談?wù)劰珓?wù)文書用語的要求

李梅

摘要：公文用語在準(zhǔn)確、簡明、平實(shí)、莊重的前提下，也應(yīng)當(dāng)力求做到語言美。公文絕不是板著臉講話，似乎只有枯燥、單調(diào)，沒有一丁點(diǎn)兒美感，這樣的看法是不切合實(shí)際的。

關(guān)鍵詞：公文寫作；書面語；要求

公文與別的應(yīng)用文體最大的不同在于公文的法定性的特點(diǎn)，所以公文具有較強(qiáng)的政策性和約束的作用。它的語言特點(diǎn)主要體現(xiàn)在四個(gè)方面：準(zhǔn)確、簡明、平實(shí)、莊重。

一、準(zhǔn)確

“準(zhǔn)確”是對(duì)公文語言的最基本的要求，其它三個(gè)特點(diǎn)都是以“準(zhǔn)確”作為前提和條件的。那么在公文寫作中所運(yùn)用的語言如何才能做到“準(zhǔn)確”呢？

葉圣陶先生曾經(jīng)說過，公文必須寫得一清二楚，通體通順，讓人家不折不扣地了解你所說的內(nèi)容。老先生所言就是告訴大家，準(zhǔn)確的語言一定是不會(huì)產(chǎn)生歧義，不會(huì)引起誤解，同時(shí)能夠讓人看了就懂，并且可以付諸實(shí)踐的。絕對(duì)不允許裝腔作勢(shì)，半文不白的表達(dá)。

有份通知是這樣的：“今天在公司禮堂舉行卡拉OK總決賽，請(qǐng)參賽者準(zhǔn)時(shí)參加?！焙茱@然，這份通知上的時(shí)間就不準(zhǔn)確，卻要求參賽者“準(zhǔn)時(shí)”，這就成了笑話。所以，為了做到語言的準(zhǔn)確，我們就要對(duì)通知所涉及的相關(guān)內(nèi)容，如時(shí)間、地點(diǎn)、范圍、條件等等表達(dá)準(zhǔn)確周密。

同時(shí)，為使語言能夠表達(dá)準(zhǔn)確，應(yīng)該還要注意正確運(yùn)用各種數(shù)量的概念。比如：百分?jǐn)?shù)、平均數(shù)、、頻率、程度、范圍、條件等的概念的運(yùn)用與表達(dá)，都要做到既準(zhǔn)確，又規(guī)范。

二、簡明

“簡明”就是要求公文語言既要簡潔同時(shí)也要明確。如何達(dá)到這一要求？

我國原《中華人民共和國婚姻法》中的一條規(guī)定是這樣表述的：“夫?qū)τ谄淦匏鶕狃B(yǎng)與前夫所生的子女或妻對(duì)于其夫所撫養(yǎng)與前妻所生的子女不得虐待或歧視”。這條表述相信很多人看了之后會(huì)是一頭霧水，其中語言的繁雜交纏令人頭疼。而現(xiàn)行的《中華人民共和國婚姻法》已經(jīng)把這條表述進(jìn)行了修改。即：“繼父母與繼子女之間，不得虐待或歧視?！边@就比原文簡明多了，用了最簡潔的語言傳遞出了所必須傳遞的信息。

另外，要做到公文語言的簡明還應(yīng)該注意以下幾個(gè)方面：

（一）選用詞義明確的詞語。

在公文寫作中非常注重選用意思明確的詞語，切忌忌用一詞多義、容易產(chǎn)生歧義和誤解的詞語。比如：發(fā)一份通知召開會(huì)議或組織活動(dòng)的時(shí)候，往往會(huì)用到“下周星期三”之類的詞語，“下周星期三”是一個(gè)不定和多意的詞；我們?nèi)绻褂昧耍蛻?yīng)該在它的后面補(bǔ)充說明“下周星期三”指的是某年某月某日。

（二）采用詞語的基本義。

公文寫作中所選用的詞語往往會(huì)采用其基本意義，較少去采用引申或比喻意義。

比如：書是黃色的（“黃色”既有“顏色”同時(shí)又有“不健康”兩個(gè)義項(xiàng)。）

（三）酌情使用一些文言詞。

在我們上中學(xué)時(shí)候，不明白翻譯一篇短小的古文，為什么會(huì)在字的數(shù)量上有增量的現(xiàn)象，其實(shí)這是由于現(xiàn)代合成詞比較多，而文言詞匯的單純?cè)~比較多造成的，因此，文言詞單單在形式上就具有簡短的特點(diǎn)，而且有很多文言詞都富有生命力和表現(xiàn)力，在各類現(xiàn)代文體中也常常被采用。并且很多的文言詞已經(jīng)成為了公文常用的模式化語言，用它來表達(dá)相對(duì)固定的意思。

