行政單位固定資產(chǎn)清查研究

楊茜　杜師帥

摘 要 行政單位固定資產(chǎn)屬于國(guó)有資產(chǎn)，對(duì)其進(jìn)行清查對(duì)于行政單位職能的實(shí)現(xiàn)和國(guó)有資產(chǎn)的保障有重要的意義。行政單位固定資產(chǎn)的清查相對(duì)比較簡(jiǎn)單，但仍然不容輕視。本文主要闡釋了單位固定資產(chǎn)清查的重要性，探討了固定資產(chǎn)清查的重要性，并提出了相關(guān)建議。

關(guān)鍵詞 行政單位 固定資產(chǎn) 清查

作者簡(jiǎn)介：楊茜、杜師帥，天津市東麗區(qū)人民檢察院行政科。

中圖分類(lèi)號(hào)：D922.2 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A DOI：10.19387/j.cnki.1009-0592.2018.06.268

一、行政單位固定資產(chǎn)的定義

固定資產(chǎn)是指企業(yè)為生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要而持有的、使用時(shí)間一年以上的、具有一定價(jià)值的非貨幣資產(chǎn)。行政單位的固定資產(chǎn)，就是行政單位為維持日常運(yùn)行及實(shí)現(xiàn)行政職能而持有的、使用時(shí)間一年以上的、達(dá)到一定價(jià)值的非貨幣資產(chǎn)。行政單位的固定資產(chǎn)主要包括房屋、建筑物、相關(guān)辦公設(shè)備及專(zhuān)用設(shè)備等。固定資產(chǎn)是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)所需要的重要?jiǎng)趧?dòng)手段和主要資產(chǎn)，對(duì)行政單位來(lái)說(shuō)，也是行政單位行政職能得以順利運(yùn)行的必要保障。

二、行政單位固定資產(chǎn)清查的重要性

行政單位固定資產(chǎn)清查，即行政單位在一定的時(shí)間內(nèi)對(duì)自己所持有的固定資產(chǎn)進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，了解所持固定資產(chǎn)的整體情況，并做出相應(yīng)處理。固定資產(chǎn)的清查對(duì)行政單位來(lái)說(shuō)極其重要，其重要性如下：

（一）保障國(guó)有資產(chǎn)安全

行政單位的固定資產(chǎn)絕大部分都由政府購(gòu)買(mǎi)，資金來(lái)源于財(cái)政撥款，屬于行政事業(yè)單位持有的國(guó)有資產(chǎn)。對(duì)于國(guó)有資產(chǎn)，行政單位有責(zé)任保障其安全，這是對(duì)單位負(fù)責(zé)，也是對(duì)國(guó)家負(fù)責(zé)。對(duì)行政單位固定資產(chǎn)進(jìn)行清查，可以了解國(guó)有資產(chǎn)狀況，加強(qiáng)對(duì)國(guó)有資產(chǎn)的管理，避免國(guó)有資產(chǎn)流失，確保國(guó)有資產(chǎn)安全。

（二）提高固定資產(chǎn)利用率

對(duì)行政單位的固定資產(chǎn)進(jìn)行清查，可以對(duì)單位內(nèi)部固定資產(chǎn)的配置情況有一個(gè)清楚的了解，單位各科室占有的固定資產(chǎn)數(shù)量、閑置的固定資產(chǎn)數(shù)量等都有一個(gè)統(tǒng)計(jì)和認(rèn)識(shí)，進(jìn)而對(duì)閑置的固定資產(chǎn)進(jìn)行再次分配利用，減少資源閑置和資源浪費(fèi)。

（三）保障行政單位正常運(yùn)行

行政單位固定資產(chǎn)主要職能是保障行政單位的運(yùn)營(yíng)以及行政工作的進(jìn)行。如果沒(méi)有定期對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行清查，導(dǎo)致有些固定資產(chǎn)損壞未能及時(shí)發(fā)現(xiàn)，或者有些固定資產(chǎn)缺失沒(méi)有及時(shí)購(gòu)買(mǎi)填補(bǔ)，有可能會(huì)造成行政工作無(wú)法完成，輕則耽誤工作，重則會(huì)損害人民群眾對(duì)單位的看法，有損單位形象。除此之外，固定資產(chǎn)的供應(yīng)完善還可以使行政單位工作人員的辦公環(huán)境得到改善，使行政單位工作人員能有一個(gè)良好的辦公環(huán)境，提高工作效率，和諧工作氛圍。

