計算機二級office字處理軟件的重難點總結(jié)

賈福運　石曉明　李琨

摘要：隨著信息時代的來臨，計算機等級考試受到了全國大學(xué)生的熱捧，分析了近年來全國計算機二級考試之MS OFFICE高級應(yīng)用的字處理題目中的各類真題，認真總結(jié)的相關(guān)經(jīng)驗與方法，特別是字處理軟件中考生難掌握且易錯的知識點，希望給以后的計算機二級之MS OFFICE應(yīng)用的培訓(xùn)者及輔導(dǎo)者提供某種意義上的建議，給今后備考計算機二級的考生提供相關(guān)做題筆記。

關(guān)鍵詞：計算機二級；MS OFFICE；字處理；重難點

中圖分類號：TP393 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-3044（2018）15-0200-02

1引言

當(dāng)今社會已經(jīng)是信息時代，中國乃至世界互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展日新月異。中國互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展已經(jīng)迎來了新四大發(fā)明時代（高鐵，網(wǎng)購，移動支付，共享單車），但是這一切的一切都離不開計算機的發(fā)展以及支持。計算機技術(shù)在迅速發(fā)展，時代特征要求當(dāng)代大學(xué)生必須掌握計算機技術(shù)才能適應(yīng)時代的發(fā)展需要。計算機等級考試作為檢測當(dāng)代大學(xué)生計算機水平的一個工具，受到了學(xué)生的積極歡迎，廣大考生積極報考。對于非計算機專業(yè)的學(xué)生來說，計算機二級之MS OFFICE高級應(yīng)用是報考人數(shù)最多，難度較大的一個考試。筆者所在高校的學(xué)生也有非常大的報考熱情，在輔導(dǎo)學(xué)生準備計算機二級之MS OFFICE的時候，筆者認真總結(jié)歷年真題的特點，針對MS OFFICE中的關(guān)鍵項目字處理軟件總結(jié)了相關(guān)知識點，以及準備了相關(guān)重難點的解題新方法新思路。

2字處理軟件中的重難點及解決方案

一是字處理軟件中的另存為問題，如果你做過計算機二級，你會發(fā)現(xiàn)幾乎每道題都有另存為的問題，針對另存為你可以使用快捷鍵F12，或者在文件菜單下選擇另存為命令，無論你使用哪一個，都會彈出來一個另存為的對話框，在這里你需要更改文件的文件名，因為更改文件名也是題目的要求。在這里有個問題就是在寫文件名的時候要不要添加后綴名的問題，筆者認為你可以寫也可以不寫，因為不寫它會自動加上（保存類型已經(jīng)決定）。但是如果你關(guān)閉文件后再重命名，如果后綴名可見，你不能去掉，但是如果后綴名不可見，千萬不能加上，因為后綴名隱藏了，如果加上就會出現(xiàn)考試系統(tǒng)檢索不到考生文件，導(dǎo)致此項目零分。

二是頁面設(shè)置的問題，這個問題無非就是調(diào)整頁邊距、紙張大小、紙張方向等。針對這個問題，考生可以在頁面布局選項卡里面找相關(guān)的命令，但是筆者仍然建議考生直接點擊頁面布局右下角的啟動器按鈕，因為只要點擊那個按鈕就可以一次性地解決問題，不需要一個個去設(shè)置。

三是字體字號顏色的問題，針對這個問題，學(xué)生經(jīng)常問我題目里沒有要求具體是幾號字體呀，怎么樣看出來它到底是幾號呢。這個知識點，我認為出題的老師不是讓你非要看出來幾號字，而是有個差多不多就行了，只要你的字號與樣例中的不是差別太大，都是可以拿到分的。另外一般情況下，題目的字體一般都是黑體并且加粗的，你只要看到樣例中的字體比較黑，然后你就調(diào)成黑體或者加粗是不會有錯的。關(guān)于字體的顏色，如果沒有要求就用默認的自動顏色就行，如果有要求就要嚴格執(zhí)行要求，因為有的顏色要調(diào)成標(biāo)準色的，如果你調(diào)成了相對色，即使顏色再怎么相似都是無用的。

四是查找與替換的問題，這個問題不是要求你單純的查找與替換，而是要具備利用查找與替換的思維來解決非查找與替換的問題。它的第一個應(yīng)用是刪除word文檔中的空格，刪除空格不可能讓你手動刪除，因為里面的空格太多了，手動刪除需要付出很大的時間代價，這時就需要具有查找與替換的思維，使用快捷鍵Ctrl+H或者點擊命令調(diào)出替換對話框。在查找內(nèi)容輸入框里面輸入空格（如果是全角的空格，需要用SHIFT+SPACE切換），然后在替換為的輸入框里面什么都不要輸入，點擊全部替換即可。它的第二個應(yīng)用是word文檔中的空行問題，所謂空行就是空的段落，有空的段落出現(xiàn)的地方就會有兩個連續(xù)的段落標(biāo)記，這個時候我們就可以想到用兩個段落標(biāo)記來替換為一個段落標(biāo)記的方法來實現(xiàn)，調(diào)出替換對話框，在插入內(nèi)容的輸入框連續(xù)輸入兩次段落標(biāo)記（更多→特殊格式→段落標(biāo)記），在替換對話框里面輸入一次段落標(biāo)記，最后點擊全部替換。不僅如此，通過查找與替換還可以設(shè)置段落樣式，在真題17套的字處理的題目中，要求把標(biāo)注有“一級標(biāo)題”的段落設(shè)置為標(biāo)題1，同理設(shè)置標(biāo)題2與標(biāo)題3。正確而又簡單的做法是調(diào)出替換對話框，然后查找內(nèi)容為“一級標(biāo)題”，替換為內(nèi)容為“標(biāo)題1”格式（格式→樣式→標(biāo)題1），同理，可以實現(xiàn)標(biāo)題2與標(biāo)題3的設(shè)置。這一題還有個問題就是如何刪除“一級標(biāo)題”的字樣，同樣，我們也是通過查找與替換的方法實現(xiàn)的，具體方法與刪除空格相似，這里就不再敘述。還有就是數(shù)字更改字體顏色的問題，題目要求把所有的數(shù)字變?yōu)榧t色，同樣調(diào)出替換對話框，查找內(nèi)容為任意數(shù)字（更多→特殊格式→任意數(shù)字），替換為字體紅色樣式（更多→格式→字體→紅色）。

