對發(fā)揮檔案信息資源作用的思考

徐成鋼

摘要：為了保證檔案信息能充分的發(fā)揮其所蘊含的內在價值，檔案工作者應能認識到對檔案中所含有信息進行有效利用的必要性，并能在檔案信息利用階段結合檔案信息開發(fā)的關鍵點來制定工作方案。本文就檔案信息的開發(fā)利用工作進行了分析。

關鍵詞：檔案；管理；信息；資源

檔案作為一種信息載體，在檔案之記錄了大量的社會發(fā)展信息、重大會議信息、科技發(fā)明信息等重要信息，這些信息中蘊含了大量的知識以及豐富的智慧。如果能全面的對這些檔案信息進行開發(fā)利用，那么就能達到促進社會進步的效果。但在目前的檔案信息利用階段仍存在一些不足，影響了社會對于檔案信息中知識的利用。

一、對檔案中所含有信息進行有效利用的必要性

在社會不斷發(fā)展中逐漸積累下了豐富的檔案信息，這些檔案信息覆蓋了社會發(fā)展的各個層面，并且也在其中蘊含著大量的知識以及智慧。但目前大部分的檔案信息都只是安靜的被放置在各個檔案館中，未能實現(xiàn)對檔案信息的利用，這無疑是造成了巨大的浪費。

1.目前各個地區(qū)都儲藏了數(shù)量豐富的檔案信息，雖然檔案信息之中往往蘊含了大量的有價值信息，但這些信息往往具有較強的隱蔽性以及潛在性，不能直接被利用到社會發(fā)展中。面對這種情況，管理人員應能充分的認識到對信息進行有效利用的必要性，只有通過科學合理的檔案信息利用才能高校的發(fā)掘出檔案信息中所蘊含的知識，同時也只有保證對檔案信息的深入分析利用才能將檔案信息中所蘊含的大量知識切實的轉化成社會效益，從而促進社會發(fā)展，

2.現(xiàn)代社會逐漸實現(xiàn)了多元化的社會發(fā)展模式，并且各個領域都在向更深層次發(fā)展。在這樣的發(fā)展趨勢之下，各個領域對于知識的需求量也在提升，而檔案信息所含有的信息恰恰能滿足各個領域的發(fā)展需求，因此檔案內容的開發(fā)也就成為了各個領域發(fā)展的關鍵力量。

3.在電子網(wǎng)絡技術得到大力發(fā)展的情況下，人們也更容易掌握到各種信息，同時也對信息公開更加的重視。信息公開目前已成為了社會發(fā)展的一個趨勢，這不僅能滿足人們對知情權的要求，同時也能進一步促進社會穩(wěn)定發(fā)展。而在開展信息公開工作的時候檔案信息就是其中的關鍵組成部分。

二、檔案信息在開發(fā)階段的關鍵點

檔案信息內容往往會涉及到較多領域、總量較為龐大，并且一些地區(qū)檔案還存在年代跨度大、時間較長的情況，這些因素都對檔案信息開發(fā)造成了不利影響，為此在進行檔案信息開發(fā)中要能掌握檔案開發(fā)的關鍵點，從而保證檔案開發(fā)的質量。

1.要保證檔案開發(fā)的全面性。

由于檔案信息的總量偏大、內容較為復雜因此在進行檔案信息開發(fā)的時候，一些工作人員為為了減少工作量而采用了有選擇性的開發(fā)，這種檔案信息開發(fā)模式就會使得一部分有價值的檔案信息被忽略掉，進而造成知識損失。在實際進行檔案信息開發(fā)的時候應能重點保證檔案信息開發(fā)的全面性，能對所有的檔案信息保持高度重視，只有這樣才能保證檔案信息開發(fā)能順利的進行。

2.要能有效的辨別檔案信息的真?zhèn)巍?/p>

檔案信息中所記錄的內容往往和相應地區(qū)經(jīng)濟發(fā)展情況、社會整體發(fā)展情況有較大的聯(lián)系，而一些檔案信息由于時間較為久遠已不符合當前時代發(fā)展的需要，甚至還有一些檔案信息由于在最初收集階段的工作存在疏忽，導致這些檔案資料真?zhèn)涡源嬖谳^大的問題。在進行檔案信息管理的時候要能充分的認識到這些因素的影響，進而在對檔案信息進行開發(fā)利用的時候能重點做好分析整理工作，尤其要能確保檔案具有良好的真實性。

