試析企業(yè)離退休人員人事檔案管理的優(yōu)化策略

摘要：企業(yè)人事檔案的建立能夠為保障員工合法權(quán)益、維護社會穩(wěn)定，完善社會保障機制奠定堅實基礎(chǔ)，而企業(yè)人員作為重要的勞動群體，在離退休后的福利待遇與養(yǎng)老保險等事項，也隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展獲得了人們越來越多的關(guān)注度。由此本文便從企業(yè)離退休人員人事檔案的管理問題入手，并結(jié)合優(yōu)化策略要求提出具體可行的管理辦法，以期為各位讀者提供參考。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；離退休人員；人事檔案管理；優(yōu)化

人事檔案制度管理不僅能夠為國家、企業(yè)以及各類單位機關(guān)提供信息記錄，同時也可以為社會保障制度的履行提供可靠依據(jù)。從我國人口結(jié)構(gòu)現(xiàn)狀來看，老齡化問題的突出也顯示出離退休人員將成為一個巨大的隊伍群體，因而，筆者針對企業(yè)離退休人員人事檔案所做出的關(guān)于管理方法的分析，也便具有了十分重要的現(xiàn)實意義。

一、企業(yè)離退休人員人事檔案管理現(xiàn)狀

當(dāng)前的企業(yè)離退休人員人事檔案管理過程中，仍然存在許多問題亟待解決，簡要概括起來主要有以下幾個方面：

第一，企業(yè)離退休人員的人事檔案缺失。人事檔案材料的缺乏是造成管理困難的重要原因之一，負責(zé)檔案管理的部門保管條件不能達到合格標(biāo)準(zhǔn)、設(shè)施設(shè)備嚴(yán)格落后、關(guān)鍵信息遺漏等，都會使人事檔案的準(zhǔn)確性大打折扣。而關(guān)于檔案缺失的情況主要體現(xiàn)在以下情況中：其一，隨著經(jīng)濟體制的改革升級，企業(yè)的勞動關(guān)系變化也使得人事檔案信息得以更改，甚至對于一些企業(yè)來說，在改制過程中缺乏對人事檔案的重視力度，在工作移交過程中索性直接忽略檔案管理，或者是在改制時直接移交員工醫(yī)療保險與養(yǎng)老保險的相關(guān)單據(jù)，而關(guān)于檔案的轉(zhuǎn)移則推諉糊弄，由此造成企業(yè)員工檔案散落各處，無論是在企業(yè)、在主管部門、在社保部門或個人存放，均不能形成統(tǒng)一化規(guī)范管理。其二，許多社區(qū)離退休老職員由于檔案量少、資金投入不足等原因也不能設(shè)置專門的檔案庫房，所以相關(guān)的檔案整理、統(tǒng)計、歸檔工作也無法實現(xiàn)。對于離退休后養(yǎng)老金增加時，也會因檔案中健康狀況、信息資料的空白而造成管理困難。

第二，關(guān)于人事檔案的管理制度還存在不完備之處。在人事檔案建立過程中，由于制度建設(shè)的不完善、不平衡，不同地區(qū)對于離退休人員的管理制度、信息要求以及細節(jié)規(guī)定等標(biāo)準(zhǔn)不盡相同，所以在檔案管理工作中也會造成欠發(fā)達地區(qū)人事檔案管理滯后的情形。對于偏遠的鄉(xiāng)鎮(zhèn)地區(qū)來說，該地區(qū)可能未建立社保機構(gòu)，所以也難以形成相對完善的人事檔案管理制度，而這種管理制度的落后也會給全國“一盤棋”式的統(tǒng)一信息管理帶來阻礙，從而影響整個社保工作與檔案管理工作的發(fā)展。

第三，人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平也會對檔案管理工作產(chǎn)生一定影響。檔案管理人員業(yè)務(wù)能力參差不齊也會影響人事檔案的管理成效。譬如，在破產(chǎn)企業(yè)的部門中，負責(zé)企業(yè)留守的社區(qū)檔案管理員工未經(jīng)過培訓(xùn)便直接上崗，或者是聘用臨時員工來管理人事檔案，這樣既使得檔案管理員工隊伍缺乏穩(wěn)定性，降低了檔案管理人員對于人事檔案的熟悉程度，同時專業(yè)技能的缺乏也使得在面對具體問題時，工作人員往往會搪塞敷衍，不能真正解決實際問題。

第四，信息化的檔案管理制度還未全面建立起來。企業(yè)離退休人員建立的人事檔案許多都是手工書寫的檔案材料，對于這些檔案的利用需要將管理服務(wù)與實際需求結(jié)合起來，只有充分發(fā)揮好離退休人員人事檔案在社會管理中的功能，才能使得人事檔案的管理工作富有生命力。

二、企業(yè)離退休人員人事檔案管理優(yōu)化的重要性

針對企業(yè)離退休人員的人事檔案管理工作具有緊迫性與必要性，也在檔案管理任務(wù)中占據(jù)著重要地位，加強管理方法的優(yōu)化探究，還在以下方面有所表現(xiàn)：

第一，在新的歷史發(fā)展階段國家制定出的各項政策要得到良好的貫徹實施需要以人事檔案作為依據(jù)。舉例來說，國家制定出臺的福利性政策，涉及到社會保障與人身權(quán)益，企業(yè)離退休員工作為政策的重要惠及對象，便需要加強人事檔案的管理工作。

