基于匯文信息系統(tǒng)的中文紙質(zhì)圖書(shū)驗(yàn)收工作思考

韋曉紅

摘 要 文章介紹了匯文信息系統(tǒng)圖書(shū)驗(yàn)收的功能，簡(jiǎn)述了目前圖書(shū)館驗(yàn)收工作的流程。對(duì)圖書(shū)館驗(yàn)收工作中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行了總結(jié)與思考，并對(duì)驗(yàn)收工作提出了幾點(diǎn)建議。

關(guān)鍵詞 匯文信息系統(tǒng) 圖書(shū)驗(yàn)收

1 圖書(shū)驗(yàn)收工作的目的

圖書(shū)驗(yàn)收在此是指圖書(shū)館驗(yàn)收人員對(duì)書(shū)商配送到館的紙質(zhì)圖書(shū)，依據(jù)雙方所訂合同、圖書(shū)館的采訪訂單進(jìn)行檢查、核對(duì)、確認(rèn)的過(guò)程。通過(guò)圖書(shū)驗(yàn)收，一方面可以剔除與圖書(shū)館資源建設(shè)不相適應(yīng)的圖書(shū)，保證圖書(shū)采訪質(zhì)量，減少圖書(shū)館損失，進(jìn)而促進(jìn)圖書(shū)館功能的發(fā)揮。另一方面可以糾正圖書(shū)加工過(guò)程中出現(xiàn)的錯(cuò)誤，確保圖書(shū)加工的質(zhì)量， 有利于以后圖書(shū)館服務(wù)工作的開(kāi)展。

2 匯文信息系統(tǒng)驗(yàn)收功能簡(jiǎn)介

（1）訂購(gòu)驗(yàn)收。訂購(gòu)驗(yàn)收是對(duì)訂單組織中已訂的數(shù)據(jù)進(jìn)行驗(yàn)收。主要驗(yàn)收新書(shū)的套冊(cè)、質(zhì)量、價(jià)格并分配新書(shū)的財(cái)產(chǎn)號(hào)和條碼號(hào)。主要包括幾個(gè)步驟：①新書(shū)質(zhì)量的檢查。②新書(shū)與系統(tǒng)中的訂購(gòu)數(shù)據(jù)核對(duì)并修改。③對(duì)驗(yàn)收確認(rèn)過(guò)的新書(shū)進(jìn)行財(cái)產(chǎn)號(hào)和條碼號(hào)的分配。需要注意的是，訂購(gòu)驗(yàn)收是在采訪模塊中已做過(guò)圖書(shū)的采訪訂購(gòu)工作，圖書(shū)到館后采用的驗(yàn)收程序。

（2）非訂購(gòu)驗(yàn)收。非訂購(gòu)驗(yàn)收與訂購(gòu)驗(yàn)收不同的是，圖書(shū)到館后在采訪模塊中再做訂購(gòu)組織工作，然后再進(jìn)行驗(yàn)收。

（3）批量自動(dòng)驗(yàn)收。當(dāng)圖書(shū)館將編目外包給書(shū)商后，書(shū)商在異地將新書(shū)加工好，并編制好帶館藏的MARC數(shù)據(jù)，生成一個(gè)批量自動(dòng)驗(yàn)收文件。驗(yàn)收人員可以使用該功能將批量自動(dòng)驗(yàn)收文件導(dǎo)入?yún)R文信息系統(tǒng)中，一次性完成圖書(shū)的驗(yàn)收及典藏工作。

（4）驗(yàn)收清點(diǎn)。驗(yàn)收清點(diǎn)是圖書(shū)館使用批量自動(dòng)驗(yàn)收功能后，圖書(shū)館驗(yàn)收人員將批量自動(dòng)導(dǎo)入的數(shù)據(jù)與實(shí)際到館的圖書(shū)時(shí)行清點(diǎn)比對(duì)，核查自動(dòng)驗(yàn)收數(shù)據(jù)中的圖書(shū)復(fù)本數(shù)與價(jià)格是否與實(shí)際到館的數(shù)量相同，保證匯文信息系統(tǒng)中圖書(shū)驗(yàn)收情況與實(shí)際情況一致。此功能一般與批量自動(dòng)驗(yàn)收功能配合使用。

