兼職檔案管理員在高職高專(zhuān)檔案管理中的作用

楊玲

【摘 要】檔案管理工作作為高校工作中的重要組成部分，是衡量一所學(xué)校教學(xué)水平和管理質(zhì)量的重要標(biāo)志。隨著高職院校教育事業(yè)的快速發(fā)展，在大數(shù)據(jù)時(shí)代、信息化時(shí)代，人們對(duì)高職院校的檔案管理工作提出新的要求。高職院校只有優(yōu)化檔案管理工作隊(duì)伍，充分發(fā)揮兼職檔案管理員作用，才能適應(yīng)高職院校的發(fā)展。文章分析了目前高職院校檔案工作現(xiàn)狀，分析兼職檔案員在高職院校檔案工作中的重要作用，提出了發(fā)揮兼職檔案管理員作用的有效措施。

【關(guān)鍵詞】兼職；檔案管理員；高職高專(zhuān)；作用

和本科院校相比，大多數(shù)高職高專(zhuān)院校檔案管理工作相對(duì)滯后。很多高職高專(zhuān)院校機(jī)構(gòu)沒(méi)有設(shè)置兼職檔案管理員，或兼職檔案管理員工作只是流于一種形式。導(dǎo)致學(xué)校在進(jìn)行各級(jí)各類(lèi)評(píng)估、檢查中不能及時(shí)有效的提供資料，影響學(xué)校的發(fā)展。搞好檔案工作，兼職檔案管理員的作用顯得尤為重要。如何提高兼職檔案管理員的工作熱情，充分發(fā)揮他們的作用，是搞好檔案工作的一個(gè)重要組成部分。

一、高職高專(zhuān)檔案管理工作的特點(diǎn)

（一）檔案數(shù)量多、種類(lèi)多

大多數(shù)高職高專(zhuān)院校是由幾所學(xué)校合并組建而成，有的學(xué)校歷史悠久，檔案數(shù)量多，種類(lèi)多；學(xué)校辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，學(xué)生人數(shù)不斷增長(zhǎng)；學(xué)校對(duì)外交流合作，參加活動(dòng)多，信息量大，所以學(xué)校每年檔案數(shù)量快速增長(zhǎng)。高校檔案分類(lèi)多，按實(shí)體分類(lèi)包括黨群、行政、教學(xué)、科研、基本建設(shè)、儀器設(shè)備、出版、外事、財(cái)會(huì)等，按載體形式有實(shí)物、紙質(zhì)、聲像等

（二）對(duì)檔案資源進(jìn)行開(kāi)發(fā)利用

在大數(shù)據(jù)時(shí)代、信息化時(shí)代，大眾的檔案意識(shí)逐漸增強(qiáng)，大家知道利用檔案來(lái)實(shí)現(xiàn)和維護(hù)自身合法權(quán)益，檔案的利用率不斷攀升。因此，對(duì)原始的檔案資源，不能只滿足于整理、保存，還需要下工夫?qū)n案進(jìn)行研究。將零散的、龐大的、復(fù)雜的檔案資源進(jìn)行提煉、歸類(lèi)、匯總。即對(duì)檔案進(jìn)行編研、開(kāi)發(fā)、利用，為利用者提供簡(jiǎn)單快捷的服務(wù)已成當(dāng)今檔案管理工作非常一項(xiàng)重要的工作。

（三）檔案載體形式多樣，現(xiàn)代化管理設(shè)施的應(yīng)用

檔案作為一種歷史記錄，特殊的文化資源。在科學(xué)技術(shù)飛速的今天檔案已呈現(xiàn)出數(shù)量多，內(nèi)容更新快，載體形式豐富多樣等趨勢(shì)，對(duì)檔案資料進(jìn)行收集、對(duì)檔案資料進(jìn)行甄別、對(duì)檔案資料進(jìn)行保存、對(duì)檔案資料進(jìn)行應(yīng)用，就需要借助現(xiàn)代化管理設(shè)施來(lái)實(shí)現(xiàn)，2008年教育部和國(guó)家檔案局聯(lián)合制定的《高等學(xué)校檔案管理辦法》提出高校應(yīng)對(duì)紙質(zhì)檔案和電子檔案進(jìn)行同步歸檔，這是社會(huì)信息化發(fā)展的必然結(jié)果。檔案信息化管理是檔案管理工作的潮流和方向。

