辦公室行政事務(wù)工作之我見(jiàn)

封宗權(quán)

摘要：行政事務(wù)是指國(guó)家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位和社會(huì)團(tuán)體內(nèi)部的日常管理事務(wù)與各項(xiàng)服務(wù)。如，收發(fā)文檔、辦文辦會(huì)、接待來(lái)賓、收支買(mǎi)辦、車(chē)輛、安全、福利、衛(wèi)生、后勤補(bǔ)給及保障等方方面面的日常工作都是行政事務(wù)。本文就事業(yè)單位的辦公室行政事務(wù)的具體工作內(nèi)容展開(kāi)層層剖析，并提出工作建議。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)；事業(yè)單位；辦公室；行政事務(wù)；工作建議

一、辦公室行政事務(wù)工作的重要性

“行政事務(wù)是指國(guó)家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位和社會(huì)團(tuán)體內(nèi)部的日常管理事務(wù)與各項(xiàng)服務(wù)。如，收發(fā)文檔、辦文辦會(huì)、接待來(lái)賓、收支買(mǎi)辦、車(chē)輛、安全、福利、衛(wèi)生、后勤補(bǔ)給及保障等方方面面的日常工作都是行政事務(wù)?！?事業(yè)單位的行政事務(wù)的履行機(jī)構(gòu)就是辦公室。辦公室就是行政事務(wù)工作的載體。在事業(yè)單位里，辦公室這一機(jī)構(gòu)無(wú)疑是整個(gè)單位的“中樞”。它關(guān)聯(lián)著上上下下，各個(gè)級(jí)別。上傳下達(dá)，體現(xiàn)了辦公室工作的重要性。沒(méi)有辦公室的行政事務(wù)，這個(gè)單位就無(wú)法運(yùn)作。沒(méi)有辦公室的協(xié)調(diào)與聯(lián)動(dòng)，這個(gè)單位就會(huì)處于無(wú)序狀態(tài)。

二、辦公室行政事務(wù)工作的繁雜性

機(jī)關(guān)工作無(wú)小事，辦公室行政事務(wù)工作更是如此。從工作內(nèi)容中，我們不難發(fā)現(xiàn)，辦公室的工作內(nèi)容非常繁雜。既包括政務(wù)工作，也包括事務(wù)工作。其中前者涉及參謀獻(xiàn)策，調(diào)研學(xué)習(xí)，檔案保管與整理，而后者則更多地涉及后勤保障工作，如接待來(lái)賓，收支買(mǎi)辦，車(chē)輛管理，安全衛(wèi)生等等。將如此繁雜的工作，進(jìn)行精細(xì)化處理也是一門(mén)學(xué)問(wèn)。

三、履行職責(zé)，愛(ài)崗敬業(yè)，高效工作

業(yè)精于勤荒于嬉。作為辦公室工作的一線(xiàn)人，我始終認(rèn)為，只有愛(ài)崗才能踏踏實(shí)實(shí)一心鋪在工作上，唯有業(yè)精才能盡責(zé)。

首先是參謀工作。辦公室是“智囊團(tuán)”，這要求辦公室的工作人員要勤于學(xué)習(xí)，善于觀(guān)察，勇于探索，樂(lè)于總結(jié)。多提點(diǎn)子，多獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策，把握領(lǐng)導(dǎo)的指示和思想走向。及時(shí)地向領(lǐng)導(dǎo)提供第一手的，可靠的，有理有據(jù)的信息和材料，為領(lǐng)導(dǎo)做出正確的批示提供參考依據(jù)。

然后是協(xié)調(diào)工作。辦公室的中樞地位，決定了協(xié)調(diào)工作是行政事務(wù)工作中的重點(diǎn)。辦公室既是傳達(dá)上級(jí)指示的辦事機(jī)構(gòu)，又是聯(lián)系各個(gè)部門(mén)的重要紐帶，同時(shí)還肩負(fù)著收集信息，處理反饋意見(jiàn)的任務(wù)。做協(xié)調(diào)工作的人員，需要具有很強(qiáng)的溝通能力和人際交往能力。對(duì)于上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，我們一定要分清主次，在服從主要負(fù)責(zé)人的前提下，可以提出合理化建議，避免一言堂。對(duì)于其他各部門(mén)，我們要理清關(guān)系，扮演好服務(wù)者的角色，做到有效服務(wù)，避免搗亂添亂。處理日常事務(wù)時(shí)，要依法合規(guī)，有理有據(jù)。與其他各部門(mén)攜手搞好工作，不推諉，不拆臺(tái)。充分做到理解其他各部門(mén)，緩解矛盾，淡化負(fù)面情緒。遇事敢擔(dān)當(dāng)，不自亂陣腳，鎮(zhèn)定地解決問(wèn)題，積極促成工作的順利完成。時(shí)刻不忘從大局出發(fā)，做事要細(xì)心，學(xué)會(huì)統(tǒng)籌安排，既合理也合規(guī)。

再次是具體工作的安排和實(shí)施。

（一）文件收發(fā)及管理工作。嚴(yán)格按照辦公室收發(fā)文件的辦事程序來(lái)進(jìn)行操作。收文需做到收到各類(lèi)文件、信函及時(shí)做好簽收、登記工作； 上傳至相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)處，請(qǐng)求批閱； 根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示轉(zhuǎn)有關(guān)部門(mén)傳閱、處理；然后將文件原文存檔；最后年終將文件按類(lèi)歸檔并裝訂成冊(cè)。發(fā)文，以單位義對(duì)外行文、發(fā)函須經(jīng)辦公室審核； 辦公室將文件呈主管領(lǐng)導(dǎo)審定并簽發(fā)；辦公室統(tǒng)一編發(fā)文號(hào)、打印、發(fā)放； 年終將發(fā)文存檔并裝訂成冊(cè)。

