我國(guó)人事檔案管理制度改革問(wèn)題研究

王洋

摘要：目前，傳統(tǒng)的人事檔案管理已不適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，改革人事檔案管理已成為必然趨勢(shì)。人事檔案是人力資源管理工作的核心，人事檔案作為人才的信息資源，是管理好人事工作的關(guān)鍵。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展與完善，人才流動(dòng)明顯加快，人事檔案管理的難度逐步加大，在管理過(guò)程中凸顯出許多問(wèn)題，這些問(wèn)題如果得不到及時(shí)有效的解決，不但會(huì)對(duì)企事業(yè)單位的健康發(fā)展帶來(lái)不良影響，還會(huì)制約我國(guó)人才的培養(yǎng)與儲(chǔ)備。因此，本文針對(duì)此問(wèn)題進(jìn)行了分析研究，并提出了科學(xué)有效的應(yīng)對(duì)策略。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理；管理模式；問(wèn)題探討

企事業(yè)單位人事檔案是個(gè)人自然情況和社會(huì)活動(dòng)情況的真實(shí)反映，其記載著個(gè)人的政治情況、學(xué)歷、工作經(jīng)歷、社會(huì)關(guān)系、德能勤績(jī)等內(nèi)容，是單位判斷個(gè)人能力的重要指標(biāo)之一。在經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的今天，人事檔案的科學(xué)化管理非常重要，不僅能提高單位的用人規(guī)劃，還能促進(jìn)企事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。當(dāng)前，傳統(tǒng)的人事檔案管理已不適應(yīng)新形勢(shì)的要求，人事檔案管理存在的問(wèn)題日益突出，在思想認(rèn)識(shí)、管理制度、管理人員素質(zhì)等方面存在嚴(yán)重的不足和弊端。

一、當(dāng)前我國(guó)人事檔案管理存在的主要問(wèn)題

（一）人事檔案管理體制尚不健全，缺乏法制化管理。人事檔案管理工作包含的內(nèi)容較多，如果沒有完善的法律制度和法律條文做為依據(jù)，會(huì)造成產(chǎn)生法律糾紛時(shí)沒有法律可以依靠的尷尬局面。目前我國(guó)人事檔案管理體制尚不健全，人事檔案管理的制度不完善，缺乏法律保障，許多管理制度存在較大的漏洞，既加劇了管理難度，又不利于檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展，還對(duì)人才的培養(yǎng)與儲(chǔ)備造成了不良影響，致使人事檔案管理工作難以在社會(huì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中發(fā)揮其重要價(jià)值，不利于人事檔案管理的有序發(fā)展。

（二）人事檔案信息資源利用率低，檔案管理混亂。主管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作意識(shí)薄弱，目前的人事檔案利用大多是被動(dòng)服務(wù)，只是等待領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員來(lái)查閱，主要是黨團(tuán)材料、落實(shí)材料和工資調(diào)資方面的，真正用于人才選拔，培養(yǎng)開發(fā)及預(yù)算等方面的比較少，沒有發(fā)揮人事檔案應(yīng)有的作用。

（三）人事檔案管理人員素質(zhì)較低，管理方式落后。人才服務(wù)機(jī)構(gòu)的檔案管理工作人員的素養(yǎng)不高，兼職人員和無(wú)專業(yè)水平人員居多，難以適應(yīng)檔案管理工作等。工作人員缺乏責(zé)任意識(shí)，沒有認(rèn)識(shí)到人事檔案對(duì)于個(gè)人的重要意義，同時(shí)，檔案的管理工作本來(lái)就比較枯燥，很多工作人員缺乏對(duì)工作的熱情，常常消極怠工，缺乏對(duì)專業(yè)人才的培養(yǎng)和培訓(xùn)，極大的影響到了事業(yè)單位檔案的管理水平。

（四）檔案管理設(shè)施落后，檔案材料利用繁瑣 檢索困難神秘性高。目前事業(yè)單位已實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)辦公，而人事檔案的管理還處于手工管理或紙制管理范圍，這非常不利于人事檔案的收集、歸檔、調(diào)用，硬件配置落后，信息化程度低，檔案查閱困難，紙質(zhì)的人事檔案也不利于檔案的調(diào)用和保存。社會(huì)檔案管理意識(shí)淡薄，過(guò)分強(qiáng)調(diào)檔案管理的政治性和保密性，忽視了檔案管理的社會(huì)化開放性作用，，無(wú)法給人們提供高效優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，從而影響檔案工作的順利開展。

