高辦公室綜合管理水平實(shí)際意義

只有保證企業(yè)的基本工作措施，才能為企業(yè)的發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，從而實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展。辦公室對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)具有上下協(xié)調(diào)聯(lián)通和潤(rùn)滑及調(diào)和作用，是上層領(lǐng)導(dǎo)管理層與下層職員之間的溝通媒介，是一個(gè)信息和數(shù)據(jù)的中轉(zhuǎn)傳達(dá)的機(jī)構(gòu)，也是整個(gè)單位運(yùn)營(yíng)的樞紐和調(diào)度控制中心，對(duì)整個(gè)企業(yè)的發(fā)展具有十分重要的作用。

2辦公室綜合管理中的問(wèn)題

目前，很多企業(yè)尤其是國(guó)有企業(yè)的辦公室綜合管理還存在不少問(wèn)題（如圖1），以下將從三方面進(jìn)行分析。

2.1管理思想僵化

企業(yè)在長(zhǎng)期的發(fā)展過(guò)程中，受到社會(huì)、人文環(huán)境的影響，已經(jīng)逐漸的形成一種管理模式。隨著企業(yè)的發(fā)展，此種傳統(tǒng)模式已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)辦公室綜合管理的需要。傳統(tǒng)管理模式在開(kāi)展具體工作的時(shí)候，經(jīng)常存在守舊和僵化的思想，部分企業(yè)為了彰顯自我，經(jīng)常在實(shí)際工作中制定一些不顧現(xiàn)實(shí)情況，脫離實(shí)際的目標(biāo)，導(dǎo)致目標(biāo)實(shí)現(xiàn)過(guò)程太難，甚至為成完任務(wù)弄虛作假。這樣的目標(biāo)不僅對(duì)工作人員的熱情和積極性是一種嚴(yán)重的打擊，而且很大程度上浪費(fèi)了企業(yè)的人力物力。還有一部分企業(yè)制定的企業(yè)目標(biāo)過(guò)于寬松，在很短的時(shí)間內(nèi)完全可以完成，卻規(guī)劃了很長(zhǎng)的時(shí)間，這樣也養(yǎng)成了工作人員的“拖延癥”，使其工作效率嚴(yán)重下降，長(zhǎng)期如此不利于企業(yè)的發(fā)展。

2.2傳遞信息效率低

在辦公室綜合管理中，傳遞信息有時(shí)需要一層層的向下傳遞。傳統(tǒng)的信息傳遞方式是利用書(shū)面材料的形式從一個(gè)部門(mén)傳遞給另一個(gè)部門(mén)，這不僅浪費(fèi)了時(shí)間，還使得信息的準(zhǔn)確性和時(shí)效性得不到保證。同時(shí)，在上下級(jí)之間進(jìn)行信息傳遞的時(shí)候，需要設(shè)置一些專門(mén)篩選人員，這樣不僅會(huì)浪費(fèi)一些人力，還會(huì)浪費(fèi)很多的時(shí)間，導(dǎo)致信息傳遞效率嚴(yán)重下降。

2.3管理體制落后

傳統(tǒng)的辦公室管理體制已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展，有些企業(yè)在落實(shí)管理的時(shí)候，只是循規(guī)蹈矩，沒(méi)有與時(shí)俱進(jìn)，致使工作人員無(wú)法全面開(kāi)展工作，并且無(wú)法有效處理一些新生事務(wù)，對(duì)綜合管理效率產(chǎn)生了嚴(yán)重的影響。因此企業(yè)在與時(shí)俱進(jìn)的過(guò)程中一定要?jiǎng)?chuàng)新管理體制。根據(jù)企業(yè)的實(shí)際發(fā)展情況，制定相應(yīng)的管理體制，切實(shí)的提升辦公室的綜合管理水平。