從以上特點(diǎn)可以看出高職高專(zhuān)檔案管理工作內(nèi)容多，任務(wù)重、壓力大。如果將所有工作都放在為數(shù)不多的專(zhuān)職檔案管理員身上，這會(huì)嚴(yán)重影響檔案管理工作。因此高職高專(zhuān)院校應(yīng)充分發(fā)揮兼職檔案員的作用。

二、兼職檔案管理員的作用

（一）對(duì)部門(mén)檔案進(jìn)行立卷、歸檔，緩解專(zhuān)職檔案管理員的工作壓力

《高等學(xué)校檔案管理辦法》明確提出，高校應(yīng)實(shí)行部門(mén)立卷制度，各部門(mén)應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況設(shè)置一到兩名兼職檔案管理員。兼職檔案管理員主要承擔(dān)各個(gè)部門(mén)文件資料的收集、整理、歸檔工作。在學(xué)校管理、教學(xué)、科研、基建等活動(dòng)產(chǎn)生大量文件資料時(shí)，兼職檔案管理員的作用尤為重要。這將大大緩解專(zhuān)職檔案員的工作壓力，讓專(zhuān)職檔案管理員有足夠的精力對(duì)檔案資源進(jìn)行編研、開(kāi)發(fā)和利用。讓檔案資源發(fā)揮更大的作用。

（二）確保檔案資料收集完整、真實(shí)、系統(tǒng)

兼職檔案管理員一般是由各部門(mén)的教學(xué)秘書(shū)或部門(mén)的文秘人員擔(dān)任。他們是原始資料的收集者，熟悉本部門(mén)情況，直接參與文書(shū)處理和各項(xiàng)工作，能夠及時(shí)、準(zhǔn)確的收集資料，確保檔案資料真實(shí)性、完整性、系統(tǒng)性。和專(zhuān)職檔案管理員相比，這是一大優(yōu)勢(shì)。

（三）對(duì)檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、宣傳

兼職檔案管理員是高校檔案工作與教職工溝通的紐帶，在工作中與教職工進(jìn)行交談，宣傳檔案知識(shí)，對(duì)培養(yǎng)學(xué)生、教職工檔案的檔案意識(shí)有獨(dú)特的作用。推動(dòng)檔案工作的健康發(fā)展。

兼職檔案管理員在高職高專(zhuān)檔案管理工作中有其重要作用。搞好檔案管理工作首先要搞好兼職檔案管理員的隊(duì)伍建設(shè)，采取相應(yīng)措施，充分發(fā)揮兼職檔案管理員獨(dú)特的魅力。

三、如何充分發(fā)揮兼職檔案管理員的作用

（一）爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視，建立機(jī)構(gòu)合理的兼職檔案管理員隊(duì)伍

大多數(shù)高職院校領(lǐng)導(dǎo)只注重招生、就業(yè)、科研工作，檔案工作不受重視，高職院校檔案管理部門(mén)應(yīng)主動(dòng)向?qū)W校領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作，主動(dòng)宣傳，爭(zhēng)取資金。檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)各部門(mén)實(shí)際情況，確立各部門(mén)兼職檔案管理員。在確立兼職檔案管理員時(shí)應(yīng)注意以下幾方面：一是兼職檔案管理員相對(duì)穩(wěn)定，不要隨意更換；確保高專(zhuān)的延續(xù)性；二是要有責(zé)任心、責(zé)任感、能吃苦耐勞，熟悉本部門(mén)工作情況；三是有一定信息技術(shù)能力。同時(shí)爭(zhēng)取部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)重視把檔案管理工作視為常規(guī)工作，納入年度工作計(jì)劃之中。