3 我館目前圖書(shū)驗(yàn)收工作流程

3.1 由書(shū)商聘用的來(lái)館加工人員（以下簡(jiǎn)稱(chēng)加工人員）負(fù)責(zé)訂購(gòu)驗(yàn)收工作

（1）補(bǔ)做訂購(gòu)。匯文信息系統(tǒng)訂購(gòu)驗(yàn)收的前提是，在匯文信息系統(tǒng)中存在訂購(gòu)信息，而本館的采訪訂單是在匯文信息系統(tǒng)之外完成并發(fā)訂。所以，在訂購(gòu)驗(yàn)收前必須補(bǔ)做訂購(gòu)工作。加工人員先根據(jù)書(shū)商提供的配送清單，將MARC數(shù)據(jù)導(dǎo)入?yún)R文信息系統(tǒng)采訪模塊中，補(bǔ)做訂購(gòu)數(shù)據(jù)。然后開(kāi)始加工圖書(shū)，給圖書(shū)貼磁條、蓋章。

（2）完成訂購(gòu)驗(yàn)收。打開(kāi)訂購(gòu)驗(yàn)收界面。首先選擇一個(gè)到書(shū)的書(shū)商，在此書(shū)商下新建一個(gè)驗(yàn)收批次A。其次，在該驗(yàn)收批次A下進(jìn)行新書(shū)的驗(yàn)收。通過(guò)掃描圖書(shū)封底上的ISBN號(hào)碼等不同的方式，檢索出圖書(shū)的訂購(gòu)信息，根據(jù)到書(shū)的實(shí)際情況進(jìn)行驗(yàn)收，然后進(jìn)行個(gè)別登賬，分配圖書(shū)的財(cái)產(chǎn)號(hào)與條碼號(hào)、索書(shū)號(hào)及館藏地，點(diǎn)擊保存即完成了一種圖書(shū)的驗(yàn)收。待所有圖書(shū)清點(diǎn)完成，打印標(biāo)簽，給書(shū)貼上條碼、財(cái)產(chǎn)號(hào)、索書(shū)號(hào)。

3.2 我館驗(yàn)收人員負(fù)責(zé)驗(yàn)收清點(diǎn)

加工人員完成A批次圖書(shū)的訂購(gòu)驗(yàn)收，并將該批次圖書(shū)編目完成后，驗(yàn)收人員開(kāi)始A批次圖書(shū)驗(yàn)收清點(diǎn)。打開(kāi)圖書(shū)驗(yàn)收清點(diǎn)界面，先選擇好書(shū)商，然后選擇該書(shū)商屬下的驗(yàn)收批次A。接著，選擇驗(yàn)收的方式。本館一般都是通過(guò)掃描圖書(shū)封底上的ISBN號(hào)碼按種逐條核對(duì)實(shí)際到館圖書(shū)的復(fù)本數(shù)、條碼、財(cái)產(chǎn)號(hào)、ISBN號(hào)碼、索書(shū)號(hào)、書(shū)名、作者、出版社、價(jià)格等信息是否與匯文信息系統(tǒng)中相應(yīng)的訂購(gòu)驗(yàn)收數(shù)據(jù)相同。如果有不同，先記錄下來(lái)，最后統(tǒng)一修改。

3.3 財(cái)產(chǎn)核算

圖書(shū)驗(yàn)收清點(diǎn)完成后，利用匯文信息系統(tǒng)采訪模塊中財(cái)產(chǎn)賬統(tǒng)計(jì)程序，將驗(yàn)收完成的所有批次圖書(shū)時(shí)行匯總，并根據(jù)實(shí)際圖書(shū)情況核對(duì)，扣除問(wèn)題圖書(shū)的相關(guān)賬目。