3提高辦公室綜合管理水平的有效途徑

3.1構(gòu)建有效體制規(guī)范日常工作

在開(kāi)展辦公日常工作時(shí)，企業(yè)一定要重視管理體制的建設(shè)，加強(qiáng)對(duì)日常工作的規(guī)范，有效的提升辦公室的綜合管理水平。企業(yè)可以從以下幾方面著手：第一，構(gòu)建有效的會(huì)議體制。會(huì)議是企業(yè)日常工作必不可少的一種交流溝通形式。定期與不定期會(huì)議的召開(kāi)，能夠充分的反應(yīng)辦公室工作人員的工作狀態(tài)與工作任務(wù)的完成情況，這樣的會(huì)議也不一定要坐在一起面對(duì)面，可以通過(guò)手機(jī)和網(wǎng)絡(luò)約定好時(shí)間和議題，這樣可以充分利用時(shí)間和空間，進(jìn)而提升效率。因此企業(yè)一定要構(gòu)建有效的會(huì)議體制，摒棄傳統(tǒng)會(huì)議模式內(nèi)容空泛、靈活性差的缺點(diǎn)，結(jié)合企業(yè)實(shí)際的發(fā)展情況，改善會(huì)議的內(nèi)容，在確保會(huì)議精神有效傳達(dá)的情況下縮短會(huì)議的時(shí)間，從而有效的提升辦公室綜合管理水平；第二，構(gòu)建有效的溝通體制。因此企業(yè)在開(kāi)展具體工作的時(shí)候，可以首先利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)為工作人員布置任務(wù)，在任務(wù)具體執(zhí)行的時(shí)候，利用手機(jī)短信提醒相關(guān)工作人員，實(shí)現(xiàn)各層級(jí)之間的有效交流溝通，提高信息的傳遞效率，保證工作任務(wù)能夠按時(shí)按量的完成，從而促進(jìn)辦公室綜合管理水平與效率的提高。

3.2加強(qiáng)人力資源管理落實(shí)以人為本原則

在辦公室綜合管理的過(guò)程中，企業(yè)一定要加強(qiáng)人力資源的管理，明確人力資源管理對(duì)企業(yè)發(fā)展的重要性，落實(shí)以人為本的管理原則，促進(jìn)辦公室各項(xiàng)工作的全面展開(kāi)。人性化的管理理念也是開(kāi)展辦公室人力資源工作的基礎(chǔ)。企業(yè)可以從以下兩方面進(jìn)行人力資源的管理工作：第一，加強(qiáng)對(duì)辦公室工作人員的人文關(guān)懷。相關(guān)管理人員要加強(qiáng)對(duì)辦公室工作人員的生活和工作的關(guān)注力度，改善辦公室的工作氛圍，使員工在輕松和諧的環(huán)境中開(kāi)展工作，不斷調(diào)動(dòng)其工作熱情和積極性，實(shí)現(xiàn)辦公室工作的全面落實(shí)；第二構(gòu)建有效的獎(jiǎng)懲體制。從工作人員自身角度考慮，以工作人員利益為標(biāo)準(zhǔn)，明確工作人員的工作目標(biāo)，嚴(yán)格落實(shí)獎(jiǎng)懲體制。針對(duì)獎(jiǎng)懲體制的構(gòu)建而言，一定要加強(qiáng)人性化的考慮，合理獎(jiǎng)勵(lì)與懲罰工作人員，促進(jìn)工作人員工作熱情的調(diào)動(dòng)。企業(yè)在構(gòu)建體制之前，必須對(duì)辦公室的實(shí)際情況加以了解，使得體制能夠切實(shí)的發(fā)揮其效用，提升工作人員的工作效率和質(zhì)量，從而提高辦公室綜合管理的水平與效率。

3.3強(qiáng)調(diào)風(fēng)險(xiǎn)管理重視監(jiān)督作用

辦公室綜合管理工作涉及的內(nèi)容很多，所以其在日常工作中面臨的問(wèn)題也比較多，存在一定的工作風(fēng)險(xiǎn)。為了提升辦公室的綜合管理效率，避免工作風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生，企業(yè)就要強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)管理，全面落實(shí)責(zé)任制，重視監(jiān)督工作的落實(shí)，保證工作人員在規(guī)定時(shí)間內(nèi)可以完成相關(guān)工作，提升工作效率，促進(jìn)工作任務(wù)的全面落實(shí)，為企業(yè)的發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。通過(guò)管理工作效率的提高，可以明確任務(wù)分配，保證各部門(mén)與人員之間的有效配合，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成相關(guān)的工作內(nèi)容，達(dá)到預(yù)期的發(fā)展目標(biāo)；對(duì)企業(yè)的縱向發(fā)展而言，通過(guò)任務(wù)的層層落實(shí)，使得每一層的每一個(gè)工作人員都有屬于自己的工作目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)整體發(fā)展的統(tǒng)一性和高效性，有效的促進(jìn)了辦公室綜合管理水平與效率的提高。

結(jié)束語(yǔ)

為了適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)快速的發(fā)展節(jié)奏，企業(yè)必須提升辦公室的綜合管理水平，為企業(yè)的發(fā)展提供有利的保障。從目前的情況看來(lái)，企業(yè)的辦公室綜合管理還存在一定的問(wèn)題尚待解決，企業(yè)應(yīng)通過(guò)構(gòu)建有效體制，規(guī)范日常工作；加強(qiáng)人力資源管理，落實(shí)以人為本原則；強(qiáng)調(diào)風(fēng)險(xiǎn)管理，重視監(jiān)督作用等幾方面全面提高辦公室綜合管理水平，為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

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