提升人事檔案管理功能的策略研究

辛慧莉

摘要：隨著我國社會的不斷發(fā)展進步，人力資源的管理工作顯得越來越重要。對于企業(yè)的正常運行，社會的穩(wěn)定發(fā)展，其中最重要的前提就是擁有優(yōu)良的人事檔案管理功能。執(zhí)行工作的人員嚴格按照相關(guān)的管理要求進行管理，實現(xiàn)企業(yè)或相關(guān)單位的良好運行，促進我國社會的不斷發(fā)展。但是目前，對于人事檔案的管理還存在著許多的問題，各個企業(yè)或單位的人事檔案的管理為適應(yīng)時代的發(fā)展進步都面臨著許多新的挑戰(zhàn)。因為人事檔案的管理涉及到每個職工的切身利益和隱私問題，所以，有必要進一步提升人事檔案管理功能，進行系統(tǒng)的研究。本文就提升人事檔案管理功能的策略進行了深入的分析與探究，對人事檔案管理中存在的問題進行系統(tǒng)的分析研究，并且提出了相應(yīng)的建議和解決措施。

關(guān)鍵詞：人事檔案；管理功能；策略

一、前言

對于企業(yè)或單位的發(fā)展，人事檔案的管理是基礎(chǔ)條件，應(yīng)該嚴格規(guī)范執(zhí)行人事檔案管理的制度，對人事檔案進行系統(tǒng)的管理，包括對信息的收集、處理、儲存、鑒定、統(tǒng)計等等都要進行嚴密的管理，并且進行及時的整理，以便于在需要的時候以最快的速度提供相關(guān)的活動人員的人事檔案，提高相應(yīng)的工作效率。對于人事檔案的收集，實際上是對一個人成長的過程與收獲的經(jīng)驗的統(tǒng)計，可以根據(jù)人事檔案文件，判斷其是否可以擔任相關(guān)的工作，這項工作在企業(yè)或單位的發(fā)展中具有舉足輕重的地位。但隨著新時代的不斷發(fā)展，人事檔案管理系統(tǒng)中還存在各種問題，并且在日益的凸顯，需要及時的解決。

二、提升人事檔案管理功能的意義

隨著我國社會的不斷發(fā)展進步，目前已處于計算機和互聯(lián)網(wǎng)的時代，相應(yīng)的人事檔案的管理模式也發(fā)生了變化，在企業(yè)或單位的發(fā)展中發(fā)揮著重要的作用，促進企業(yè)或單位的快速穩(wěn)定的發(fā)展。首先是幫助企業(yè)或單位培養(yǎng)出快速發(fā)展的人才，為企業(yè)或單位的發(fā)展貢獻力量。優(yōu)良的人事檔案管理工作的運行，可以幫助企業(yè)或單位選擇出適合的人才，在合適的崗位安排合適的人才，實現(xiàn)企業(yè)或單位的最大發(fā)展。人事檔案的管理系統(tǒng)是到基于一個人的個人學習與工作經(jīng)驗，而且也可以通過他們的思想和生活等對其的狀況有了一個全面的了解，進而決定是否選擇。對于企業(yè)或單位的發(fā)展，人才的交流與記錄，是人事檔案管理的基本功能，并且其受到人們的廣泛關(guān)注和重視，在這個新的發(fā)展階段，人事檔案的管理已成為企業(yè)或單位的重要的環(huán)節(jié)之一，有利于不斷地提高企業(yè)或單位的管理效率，進而提高整體的工作效率，提高市場的競爭力，同時對人力資源的發(fā)展也產(chǎn)生了深遠的影響。顯然，提升人事檔案管理功能具有重要的現(xiàn)實意義，應(yīng)該對其予以一定的重視。

三、提升人事檔案管理功能存在的問題

（一）首先，對于企業(yè)或單位來說，擁有提升人事檔案管理功能的意識是非常重要的，但是大多數(shù)的企業(yè)或單位都并沒有意識到其的價值，導致人事檔案的管理存在問題。由于人事檔案的管理工作是相對于其他的工作來說工作量小，相對比較基礎(chǔ)的工作，因此大多數(shù)的企業(yè)或單位對其都沒有對其予以一定的重視，忽略了其中的價值。因此，由于企業(yè)或單位對人事檔案的機構(gòu)沒有足夠的認識，沒有足夠的了解，導致沒能及時的進行提升人事檔案管理功能的策略研究，導致工作中頻繁的出現(xiàn)問題，使得工作處于相對被動的狀態(tài)。

