醫(yī)院檔案管理在新醫(yī)改下的問(wèn)題和改進(jìn)對(duì)策

李捷婷

摘 要：隨著時(shí)代發(fā)展，醫(yī)療行業(yè)對(duì)醫(yī)療檔案等資料的管理也在不斷改進(jìn)，部分醫(yī)院一直存在醫(yī)療檔案難以查找、患者檔案調(diào)出時(shí)間長(zhǎng)等問(wèn)題；早前醫(yī)院資源與患者人數(shù)的比例還沒(méi)有現(xiàn)在這般緊張，可隨時(shí)用老辦法抽調(diào)檔案，改革開(kāi)放后我國(guó)的醫(yī)療水平不斷提高，人們?cè)絹?lái)越重視自身健康，到醫(yī)院看病、檢測(cè)的人越來(lái)越多，自然導(dǎo)致了沿用許久的醫(yī)院檔案管理方式暴露弊端，現(xiàn)階段的醫(yī)院檔案管理依然存在著一些問(wèn)題，如今醫(yī)院檔案的管理已經(jīng)成為迫切需要解決的問(wèn)題。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案管理 新醫(yī)改 問(wèn)題 改進(jìn)策略

中圖分類(lèi)號(hào)：G25 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2018）02（a）-0137-02

社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，人們對(duì)醫(yī)療水平與生活質(zhì)量的要求越來(lái)越高，醫(yī)療行業(yè)的服務(wù)態(tài)度與服務(wù)水平也應(yīng)有所提升，有所改善，傳統(tǒng)醫(yī)院管理模式及管理理念以及管理模式已經(jīng)不適用于現(xiàn)階段人們對(duì)于醫(yī)院管理的要求與期待。新醫(yī)改提出了“有效減輕居民就醫(yī)費(fèi)用負(fù)擔(dān)，切實(shí)緩解‘看病難、看病貴的近期目標(biāo)”，以及“建立健全覆蓋城鄉(xiāng)居民的基本醫(yī)療衛(wèi)生制度，為群眾提供安全、方便、有效、價(jià)廉”的醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)的長(zhǎng)遠(yuǎn)目標(biāo)。由此可見(jiàn)，新醫(yī)改下醫(yī)院檔案的管理改進(jìn)已經(jīng)刻不容緩。

1 新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的重要性分析

1.1 醫(yī)院檔案的作用

醫(yī)院檔案是醫(yī)院眾多日常工作順利進(jìn)行的重要基礎(chǔ)，醫(yī)院的運(yùn)行、維護(hù)、管理、歷史、經(jīng)驗(yàn)都有著醫(yī)院檔案的介入與影子，醫(yī)院檔案是一種很好的證據(jù)留存的方式，也是醫(yī)院經(jīng)驗(yàn)的凝聚，它的綜合性與歷史性密不可分，對(duì)醫(yī)院未來(lái)的建設(shè)有著很好的借鑒作用[1]。

1.2 醫(yī)院檔案的特征

醫(yī)院檔案不僅詳細(xì)、公正的在第一時(shí)間記錄了病患狀況，它對(duì)院內(nèi)醫(yī)療系統(tǒng)、醫(yī)生狀況的記錄也十分及時(shí)，是醫(yī)院種種狀況的詳實(shí)記錄依據(jù)，對(duì)人才隊(duì)伍的創(chuàng)建與培養(yǎng)及某個(gè)時(shí)期的固定發(fā)展?fàn)顩r都有著直觀記錄，也是院內(nèi)業(yè)績(jī)考核，獎(jiǎng)罰狀況的詳實(shí)憑據(jù)。檔案管理關(guān)系到醫(yī)院的運(yùn)營(yíng)與發(fā)展與人力資源配置，需要引起絕對(duì)重視。以一個(gè)病例為例，檔案不僅能通過(guò)醫(yī)生筆錄詳細(xì)記錄該病例的癥狀、發(fā)病時(shí)間、病前身體狀況，還能記錄醫(yī)生在治療過(guò)程中對(duì)不同藥物的用量，是一項(xiàng)重要憑證資料，也是重要的學(xué)習(xí)資料。在醫(yī)院建設(shè)中，檔案也是醫(yī)院文化建設(shè)的來(lái)源，需要認(rèn)真、嚴(yán)肅地對(duì)待。

