淺析檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展

王賀超　馬威

摘要：時代的發(fā)展和進步，對各行各業(yè)都提出了新的要求。在檔案管理中，我們也不能因循守舊，要做到與時俱進，促進檔案管理的現(xiàn)代化，以提高檔案管理工作的效率。

關鍵詞：檔案管理；現(xiàn)代化；計算機

隨著信息時代和網(wǎng)絡時代的到來，現(xiàn)代化的先進技術和計算機已經(jīng)被廣泛應用于各個領域當中。在檔案管理中也不能落后于時代的發(fā)展，怎樣實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化是值得探究的重要問題。

一、計算機技術在檔案工作中的運用

檔案工作技術現(xiàn)代化的核心和關鍵是檔案管理中計算機技術的普遍運用。這是因為計算機能應用于檔案管理工作的各個方面，能帶動其他新技術的應用和發(fā)展，并能控制各種現(xiàn)代設備的使用，促進檔案管理工作的全面發(fā)展。從1946年出現(xiàn)第一臺電子數(shù)字計算機至今，計算機技術的發(fā)展已經(jīng)跨越了四代。第一代是電子管計算機，機器體積大、成本高、可靠性能比較低；第二代是晶體管計算機；第三代是中、小規(guī)模集成電路計算機；第四代是大規(guī)模集成電路計算機，從1970年開始投入使用。目前，電子計算機技術已進入第五代超大規(guī)模集成電路階段。計算機軟件技術、機器系統(tǒng)正在不斷完善，微型計算機日益普遍，計算機的應用普及到人類社會生活的每一個領域。電子計算機具有高效率的信息處理功能，能以極快的速度讀入、存儲和輸出數(shù)據(jù)，能夠進行邏輯推理和判斷，因而在檔案管理中有著廣泛的用途和明顯的效果。它可以大大提高檔案管理工作存儲、處理、控制檔案信息的能力，并由此推動檔案工作的全面改革和發(fā)展。計算機應用于管理系統(tǒng)，無論管理系統(tǒng)的類型、規(guī)模和水平怎樣，一般都應經(jīng)過下列程序，計算機檔案管理系統(tǒng)的設計也應按照這些程序逐項進行。

（一）計算機檔案管理系統(tǒng)具體課題的選擇計算機可以廣泛地運用于檔案管理系統(tǒng)的各個方面，而實際檔案部門一般應根據(jù)本身的具體情況（包括經(jīng)費、檔案數(shù)量、檔案利用者、檔案工作人員素質等情況）決定建立怎樣的檔案計算機系統(tǒng)。

（二）對確定的計算機檔案管理系統(tǒng)進行分析在項目確定之后，應圍繞項目進行深入調查研究，主要了解與計算機檔案管理系統(tǒng)有關的一些情況，并進行認真分析。

（三）計算機檔案管理系統(tǒng)設計計算機系統(tǒng)設計一般包括兩個環(huán)節(jié)，應根據(jù)用戶對系統(tǒng)功能的要求和準備使用的計算機狀況，如機型、特點、功能等情況，確定本系統(tǒng)的設計原則。

（四）程序編寫在系統(tǒng)框圖、功能模塊和數(shù)據(jù)結構確定以后，就進入了程序編寫階段。首先應根據(jù)檔案管理系統(tǒng)的要求，選擇采用計算機文件管理方式，或者選擇數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)管理方式。

（五）數(shù)據(jù)準備在檔案計算機管理系統(tǒng)中，數(shù)據(jù)的量是非常大的，需根據(jù)數(shù)據(jù)類型的要求收集有關數(shù)據(jù)，并按一定的格式整理出來，即按規(guī)定好的數(shù)據(jù)結構進行數(shù)據(jù)的讀寫。由于計算機只能識別規(guī)范的符號，所以應按檔案著錄標引規(guī)則開展這項工作。

（六）程序調試程序編完后應進行認真的調試，要對各個模塊直至整個系統(tǒng)準備好的數(shù)據(jù)在編好的程序上進行調試，經(jīng)過不斷修改、不斷完善，最后投入正式運行。在調試過程中，原來的手工管理系統(tǒng)仍應同時工作，以便對程序作進一步修改和校正。

