解析社保檔案管理中信息化建設(shè)的有效途徑

馬永梅

摘要：眾所周知，社保檔案是構(gòu)建社會(huì)保障體系重要參考依據(jù)，也是開展社保工作不可缺少的載體。近年來，隨著經(jīng)濟(jì)水平提升和社會(huì)快速發(fā)展，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理已不足以滿足社會(huì)發(fā)展需求，也不利于安全高效管理檔案，因而引入信息化建設(shè)勢(shì)在必行，并借此消除社保檔案管理弊端。對(duì)此，本文則從改變傳統(tǒng)觀念、注重?cái)?shù)據(jù)分析以及加大培訓(xùn)力度等分析社保檔案管理中信息化建設(shè)途徑，望給予社保工作人員提供參考。

關(guān)鍵詞：社保；檔案管理；信息化建設(shè)；途徑

我國(guó)經(jīng)濟(jì)水平提升也帶動(dòng)信息技術(shù)發(fā)展，不僅改變?cè)S多領(lǐng)域工作方式，一定程度也加快社會(huì)發(fā)展。社保檔案作為我國(guó)社會(huì)保障體系重要組成部分，其管理也需要改變傳統(tǒng)模式，尋求信息化建設(shè)，由此提高管理效率。所謂社保檔案管理信息化建設(shè)即在社保檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和準(zhǔn)確化的基礎(chǔ)上通過有效采集和分析社保數(shù)據(jù)后形成獨(dú)立數(shù)據(jù)庫(kù)，為后續(xù)社保工作提供便利，因而社保檔案管理信息化建設(shè)對(duì)推動(dòng)社保事業(yè)發(fā)展有著重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、社保檔案管理實(shí)施信息化建設(shè)必要性

（一）節(jié)約成本

數(shù)字化檔案管理改變傳統(tǒng)以紙質(zhì)為主的檔案管理模式，這種管理模式和傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比無(wú)論在利用、存儲(chǔ)、管理等方面都體現(xiàn)了較強(qiáng)的便捷性特點(diǎn)，節(jié)省占地空間和管理費(fèi)用，更有效避免因重復(fù)印制檔案資料而造成的人員和紙張浪費(fèi)。與此同時(shí)將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)為數(shù)字化電子檔案后也增加了其使用安全性，特別對(duì)于歷史久遠(yuǎn)且有著存儲(chǔ)價(jià)值的檔案而言，采取數(shù)字化處理無(wú)疑是一種最佳保護(hù)途徑，一定程度也避免篡改檔案行為。

（二）查詢便利

社保檔案管理實(shí)施信息化后可以便于職能部門根據(jù)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)實(shí)時(shí)錄入和上傳相關(guān)檔案信息，改變?nèi)缤Ｒ话闶軙r(shí)空限制情況，無(wú)疑加快信息傳播速度。這種方式還能簡(jiǎn)化檔案收集和整理流程，便于工作人員查詢，不僅可以模糊查詢，還能實(shí)現(xiàn)組合查詢或分類查詢等，在社保檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中檢索出所需檔案信息后并統(tǒng)計(jì)檔案庫(kù)中信息就能形成報(bào)表，進(jìn)一步提高檔案管理效率。

二、社保檔案管理中信息化建設(shè)途徑

（一）改變傳統(tǒng)觀念 樹立全新管理思維

信息化建設(shè)并非單純地運(yùn)用計(jì)算機(jī)工具更新傳統(tǒng)管理思路，它屬于系統(tǒng)性工程，不能期望某種ERP系統(tǒng) 或信息化改造方案就能出現(xiàn)較好的效果，實(shí)施信息化建設(shè)之前應(yīng)從思想觀念著手。從目前社保檔案建設(shè)實(shí)際情況得知，大部分管理者和負(fù)責(zé)人并不重視社保檔案管理，及時(shí)響應(yīng)社會(huì)發(fā)展號(hào)召實(shí)施信息化建設(shè)也沒有取得較好的效果。對(duì)此，社保檔案管理應(yīng)積極尋求信息化建設(shè)，首要條件就是樹立社保檔案管理信息化理念，要求檔案管理管理者和負(fù)責(zé)人積極帶領(lǐng)檔案管理基層人員深入了解和學(xué)習(xí)社保檔案信息化管理理念、管理內(nèi)容、管理作用以及重要性，全新認(rèn)識(shí)社保檔案信息化管理，只有樹立正確管理理念才能確保檔案管理者和工作人員以認(rèn)真飽滿的態(tài)度參與到社保檔案管理信息化建設(shè)中。