（四）為預(yù)算提供依據(jù)

行政單位預(yù)算是行政單位根據(jù)其職責(zé)和工作任務(wù)編制的年度財(cái)務(wù)收支計(jì)劃。它是對(duì)單位一定時(shí)期財(cái)務(wù)收支規(guī)模、結(jié)構(gòu)、資金來(lái)源和去向所作的預(yù)計(jì)。行政事業(yè)單位的主要目的是為了促使事業(yè)單位社會(huì)目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)，進(jìn)一步提升資金使用效果，降低行政事業(yè)單位的成本，對(duì)資源的配置作出優(yōu)化（完善行政事業(yè)單位預(yù)算編制及管理的途徑研究）。對(duì)行政單位固定資產(chǎn)進(jìn)行定期清查，可以及時(shí)了解本單位對(duì)固定資產(chǎn)的需求，將其納入行政預(yù)算之中，為預(yù)算的科學(xué)性和完整性提供保障。

三、行政單位固定資產(chǎn)清查的方法

行政單位固定資產(chǎn)構(gòu)成相對(duì)于企業(yè)單位來(lái)說(shuō)較為簡(jiǎn)單，大多為房屋、建筑物以及各類(lèi)辦公設(shè)備和專(zhuān)用設(shè)備，且多為行政單位所有，租賃、出租情況較少，因此固定資產(chǎn)的清查相對(duì)簡(jiǎn)單。具體清查方法如下：

（一）組建固定資產(chǎn)清查工作組，制定固定資產(chǎn)清查計(jì)劃

固定資產(chǎn)清查工作組的組建對(duì)于固定資產(chǎn)清查極為重要。因?yàn)楣潭ㄙY產(chǎn)的清查關(guān)系到整個(gè)行政單位，各個(gè)科室都會(huì)涉及，需要各科室工作人員的積極配合。因此，組織一個(gè)固定資產(chǎn)清查工作組，協(xié)調(diào)各科室，有利于推進(jìn)固定資產(chǎn)清查工作的順利進(jìn)行。

除此之外，制定固定資產(chǎn)清查計(jì)劃也是必不可少的一環(huán)。所謂謀定而后動(dòng)，制定固定資產(chǎn)清查計(jì)劃能夠?yàn)楣潭ㄙY產(chǎn)的盤(pán)點(diǎn)提供一個(gè)指南，使固定資產(chǎn)的清查工作更加有條理，更加有針對(duì)性。固定資產(chǎn)的清查計(jì)劃應(yīng)當(dāng)包括清查人員、負(fù)責(zé)科室、清查對(duì)象以及具體的清查程序和清查時(shí)間點(diǎn)。

（二）賬賬核對(duì)

行政單位固定資產(chǎn)除了有專(zhuān)門(mén)的固定資產(chǎn)系統(tǒng)記錄固定資產(chǎn)情況外，也會(huì)被記錄在行政單位的賬冊(cè)中，購(gòu)買(mǎi)、調(diào)撥固定資產(chǎn)時(shí)會(huì)有相應(yīng)的政府采購(gòu)合同以及固定資產(chǎn)調(diào)撥文件，固定資產(chǎn)入庫(kù)時(shí)會(huì)有固定資產(chǎn)入庫(kù)單，固定資產(chǎn)處置時(shí)也會(huì)有相應(yīng)的處置單據(jù)。在進(jìn)行固定資產(chǎn)清查時(shí)，應(yīng)當(dāng)先將這些單據(jù)、文件與固定資產(chǎn)系統(tǒng)內(nèi)的固定資產(chǎn)情況一一核對(duì)，確保賬賬相符，之后再進(jìn)行下一步固定資產(chǎn)清查的工作。

