計算機(jī)自動化和檔案管理

石錦輝

摘要：在計算機(jī)自動化環(huán)境下的檔案管理工作現(xiàn)階段存在檔案標(biāo)準(zhǔn)化問題、檔案管理體系和系統(tǒng)管理問題、轉(zhuǎn)業(yè)型人才以及網(wǎng)絡(luò)安全問題和檔案的保密性問題等，而自動化系統(tǒng)的使用改變了傳統(tǒng)的工作流程以及文件存儲方式等，檔案管理自動化進(jìn)程加速使得信息在一定范圍內(nèi)共享，提高了工作效率。此外，檔案管理還面臨著專業(yè)技術(shù)人員與檔案管理工作仍沒有形成系統(tǒng)的問題。筆者認(rèn)為通過加強(qiáng)對網(wǎng)絡(luò)安全的管理、制定檔案管理標(biāo)準(zhǔn)及培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人才，可以提高的檔案管理水平，從而滿足相關(guān)方面的需求。

關(guān)鍵詞：計算機(jī)自動化；檔案；管理

中圖分類號：R197 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

引言

隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和社會生產(chǎn)力水平的進(jìn)一步提升，檔案管理工作的重要性日漸凸顯。但現(xiàn)階段，在檔案管理過程中，還存在自動化計算機(jī)系統(tǒng)不完善、檔案保密性差和檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不足的問題，限制了的發(fā)展。因此，探究計算機(jī)自動化環(huán)境下檔案管理的有效對策，具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、定義

計算機(jī)自動化摒棄了傳統(tǒng)手工整理檔案的管理方法，是采用計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等設(shè)備實(shí)現(xiàn)信息在計算機(jī)室之間進(jìn)行傳輸?shù)臄?shù)字計算機(jī)方式。利用計算機(jī)自動化環(huán)境下的檔案管理方法使檔案管理工作的效率和準(zhǔn)確性大大提高。傳統(tǒng)的手工歸檔的管理方法無法滿足海量檔案的存儲要求。同時，在手工歸檔的過程中不免會產(chǎn)生錯誤，無法保證檔案的完整性和準(zhǔn)確性，從而影響檔案的使用，也因其費(fèi)事耗力，逐漸被計算機(jī)自動化環(huán)境下的檔案管理所取代。

二、計算機(jī)自動化環(huán)境下檔案管理的特點(diǎn)

（一）存儲安全性

紙質(zhì)檔案對存儲的溫度和濕度具有較高的要求，在濕度和溫度的影響下，紙質(zhì)檔案會出現(xiàn)文字模糊難以辨認(rèn)的現(xiàn)象，部分影像資料由于受潮會出現(xiàn)畫面質(zhì)量下降的問題，加劇了檔案管理的難度?；谟嬎銠C(jī)自動化環(huán)境下對檔案進(jìn)行管理，能夠通過對電子芯片的充分利用，消除外界環(huán)境對檔案存儲的不利影響，提升存儲的安全性，同時也能夠?yàn)榈墓芾砉ぷ魈峁┓奖恪?/p>

（二）高效性

現(xiàn)階段，計算機(jī)自動化技術(shù)在我國企業(yè)和事業(yè)單位的應(yīng)用較為廣泛，有效提升了檔案管理的效率。傳統(tǒng)的檔案管理工作需要耗費(fèi)大量的人力和物力資源，基于對紙質(zhì)檔案進(jìn)行收集的基礎(chǔ)上，對檔案進(jìn)行合理分類和歸檔，這種檔案管理方式具有龐大的工作量，工作效率較為低下，且需要耗費(fèi)大量的人力和物力資源。由于中的科室繁多而復(fù)雜，的檔案管理工作也呈現(xiàn)復(fù)雜性的特點(diǎn)，通過對計算機(jī)自動化技術(shù)的充分運(yùn)用，能夠有效提升檔案歸檔的效率，有利于提升管理工作的水平和質(zhì)量。

（三）資源共享性

基于計算機(jī)自動化環(huán)境下，微信和QQ等社交軟件也成為電子信息傳遞的常用工具，通過構(gòu)建基于計算機(jī)自動化的檔案信息傳輸機(jī)制，能夠強(qiáng)化檔案管理工作的規(guī)范性，加之檔案檢索軟件在檔案管理過程中的運(yùn)用，能夠有效提升檢索檔案信息的效率，能夠有效克服人工檢索檔案信息的弊端，提升檔案信息的共享性。