（二）注重?cái)?shù)據(jù)分析 提升管理工作效率

流程梳理是檔案信息化管理的基礎(chǔ)組成部分，即打通和確認(rèn)某一項(xiàng)工作從開頭到結(jié)尾的若干點(diǎn)要素，其中包括完成標(biāo)準(zhǔn)、負(fù)責(zé)人、截止時(shí)間等。在此過程中的標(biāo)并非統(tǒng)一限定，也可將其看做某類紙質(zhì)文件或某份領(lǐng)導(dǎo)簽字的情況說明，甚至還可以是記錄某項(xiàng)事物的原始憑借。數(shù)據(jù)分析是決定社保檔案管理信息化建設(shè)成功與否的關(guān)鍵性因素，能直接體現(xiàn)檔案資源豐富度。一般檔案信息資料會(huì)通過分析和處理數(shù)據(jù)而體現(xiàn)，更是管理者作出準(zhǔn)確判斷和決策的重要參考依據(jù)。要求工作人員在數(shù)據(jù)分析中將繁瑣的檔案信息分類并進(jìn)行提煉加工，從中總結(jié)出檔案信息資源內(nèi)在聯(lián)系和規(guī)律。檔案管理人員在實(shí)際工作中借助數(shù)據(jù)分析能科學(xué)合理思考，便于采取正確方法和步驟。做好數(shù)據(jù)分析工作需要不斷對(duì)信息來源渠道進(jìn)行拓寬，因?yàn)樗墙⒃谪S富數(shù)據(jù)資源庫(kù)的基礎(chǔ)上，只有這樣才能將加工數(shù)據(jù)和全新開發(fā)數(shù)據(jù)相結(jié)合，那么分析出的資源數(shù)據(jù)才更有說服力。

（三）加大培訓(xùn)力度 增強(qiáng)工作人員水平

社保檔案管理信息化建設(shè)也無(wú)法脫離人力作用，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員責(zé)任意識(shí)培養(yǎng)，要求檔案工作人員在面對(duì)繁瑣工作時(shí)能時(shí)刻保持積極樂觀的工作態(tài)度并要求自身不斷學(xué)習(xí)，以更加?jì)故斓膶I(yè)技能優(yōu)化檔案管理。同時(shí)社保檔案管理單位也應(yīng)定期組織工作人員參與專業(yè)培訓(xùn)，因?yàn)楝F(xiàn)代檔案管理都以電子檔案為主，從而則要求工作人員具備良好的計(jì)算機(jī)操作能力，對(duì)計(jì)算機(jī)使用技巧扎實(shí)掌握。由于檔案管理并非單純存儲(chǔ)工作，還需要工作人員具備相應(yīng)的甄別和觀察能力，根據(jù)檔案內(nèi)容對(duì)其實(shí)施完善，積極和其他工作人員溝通交流，進(jìn)一步保證檔案存儲(chǔ)準(zhǔn)確性和全面性。

三、結(jié)語(yǔ)

總之，在高速發(fā)展的經(jīng)濟(jì)背景下，社保檔案管理信息化已逐漸成為必然途徑，也是社會(huì)發(fā)展必然趨勢(shì)。要求社保檔案管理工作人員改變傳統(tǒng)觀念，樹立全新管理思維，在信息化建設(shè)中注重?cái)?shù)據(jù)分析，提高管理工作效率，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)社保檔案的規(guī)范化、精細(xì)化以及專業(yè)化管理。

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