對(duì)于經(jīng)過(guò)核實(shí)沒(méi)有記載的賬外固定資產(chǎn)，固定資產(chǎn)清查員應(yīng)當(dāng)究根溯源，查找固定資產(chǎn)沒(méi)有及時(shí)入賬的原因，因?yàn)楣ぷ魇韬鰶](méi)有入賬的要及時(shí)入賬，如果因?yàn)榭陀^原因暫時(shí)不能入賬，這部分固定資產(chǎn)仍然需要記錄盤(pán)點(diǎn)。固定資產(chǎn)管理員可根據(jù)固定資產(chǎn)購(gòu)買(mǎi)發(fā)票或者其他憑證，將固定資產(chǎn)實(shí)物與憑證進(jìn)行核對(duì)，統(tǒng)計(jì)固定資產(chǎn)的數(shù)量、價(jià)值以及使用人等基本信息，便于做后續(xù)處理。

（三）賬實(shí)核對(duì)

賬實(shí)核對(duì)是固定資產(chǎn)清查的最主要的程序，也是耗費(fèi)時(shí)間最久、耗費(fèi)人力最大的一項(xiàng)步驟。賬實(shí)核對(duì)是根據(jù)固定資產(chǎn)賬，對(duì)行政單位實(shí)有的固定資產(chǎn)進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，確認(rèn)固定資產(chǎn)賬上所記錄的固定資產(chǎn)是否真實(shí)存在、其存在狀況如何以及固定資產(chǎn)信息是否有變更。賬實(shí)核對(duì)需要固定資產(chǎn)清查人員深入各科室，對(duì)所記錄的固定資產(chǎn)進(jìn)行一一盤(pán)點(diǎn)，具體需要核實(shí)的內(nèi)容如下：

1.是否存在。有些固定資產(chǎn)雖然記錄在固定資產(chǎn)賬上，但是因?yàn)槭褂萌耸褂檬杪┗蛘吣甏眠h(yuǎn)等原因，很可能已經(jīng)遺失，這就需要固定資產(chǎn)清查人員加以記錄，等最后做進(jìn)一步處理。

2.存在狀況。存在狀況是指登記在賬且存在實(shí)物的固定資產(chǎn)的狀況如何，是否能夠繼續(xù)使用，是否需要維修，如果損壞嚴(yán)重是否需要更換等等。及時(shí)記錄固定資產(chǎn)的存在狀況可以及時(shí)更換無(wú)維修價(jià)值的固定資產(chǎn)，延長(zhǎng)仍可使用的固定資產(chǎn)的使用年限，提高固定資產(chǎn)利用率。

3.固定資產(chǎn)信息是否變更。固定資產(chǎn)并非是一成不變的，在固定資產(chǎn)的使用過(guò)程中，可能因?yàn)楣ぷ餍枨蟮仍蚋鼡Q使用人或者使用部門(mén)，也可能因?yàn)橐恍﹦e的原因使固定資產(chǎn)的價(jià)值或者類(lèi)別發(fā)生變化。對(duì)此，固定資產(chǎn)清查人員都應(yīng)該及時(shí)記錄，更改固定資產(chǎn)相關(guān)信息。在實(shí)際工作中，因?yàn)樾姓挝还潭ㄙY產(chǎn)采用行政事業(yè)單位資產(chǎn)信息管理系統(tǒng)進(jìn)行管理，固定資產(chǎn)都有條形碼，因此盤(pán)點(diǎn)時(shí)要注意條形碼的對(duì)比，看條形碼信息與實(shí)際信息是否相符。

