構(gòu)建醫(yī)院全面預(yù)算信息化管理體系探討

■ 劉廣奇

根據(jù)《醫(yī)院財(cái)務(wù)制度》的最新要求，醫(yī)院要實(shí)行全面預(yù)算管理，建立健全預(yù)算編制、審批、執(zhí)行、調(diào)整、決算、分析和考核等制度[1]。目前，全面預(yù)算管理的重要性日益顯現(xiàn)，醫(yī)院管理人員對(duì)預(yù)算管理的重視程度大幅提升，如何更加科學(xué)化、精細(xì)化地進(jìn)行預(yù)算管理是目前各醫(yī)院的重要課題[2]。上海市第六人民醫(yī)院東院秉承科技創(chuàng)新理念，通過信息化手段不斷探索預(yù)算管理方法和流程，構(gòu)建了全面預(yù)算信息化管理平臺(tái)，有效提升了醫(yī)院預(yù)算管理水平。

1 醫(yī)院預(yù)算管理面臨的問題

1.1 管理手段落后，不能滿足預(yù)算管理要求

醫(yī)院各職能部門手工編制科室預(yù)算表，然后將數(shù)據(jù)報(bào)送財(cái)務(wù)部門，再由財(cái)務(wù)部門對(duì)各科室的預(yù)算金額進(jìn)行統(tǒng)籌和匯總，完成醫(yī)院總預(yù)算后經(jīng)醫(yī)院預(yù)算管理委員會(huì)討論通過。編制預(yù)算的過程中不但會(huì)存在數(shù)據(jù)報(bào)送錯(cuò)誤和遺漏，還會(huì)產(chǎn)生各部門報(bào)送口徑不一致等問題。各部門對(duì)預(yù)算編制口徑與財(cái)務(wù)口徑理解不同，也會(huì)產(chǎn)生一定的預(yù)算差異。這樣一來，預(yù)算編制產(chǎn)生的問題就會(huì)直接影響到全面預(yù)算管理的整體效果。

1.2 項(xiàng)目合同的簽訂無法與預(yù)算掛鉤

由于編制預(yù)算時(shí)采用手工記賬的方式，合同審批流程又設(shè)在醫(yī)院OA平臺(tái)上，然而OA平臺(tái)僅用于審批流程，與財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)沒有任何對(duì)接和關(guān)聯(lián)。醫(yī)院管理人員在審批合同訂立時(shí)，無法對(duì)財(cái)務(wù)預(yù)算表進(jìn)行實(shí)時(shí)查看，經(jīng)常存在合同金額與預(yù)算金額不符，甚至預(yù)算超支的情況。醫(yī)院每年簽訂合同數(shù)量較大，如果經(jīng)常出現(xiàn)類似情況，會(huì)對(duì)預(yù)算執(zhí)行情況產(chǎn)生較大影響。

1.3 合同執(zhí)行情況無法進(jìn)行有效控制

通常在合同簽訂后，醫(yī)院和供應(yīng)商會(huì)根據(jù)合同簽訂的條款進(jìn)行供貨付款。但有時(shí)也會(huì)出現(xiàn)特殊情況，例如供貨不及時(shí)、施工進(jìn)度延緩、因資金緊張延遲付款等，此時(shí)就會(huì)有合同執(zhí)行和合同條款不相符的情況發(fā)生。財(cái)務(wù)部門對(duì)此類特殊情況無法進(jìn)行有效管控。

1.4 支出與預(yù)算不匹配

在預(yù)算編制過程中，如果支出明細(xì)沒有細(xì)化，待實(shí)際支出時(shí)，就會(huì)發(fā)生支出項(xiàng)目無法對(duì)應(yīng)預(yù)算支出明細(xì)、支出超預(yù)算等情況。而缺乏財(cái)務(wù)知識(shí)的報(bào)銷人員一旦遇到這種情況，多會(huì)隨意將這筆支出填入錯(cuò)誤的預(yù)算支出明細(xì)中，造成支出與預(yù)算不匹配。然而遇到此類情況后，如果對(duì)每筆支出都審核對(duì)應(yīng)的預(yù)算明細(xì)，工作量太大，因此財(cái)務(wù)人員一般沒有對(duì)這種情況進(jìn)行有效管控。

1.5 預(yù)算分析僅滿足基本需要，無法適應(yīng)精細(xì)化管理要求

預(yù)算分析需要大量預(yù)算執(zhí)行情況等基本數(shù)據(jù)支持，但基于手工編制的管理手段無法達(dá)到提供數(shù)據(jù)支持的要求。目前的預(yù)算分析僅僅停留在預(yù)算執(zhí)行率等基本財(cái)務(wù)指標(biāo)上，無法進(jìn)行深層次預(yù)算分析。這對(duì)醫(yī)院未來經(jīng)濟(jì)運(yùn)行管理發(fā)展是一大阻礙。

