如何實(shí)現(xiàn)檔案工作的社會(huì)價(jià)值

周亮亮

【摘要】在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，隨著政治、經(jīng)濟(jì)體制的改革和用人制度的變化，檔案工作面臨著新的形勢(shì)和任務(wù)，既有現(xiàn)實(shí)困難，又有發(fā)展機(jī)遇。因此，如何在新的歷史條件下正確分析和認(rèn)識(shí)檔案工作存在的價(jià)值和問(wèn)題，抓住發(fā)展機(jī)遇，改革現(xiàn)有的工作體系，把檔案管理工作科學(xué)化，以適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的進(jìn)步與發(fā)展，充分發(fā)揮檔案工作的作用，更好地為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，是擺在檔案工作者面前的重要課題。

【關(guān)鍵詞】檔案工作 管理 科學(xué)化

一、正確認(rèn)識(shí)檔案的社會(huì)價(jià)值

檔案的社會(huì)價(jià)值，是由其自身的社會(huì)屬性所決定的。無(wú)論在什么樣的條件下，只要進(jìn)行人事管理活動(dòng)，就會(huì)形成相關(guān)的認(rèn)識(shí)資料，就需要開(kāi)展收集、整理、歸檔、立卷、保管和利用等檔案工作，檔案就具有存在和利用的社會(huì)價(jià)值。隨著社會(huì)進(jìn)入信息時(shí)代，信息已成為重要的社會(huì)資源，信息的收集和利用也是一項(xiàng)具有戰(zhàn)略意義的社會(huì)工程，作為人員信息主要載體的檔案有了更加廣闊的價(jià)值空間。市場(chǎng)人力資源的合理配置、企業(yè)和從業(yè)者之間的溝通和聯(lián)系、企業(yè)自身的人事管理和人才培養(yǎng)、日趨社會(huì)化的人事管理和社會(huì)保障工作等都需要真實(shí)、科學(xué)的人員信息為依據(jù)、支撐和連接，而這些信息的獲取和利用，離不開(kāi)檔案工作的有效運(yùn)轉(zhuǎn)。

因此，正確認(rèn)識(shí)檔案的社會(huì)價(jià)值，充分發(fā)揮檔案工作的重要作用，在服務(wù)于組織人事工作的基礎(chǔ)上，不僅可以為企業(yè)和從業(yè)者提供良好的信息服務(wù)，優(yōu)化市場(chǎng)人員資源配置，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)的繁榮和發(fā)展，而且可以強(qiáng)化從業(yè)人員的社會(huì)管理，推動(dòng)國(guó)家社會(huì)保障體系的建立和完善，維護(hù)社會(huì)的穩(wěn)定。

二、檔案工作面臨的問(wèn)題和困難

（一）檔案管理體系的社會(huì)化程度不高，難以適應(yīng)社會(huì)進(jìn)步與發(fā)展

現(xiàn)行的管理體系，是以單個(gè)的企事業(yè)單位或社團(tuán)組織為管理主體而進(jìn)行運(yùn)行的，在這種分散的管理方式下，管理主體之間缺乏有機(jī)的聯(lián)系，與生產(chǎn)活動(dòng)的日益社會(huì)化和從業(yè)人員流動(dòng)性的不斷增強(qiáng)極不適應(yīng)，形成不了社會(huì)化的服務(wù)網(wǎng)絡(luò)。分散的管理方式，一方面不便于統(tǒng)一規(guī)范檔案操作程序和整個(gè)社會(huì)檔案資源的整合、利用；另一方面，多頭管理和繁瑣的流程，影響了檔案隨從業(yè)人員流動(dòng)而及時(shí)流動(dòng)的可能，無(wú)法做到人走檔案走，直接造成棄檔、丟檔的現(xiàn)象發(fā)生。

（二）檔案的形成質(zhì)量不高，降低了檔案的社會(huì)價(jià)值

檔案的形成和收集缺乏針對(duì)性和規(guī)范性，工作方式多年不變，程序不夠公開(kāi)、透明，造成檔案內(nèi)容陳舊、雷同、空洞、失真。內(nèi)容陳舊不能反映個(gè)人的最新動(dòng)態(tài)，失去了檔案的憑證價(jià)值；內(nèi)容雷同不能反映個(gè)人的獨(dú)特才能，失去了檔案的參考價(jià)值，難以有針對(duì)性的提供權(quán)威的證明材料；內(nèi)容的空洞，則無(wú)法滿足社會(huì)對(duì)檔案信息的新要求；內(nèi)容的失真，不僅違背了檔案的真實(shí)性的特征，而且會(huì)造成負(fù)面的社會(huì)影響。

（三）服務(wù)功能不健全，阻礙了檔案工作的發(fā)展

首先是服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)，“重藏輕用”是檔案工作難以走出的誤區(qū)，檔案管理人員觀念陳舊，缺乏服務(wù)的積極性和主動(dòng)性。其次是服務(wù)職能不明確。由于檔案工作一直從屬于組織人事工作，其服務(wù)職能被管理職能所掩蓋，從而造成服務(wù)方向不清晰、服務(wù)職能不明確。再者是服務(wù)手段落后。在信息化社會(huì)里，檔案工作的技術(shù)手段遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于現(xiàn)代社會(huì)，高科技在檔案工作中的推廣和應(yīng)用力度不大，工作效率不高。

