校友工作信息化建設(shè)在完善校友檔案中的作用

付卓棟 趙昕昊 孟婷婷 唐羚

摘 要：校友檔案是高校檔案的重要組成部分，其中最有價(jià)值的是校友們?cè)谏鐣?huì)上的奮斗經(jīng)歷和取得的業(yè)績(jī)，然而檔案中恰恰缺少這部分內(nèi)容，因此校友檔案需要不斷完善。通過信息化手段完善校友檔案可謂是不二選擇的最佳途徑，它迅速便捷，經(jīng)濟(jì)實(shí)惠，而且多元化傳播，利于校友檔案各種信息資料的收集。

關(guān)鍵詞：校友；信息化建設(shè)；檔案

《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃》提出：“加強(qiáng)以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和數(shù)據(jù)庫(kù)為主要內(nèi)容的檔案信息化基礎(chǔ)建設(shè)，加快推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、電子文件接收、重要數(shù)字信息采集等數(shù)字檔案資源建設(shè)，為社會(huì)提供全方位的檔案信息服務(wù)。”高校校友檔案是高校校友資源開發(fā)和利用的依據(jù)，完善校友檔案是開發(fā)利用的前提，在智能手機(jī)高度覆蓋普及和微信應(yīng)用的熱潮中，利用各類信息化手段完善校友檔案，可謂是最佳手段和途徑。

校友檔案是高校檔案的重要組成部分，其內(nèi)容包括兩部分：一是大學(xué)生在校學(xué)習(xí)期間的內(nèi)容；二是校友走上社會(huì)奮斗業(yè)績(jī)的內(nèi)容。校友的工作業(yè)績(jī)是檔案的閃光點(diǎn)，也是最有價(jià)值的地方。然而校友檔案往往缺少這部分內(nèi)容，完善校友檔案是校友工作者、檔案工作者的責(zé)任和義務(wù)。

一、完善校友檔案的內(nèi)容

（一）校友風(fēng)采照片

參加重大科研活動(dòng)，如國(guó)家級(jí)課題照片，受省級(jí)、國(guó)家級(jí)表彰照片，先進(jìn)事跡報(bào)告會(huì)照片，回校給大學(xué)生作報(bào)告照片，與著名人士合影照片，出版的著作封面照片等。

（二）在工作崗位上的業(yè)績(jī)資料

業(yè)績(jī)資料以文字為主，內(nèi)容指校友在各自工作崗位上取得的成就、業(yè)績(jī)。業(yè)績(jī)資料應(yīng)是概括性文章，主要介紹校友在社會(huì)上的打拼經(jīng)歷，取得的業(yè)績(jī)。如畢業(yè)走出校門的本科生晉升到博導(dǎo)、碩導(dǎo)等的歷程簡(jiǎn)介，特別是奮斗、打拼等情況。

（三）錄音

知名校友在重大場(chǎng)合作各種報(bào)告的錄音、學(xué)術(shù)報(bào)告錄音、教授授課錄音，演講錄音等。

二、信息化手段完善校友檔案的優(yōu)勢(shì)

（一）信息傳播的多元化，利于校友信息資料收集的多樣化

通過微信、網(wǎng)站等手段，個(gè)人和組織都可以實(shí)現(xiàn)一對(duì)多的大眾 傳播，微信主要靠智能手機(jī)傳播，而“智能手機(jī)因自身所嵌入的 CPU 和一系列硬件，可以支撐不同軟件的嵌入，實(shí)現(xiàn)和電腦類似的智能化操作體驗(yàn)，實(shí)現(xiàn)消費(fèi)者對(duì)游戲、商業(yè)、新聞、社交用途等應(yīng)用需求”[1]。由于這些軟件的嵌入，使微信具備了文字、語音、視頻、圖片、表情等多元化信息傳播功能，用戶利用其功能來實(shí)現(xiàn)和聯(lián)系人的交流互通，傳遞信息。

（二）信息傳遞真切準(zhǔn)確，利于校友檔案完善的真實(shí)性

微信、網(wǎng)站等手段傳播信息精確真切，精確就是按照受眾者的個(gè)性需求，將所需的信息和內(nèi)容準(zhǔn)確傳播送達(dá)到具體的個(gè)人?！拔⑿藕途W(wǎng)站的信息傳播屬于點(diǎn)對(duì)點(diǎn)的對(duì)等傳播模式，不管是雙人對(duì)聊還是多人群聊都可以實(shí)現(xiàn)分組或地域控制范圍內(nèi)100%的精確消息即時(shí)推送，曝光率低，還可以進(jìn)行有效的反饋和互動(dòng)”[2]。