4 驗(yàn)收工作中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題

4.1 賬目問(wèn)題

（1）有未清點(diǎn)到圖書(shū)時(shí)。圖書(shū)驗(yàn)收清點(diǎn)完成后，仍有未清點(diǎn)到的圖書(shū)時(shí)，匯文信息系統(tǒng)在進(jìn)行賬目匯總時(shí)，仍按照全部清點(diǎn)到的狀態(tài)統(tǒng)計(jì)財(cái)產(chǎn)賬，并未扣除未清點(diǎn)到圖書(shū)的賬目。

（2）價(jià)格有錯(cuò)誤時(shí)。驗(yàn)收清點(diǎn)時(shí)發(fā)現(xiàn)某一圖書(shū)實(shí)際價(jià)格與訂購(gòu)價(jià)格不符，在編目模塊修改此書(shū)010d 子字段的價(jià)格后，在財(cái)產(chǎn)賬目統(tǒng)計(jì)時(shí)，匯總的金額仍按修改前的價(jià)格統(tǒng)計(jì)。

4.2 重書(shū)較多

一是在同一書(shū)商配送的不同驗(yàn)收批次中出現(xiàn)相同數(shù)目的新書(shū)。二是不同的書(shū)商配送了相同的新書(shū)。三是書(shū)商配送了與本館館藏中完全相同的書(shū)。四是書(shū)商配送了與本館館藏裝幀不同，內(nèi)容相同的書(shū)。

4.3 圖書(shū)質(zhì)量不高的情況時(shí)有出現(xiàn)

在驗(yàn)收清點(diǎn)某個(gè)合作書(shū)商配送的新書(shū)時(shí)，驗(yàn)收人員發(fā)現(xiàn)圖書(shū)的質(zhì)量問(wèn)題特別多。有的書(shū)印刷得不清楚；有的書(shū)中有空白頁(yè)；相同的復(fù)本書(shū)高低不同；相同的復(fù)本封面顏色不一致；有一種書(shū)在裁邊時(shí)被裁掉了部分內(nèi)容；有一種書(shū)作者、出版社、封面顏色相同，但內(nèi)容不同。

4.4 圖書(shū)配送不完整

圖書(shū)配送不完整的情況以多卷書(shū)為主。一般書(shū)商只配送了成套多卷書(shū)的前面幾冊(cè)，缺少后面的一冊(cè)或多冊(cè)。嚴(yán)重情況是只有成套多卷書(shū)中其中的某一冊(cè)。

4.5 圖書(shū)加工問(wèn)題頻出

圖書(shū)在加工中出現(xiàn)的問(wèn)題有：一是將書(shū)內(nèi)標(biāo)簽蓋住了一部分條碼，使讀碼器不能正確識(shí)別。二是條碼貼錯(cuò)，將A書(shū)的條碼貼在B書(shū)上。三是標(biāo)簽貼錯(cuò)，將C書(shū)的標(biāo)簽貼在D書(shū)上。

4.6 隨書(shū)光盤(pán)未驗(yàn)收

加工人員在訂購(gòu)驗(yàn)收時(shí)未做隨書(shū)光盤(pán)的驗(yàn)收，在加工圖書(shū)時(shí)將隨書(shū)光盤(pán)從書(shū)后取下，雖然在隨書(shū)光盤(pán)包裝袋上寫(xiě)上了與書(shū)同樣的條碼號(hào)，但未將隨書(shū)光盤(pán)移交到圖書(shū)清點(diǎn)環(huán)節(jié)。這種做法很容易造成隨書(shū)光盤(pán)的丟失。