三、計算機(jī)自動化技術(shù)在高校檔案管理中的應(yīng)用

（一）樹立現(xiàn)代化的檔案管理觀念

現(xiàn)階段，雖然已經(jīng)有很多的學(xué)校逐漸重視起計算機(jī)自動化技術(shù)對于檔案管理工作的應(yīng)用，但是，需要我們指出的是，仍存在一大部分的學(xué)校使用的仍然是以往傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式。因此，在這種情況下，相關(guān)管理部門應(yīng)積極的幫助各大高校樹立現(xiàn)代化的檔案管理觀念，積極的加強(qiáng)對計算機(jī)自動化技術(shù)的應(yīng)用普及，切實(shí)提高網(wǎng)絡(luò)技術(shù)檔案管理的責(zé)任意識，促使更多高校的檔案管理工作朝著網(wǎng)絡(luò)化、自動化的方向發(fā)展。

（二）建立完善的檔案管理機(jī)制

其次，我們還應(yīng)構(gòu)建完善的檔案管理機(jī)制，確保檔案管理工作的順利開展。學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)人員，應(yīng)在現(xiàn)有制度的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步加強(qiáng)對檔案管理工作的科學(xué)化管理與規(guī)劃，充分的調(diào)動相關(guān)管理工作人員的工作積極性。并且還要不斷的完善規(guī)章制度，制定完善的工作考核機(jī)制，對于在檔案管理工作中表現(xiàn)突出的工作人員積極的進(jìn)行表揚(yáng)獎勵，從而使得工作人員更加積極的投入到檔案管理工作當(dāng)中，促使檔案管理工作能夠取得良好的效果。

（三）提高檔案管理人員的素質(zhì)能力

最后，需要我們指出的是，相關(guān)的檔案管理工作人員的工作水平以及專業(yè)素質(zhì)，在很大程度上決定著檔案管理工作的質(zhì)量。在這種情況下，我們應(yīng)切實(shí)加強(qiáng)對檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，提高他們對于檔案管理工作認(rèn)識，培訓(xùn)工作人員能夠掌握使用計算機(jī)來進(jìn)行檔案管理工作的基本技能，并且還應(yīng)增強(qiáng)他們的責(zé)任意識、樹立正確的道德觀念，從而建立一支高素質(zhì)、高水平的檔案管理隊(duì)伍。進(jìn)而在檔案管理工作當(dāng)中，各司其職，充分發(fā)揮出每一個人的才能，全身的投入到高校的檔案管理工作當(dāng)中，滿足時代發(fā)展以及高校檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展所需，確保各大高校的檔案管理工作的順利進(jìn)行。

（四）建立高效的網(wǎng)絡(luò)安全機(jī)制

為保障計算機(jī)自動化環(huán)境下檔案所有信息不被泄露，保證為授權(quán)用戶提供有效的服務(wù)。需要建立完整，可靠的安全網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，通過加強(qiáng)防火墻、加密等措施，加大安全建設(shè)和管理力度。為防止非授權(quán)用戶對檔案的非法修改，需要加強(qiáng)計算機(jī)自動化環(huán)境下檔案的加密措施，并對重要檔案采取多種格式的加密監(jiān)管措施。

（五）建立標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理系統(tǒng)

為防止檔案文件在錄入后臺管理系統(tǒng)過程中，出現(xiàn)檔案源文件遺漏或者非源文件錄入等意外情況的發(fā)生，就需要制定與電子檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理工作相關(guān)的各項(xiàng)法規(guī)法則，將已經(jīng)歸檔的檔案文件和未歸檔文件分開。在計算機(jī)自動化環(huán)境下，需保障對重要檔案的識別，保證實(shí)時共享到的各個部門科室。因此建立健全檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)成為當(dāng)前工作的重點(diǎn)。

結(jié)束語

計算機(jī)自動化作為信息社會重要的標(biāo)志之一，應(yīng)用于的檔案管理方面，能夠?yàn)榈陌l(fā)展做出更大的貢獻(xiàn)。檔案的特殊性還有時代科技的不斷發(fā)展共同決定了檔案進(jìn)行計算機(jī)自動化的發(fā)展的趨勢，計算機(jī)自動化的運(yùn)用將不斷推動檔案工作的現(xiàn)代化進(jìn)程。

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