五是頁眉頁腳的問題，這個問題很復(fù)雜，并且?guī)缀踉诿恳惶渍骖}里面都有出現(xiàn)。針對這個問題，無非要么設(shè)置不同的頁眉格式，要么設(shè)置首頁不同，要么設(shè)置不同的奇數(shù)偶數(shù)頁樣式，要么設(shè)置不同的頁碼格式。針對不同的頁眉格式，這個一定要通過分節(jié)符來實現(xiàn)，分節(jié)符就是可以把文章分成不同的部分，針對不同的部分可以設(shè)置不同的頁眉樣式，分節(jié)符有連續(xù)型的還有分頁型的，但是在絕大多數(shù)情況下不同的節(jié)都要另起一頁的，所以為了方便直接插入分節(jié)符（下一頁）既實現(xiàn)了分頁又實現(xiàn)了分節(jié)，如果你要插入連續(xù)型的分節(jié)符還要插入分頁符才可實現(xiàn)。由于在默認的情況下不同節(jié)的頁眉之間都有連貫性，所以在設(shè)置不同的頁眉格式的時候一定要把這種連貫性斷開，斷開的方式是把光標(biāo)置于下一節(jié)的頁眉處，然后取消“鏈接到前一條頁眉”的選中狀態(tài)即可。針對首頁不同的問題，可以把光標(biāo)置于該節(jié)的頁眉處，然后勾選首頁不同即可。針對設(shè)置不同的奇數(shù)偶數(shù)頁樣式的問題，可以把光標(biāo)置于該節(jié)的頁眉處，然后勾選奇偶不同，然后再分別設(shè)置不同的奇數(shù)頁樣式與不同的偶數(shù)頁樣式。針對設(shè)置不同的頁碼格式的問題，也需要先插入分節(jié)符把內(nèi)容分開，然后把光標(biāo)置于不同節(jié)的頁眉或者頁腳處，在頁眉與頁腳選項卡下選擇頁碼→設(shè)置頁碼格式→編號樣式＼頁碼編號。

六是郵件合并的問題。郵件合并是字處理的重要考點，在不多的真題中總有幾套是涉及郵件合并的。所謂郵件合并就是批量制作樣式相同的文檔。步驟如下：郵件→選擇收件人→使用現(xiàn)有列表→選擇數(shù)據(jù)源→插入合并域。有的題目中是要求設(shè)置規(guī)則的，如果設(shè)置規(guī)則的話就這樣：郵件→規(guī)則→如果……那么……否則。有的題目中是要求條件的生成信函的，那么它的步驟如下：郵件→選擇收件人→篩選條件。郵件合并中最難的是插入圖片的問題，這個需要在插入圖片的合并域之前插入圖片的域控制代碼。步驟如下：插入→文檔部件→域→鏈接與引用→Include Picture→輸入圖片所在的路徑→確定。然后選中圖片的文檔部件區(qū)域，按SHIFT+F9調(diào)出域代碼，在剛才相對路徑的后面輸入兩個“＼”，然后郵件→插入合并域→照片。最后在完成郵件合并的過程中可能圖片顯示不出來，這是按CTRL+A全選，然后按F9刷新公式即可。

七是對相同格式的段落設(shè)置格式的問題。這個問題不需要選中所有格式相同的部分，如果這些段落都是屬于“正文”的格式，那么步驟如下：開始→樣式→正文→修改。

八是跨節(jié)斷碼的問題。有的文檔中存在一頁中存在好多節(jié)的現(xiàn)象，比如說在一頁中如果出現(xiàn)不同的分欄現(xiàn)象就會在這一頁中出現(xiàn)好多節(jié)，然后在頁面視圖下就會出現(xiàn)連續(xù)的節(jié)之間不能“續(xù)前節(jié)”。針對這個問題要把文檔切換至草稿視圖下，然后在插入→頁碼→設(shè)置頁碼→續(xù)前節(jié)即可。

3結(jié)語

針對眾多非計算機專業(yè)的在校大學(xué)生選擇考試的計算機二級之MS OFFICE高級應(yīng)用科目，筆者在多年輔導(dǎo)本校學(xué)生計算機二級的基礎(chǔ)上，認真總結(jié)經(jīng)驗，整理了最近幾年來在二級考試中易考、易錯、難度較大的知識點。然后給出了這些知識點的筆者認為最簡單的解決方法，并以此希望給今后的教師進行相關(guān)的培訓(xùn)中提供經(jīng)驗，給今后參加備考計算機二級的考生以做題筆記。

參考文獻：

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