5 對(duì)驗(yàn)收工作中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的思考

5.1 重書(shū)問(wèn)題

根據(jù)本館采訪及驗(yàn)收工作的實(shí)施情況，重書(shū)的來(lái)源主要有兩個(gè)方面：一是本館因素。我館原來(lái)使用的是別的圖書(shū)信息系統(tǒng)，采用匯文信息系統(tǒng)的時(shí)間不長(zhǎng)。由于使用新系統(tǒng)的時(shí)間比較短，采訪人員對(duì)該系統(tǒng)的功能不熟悉，對(duì)該系統(tǒng)的功能理解還不深刻，在采訪操作時(shí)經(jīng)常出現(xiàn)問(wèn)題，使訂單組織工作無(wú)法在匯文信息系統(tǒng)中完成。因此，我館的采訪訂單是在匯文信息系統(tǒng)之外組織形成并發(fā)訂。訂單在發(fā)訂前并未做查重工作，這就增加了采訪訂單中的重書(shū)出現(xiàn)的機(jī)率。二是書(shū)商因素。書(shū)商受利益的驅(qū)使，為了增加收益，書(shū)商除了會(huì)配送一些訂單之外的書(shū)以外，還會(huì)多配、錯(cuò)配或重復(fù)配送本館已訂購(gòu)的圖書(shū)。書(shū)商經(jīng)常用精裝書(shū)代替平裝書(shū)配送給圖書(shū)館。而這些錯(cuò)配、多配、反復(fù)配送的圖書(shū)，本來(lái)在訂購(gòu)驗(yàn)收時(shí)，可以通過(guò)仔細(xì)核查剔除掉。但是，由于補(bǔ)做訂單、訂購(gòu)驗(yàn)收都交給了加工人員，他們一方面為了縮短工作完成時(shí)間，草草核對(duì)甚至不核對(duì)有關(guān)信息，盲目驗(yàn)收；另一方面也是基于自身利益考慮，因此，加工人員不會(huì)主動(dòng)剔除這些訂單之外的圖書(shū)、配送錯(cuò)誤的重書(shū)。加工人員這種做法，嚴(yán)重削弱了驗(yàn)收的作用，給那些不是本館館藏建設(shè)所需要的圖書(shū)大開(kāi)方便之門(mén)。長(zhǎng)此以往，給圖書(shū)館造成的不僅僅是金錢(qián)的損失，更會(huì)影響本館圖書(shū)資料建設(shè)的質(zhì)量，進(jìn)而降低圖書(shū)館的服務(wù)功能。

5.2 圖書(shū)質(zhì)量及圖書(shū)少配狀況

目前，圖書(shū)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈。有的書(shū)商實(shí)力不夠，為了競(jìng)標(biāo)，盲目壓低標(biāo)底。中標(biāo)后，如果完全按合同辦事，利潤(rùn)將大大折扣。為了追求利益最大化，書(shū)商往往采取以次充好、少配或不配圖書(shū)館訂購(gòu)的圖書(shū)。本館曾要求某個(gè)中標(biāo)書(shū)商配送某套多卷書(shū)F，該書(shū)商的答復(fù)是，按合同的折扣率采購(gòu)不到圖書(shū)館需求的F多卷書(shū)。

5.3 圖書(shū)加工問(wèn)題

圖書(shū)加工錯(cuò)誤不斷，根本原因是加工人員二次外包。加工人員將蓋章、貼磁條等手工活外包給了在校的學(xué)生，這些學(xué)生未經(jīng)培訓(xùn)，匆忙上崗，在加工時(shí)難免出錯(cuò)。