二、促進(jìn)我國(guó)人事檔案管理、改革的有效措施

（一）建立健全完善的人事檔案管理制度。建立健全保管制度是對(duì)人事檔案進(jìn)行有效保管措施的關(guān)鍵，如：材料歸檔制度、檢查核對(duì)制度、轉(zhuǎn)遞制度、保衛(wèi)保密制度、統(tǒng)計(jì)制度等。首先，要明確檔案管理工作的性質(zhì)和分工，每個(gè)部門和每個(gè)崗位的工作人員要各司其職，做好本職工作。其次，有完善的信息管理制度，從檔案的收錄、審查、借閱、定期溝通等一系列制度的完善，全面推進(jìn)人事檔案管理工作向規(guī)范化發(fā)展。再次，實(shí)行獎(jiǎng)懲制度，獎(jiǎng)懲制度是激勵(lì)管理人員工作人員的重要手段，人事檔案管理工作本就枯燥，有了獎(jiǎng)懲制度可以有效的幫助管理人員樹立對(duì)工作的熱情和積極性，提高工作效率和工作質(zhì)量。

（二）改革人事檔案管理模式，創(chuàng)新人事檔案管理方式。當(dāng)前的人事檔案管理模式過(guò)于封閉，堅(jiān)持以人為本，重點(diǎn)關(guān)注人事檔案管理的公益性和民主性，樹立開放性主動(dòng)的服務(wù)意識(shí)，逐步完善人事檔案的人權(quán)保障制度，確保個(gè)人信息真實(shí)有效，必須做好人事檔案的保密和安全工作，不斷完善保密制度，防止人事檔案信息的泄露，及時(shí)數(shù)據(jù)更新，強(qiáng)化人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的安全管理，虛心接受相關(guān)人員對(duì)檔案管理工作的意見和建議。創(chuàng)新人事檔案規(guī)范性管理方式，雖然紙質(zhì)檔案最具原始憑證性，但紙質(zhì)檔案的弊端也更加明顯。這就要求把紙質(zhì)型檔案轉(zhuǎn)換成電子型檔案，注意紙質(zhì)型人事檔案?jìng)鬟f過(guò)程中的人為性導(dǎo)致磨損毀壞乃至個(gè)人信息失真的現(xiàn)象。而人事檔案電子化管理利用計(jì)算機(jī)，在不接觸紙質(zhì)檔案的前提下就可以看見檔案原件，既可以提高檔案的查閱速度，又節(jié)約了人力物力，還有利于人事檔案的保密和安全。

（三）加強(qiáng)人檔管理安全 建立完善保障體系。第一，要建立完善人事檔案管理信息的安全性法規(guī)，嚴(yán)格規(guī)范人事檔案管理制度和安全標(biāo)準(zhǔn)，不斷完善信息安全的保障體系。第二，，要加強(qiáng)人事檔案管理人員的安全性教育培訓(xùn)，從思想上加強(qiáng)人事檔案管理人員的安全意識(shí)。最后，要加強(qiáng)人事檔案管理操作的規(guī)范化管理，制定嚴(yán)格的操作規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)，不斷完善人事檔案信息化操作系統(tǒng)，對(duì)人事檔案管理人員加強(qiáng)系統(tǒng)的定期維護(hù)和更新，使其掌握一定的基本技能。

（四）優(yōu)化人事檔案管理的管理意識(shí)，提高管理水平。首先，企事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)和人事檔案管理人員，都要充分認(rèn)識(shí)到人事檔案管理的重要性，逐步加大資金、人員的投入力度，優(yōu)化管理人員配置，做到人盡其職，物盡其用。其次，企事業(yè)單位要采取必要的措施強(qiáng)化管理人員的管理意識(shí)，讓每一位管理人員能夠?qū)θ耸聶n案管理工作有深刻的理解，從而提高管理人員對(duì)人事管理工作的熱情，充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，確保人事檔案管理工作的有序開展。檔案工作是一項(xiàng)政策性、保密性很強(qiáng)的工作，要注重選拔事業(yè)心強(qiáng)、作風(fēng)正、守紀(jì)律、守機(jī)密、具有一定工作能力和文字水平的人員從事檔案工作。還要不斷加強(qiáng)檔案管理人才的引進(jìn)與培養(yǎng)，為從事人事檔案工作人員創(chuàng)造培訓(xùn)和學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)從而不斷提高人事檔案管理水平。

總之，我國(guó)的人事檔案管理必須改革，認(rèn)真研究當(dāng)前我國(guó)人事檔案管理當(dāng)中所出現(xiàn)的問(wèn)題，結(jié)合我國(guó)社會(huì)發(fā)展的實(shí)際需求，借鑒國(guó)外先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)，針對(duì)改革中所出現(xiàn)的各種矛盾，圍繞社會(huì)發(fā)展需求，服務(wù)于國(guó)家的人才戰(zhàn)略，更好地促進(jìn)人才自由流動(dòng)、讓我國(guó)人事檔案改革更加符合我國(guó)的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)建設(shè)。

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