（四）常常使用一些縮略語。

在公文寫作中適當(dāng)使用一些事物的縮略語，會(huì)使公文語言達(dá)到簡明的效果。但是，若不是規(guī)范化的縮略語就不能在公文中濫用，否則就會(huì)鬧出笑話或釀成大錯(cuò)。公文的縮略語的規(guī)范化一定要注意兩點(diǎn)：

1.一定是廣大老百姓長期實(shí)踐認(rèn)定形成的約定俗稱。

2.堅(jiān)持先全后簡的原則，有的事物名稱沒有約定俗稱，但又需要反反復(fù)復(fù)在公文中出現(xiàn)，并且文字也比較多的情況下，那么當(dāng)這個(gè)名稱在公文中第一次出現(xiàn)的時(shí)候采用全稱，然后在括號(hào)里注明以下簡稱“某某”，這樣就可以把 “某某”這個(gè)縮略語在本篇公文中重復(fù)使用了。例如合同里的“甲方和乙方”就是這樣。

三、平實(shí)

（一）平實(shí)的語言是平易、樸素的。

平實(shí)的語言是平易、樸素的。它的特點(diǎn)是不用或少用形容詞之類的附加成分，不用或少用比喻、夸張、渲染、烘托之類的積極修辭方式，而是實(shí)實(shí)在在地?cái)⑹鍪聦?shí)、解剖事理。例如：

（1）遵守勞動(dòng)紀(jì)律，嚴(yán)守操作規(guī)程，堅(jiān)持文明生產(chǎn)，完成生產(chǎn)任務(wù)。

（2）舉止文明、禮貌，態(tài)度和藹，談吐文雅。

這樣的表述，既沒有藻飾鋪陳、濃妝艷抹，也不追求結(jié)構(gòu)新穎、穿插呼應(yīng)等技巧，而是著力打造通俗易懂，莊重大方，樸實(shí)無華。

（二）平實(shí)的語言是樸實(shí)不虛浮的。

平實(shí)的語言還是樸實(shí)不虛浮的，是要如實(shí)的反映客觀的現(xiàn)實(shí)生活，堅(jiān)持實(shí)事求是，不隨隨便便夸大或者縮小。尤其是公文寫作中所涉及的數(shù)字，一定要真真實(shí)準(zhǔn)確，絕不出現(xiàn)任何差誤。比如，有人統(tǒng)計(jì)綠化面積，總寫面積大于往年，創(chuàng)下歷史最高記錄。照這樣的邏輯推算，各家各戶的床頭以及灶膛里都該長滿了樹。這就是脫離實(shí)際的夸大，一派胡言的典型。

四、莊重

（一）使用書面語言。

公文的語言要使用書面語言，書面語言本身就具有莊重的風(fēng)格。比如，我們?cè)谌粘？谡Z中或者在和文學(xué)作品中使用“的士”這個(gè)詞匯很正常，不會(huì)引起任何非議，但是如果我們把“的士”這個(gè)詞放在公文寫作中，它就顯得不合適，不鄭重、不嚴(yán)肅也很不得體，而只能用“出租車”。

（二）使用現(xiàn)代漢語的標(biāo)準(zhǔn)語。

公文寫作中杜絕詼諧與幽默，口語和方言土語，要使用現(xiàn)代漢語的標(biāo)準(zhǔn)語，語言要求端莊、鄭重、嚴(yán)肅、認(rèn)真。比如，北方方言的“腦殼”（頭），天津的“愣子”，還有近些年的一些網(wǎng)絡(luò)流行語等等，都不應(yīng)該引入到公文中。一旦引入公文中，就會(huì)妨礙到公文信息的正常交流，也很容易引起錯(cuò)用以及誤解的現(xiàn)象，進(jìn)而影響到公文的莊重性。

公文用語在準(zhǔn)確、簡明、平實(shí)、莊重的前提下，也應(yīng)當(dāng)力求做到語言美。公文絕不是板著臉講話，似乎只有枯燥、單調(diào)，沒有一丁點(diǎn)兒美感，這樣的看法是不切合實(shí)際的。公文的語言雖然不像文學(xué)語言那樣百花爭艷，但也是十分精彩的。它不單有雄偉之美，還有委婉之美，更有抑揚(yáng)結(jié)合、節(jié)奏鮮明之美。