5.4 財(cái)產(chǎn)賬目統(tǒng)計(jì)問(wèn)題

筆者反復(fù)研究了匯文信息系統(tǒng)圖書(shū)財(cái)產(chǎn)賬目的匯總原理，發(fā)現(xiàn)匯文信息系統(tǒng)圖書(shū)財(cái)產(chǎn)賬目的匯總是依據(jù)訂購(gòu)驗(yàn)收時(shí)的數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總。在訂購(gòu)驗(yàn)收時(shí)或驗(yàn)收清點(diǎn)時(shí)發(fā)現(xiàn)圖書(shū)的實(shí)際情況與訂購(gòu)數(shù)據(jù)不同時(shí)，都必須返回到訂購(gòu)驗(yàn)收模塊修改正確后，圖書(shū)財(cái)產(chǎn)賬目的匯總才會(huì)與實(shí)際相同。

5.5 隨書(shū)光盤(pán)不驗(yàn)收原因

自從我館購(gòu)買(mǎi)了光盤(pán)資源庫(kù)后，對(duì)圖書(shū)后所附光盤(pán)的管理也隨意起來(lái)。讀者如需要光盤(pán)上的資料時(shí)，可以到本館購(gòu)買(mǎi)的光盤(pán)庫(kù)下載。因此，對(duì)隨書(shū)光盤(pán)抱著一種可有可無(wú)的態(tài)度。

6 幾點(diǎn)建議

（1）本館采訪人員負(fù)責(zé)在匯文信息系統(tǒng)中完成圖書(shū)采訪工作。匯文信息系統(tǒng)在采訪模塊提供了強(qiáng)大的篩選、查重功能。在匯文信息系統(tǒng)中進(jìn)行訂單組織，可以篩選掉不適合本館館藏建設(shè)需要的圖書(shū)，也可以剔除與本館館藏相同的書(shū)目，提高采訪的質(zhì)量。

采訪人員在匯文信息系統(tǒng)組織好訂單，就不需要加工人員補(bǔ)做訂單，他們只能依據(jù)匯文信息系統(tǒng)中已有的訂單數(shù)據(jù)進(jìn)行訂購(gòu)驗(yàn)收，可以防止書(shū)商錯(cuò)配、多配的圖書(shū)進(jìn)入到館藏中。既可降低采訪風(fēng)險(xiǎn)，又可減少圖書(shū)館的經(jīng)濟(jì)損失。

采訪人員在匯文信息系統(tǒng)組織好訂單，還可以準(zhǔn)確地評(píng)價(jià)書(shū)商的到館圖書(shū)情況，為以后書(shū)商的選擇提供參考依據(jù)。

（2）重視隨書(shū)光盤(pán)的驗(yàn)收。圖書(shū)后所附光盤(pán)也是圖書(shū)館文獻(xiàn)資源的組成部分，對(duì)圖書(shū)的內(nèi)容起到一個(gè)補(bǔ)充與完善的作用。對(duì)隨書(shū)光盤(pán)進(jìn)行驗(yàn)收清點(diǎn)，可以保證圖書(shū)內(nèi)容的完整性。也可以與圖書(shū)館購(gòu)買(mǎi)的隨書(shū)光盤(pán)數(shù)據(jù)庫(kù)互為補(bǔ)充。當(dāng)隨書(shū)光盤(pán)數(shù)據(jù)庫(kù)中缺少相應(yīng)圖書(shū)光盤(pán)資料時(shí)，又或著在隨書(shū)光盤(pán)數(shù)據(jù)庫(kù)出現(xiàn)問(wèn)題不能使用時(shí)，館藏中的隨書(shū)光盤(pán)就可以發(fā)揮作用。

（3）提高采訪與驗(yàn)收人員應(yīng)用匯文信息系統(tǒng)的水平。綜觀在驗(yàn)收中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，有一部分是由于采訪與驗(yàn)收人員對(duì)匯文信息系統(tǒng)的應(yīng)用水平不高引起的。應(yīng)用匯文信息系統(tǒng)水平的高低，制約著圖書(shū)采訪與驗(yàn)收工作的順利開(kāi)展。因此，提高采訪與驗(yàn)收人員應(yīng)用匯文信息系統(tǒng)的水平，是目前采訪與驗(yàn)收人員的當(dāng)務(wù)之急。

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