（二）對于人事檔案內(nèi)容的管理，一定要確保其準確性，但是目前，大多數(shù)的企業(yè)或單位中的人事信息檔案的內(nèi)容有些是空的，沒有信息和材料，并且還存在不準確等問題。人事檔案信息對于個人來說非常重要，是對一個人的道德品質(zhì)以及工作經(jīng)驗等等的敘述，其內(nèi)容必須具有準確性，才能便于對其的應(yīng)用。目前還存在的問題就是對于人事檔案的內(nèi)容的更新不及時，有些文件沒有簽名和蓋章，所以不能及時地整合出相關(guān)的檔案。

（三）最后，企業(yè)或單位對人事檔案信息地記錄管理非常的不嚴謹，缺乏對記錄人員的管理。許多的基層機構(gòu)的檔案信息管理者幾乎都是身兼數(shù)職，有的甚至是在家里進行工作，嚴重缺乏相關(guān)的技術(shù)培訓。

四、提升人事檔案管理功能的對策分析

（一）建立健全人事檔案管理制度。對于提升人事檔案管理功能，建立健全相關(guān)的人事檔案管理制度是非常關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，對促進企業(yè)或單位的不斷發(fā)展具有重要的意義。隨著時代的發(fā)展進步，也要注重對人事檔案管理模式的改變以及對思想的更新。所以無論是對經(jīng)理的檔案還是對員工的檔案，都要及時的進行更新，確保人事檔案信息的準確性。同時，要嚴格按照相關(guān)的檔案管理制度行事，確保企業(yè)或單位的穩(wěn)定運行。擁有現(xiàn)代化的人力資源管理系統(tǒng)是提高個人檔案保護效果的重要因素，因此一定要確保人事檔案的管理系統(tǒng)的質(zhì)量，實現(xiàn)企業(yè)或單位的不斷發(fā)展進步。

（二）提升人事檔案管理功能，實現(xiàn)資源共享。如上所述，不同質(zhì)量的人事檔案信息的管理中，存在著許多的不確定因素，摻雜著許多的無效信息。所以，為了實現(xiàn)人事信息檔案的準確真實性，可應(yīng)用一種新的管理方式，建立相應(yīng)了數(shù)據(jù)庫，對人事檔案的管理系統(tǒng)化，真正全面的體現(xiàn)一個干部或工作人員的個人能力。這種人事檔案管理模式不僅有利于人事檔案文件的內(nèi)容的更新和補充，并隨著時間的推移，也可以獲得更大的存儲容量，延長使用壽命，獲得準確的信息，實現(xiàn)資源的共享。

（三）加強對人事檔案信息管理的監(jiān)督。對于企業(yè)或單位的人事檔案管理來說，良好的監(jiān)督管理機制是非常重要的。人事檔案管理中的保密性對企業(yè)或單位的發(fā)展也是非常重要的，因此，實行對人事檔案管理的監(jiān)督是非常有必要的，進而可以及時的糾正人事檔案信息中的錯誤，對不規(guī)范的地方進行改進，實現(xiàn)檔案信息的真實有效性，使得人事檔案管理的質(zhì)量得到了保證。同時也要安裝攝像機和監(jiān)視器等對人事檔案進行保護，避免出現(xiàn)不利于企業(yè)或單位發(fā)展的情況。做好數(shù)據(jù)備份，避免意外發(fā)生，提高檔案管理的效率。

（四）提升人事檔案管理功能的技術(shù)。為適應(yīng)時代的不斷發(fā)展，為實現(xiàn)良好的人事檔案管理同時也需要提升人事檔案管理功能的技術(shù)，進而提高人事檔案管理的工作效率。通過提升人事檔案的管理技術(shù)以及信息技術(shù)，逐步實現(xiàn)人事檔案無紙化，便于查找和閱讀。同時也要根據(jù)實際的情況，提供適合的信息技術(shù)，判斷其在提升人事檔案管理功能的合理性，促進人事檔案管理的發(fā)展。

五、結(jié)束語

總之，對于企業(yè)或單位的發(fā)展來說，人事檔案管理的功能是必不可少的，應(yīng)該不斷地提升人事檔案管理功能，以便于適應(yīng)不斷發(fā)展社會環(huán)境，實現(xiàn)管理技術(shù)和信息技術(shù)的革新，以確保企業(yè)或單位的穩(wěn)定發(fā)展。

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