淺談對于基層檔案管理工作的思考

郭利新

摘要：基層檔案部門普遍存在意識缺乏、隊伍不穩(wěn)定、收集歸檔不齊全、不完整的問題，筆者從五個方面提出解決這些問題的方法：加強檔案意識，加大基礎投入，造就穩(wěn)定、高素質的檔案隊伍，推進檔案資料的規(guī)范化整理，加強法制意識的培育與提高。

關鍵詞：基層；檔案；隊伍

基層單位的檔案管理是整個檔案工作的基礎，是國家全部檔案不斷補充的源泉，其收集和整理程度與水平如何，直接影響著檔案館能否充分利用檔案有效地發(fā)揮作用，對于檔案室和檔案館的工作成效具有重要影響。

一、基層檔案管理工作需要解決的一些問題

作為一名基層檔案工作者，對基層的檔案管理如何能達到規(guī)范化、標準化、現(xiàn)代化，筆者認為還有許多問題亟待解決。

（一）檔案意識不到位。近幾年來，通過《檔案法》的宣傳貫徹，基層領導的檔案意識有所加強，但檔案工作仍存在“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”的情況，對日常有關檔案工作標準不認真貫徹，影響了基層檔案工作的規(guī)模發(fā)展，影響了檔案質量的規(guī)范和提高，也影響了檔案工作人員對檔案工作的積極性和進取心。

（二）檔案人員的隊伍不穩(wěn)定。由于體制的問題，機關檔案管理員很少有專職的，大部分是兼職，再加上檔案管理工作是一項勞神費心的苦差事，同時檔案業(yè)務素質要求高，很多干部不愿干，即使在崗，也一身多任，往往被中心工作或民生工程占去絕大部分時間，對檔案管理往往心有余而力不足，基本上沒有時間去管理或整理本部門大量的檔案資料，有時也只是應付而已。條件好的部門，直接送到上級檔案館幫助整理歸檔；條件不好的，就只能任其自然，經(jīng)常存在2-3年整理一次檔案的情況。同時，很多單位的檔案人員變動頻繁，導致檔案工作不能保持它的系統(tǒng)性和完整性。

（三）檔案的收集、整理不夠齊全完整。由于檔案知識普及的不夠全面，很多人認為只有上級來文、紅頭文件才是檔案，致使有些檔案不能被歸檔保存。檔案收集、整理的不齊全，不單單是檔案人員的問題，與其它業(yè)務人員關系極為密切。例如聲像檔案，很多單位在公務活動中形成的照片、錄音、錄像帶等，負責攝影、錄音的工作人員，認為拍完，錄完就算完成任務了，根本就沒想到歸檔。另一種是部分人誤以為誰拍的照片就歸誰，由于全局觀念、檔案意識的缺乏，致使部分聲像檔案長期在個人或科室內部保存，不移交檔案室統(tǒng)一保存。特別是隨著人員變動和機構調整，造成聲像檔案的失控或流失，致使單位檔案不齊全完整，嚴重影響了聲像檔案的長久保護和開發(fā)利用。

（四）檔案制度不健全，資料保管不善。很多機關單位檔案的收集、保管、保護、借閱和保密等制度不夠健全；有的雖建立了一些管理制度，卻流于形式執(zhí)行不嚴，檔案管理人員責任心不強，檔案資料收集不全，整理不及時，文件資料堆積如山，丟失嚴重；檔案管理混亂，致使其他干部或閑雜人員可以隨意進入檔案室查找資料和借閱檔案，借出的檔案又不履行任何手續(xù)，有借無還時而有之，時間一長檔案資料就不知去向。

（五）檔案保管基礎設施不完善?；A設施是保障，沒有一個合格的檔案室，檔案的安全保管、有效利用、功能發(fā)揮都是一句空話。大部分基層部門的檔案室設施簡陋，基礎條件差，檔案柜陳舊老化，通風性能不夠好，安全措施沒落實，防蟲防霉設備不配套等；有些因受辦公條件的限制，沒建立綜合檔案室，而是與機關辦公室合為一體，既影響正常辦公又影響檔案管理；還有的只能叫雜物保管室，檔案室里的檔案沒有多少，雜物、舊物堆滿房間。

二、如何解決基層檔案工作中存在問題

（一）加強檔案意識。我們不僅要以培訓班、業(yè)務指導為媒介，組織檔案人員學習《檔案法》，讓他們從思想上認識到檔案的重要性，從法律的視角來看檔案工作，同時，更要加強領導的檔案意識，爭取各級領導對檔案工作的重視和支持，這是我們做好檔案工作的根本前提。爭取領導的支持主要有兩方面：一方面要找準檔案工作與經(jīng)濟建設和社會發(fā)展的結合點，用工作效果的不可替代來爭取領導和社會重視；另一方面要善于主動爭取領導和有關部門的支持，采取有效的宣傳形式，讓更多的領導和部門了解、重視檔案工作。

（二）加大基礎投入。企業(yè)在檔案工作上要舍得投入，檔案工作經(jīng)費做到年初有預算安排，尤其是對館藏檔案的檔案維護、檔案信息化建設及檔案人員的身體健康狀況等方面所需費用要予以重點保障，購置必備的檔案柜，搞好通風、采光、防盜、防蟲、防潮、防火等配套保護措施，有條件的單位還可以添置空調、電腦、掃描儀等設備，進一步提升檔案管理信息化水平，確保檔案安全管理，檔案資料不丟失、不損壞。

（三）強化檔案資料收集、整理工作。檔案的收集、整理不是一個檔案員能完全做到的，只有各級各部門都意識到檔案的重要性，想做好檔案的收集、整理工作，把他們手中形成的檔案材料自覺交到檔案員手中，才能順利地開展這項工作。其次，建立崗位責任制，將文件材料收集歸檔工作列入單位領導、檔案管理人員的目標責任制中，并進行年度考核，考核結果與其獎勵掛鉤。

（四）加強檔案法制意識的培育與提高。檔案法制意識是指要求依法管理國家檔案事務的思想觀念，有著檔案法制意識的人必然具有檔案法律至高無上的思想觀念，一旦社會成員普遍樹立起檔案法制觀念，必然產生運用法律管理檔案、維護檔案安全的強烈要求。一是要大力普及宣傳《檔案法》，宣傳依法治檔的先進典型，增強全社會的檔案意識。二是檔案主管部門強化檔案執(zhí)法主體意識，加強檔案執(zhí)法力度，真正做到有法必依、執(zhí)法必嚴、違法必究。三是通過一段時期的實踐，對不符合《檔案法》要求的一些規(guī)章制度，對照新形勢的要求作必要的修改和完善。四是建議企業(yè)把貫徹落實檔案法規(guī)情況列入目標管理來考核，確保檔案管理工作上新臺階。