（四）后續(xù)處理

對(duì)于賬賬、賬實(shí)不符的固定資產(chǎn)，要究其源頭，如果是漏記、缺記而造成賬賬、賬實(shí)不符合的，需要及時(shí)將其登錄在冊(cè)；如果因?yàn)榭陀^原因造成固定資產(chǎn)的損失，應(yīng)當(dāng)根據(jù)單位內(nèi)部固定資產(chǎn)處置程序做相應(yīng)處理，在報(bào)相關(guān)負(fù)責(zé)人討論決定后做出進(jìn)一步的賬務(wù)處理；對(duì)于因?yàn)槭褂萌耸д`或者過(guò)錯(cuò)造成固定資產(chǎn)損壞或損失的，視情況還要追究相應(yīng)責(zé)任；對(duì)于固定資產(chǎn)信息發(fā)生變更的，除了要及時(shí)在固定資產(chǎn)系統(tǒng)中更新相應(yīng)信息外，還要及時(shí)更新固定資產(chǎn)上的條形碼，便于下次進(jìn)行清查和盤(pán)點(diǎn)。

四、行政單位固定資產(chǎn)清查的建議

（一）清查制度化

固定資產(chǎn)的清查應(yīng)當(dāng)是制度性的，在一個(gè)時(shí)段內(nèi)就應(yīng)該清查一次。固定資產(chǎn)清查是固定資產(chǎn)管理的一個(gè)重要方面，應(yīng)當(dāng)納入到固定資產(chǎn)管理制度中，對(duì)固定資產(chǎn)清查的負(fù)責(zé)部門(mén)、負(fù)責(zé)人、清查間隔等有明確的規(guī)定，方便固定資產(chǎn)清查人員進(jìn)行清查，也方便各部門(mén)進(jìn)行配合。

（二）管理完善化

固定資產(chǎn)的管理還涉及固定資產(chǎn)的購(gòu)買(mǎi)以及后續(xù)的分配，這些都需要專(zhuān)門(mén)的人員進(jìn)行管理。如果固定資產(chǎn)的購(gòu)買(mǎi)和分配人員與固定資產(chǎn)管理人員并不是一個(gè)人，就需要協(xié)調(diào)工作，互通有無(wú)，及時(shí)分享固定資產(chǎn)相關(guān)信息，否則就會(huì)出現(xiàn)固定資產(chǎn)購(gòu)買(mǎi)而固定資產(chǎn)管理員沒(méi)有記錄、固定資產(chǎn)分配而固定資產(chǎn)管理員不知道的情況。

為了防止這種情況的出現(xiàn)，行政單位應(yīng)當(dāng)完善固定資產(chǎn)入庫(kù)以及調(diào)撥手續(xù)。行政單位固定資產(chǎn)管理部門(mén)應(yīng)設(shè)有專(zhuān)門(mén)的固定資產(chǎn)入庫(kù)和調(diào)撥程序。固定資產(chǎn)購(gòu)買(mǎi)入庫(kù)時(shí)應(yīng)領(lǐng)取固定資產(chǎn)入庫(kù)單，填報(bào)后再行入庫(kù)；固定資產(chǎn)的分配以及變更使用人等應(yīng)填寫(xiě)固定資產(chǎn)調(diào)撥單，在固定資產(chǎn)管理員處報(bào)備，再進(jìn)行固定資產(chǎn)的調(diào)撥處置等。在日常工作中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)空有制度而難以落實(shí)的情況，一方面是因?yàn)楣ぷ魅藛T圖方便，另一方面是因?yàn)槿狈χ匾?。各行政單位工作人員應(yīng)當(dāng)提高認(rèn)識(shí)，按程序進(jìn)行固定資產(chǎn)的管理、使用。

（三）系統(tǒng)科學(xué)化

目前，行政單位推行電子信息化管理，固定資產(chǎn)的管理都有專(zhuān)門(mén)的固定資產(chǎn)系統(tǒng)。而固定資產(chǎn)的購(gòu)買(mǎi)大部分也采用信息化，由政府采購(gòu)網(wǎng)站進(jìn)行管理。筆者認(rèn)為，在未來(lái)可以實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)的功能擴(kuò)展，使得固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)不僅局限于固定資產(chǎn)的日常管理，而是延伸到固定資產(chǎn)的購(gòu)買(mǎi)、入庫(kù)以及處理，讓固定資產(chǎn)的購(gòu)買(mǎi)分配都能直接體現(xiàn)在固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)上，由電子信息管理引導(dǎo)固定資產(chǎn)的實(shí)體管理，使固定資產(chǎn)的管理信息化、明確化。