2 醫(yī)院全面預(yù)算管理體系信息化構(gòu)建

從醫(yī)院層面來看，醫(yī)院全面預(yù)算管理信息化的主要需求是通過信息系統(tǒng)的財(cái)務(wù)核算平臺(tái)上線來實(shí)現(xiàn)費(fèi)用報(bào)銷、預(yù)算管理及合同管理，為醫(yī)院管理者提供有效、準(zhǔn)確的針對(duì)院內(nèi)各科室業(yè)務(wù)類型的分析數(shù)據(jù)，從而滿足醫(yī)院通過預(yù)算管控費(fèi)用報(bào)銷及合同管理的需求，準(zhǔn)確便捷地為各類決策層提供有價(jià)值的財(cái)務(wù)信息，提高整個(gè)醫(yī)院的財(cái)務(wù)分析效率和水平。從財(cái)務(wù)角度來看，醫(yī)院財(cái)務(wù)部門想通過預(yù)算管理體系信息化建設(shè)和創(chuàng)新管理模式，實(shí)現(xiàn)控制費(fèi)用報(bào)銷的目的。

全面預(yù)算管理體系包括預(yù)算管理、合同管理及費(fèi)用報(bào)銷3個(gè)主要組成部分。這3部分相互銜接，環(huán)節(jié)緊扣，可以很好體現(xiàn)財(cái)務(wù)管理一體化的優(yōu)勢(shì)及特點(diǎn)。全面預(yù)算管理體系整體設(shè)計(jì)框架如圖1所示。

2.1 預(yù)算管理

預(yù)算管理目前主要以利潤(rùn)表中的收入、成本、費(fèi)用為主進(jìn)行，按照excel模板來編制，下發(fā)到各科室部門，按期收回后進(jìn)行匯總、分析。由于沒有采用系統(tǒng)進(jìn)行預(yù)算數(shù)據(jù)處理，因此數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性和及時(shí)性都存在問題，需要通過預(yù)算平臺(tái)對(duì)預(yù)算數(shù)據(jù)集中管理、集中分析。同時(shí)，通過系統(tǒng)平臺(tái)將預(yù)算系統(tǒng)與財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)連通，實(shí)現(xiàn)預(yù)算數(shù)據(jù)、核算數(shù)據(jù)對(duì)比分析。

預(yù)算管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)的主要需求是將下屬各部門全面納入預(yù)算管理系統(tǒng)。從年度預(yù)算開始，進(jìn)行系統(tǒng)平臺(tái)化的預(yù)算編制、審批、匯總、調(diào)整、合并、分析，再逐步細(xì)化，更加科學(xué)、合理地對(duì)經(jīng)營(yíng)預(yù)算加以管理。同時(shí)，結(jié)合費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行分析，為未來更加精細(xì)化的預(yù)算管理奠定基礎(chǔ)。

2.2 合同管理

合同管理主要包括合同簽訂、合同會(huì)簽、合同審批、合同執(zhí)行、合同檔案等功能模塊。合同管理是承接預(yù)算管理和費(fèi)用報(bào)銷兩大模塊的核心模塊，是經(jīng)濟(jì)運(yùn)行管控的主要風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)。

合同管理的業(yè)務(wù)流程：由財(cái)務(wù)處把預(yù)算總金額分解到各職能部門，職能部門新建合同時(shí)會(huì)引用到預(yù)算額度，經(jīng)辦人在判斷合同類型和采購方式后填寫合同相關(guān)信息；合同新建后進(jìn)入審批流程，審批流程和醫(yī)院OA平臺(tái)流程大致相應(yīng)，可以避免合同審批與合同管理分離的情況發(fā)生。合同管理的信息數(shù)據(jù)會(huì)繼續(xù)被費(fèi)用報(bào)銷模塊使用，全面確保在預(yù)算的前提下簽訂、執(zhí)行合同以及付款、報(bào)銷。

圖1 全面預(yù)算管理體系設(shè)計(jì)框架

2.3 費(fèi)用報(bào)銷

醫(yī)院目前使用的手工報(bào)銷流程無法與財(cái)務(wù)系統(tǒng)對(duì)接，沒有形成系統(tǒng)性預(yù)算體系也無法對(duì)預(yù)算數(shù)與實(shí)際數(shù)進(jìn)行差異分析。費(fèi)用報(bào)銷管理對(duì)信息系統(tǒng)的需求是實(shí)現(xiàn)預(yù)算控制費(fèi)用報(bào)銷、超預(yù)算給予提示、提供費(fèi)用報(bào)銷數(shù)據(jù)作為預(yù)算實(shí)際執(zhí)行數(shù)據(jù)進(jìn)行分析。通過預(yù)算模塊的自定義報(bào)表進(jìn)行不同緯度的預(yù)算分析。費(fèi)用報(bào)銷模塊的主要作用是通過費(fèi)用報(bào)銷單的填報(bào)和審批來控制預(yù)算支出，對(duì)報(bào)銷單中的相關(guān)費(fèi)用類型進(jìn)行預(yù)算扣減；在費(fèi)用報(bào)銷過程結(jié)束后與財(cái)務(wù)核算與記賬系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接，自動(dòng)轉(zhuǎn)化現(xiàn)金記賬憑證和銀行記賬憑證，從而提高財(cái)務(wù)人員記賬效率，避免重復(fù)勞動(dòng)。