（四）約束機(jī)制缺位，企業(yè)檔案工作面臨危機(jī)

經(jīng)濟(jì)體制改革后，企業(yè)在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境中依照市場(chǎng)法則同步運(yùn)轉(zhuǎn)。用人的自主權(quán)使企業(yè)用工不再需要政府部門審批，并辦理相關(guān)的檔案，原來(lái)依靠行政手段來(lái)維系運(yùn)轉(zhuǎn)的檔案工作陷入了尷尬的境地。由于沒(méi)有相應(yīng)的約束機(jī)制，大多的新興企業(yè)或者為了擺脫舊的人事制度的束縛，或者缺乏長(zhǎng)遠(yuǎn)的人才培養(yǎng)戰(zhàn)略，或者出于逃避社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)用等降低企業(yè)運(yùn)行成本的目的，不再重視檔案，甚至根本就不接收和建立檔案。企業(yè)檔案工作要么運(yùn)行不暢，要么無(wú)法運(yùn)轉(zhuǎn)，面臨著嚴(yán)重的危機(jī)。

三、檔案工作的科學(xué)化管理

（一）實(shí)行檔案管理的社會(huì)化，整合社會(huì)檔案資源

要打破現(xiàn)行的以企事業(yè)單位或社團(tuán)組織為管理主體的管理體系，由政府成立相應(yīng)的管理機(jī)構(gòu)，對(duì)全社會(huì)的檔案實(shí)行統(tǒng)一管理，形成社會(huì)化的工作網(wǎng)絡(luò)。這樣就可以整合全社會(huì)的檔案資源，也便于統(tǒng)一和規(guī)范操作程序。其實(shí)，現(xiàn)行的人事代理制度，就是檔案管理社會(huì)化的雛形。人事代理制度是在“五大畢業(yè)生”人事代理的基礎(chǔ)上逐漸發(fā)展起來(lái)的，現(xiàn)已擴(kuò)大到實(shí)行人事制度改革的事業(yè)單位和企業(yè)自謀生路、失業(yè)下崗人員。人事代理的實(shí)質(zhì)就是人員檔案的代理。實(shí)踐證明，這種社會(huì)化的檔案代理制度，是檔案工作應(yīng)對(duì)經(jīng)濟(jì)體制改革和用人制度變化的重要舉措，有著積極的社會(huì)影響和作用。因此，我們要在總結(jié)和借鑒人事代理制度成功經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，采取有效措施，進(jìn)一步推動(dòng)檔案管理的社會(huì)化。

（二）把檔案納入社會(huì)保障體系，增強(qiáng)檔案工作的服務(wù)功能

社會(huì)保障體系的完善，離不開(kāi)相關(guān)的檔案資料的真實(shí)和完備。目前，社會(huì)上經(jīng)常發(fā)生的一些勞資糾紛和社會(huì)保障費(fèi)用征繳方面存在的難題，有相當(dāng)一部分都是因?yàn)槿狈ο鄳?yīng)的檔案資料而造成的。檔案資料的缺失，不僅會(huì)影響勞動(dòng)者自身的維權(quán)行為，也會(huì)給國(guó)家社保經(jīng)費(fèi)的征繳帶來(lái)困難。因此，在實(shí)行社會(huì)化的檔案代理制度的前提下，把檔案納入社會(huì)保障體系，作為企業(yè)用人和勞動(dòng)保障的必備條件之一，通過(guò)立法建立健全新型的社會(huì)化的企業(yè)檔案制度，以維護(hù)勞動(dòng)者的正當(dāng)權(quán)益和國(guó)家利益。

（三）規(guī)范操作程序，提高檔案質(zhì)量

要逐步建立適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)需要的，公開(kāi)、公正、透明的檔案工作程序，科學(xué)規(guī)范地形成和收集檔案資料，在保證檔案資料真實(shí)可靠的前提下，提升檔案資料的科學(xué)價(jià)值。檔案管理的社會(huì)化，為統(tǒng)一規(guī)范操作程序提供了可能、創(chuàng)造了條件。檔案的社會(huì)化管理部門要在尊重檔案基本特征的前提下，根據(jù)信息社會(huì)的需要，從檔案資料的形成、收集、整理、歸檔的各個(gè)環(huán)節(jié)，制定出規(guī)范性的操作章程，嚴(yán)格操作，保證檔案資料的真實(shí)、可靠和鮮活，全面提高檔案質(zhì)量。

（四）以用為綱，加強(qiáng)服務(wù)主動(dòng)性

要改變檔案工作被動(dòng)管理的現(xiàn)狀，首先，要轉(zhuǎn)變工作理念和工作方式，大力倡導(dǎo)服務(wù)至上的思想，有管理者變成服務(wù)者；其次，要在實(shí)行社會(huì)化管理方式的基礎(chǔ)上，把服務(wù)職能從組織人事工作中剝離，明確檔案社會(huì)化管理部門的服務(wù)職能，建立健全相關(guān)的配套服務(wù)措施，使檔案工作走出門戶，通過(guò)服務(wù)體現(xiàn)檔案的社會(huì)價(jià)值；再者，要利用現(xiàn)代科技手段，建立方便、快捷和自動(dòng)程序較高的檔案管理服務(wù)系統(tǒng)，提高工作服務(wù)效率。