三、檔案信息開發(fā)的具體措施

1.改變陳舊檔案管理思想。

在過期的檔案信息管理中人們往往將工作重點放到了檔案資料的收集管理工作中，而對檔案信息的開發(fā)利用方面工作的關注較少。在開展檔案信息利用階段為了真正的挖掘出檔案信息中所含有的內在價值，工作人員要能轉變固有的工作思路，在檔案信息管理中積極開展檔案信息的開發(fā)利用工作。

2.加強檔案基礎業(yè)務建設，提高檔案管理水平。

做好檔案館各項基礎業(yè)務工作，是開發(fā)檔案信息資源的首要環(huán)節(jié)，必須扎實認真、堅持不懈地進行。首先要做好檔案收集工作，豐富檔案收藏內容，優(yōu)化檔案館藏結構。檔案信息資源的開發(fā)，是以檔案信息資源的充足、豐富為前提的。檔案收集工作要擴大收集范圍，除了向黨政業(yè)務部門接收檔案外，還要面向社會其他方面。檔案科學系統(tǒng)整理工作也是檔案信息資源開發(fā)工作的重要條件，檔案只有經(jīng)過分門別類，有序的標準化整理，才能使雜亂無章的混亂信息成為條理井然的有序信息。再次，在檔案編目建設中，應組織力量，從館藏實際出發(fā)，編制出一系列成套、系統(tǒng)、實用、多角度、多功能、全方位開發(fā)檔案信息的檢索工具。

3.加強檔案資源信息化建設。

要想提高檔案信息開發(fā)利用的效率，就必須加強檔案資源信息化建設，對檔案信息的存儲、檢索采用現(xiàn)代化的管理手段。各單位要努力創(chuàng)造條件，實現(xiàn)檔案信息工作的現(xiàn)代化，熟練掌握計算機操作、數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)庫管理和網(wǎng)絡管理等基本技能，采用以高新技術為支撐的服務手段，建設檔案信息數(shù)據(jù)庫體系，努力實現(xiàn)基礎業(yè)務工作的計算機管理，積極組建檔案信息服務網(wǎng)站，加快檔案信息傳播的速度，實現(xiàn)檔案資源共享，使用戶在檔案信息檢索與利用中獲得快捷、方便的服務，提高檔案信息資源利用率。

4.提高檔案人員隊伍的綜合素質。

加強教育，使廣人檔案工作者解放思想、更新觀念。開發(fā)檔案信息資源，首要的是從事這項工作的人必須形成現(xiàn)代管理意識，樹立一種為禮會服務、為經(jīng)濟發(fā)展服務的思想要努力把握檔案工作的方向，積極探求開發(fā)檔案工作的新途徑。同時要形成檔案工作者的群體意識，發(fā)揮群體團隊精神，不斷提高人們對保存檔案和開發(fā)利用檔案信息資源的認識和自覺性，這是做好開發(fā)檔案信息資源工作前提和必要條件。

5.做好檔案信息資源利用中的保密工作。

檔案信息的公開并為人們利用是社會發(fā)展的需要，但深入開發(fā)利用檔案信息資源，加快檔案信息化建設的同時，也應該做好檔案信息的保密工作。檔案不同于其他信息資源，檔案的開發(fā)利用工作事關黨和國家機密的安全和公民個人的隱私，開放利用必須經(jīng)過嚴格的審查，特別是涉及國家政治、軍事、科研、經(jīng)濟等檔案，更要加強領導和管理，通過嚴格的規(guī)章制度、嚴密的工作流程和監(jiān)督制約機制，確保檔案信息的安全。

四、結束語

檔案信息在當今是必不可少的，它不僅服務著社會和人民，還服務著國家政府。只有合理開發(fā)和利用檔案信息，并且完善其體制，發(fā)現(xiàn)更多其中的價值，那國家才能發(fā)展更快，更富強。

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