新時(shí)期檔案管理的模式探析

孫佳奇

【摘要】中國特色社會(huì)主義進(jìn)入新時(shí)代，我國的各項(xiàng)事業(yè)也蓬勃的發(fā)展，在檔案管理方面，如果我們不能跟上時(shí)代的變遷，那我們就會(huì)被社會(huì)發(fā)展的大潮所淘汰，最后也無法真正的發(fā)揮檔案管理部門的作用。

【關(guān)鍵詞】檔案 管理 模式 探析

中國特色社會(huì)主義進(jìn)入新時(shí)代，我國的各項(xiàng)事業(yè)也蓬勃的發(fā)展，在檔案管理方面，如果我們不能跟上時(shí)代的變遷，那我們就會(huì)被社會(huì)發(fā)展的大潮所淘汰，最后也無法真正的發(fā)揮檔案管理部門的作用。所以，在新的時(shí)代背景下，對(duì)檔案進(jìn)行新的模式探索，有利于檔案管理部門的自身建設(shè)。

一、檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)與開發(fā)

（1）計(jì)算機(jī)系統(tǒng)開發(fā)。在信息化時(shí)代，進(jìn)行計(jì)算機(jī)信息化檔案管理系統(tǒng)開發(fā)具有重要的意義。在經(jīng)過調(diào)研、考察、立項(xiàng)、招標(biāo)、開發(fā)等詳細(xì)的過程之后，開發(fā)出符合本單位的檔案管理系統(tǒng)，成了當(dāng)前檔案管理部門應(yīng)該進(jìn)行的主要工作，從而方便自身的檔案管理工作，也方便了人民群眾的查詢。

（2）組織結(jié)構(gòu)調(diào)整。在進(jìn)行結(jié)構(gòu)調(diào)整過程中，我們要本著優(yōu)化的原則，對(duì)現(xiàn)有的檔案架構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化，然后逐漸完善，采用統(tǒng)一規(guī)劃、分級(jí)管理、按單位分布應(yīng)用、數(shù)據(jù)集中存儲(chǔ)、實(shí)體屬地管理、數(shù)據(jù)逐級(jí)移交的總體管理模式。在實(shí)際的工作過程中，我們要不斷的更新，不斷的探索，找出適合我們自身發(fā)展的檔案分級(jí)管理模式。

（3）系統(tǒng)功能完善。檔案管理根據(jù)其特點(diǎn)可以分為收集管理、檔案管理、檔案利用、信息開發(fā)、系統(tǒng)維護(hù)等五大功能模塊，實(shí)現(xiàn)文檔管理業(yè)務(wù)的全過程、全方位的計(jì)算機(jī)管理，包括各種方式渠道的信息收集和實(shí)體收集、各種模式的信息整理和檔案整理、實(shí)體檔案保管和電子檔案存儲(chǔ)、檔案信息綜合開發(fā)和利用及實(shí)體檔案利用、實(shí)體檔案鑒定銷毀和電子檔案的銷毀等管理功能。在這個(gè)方面，我們要與當(dāng)前的時(shí)代特征體系相聯(lián)系，盡可能的讓系統(tǒng)功能更加完善。

（4）計(jì)算機(jī)數(shù)字化建設(shè)。檔案數(shù)字化模式己經(jīng)成為當(dāng)前檔案管理的主要的儲(chǔ)存方式，它的強(qiáng)大的存儲(chǔ)功能遠(yuǎn)遠(yuǎn)優(yōu)于紙質(zhì)檔案的管理，它的弱點(diǎn)是要對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失，防止數(shù)據(jù)庫損壞。當(dāng)然同時(shí)，也要保護(hù)好紙質(zhì)檔案，以免由于工作人員的疏忽造成電子資料上傳錯(cuò)誤。

（5）完善保障體系。安全保障體系上采取配備保護(hù)系統(tǒng)安全的軟硬件設(shè)施和建立安全保障制度的方法，通過定期備份、權(quán)限管理、水印加密、網(wǎng)絡(luò)控制等措施實(shí)現(xiàn)在安全體系下的檔案利用、信息傳遞和資源共享，安全體系。同時(shí)注意權(quán)限的分配和加密工作，防止由于權(quán)限漏洞和保密工作不足造成檔案機(jī)密泄露，給單位和企業(yè)帶來損失。