3 結(jié)合科技創(chuàng)新對(duì)預(yù)算管理體系信息化建設(shè)的思考

3.1 預(yù)算管理體系信息化構(gòu)建的前期調(diào)研需要醫(yī)院各職能部門共同參與

任何一項(xiàng)科技創(chuàng)新都離不開前期調(diào)研工作。預(yù)算管理體系信息化革新工程在保證基礎(chǔ)工作能夠正常開展的前提下進(jìn)行開發(fā)才能成功。全面預(yù)算管理體系的構(gòu)建是全院性的，在信息化體系構(gòu)建的開端就需要有足夠充分的調(diào)研工作作為鋪墊，要照顧到全院職工方方面面的業(yè)務(wù)需求[3]。在預(yù)算分解方面要對(duì)職能部門編制預(yù)算的負(fù)責(zé)人進(jìn)行培訓(xùn)，統(tǒng)一預(yù)算編制口徑。合同管理模塊的設(shè)計(jì)要兼顧臨床科研合同、后勤設(shè)備部門采購合同以及其他一些非經(jīng)濟(jì)類合同等，盡可能做到不遺漏任何類型。各種合同的條款內(nèi)容存在較大差異，要制作出適應(yīng)各種合同條款內(nèi)容的填報(bào)界面需要群策群力，收集足夠基礎(chǔ)信息才能完成。費(fèi)用報(bào)銷包括很多不同的類型，例如科研報(bào)銷、能源支出、差旅費(fèi)和會(huì)議費(fèi)等。每種報(bào)銷類型都有各自不同的審批流程，在費(fèi)用報(bào)銷模塊設(shè)計(jì)時(shí)應(yīng)給予足夠重視。

3.2 醫(yī)院需要根據(jù)自身需求和管理環(huán)境構(gòu)建信息化體系

任何信息系統(tǒng)的開發(fā)都是為了解決目前所面臨的問題。當(dāng)然，在科技創(chuàng)新開發(fā)的過程中也需要考慮技術(shù)以及環(huán)境等因素。醫(yī)院開發(fā)全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)是為了提高醫(yī)院財(cái)務(wù)管理水平，對(duì)預(yù)算進(jìn)行有效管控。全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)的功能可以滿足醫(yī)院目前的管理需求，但管理環(huán)境方面還有待改善。因?yàn)槟壳搬t(yī)院臨床工作者普遍工作繁忙，每當(dāng)接觸到新的信息系統(tǒng)時(shí)總是抱著抵觸的心理，不愿多學(xué)，所以在系統(tǒng)操作培訓(xùn)和推進(jìn)新系統(tǒng)上線時(shí)，總會(huì)遇到員工因?qū)π孪到y(tǒng)不熟悉而產(chǎn)生的各種誤操作問題。在信息系統(tǒng)前期設(shè)計(jì)的過程中，要充分利用科技創(chuàng)新技術(shù)盡可能考慮操作簡(jiǎn)便性，讓操作界面一目了然。

3.3 做好全面預(yù)算管理體系與財(cái)務(wù)核算體系對(duì)接

在費(fèi)用報(bào)銷過程結(jié)束后，通過信息化手段與財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接，完成費(fèi)用報(bào)銷單自動(dòng)轉(zhuǎn)化記賬憑證。醫(yī)院財(cái)務(wù)目前的記賬規(guī)則和明細(xì)科目已經(jīng)有了明顯的改善，輔助明細(xì)內(nèi)容較多，科室摘要等內(nèi)容都很清晰明了。這就對(duì)預(yù)算管理系統(tǒng)與財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)的對(duì)接提出了更高要求。要考慮到支出和記賬時(shí)的對(duì)應(yīng)關(guān)系等，先由財(cái)務(wù)人員對(duì)轉(zhuǎn)化規(guī)則和轉(zhuǎn)化內(nèi)容進(jìn)行歸納整理，然后系統(tǒng)工程師根據(jù)財(cái)務(wù)人員的實(shí)際需求進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)定和設(shè)計(jì)，最后進(jìn)行憑證轉(zhuǎn)化測(cè)試，盡可能保證所有費(fèi)用報(bào)銷單都能夠轉(zhuǎn)化為記賬憑證。

3.4 為醫(yī)院未來一體化管理打下良好基礎(chǔ)

由于醫(yī)院過去對(duì)信息系統(tǒng)的重視程度不夠，每次引進(jìn)新系統(tǒng)都沒有醫(yī)院管理一體化的概念和意識(shí)?？萍紕?chuàng)新固然重要，但也需要進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃[4]。全面預(yù)算管理系統(tǒng)打破了醫(yī)院財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)孤島，整合了預(yù)算管理、合同管理、報(bào)銷管理的系統(tǒng)功能，并與財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)進(jìn)行了良好對(duì)接，未來還可以考慮在全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)中融入更多其他信息系統(tǒng)的功能模塊，結(jié)合科技創(chuàng)新的理念為醫(yī)院全面一體化管理打下良好的基礎(chǔ)。