（二）加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)

檔案管理工作專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)，兼職檔案員的業(yè)務(wù)能力，工作水平直接影響檔案管理工作的質(zhì)量。所以對(duì)兼職檔案管理員進(jìn)行培訓(xùn)，提高他們的業(yè)務(wù)素質(zhì)是檔案管理部門(mén)的一項(xiàng)重要任務(wù)。

舉辦檔案知識(shí)培訓(xùn)。檔案工作專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)，檔案管理部門(mén)根據(jù)情況對(duì)兼職檔案管理員進(jìn)行定期與不定期培訓(xùn)，增強(qiáng)檔案知識(shí)，培訓(xùn)內(nèi)容結(jié)合各部門(mén)實(shí)際情況，讓兼職檔案管理員邊學(xué)邊做，專(zhuān)職檔案管理員還可根據(jù)實(shí)際到各部門(mén)示范，讓兼職檔案管理員短時(shí)間內(nèi)掌握業(yè)務(wù)知識(shí)和工作方法，確保工作順利開(kāi)展。

學(xué)習(xí)檔案法規(guī)，增強(qiáng)檔案意識(shí)。兼職檔案管理員要搞好檔案工作，首先要學(xué)習(xí)有關(guān)的法律、法規(guī)、工作條例等，具備一定檔案意識(shí)，在工作中向教職工、學(xué)生進(jìn)行宣傳，形成良好的工作氛圍。

檔案管理部門(mén)應(yīng)組織兼職檔案管理員分期分批參加省內(nèi)外舉辦的檔案業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，到兄弟院校參觀學(xué)習(xí)，開(kāi)闊視野，提升他們的業(yè)務(wù)能力。

（三）建立和完善考核機(jī)制，激發(fā)兼職檔案員工作熱情

兼職檔案管理員是高職高專(zhuān)檔案工作的主力軍，激發(fā)他們的工作熱情，必須建立和完善相應(yīng)的考核機(jī)制。檔案管理部門(mén)應(yīng)明確各部門(mén)兼職檔案管理員的工作目標(biāo)和范圍?？己藭r(shí)不僅要考核部門(mén)兼職檔案員，而且要考核部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)。因?yàn)槿魏喂ぷ魅绻狈︻I(lǐng)導(dǎo)重視，效果將大打折扣?？己瞬荒芰饔谛问?，不能讓大家覺(jué)得干多干少、干與不干一個(gè)樣，要將考核結(jié)果與他們的年終考核、評(píng)職、晉優(yōu)結(jié)合，做到獎(jiǎng)罰分明。

（四）配備相應(yīng)的設(shè)施設(shè)備

工欲善其事，必先利其器，好的工作環(huán)境，齊全的設(shè)施、設(shè)備亦能調(diào)動(dòng)兼職檔案管理員的工作激情，充分展示他們的作用。檔案工作要順利開(kāi)展需要有相應(yīng)的軟硬件設(shè)施設(shè)備，如計(jì)算機(jī)、掃描儀、檔案管理系統(tǒng)、檔案柜、專(zhuān)業(yè)工具、防盜、防火設(shè)備等，學(xué)校應(yīng)根據(jù)學(xué)校的實(shí)際情況，配備相應(yīng)設(shè)施設(shè)備。增加經(jīng)費(fèi)投入，改善工作條件。

檔案管理工作是高職高專(zhuān)院校重要的基礎(chǔ)工作之一，是衡量一所學(xué)校教學(xué)水平和管理質(zhì)量的重要標(biāo)志。而兼職檔案管理員在檔案管理中作用毋庸置疑，高職高專(zhuān)院校應(yīng)建立一支素質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力精、年齡結(jié)構(gòu)合理、工作積極得力的檔案工作隊(duì)伍，為兼職檔案管理員排憂解難，優(yōu)化管理，推動(dòng)檔案事業(yè)邁上新高度。

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