（6）檢索利用。檔案管理系統(tǒng)全文檢索系統(tǒng)內(nèi)嵌快速OCR技術(shù)，可以無須人工干預(yù)，自動(dòng)識(shí)別掃描文件，形成索引庫，同時(shí)嵌入檔案信息服務(wù)網(wǎng)站之中，受到檔案權(quán)限的管理和控制，與檔案管理系統(tǒng)融為一體，利用者根據(jù)需求，調(diào)取利用文件，如需原件，可進(jìn)行網(wǎng)上預(yù)約借閱，檢索利用。這樣一來，就可以更加便利的方便工作人員和查閱者查找檔案。

（7）完善平臺(tái)接口。平臺(tái)接口就是采用開放的數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換流程、集成的交換處理界面、便于擴(kuò)展功能的模塊化系統(tǒng)架構(gòu)，無縫集成于OA平臺(tái)、項(xiàng)目管理系統(tǒng)以及各項(xiàng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，通過WEBSERVICE，實(shí)現(xiàn)人員CA身份認(rèn)證、數(shù)據(jù)檢索、數(shù)據(jù)傳輸和資源共享。盡量減少從普通的互聯(lián)網(wǎng)接入，以免造成資料泄露。

二、檔案管理系統(tǒng)完善的成效與創(chuàng)新

檔案管理要根據(jù)各個(gè)單位的實(shí)際情況來不斷的完善，這樣也是一種符合單位發(fā)展的模式，對(duì)于我們?nèi)耸卤Ｕ喜块T來說，檔案的管理來自于本區(qū)域內(nèi)的各個(gè)系統(tǒng)，其復(fù)雜程度較高，所以，只有通過不斷的完善才能夠讓檔案的管理不斷的推陳出新；同時(shí)，我們也要加強(qiáng)檔案管理部門自身的素質(zhì)，通過自身的不斷提升，使自己的業(yè)務(wù)水平不斷的完善，讓檔案管理工作能夠更有效的開展。

（1）采用新的技術(shù)，完善檔案管理系統(tǒng)。系統(tǒng)管理開發(fā)過程中，充分利用在線OCR技術(shù)、XML技術(shù)、圖像處理技術(shù)、檢索技術(shù)、數(shù)據(jù)交換技術(shù)、流數(shù)據(jù)文件瀏覽技術(shù)、高壓縮比技術(shù)和系統(tǒng)接口技術(shù)等前沿的新技術(shù)、新方法、新模式，體現(xiàn)了檔案信息化建設(shè)水平上的提升。我們?cè)谶M(jìn)行新的技術(shù)探究時(shí)，一定要按照新的技術(shù)的特點(diǎn)和我們自身檔案管理的特點(diǎn)進(jìn)行結(jié)合，有效的把檔案管理工作開展下去，否則就會(huì)使檔案管理工作出現(xiàn)難題，從而束縛檔案管理工作的開展。

（2）數(shù)字查閱方式對(duì)傳統(tǒng)查閱方式的挑戰(zhàn)。數(shù)字化標(biāo)簽管理系統(tǒng)，使得檔案管理區(qū)域簡(jiǎn)單化，但前期的準(zhǔn)備工作卻需要我們檔案管理人員認(rèn)真仔細(xì)，檔案人員在檔案整理中，將檔案號(hào)和條形碼通過打印設(shè)備打印出條碼紙，檔案利用者借閱檔案時(shí)，檔案人員使用條碼掃描器對(duì)檔案上條碼讀取，系統(tǒng)將自動(dòng)讀取條碼信息，進(jìn)行系統(tǒng)借閱，檔案利用者可以通過檔案網(wǎng)頁查詢到借閱信息，檔案借閱過程采取系統(tǒng)管理方式，這都使傳統(tǒng)的查閱方式受到了挑戰(zhàn)，也是我們檔案數(shù)字化管理的一個(gè)重大變化。

（3）檔案信息的開放性程度加深。檔案管理網(wǎng)頁上有室藏職能、法規(guī)宣教、管理制度、管理表格、綜合計(jì)劃以及檔案文件利用功能檔案利用者可以通過管理網(wǎng)頁調(diào)閱相關(guān)檔案信息，這使得我們檔案的管理工作變被動(dòng)為主動(dòng)，甚至可以和查閱者互動(dòng)，這樣都方便了檔案管理者和查閱者，為檔案管理工作帶來了方便。

綜上所述，在新的時(shí)代背景下，檔案管理工作模式的探究，不僅需要技術(shù)上的支持，還需要我們廣大檔案管理人員的努力，如果不能夠適應(yīng)新的時(shí)代特點(diǎn)，那么，我們檔案的管理工作就會(huì)給我們的工作帶來包袱，讓查閱者和管理者都很難開展工作，這是不符合為人民服務(wù)的宗旨的。

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