第二，從企業(yè)角度出發(fā)，強化離退休人員的人事檔案管理也可以為獲取員工真實情況創(chuàng)造條件。離退休人員的人事檔案中記錄了員工的工作表現(xiàn)、個人經(jīng)歷、思想政治情況、業(yè)務(wù)范圍等內(nèi)容，這也成為全面反映員工情況的可靠材料，為離退休人員參與活動、享受權(quán)益等事項提供了重要依據(jù)。

三、企業(yè)離退休人員人事檔案管理優(yōu)化的具體方法

要使得企業(yè)離退休人員人事檔案管理優(yōu)化獲得較好效果，概括來說應(yīng)當(dāng)從以下方面予以把握：

第一，建立負責(zé)離退休人員人事檔案管理的專項機構(gòu)與存儲庫房，并且實現(xiàn)統(tǒng)一化管理。作為企業(yè)中已經(jīng)離開崗位的員工群體，離退休人員需要專門的人事檔案管理部門與檔案庫房，以便于管理工作的開展。其具體操作方法可以分為以下幾點：其一，加大資金投入，參照現(xiàn)代化的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，建立規(guī)模適宜、結(jié)構(gòu)規(guī)范的檔案庫房。工作人員可以將社區(qū)作為單位進行劃分，并按照員工姓名的筆畫順序進行排列。為了保障庫房的安全性，不僅要配備好各種檔案管理設(shè)施，維持庫房的整潔，而且還要預(yù)備好消防設(shè)備、溫濕控制設(shè)備、災(zāi)害預(yù)警設(shè)備等，按照管理需求編制相應(yīng)的管理人員，從而不僅保障了庫房所存檔案可以免于損害，同時也確保了檔案管理人員的安全。其二，構(gòu)建離退休人員人事檔案管理中心，并且使之掛靠在社會保險的經(jīng)辦單位，通過將企業(yè)、社區(qū)、個人以及勞動力市場的檔案資料收集匯總，從而為集中化管理奠定條件。

第二，打造一支業(yè)務(wù)水平較高的離退休人事檔案管理隊伍。具體觀念任務(wù)的實施最終需要落實到管理人員上，因而建立起業(yè)務(wù)素質(zhì)水平過高的管理隊伍也能為管理方式的創(chuàng)新升級、管理活動的效率提升帶來巨大幫助。要獲得專業(yè)人才，可以通過以下途徑來予以實現(xiàn)：其一，面向全社會招聘負責(zé)專項管理的工作人員，通過公開、公正的招考，網(wǎng)羅專業(yè)能力強、熱愛檔案工作、素質(zhì)高的人才加入到人事檔案管理隊伍中。在重重篩選后，還需做好人才培訓(xùn)工作，在今后的崗位工作中也可以定期舉辦培訓(xùn)活動，從而為業(yè)務(wù)能力的上升、思想水平的提高開辟道路。其二，通過遴選方式，也能為人事檔案管理部門挖掘合適的人才提供方便。要讓管理員工對工作產(chǎn)生熱愛，要讓員工對檔案管理部門產(chǎn)生穩(wěn)定依賴，關(guān)鍵需要激發(fā)檔案管理人員的激情，通過遴選機制的激勵，也會促使員工在工作崗位上不斷努力進行學(xué)習(xí)，總結(jié)提升自身能力，從而促使自己為取得更高的職業(yè)資格而奮斗。

第三，構(gòu)建關(guān)于離退休人員的信息化數(shù)據(jù)庫。要在市區(qū)中建立起覆蓋每個社區(qū)的人事檔案信息庫，還要加強檔案信息在區(qū)域間的互聯(lián)互通。為了讓離退休人員能夠簡單快捷的獲取服務(wù)、辦理業(yè)務(wù)，還需從以下方面加強注意：其一，組織人員將企業(yè)離退休人員的人事檔案資料信息全部輸入到計算機中，建立數(shù)字資源庫。其二，實現(xiàn)社區(qū)間離退休人員相關(guān)信息的相互連接，為了改變?nèi)耸聶n案的利用效率，改變“靜態(tài)”檔案管理模式，通過網(wǎng)絡(luò)信息檔案的建立，也能夠及時對離退休人員的生活狀況、健康情況、養(yǎng)老金認證與發(fā)放情況等內(nèi)容進行查詢與記錄，進而為人事檔案的充分利用提供了可能性。

結(jié)束語：

企業(yè)離退休人員人事檔案的建立與完善有著較多的現(xiàn)實意義，但是從當(dāng)前檔案管理實踐中依然有著不足之處，需要對管理策略進行優(yōu)化。通過加強管理方法研究，既可以幫助企業(yè)有效解決管理難題，同時也能夠促進我國檔案管理整體水平的上升。因而，只有深入強化人事檔案的管理方法優(yōu)化探究，并積極將探索出的經(jīng)驗運用到實踐中去，才能保障離退休人員的檔案管理工作能夠邁上更高的臺階。

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作者簡介：瞿立菲；性別：女；出生年月：1969.06；籍貫：昆明；學(xué)歷：本科；研究方向：檔案專業(yè)；職稱：副研究館員；工作單位：中國電建集團昆明勘測設(shè)計研究院有限公司。