2 醫(yī)院檔案管理存在的問(wèn)題與解決對(duì)策

2.1 存在問(wèn)題

醫(yī)院檔案是醫(yī)院發(fā)展過(guò)程中形成的、反應(yīng)醫(yī)院重要管理運(yùn)行的真實(shí)歷史記錄，它不僅可為醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展提供可靠完整的厚重資料，而且能為醫(yī)院科技文化建設(shè)積聚生動(dòng)豐富的人文資產(chǎn)[2]；可以說(shuō)，醫(yī)院檔案是醫(yī)院運(yùn)行的重要組成部分，檔案的便捷管理、調(diào)用意味著醫(yī)院整體運(yùn)行的便捷通暢，檔案的透明度也很重要，然而部分醫(yī)院的檔案管理工作依舊處在老舊狀態(tài)，半傳統(tǒng)或封閉式的管理不能適應(yīng)處于快速發(fā)展中，不斷變化的醫(yī)院，導(dǎo)致越來(lái)越多的問(wèn)題集中顯現(xiàn)；在一定程度上影響了醫(yī)院的工作與辦事效率。醫(yī)院檔案管理存在的問(wèn)題可歸納為以下方面：考核不完善，利用率不高；服務(wù)手段單一，檔案的信息作用難以發(fā)揮；硬件建設(shè)落后，檔案信息化管理應(yīng)用后勁不足；專(zhuān)業(yè)人員匱乏，服務(wù)能力待提升。

2.2 解決對(duì)策

新醫(yī)改對(duì)醫(yī)院的種種問(wèn)題做出了發(fā)問(wèn)，“看病難、看病貴、醫(yī)患關(guān)系緊張、醫(yī)患人數(shù)比例相差巨大”等等，也提出了一系列改進(jìn)方法，隨著新醫(yī)改的進(jìn)程不斷加快，部分醫(yī)院不夠科學(xué)便捷的檔案管理也應(yīng)做出相應(yīng)改變；醫(yī)院應(yīng)加強(qiáng)考核，隨著醫(yī)療水平的提高，醫(yī)院自身的不斷發(fā)展，各種檔案、數(shù)據(jù)的數(shù)量也在不斷增加，醫(yī)院各項(xiàng)水平越來(lái)越高，部分醫(yī)院涉及檔案的管理工作與檔案管理機(jī)制卻并未得到多少發(fā)展，醫(yī)院的檔案管理能力得不到長(zhǎng)足有效的提升，自然導(dǎo)致了一系列問(wèn)題的產(chǎn)生。醫(yī)院應(yīng)制定科學(xué)的管理方法，不斷改進(jìn)檔案的存放與管理方式，檔案室人員應(yīng)經(jīng)過(guò)嚴(yán)格考核，醫(yī)院應(yīng)為檔案管理人員提供完善的培訓(xùn)方案，令他們?cè)诠ぷ魍局幸廊荒軌虿粩嘟佑|到新的、前沿的管理知識(shí)，不斷增強(qiáng)自身能力，完善自身知識(shí)體系，醫(yī)院招聘的檔案管理人員應(yīng)經(jīng)過(guò)完善的檔案知識(shí)的教育，屬于專(zhuān)業(yè)人才，應(yīng)利用自身專(zhuān)業(yè)知識(shí)，為醫(yī)院檔案管理提供新的發(fā)現(xiàn)與改變。醫(yī)院應(yīng)在建設(shè)初期就對(duì)檔案室的結(jié)構(gòu)與建造做出合理規(guī)劃，檔案室的安全與通風(fēng)問(wèn)題至關(guān)重要，需留出合適位置專(zhuān)門(mén)用于檔案管理；檔案室是保存與利用檔案的場(chǎng)所，必須保持整潔、安全、防盜、防潮、防火、防蟲(chóng)鼠，應(yīng)檔案室的特殊性，室內(nèi)應(yīng)禁止烤火，這樣一來(lái)，冬日里檔案管理人員的取暖措施就需要其他有效保障，醫(yī)院應(yīng)提前做好應(yīng)對(duì)計(jì)劃，在保障檔案室安全的情況下，為檔案室內(nèi)工作人員提供適宜工作的環(huán)境。