積極倡導(dǎo)文件收發(fā)工作信息化，電子化。通過(guò)進(jìn)修學(xué)習(xí)，掌握機(jī)關(guān)，事業(yè)單位收發(fā)管理系統(tǒng)的信息化操作。

（二）會(huì)務(wù)會(huì)議的安排工作。要做好會(huì)前的充足準(zhǔn)備，大型會(huì)議必須設(shè)有班子齊全的會(huì)務(wù)處，即秘書(shū)組，行政組，宣傳組和保衛(wèi)組，并責(zé)任到人，各行其職，保證會(huì)議準(zhǔn)備工作不拖拉，不推諉。會(huì)議中，各小組工作內(nèi)容和職責(zé)明晰，如 秘書(shū)組負(fù)責(zé)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)；行政組負(fù)責(zé)簽到；宣傳組負(fù)責(zé)會(huì)議宣傳，錄像，拍照等；保衛(wèi)組負(fù)責(zé)會(huì)議進(jìn)行中的安保工作。會(huì)后的各項(xiàng)事務(wù)的落實(shí)工作。并且要開(kāi)會(huì)后會(huì)，總結(jié)會(huì)務(wù)工作的得失，積累經(jīng)驗(yàn)。

（三）來(lái)賓的接待工作。前期接洽工作，確定來(lái)賓的來(lái)訪(fǎng)時(shí)間，同行人數(shù)，來(lái)訪(fǎng)目的，及行程安排，及時(shí)做好來(lái)賓的迎接工作。安排好來(lái)賓的訪(fǎng)問(wèn)行程，在雙方協(xié)商認(rèn)可的情況下，制定出可行的接待計(jì)劃。做好接待工作，安排好來(lái)賓的食宿，參觀(guān)及相關(guān)事宜。最后做好歡送工作。（可參照下圖）

（四）采購(gòu)買(mǎi)辦工作。首先做好辦公室用品購(gòu)置清單及申請(qǐng)表，按實(shí)際需要填寫(xiě)，切忌浪費(fèi)和虛報(bào)。然后呈交該部門(mén)，有關(guān)負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)。經(jīng)由初審和復(fù)審后，才可進(jìn)入采購(gòu)環(huán)節(jié)。到貨后，做好賬單的核對(duì)和購(gòu)置物品的清點(diǎn)工作。并且做好入庫(kù)登記。然后由提交申請(qǐng)表的部門(mén)填寫(xiě)領(lǐng)用登記表，并領(lǐng)取物品。

（五）車(chē)輛管理工作。2017年，中共中央辦公廳，國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā)《黨政機(jī)關(guān)公務(wù)用車(chē)管理辦法》，實(shí)行至今。各機(jī)關(guān)單位，執(zhí)行此管理辦法，并結(jié)合本單位的公車(chē)情況，進(jìn)行管理。細(xì)化派遣車(chē)輛的制度和程序。統(tǒng)一調(diào)度，逐級(jí)負(fù)責(zé)。由辦公室指定車(chē)隊(duì)負(fù)責(zé)人具體負(fù)責(zé)車(chē)輛派遣管理工作。各科室需要公務(wù)用車(chē)應(yīng)填寫(xiě)《工作用車(chē)申請(qǐng)單》提交車(chē)隊(duì)負(fù)責(zé)人。車(chē)隊(duì)負(fù)責(zé)人應(yīng)掌握實(shí)時(shí)車(chē)輛在位情況并統(tǒng)一做好車(chē)輛派遣工作除特殊情況外局機(jī)關(guān)應(yīng)保證1輛車(chē)以上備用。各駕駛員做好出車(chē)事宜和出車(chē)管理。有關(guān)費(fèi)用的管理，如油耗的管理。每個(gè)季度由辦公室對(duì)每輛車(chē)油耗情況進(jìn)行一次統(tǒng)計(jì)并在駕駛員和局領(lǐng)導(dǎo)之間進(jìn)行通報(bào)對(duì)超標(biāo)準(zhǔn)的油耗費(fèi)用超過(guò)20%的按超過(guò)部分的80%承擔(dān)。并且要明確車(chē)管人員和駕駛員的職責(zé)和工作內(nèi)容。

（六）后勤保障工作。后勤工作事無(wú)巨細(xì)，瑣碎的工作中才更顯出工作人員的態(tài)度和業(yè)務(wù)能力。后勤工作是凸顯服務(wù)性的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。建立完備的后勤保障系統(tǒng)是完成服務(wù)的需求的必要手段。后勤工作隊(duì)伍需要專(zhuān)業(yè)化的人員，才能保障后勤工作的規(guī)范化。

總之，辦公室行政事務(wù)工作是整個(gè)機(jī)關(guān)的靈魂所在，這是一項(xiàng)艱巨又富有挑戰(zhàn)性的工作，需要每一個(gè)工作人員提高服務(wù)意識(shí)，大局意識(shí)，不斷完善自身，才能將此項(xiàng)工作做到實(shí)處，落到好處，起到用處。

參考文獻(xiàn)：

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