二、計算機檔案管理系統(tǒng)的幾種具體形式

（一）計算機檔案檢索系統(tǒng)檔案計算機檢索有很大的優(yōu)越性，在檔案管理中最先運用計算機技術就是從檢索開始的。從20世紀80年代初，一些檔案部門就開始了檔案計算機檢索系統(tǒng)的試驗研制并取得豐碩成果。

（二）計算機文檔一體化管理系統(tǒng)文檔一體化是機關檔案工作發(fā)展的一個趨勢。計算機文檔一體化管理系統(tǒng)能夠集文書處理與檔案管理為一體，具有文件處理階段的登記、檢索、注辦、催辦、機要文件清退、不歸檔文件清理、檔案材料歸檔功能，檔案管理階段的收集、分類、劃定保管期限、組卷、編目、檢索、統(tǒng)計、編制銷毀清冊等功能。通過正規(guī)的文件著錄，利用計算機輔助著錄系統(tǒng)，可以較快地完成檔案文件信息的輸入，加強文書處理部門與檔案部門的聯(lián)系，提高工作效率，減少人工操作和重復勞動。

（三）計算機接待利用統(tǒng)計系統(tǒng)這個系統(tǒng)應具有查檔接待利用工作中各種登記管理功能，如借閱、催詢、預約、查找、利用統(tǒng)計等計算機自動管理；自動形成利用過程中產(chǎn)生的各種工作報表和統(tǒng)計表，可直接顯示或打印出來。同時，利用系統(tǒng)一般都具有利用者身份檢驗功能、多用戶系統(tǒng)，可供多個用戶同時使用，互不干擾。

三、檔案工作組織管理

現(xiàn)代化檔案工作從本質上看是一項管理工作。不僅要管理檔案，也要管理檔案機構。管理檔案人員只有運用科學的思想、方法對檔案工作進行組織管理，才能達到檔案工作的目標?，F(xiàn)在我國常見的管理包括：經(jīng)驗管理，以個人或別人成功的經(jīng)驗和教訓為依據(jù)進行管理；行政管理，以法律、法令、計劃、條例、會議為依據(jù)進行管理；科學管理，以管理科學理論為指導，采用現(xiàn)代科學方法和手段進行管理。上述三種管理有著內在聯(lián)系，經(jīng)驗管理、行政管理過程中應加強科學管理方法的運用。

第一，加強管理思想的現(xiàn)代化。檔案工作人員、尤其是組織領導者應根據(jù)社會發(fā)展和檔案工作的實踐，從指導思想上認識檔案管理現(xiàn)代化的重大意義，拋棄傳統(tǒng)管理中不科學、不合理的因素，代之以科學的組織管理思想。

第二，注意管理方法的科學化。積極采用現(xiàn)代管理方法的優(yōu)秀成果，改變單純的以行政手段進行管理的做法。在管理方法中把經(jīng)濟方法、行政方法、法律方法、社會心理方法、政治教育方法等有機結合起來。

第三，強化組織機制，提高組織管理效率。應根據(jù)檔案工作實際，按照科學的組織理論對檔案組織的體制、設置原則、內部機構、人員編制、運轉程序、決策過程進行有效管理，通過必要的措施和手段保證組織機構的效率，充分發(fā)揮檔案的社會、經(jīng)濟效益。

第四，進一步加強檔案組織工作的標準化。通過制定檔案工作的組織標準、業(yè)務規(guī)范標準，更好地、科學地開展檔案工作，指導檔案工作順利開展。在檔案工作現(xiàn)代化進程中，現(xiàn)代化的設備、現(xiàn)代化的技術方法都需要具備現(xiàn)代化思想的人去掌握運用。就中國目前的狀況，很快在檔案工作技術裝備上全面現(xiàn)代化仍是比較困難的，而且即使裝備現(xiàn)代化了，以目前檔案干部隊伍的知識素質也不能充分發(fā)揮其作用。國內一些檔案部門的現(xiàn)代化裝備沒有充分發(fā)揮作用，甚至處于閑置狀況，其關鍵是人員素質的問題。所以，建設一支具有較高知識素質的檔案干部隊伍是檔案工作現(xiàn)代化的基本保證；沒有這樣一支隊伍，現(xiàn)代化就無從談起。

實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化有利于推動我國檔案管理工作的進程，推動我國檔案管理工作的規(guī)范化、精細化的進程。