檔案應(yīng)由專(zhuān)人負(fù)責(zé)，其他人員不得私自開(kāi)啟調(diào)卷，檔案人員調(diào)動(dòng)，做好移交；移交資料存檔。前文提到醫(yī)院檔案管理需要專(zhuān)業(yè)的檔案管理人才，其大部分目的就是為了檔案管理途徑的便捷易操作，對(duì)于必須透明，開(kāi)放查閱的資料應(yīng)做到最大程度的透明化，便捷查閱，部分需要秘密保存的資料應(yīng)合理規(guī)整，保證資料的私密與安全。檔案查閱與調(diào)動(dòng)都應(yīng)事先辦好登記手續(xù)，查閱時(shí)不得毀損、涂改資料，對(duì)資料與檔案的外借需嚴(yán)格審查。參加整理立卷人員，應(yīng)嚴(yán)格立卷程序，防止文件、科技資料遺失、散漏。服務(wù)手段的多樣化也需盡快實(shí)現(xiàn)，傳統(tǒng)的檔案管理工作都比較單一，檔案管理人員得的工作能力不到鍛煉，而隨著醫(yī)療水平的提高，對(duì)檔案服務(wù)也在不斷做出新要求[3]；前文提到，醫(yī)院需招聘專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員，除此之外還應(yīng)不斷為醫(yī)院的檔案管理人員提供培訓(xùn)機(jī)會(huì)，令醫(yī)院的檔案管理整體水平始終不至于落后于自身醫(yī)療水平，甚至走在前端。此外，檔案信息化、科技化也是檔案管理中的一項(xiàng)難題，早期檔案管理人員沒(méi)有經(jīng)歷過(guò)檔案信息電腦端錄入的經(jīng)驗(yàn)，新一代檔案管理人員又缺乏足夠的文書(shū)整理經(jīng)驗(yàn)，不能兩全；醫(yī)院檔案管理人員之間應(yīng)互相交流，吸取經(jīng)驗(yàn)，取長(zhǎng)補(bǔ)短，以達(dá)到工作上的完滿(mǎn)契合。

3 醫(yī)院檔案管理的實(shí)效舉措

上文闡述了醫(yī)院檔案管理的重要性與現(xiàn)階段部分醫(yī)院進(jìn)行檔案管理時(shí)存在的缺陷，醫(yī)院應(yīng)重視檔案管理，對(duì)老舊的檔案室、檔案擺放陳列設(shè)施進(jìn)行翻新與建設(shè)，購(gòu)置器材，如空調(diào)、檔案柜等，杜絕蟲(chóng)鼠危害，保持室內(nèi)干爽，應(yīng)完善檔案室的功能分區(qū)，檔案柜明確標(biāo)示出柜內(nèi)物品與陳列位置，縮短尋找檔案所需要的時(shí)間。

醫(yī)院還應(yīng)積極推進(jìn)互聯(lián)網(wǎng)檔案建設(shè)工作，隨著社會(huì)不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的到來(lái)已經(jīng)不斷打破各行各業(yè)種種常規(guī)，醫(yī)院的檔案管理也一樣，傳統(tǒng)的記錄、存放方式應(yīng)與互聯(lián)網(wǎng)相結(jié)合，不斷改進(jìn)、推動(dòng)檔案建設(shè)工作的順利發(fā)展。購(gòu)置信息技術(shù)有助于檔案的數(shù)字化管理，比起傳統(tǒng)檔案，電子檔案令檔案的時(shí)效性更強(qiáng)，便于傳遞與交流；信息技術(shù)已與人們的日常生活密不可分，已成為生活中的重要組成部分，醫(yī)院應(yīng)把握時(shí)代發(fā)展規(guī)律，在檔案管理人員的培訓(xùn)中加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)的側(cè)重，使檔案工作順利進(jìn)行[4]。

4 結(jié)語(yǔ)

醫(yī)院檔案信息管理作為醫(yī)院發(fā)展的重要憑據(jù)與醫(yī)院歷史的忠實(shí)記錄者，對(duì)醫(yī)院的成長(zhǎng)、每個(gè)階段的轉(zhuǎn)型都起著重要作用，醫(yī)院應(yīng)引起足夠重視；新醫(yī)改形式下，醫(yī)院應(yīng)不斷創(chuàng)嘗試新想法、集思廣益、創(chuàng)新思維，充分發(fā)揮醫(yī)院檔案的能力與作用，使之為醫(yī)院的發(fā)展、轉(zhuǎn)型與服務(wù)起到應(yīng)有的作用。

參考文獻(xiàn)

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[2] 鄭玲玲，潘慧.新醫(yī)改下如何提高醫(yī)院檔案管理有效性[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（19）：91-92.

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[4] 沈麗嬌.新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理問(wèn)題和改進(jìn)策略[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（12）：160.