三、信息化手段完善校友檔案信息資料的策略

（一）建立微信公眾平臺(tái)，添加校友為好友

微信公眾平臺(tái)與微博相比是一種帶有強(qiáng)擴(kuò)散能力的點(diǎn)對(duì)點(diǎn)大眾傳播模式，它“集合了圖、文、音、視頻等幾乎所有的受眾接受信息方式，憑借信息群發(fā)推送、一對(duì)一交流、自動(dòng)回復(fù)、賬號(hào)菜單設(shè)置等功能，儼然成為移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代‘連接一切的資訊載體和交流平臺(tái)”[3]。微信公眾平臺(tái)為信息群發(fā)共享的一對(duì)多交流平臺(tái)，并且信息傳播過程噪音干擾少，輻射面大，受眾可以即時(shí)精準(zhǔn)接收到信息。同時(shí)，它具備了傳播信息多樣化的特點(diǎn)，如聲音的原始性，圖片的清晰度，聲像的準(zhǔn)確度，極利于傳遞校友檔案信息資料，受到檔案工作者的青睞。微信公眾平臺(tái)如同一個(gè)紐帶，通過網(wǎng)絡(luò)能快速達(dá)到與微信用戶的媒體性行為互動(dòng)，方便交流。微信公眾號(hào)申請(qǐng)注冊(cè)成功可獲得權(quán)限搭建平臺(tái)，校友工作者、高校檔案館可申請(qǐng)微信公眾號(hào)，搭建高校微信公眾平臺(tái)，完成校友各種檔案信息資料的傳遞。獲得校友信息資料可通過微信公眾平臺(tái)添加校友為好友，使校友與母校遠(yuǎn)距離變?yōu)椤傲憔嚯x”。

（二）利用網(wǎng)站、校友會(huì)等聯(lián)系校友

高校既是科技發(fā)展的搖籃，也是科技發(fā)展的前沿。學(xué)校應(yīng)調(diào)動(dòng)一切可以調(diào)動(dòng)的力量和手段與校友取得聯(lián)系，然后利用微信公眾平臺(tái)獲取校友檔案信息資料，完善校友檔案。

1.通過建立校友網(wǎng)站聯(lián)系

互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)覆蓋面極大，這對(duì)于聯(lián)系校友可謂是一種捷徑。網(wǎng)站要科學(xué)，要設(shè)立模塊，如校友風(fēng)采模塊，展示校友重大場(chǎng)合報(bào)告錄像，與知名人士合影照片等。業(yè)績(jī)模塊主要展示校友所從事的事業(yè)取得的重大業(yè)績(jī)、成就等；網(wǎng)站應(yīng)暢通無阻，利于不同行業(yè)不同地域的校友點(diǎn)擊[3]。檔案管理人員要隨時(shí)打開校友網(wǎng)，探尋校友的聯(lián)系方式，通過檔案館公眾平臺(tái)，主動(dòng)添加校友為好友。

2.通過校友會(huì)聯(lián)系

校友會(huì)是母校與校友聯(lián)系的紐帶，學(xué)校應(yīng)撥發(fā)一定的經(jīng)費(fèi)，在各大城市成立校友會(huì)，開展和宣傳校友工作，主動(dòng)與校友建立聯(lián)系，表示母校以他們?yōu)轵湴?，永遠(yuǎn)不會(huì)忘記在?？嘧x四年的莘莘學(xué)子。校友會(huì)要大力宣傳，大張旗鼓，還要有聲有色，吸引校友前來參加。校友會(huì)這一感情紐帶，可以把某一地域、某一城市的校友僅僅聯(lián)系在一起。校友工作者、檔案管理人員可通過校友會(huì)聯(lián)系校友，通過微信公眾平臺(tái)，添加校友為好友[4]。

總之，校友檔案是高校發(fā)展的貴重資源，也是高校發(fā)展的本體優(yōu)勢(shì)。合理開發(fā)利用校友檔案，要先完善校友檔案，而大多校友步入社會(huì)幾年、十幾年，甚至幾十年，他們的檔案僅為在校學(xué)習(xí)期間的內(nèi)容，而最具價(jià)值的是他們?cè)谏鐣?huì)上奮斗歷程和取得的成就。然而這些校友分散在四面八方，甚至海外，聯(lián)系他們則需一定的策略。而互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，智能手機(jī)的廣泛使用和微信的普及為聯(lián)系校友、收集和完善校友檔案內(nèi)容提供了極大的便利，高校校友工作者、檔案館工作者應(yīng)躬身自行，利用多種方式聯(lián)系校友，以促進(jìn)高校的發(fā)展，為社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)多培養(yǎng)人才。

參考文獻(xiàn)

[1]匡文波.手機(jī)媒體概論[M].北京：中國(guó)人民大學(xué)出版社，2012：68.

[2]孫洋洋.微信技術(shù)應(yīng)用于檔案信息服務(wù)初探[J].中國(guó)管理信息化，2013（9）.

[3]趙晶.微信傳播的正負(fù)效應(yīng)及對(duì)策研究[D].天津師范大學(xué)，2015.

[4]季于峻男.微信公眾平臺(tái)在校友會(huì)工作的實(shí)踐與探索[J].新媒體研究，2017，3（03）：40-41.

作者簡(jiǎn)介

第一作者：付卓棟，大連醫(yī)科大學(xué)招生與就業(yè)處

通訊作者：趙昕昊，大連醫(yī)科大學(xué)人力資源部

（作者單位：大連醫(yī)科大學(xué)）