檔案管理在企事業(yè)單位存在的問(wèn)題及對(duì)策

陳春榮

[摘要]原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性。人們?cè)诟黜?xiàng)社會(huì)活動(dòng)中直接形成的各種形式的具有保存價(jià)值的原始記錄被統(tǒng)稱為檔案。檔案管理是國(guó)家檔案事業(yè)最基本的組成部分，亦是檔案館（室）直接對(duì)檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱。以下是我本人針對(duì)當(dāng)前我國(guó)檔案管理工作中存在的問(wèn)題，提出一些合理化的建議和應(yīng)對(duì)對(duì)策，旨在為有效地促進(jìn)檔案管理工作更好更快地發(fā)展盡一份力。

[關(guān)鍵詞]檔案；檔案管理；問(wèn)題；對(duì)策

我國(guó)古代的檔案，在各個(gè)朝代有著不同的稱謂。商代稱為“冊(cè)”，周代叫做“中”，秦漢稱作“典籍”，漢魏以后謂之“文書(shū)”、“文案”、“案牘”、“案卷”、“簿書(shū)”，清代以后多用“檔案”，現(xiàn)統(tǒng)一稱作“檔案”。

檔案是記錄歷史、社會(huì)以及人類(lèi)信息的一個(gè)重要載體，是企事業(yè)單位信息管理的重要部分。檔案管理亦稱檔案工作。隨著我國(guó)現(xiàn)代化建設(shè)的速度加快，檔案管理工作對(duì)于社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步，以及企事業(yè)單位的工作展開(kāi)都有著十分重要的意義。檔案管理工作是否科學(xué)，關(guān)系著企事業(yè)單位的正常運(yùn)行和發(fā)展。因此，各單位要對(duì)檔案管理的重要性給予充分、足夠的認(rèn)識(shí)。近年來(lái)，我們欣喜地看到，檔案管理工作有了一定的發(fā)展，但同時(shí)也顯現(xiàn)出一些問(wèn)題端倪。

隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的迅速發(fā)展，檔案管理已成為企事業(yè)員工人事管理工作中的一個(gè)重要組成部分。檔案管理工作的重點(diǎn)在于為企事業(yè)的決策者提供及時(shí)準(zhǔn)確的員工信息，在員工職位晉升、績(jī)效考評(píng)等活動(dòng)中的作用日益重要，同時(shí)，檔案信息資源的利用也逐步受到社會(huì)的重視。

企業(yè)人事檔案記載著很多優(yōu)秀的員工業(yè)績(jī)，是進(jìn)行科學(xué)分析，揚(yáng)長(zhǎng)避短，制定企業(yè)發(fā)展方向的重要依據(jù)。而人事檔案是在企業(yè)在人事管理工作中形成的文件、簿冊(cè)、圖表、錄音、錄像等各種載體檔案。

一、檔案管理中存在的問(wèn)題

1.制度需進(jìn)一步完善

檔案管理工作制度匱乏。具體到企事業(yè)檔案工作中，我國(guó)檔案管理工作的管理范圍有限，檔案利用率低，檔案信息的安全性和保密性差，檔案在收發(fā)過(guò)程中管理不嚴(yán)密。時(shí)常出現(xiàn)有借無(wú)還、缺乏記錄、流失嚴(yán)重等現(xiàn)象。

所以，檔案工作常常顯現(xiàn)出缺乏專業(yè)化、系統(tǒng)化、長(zhǎng)期化的有效管理，這些狀況嚴(yán)重阻礙了檔案管哩的現(xiàn)代化進(jìn)程。

2.技術(shù)需進(jìn)一步加強(qiáng)

檔案管理需要實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的保存不僅會(huì)占用大量空間，收發(fā)和查找也很煩瑣，而且隨著時(shí)間的推移，很容易因?yàn)榧埖睦匣蛘呦x(chóng)蛀問(wèn)題帶來(lái)檔案信息的缺失。而在開(kāi)展網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的同時(shí)，部分單位忽視了網(wǎng)絡(luò)信息的安全管理。我們知道，科學(xué)技術(shù)是一把雙刃劍。很多檔案在實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)傳輸，節(jié)省很多時(shí)間、物力和財(cái)力的同時(shí)。往往忽略網(wǎng)絡(luò)還存在著一定的風(fēng)險(xiǎn)，如在傳輸過(guò)程中很可能會(huì)造成檔案的缺失甚至檔案信息的泄漏等等。

3.人員素質(zhì)需進(jìn)一步提高

人才的競(jìng)爭(zhēng)已然成為競(jìng)爭(zhēng)中新的制勝法寶。目前，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展壯大，競(jìng)爭(zhēng)愈加激烈，很多企事業(yè)單位已經(jīng)意識(shí)到了人才的重要性，并開(kāi)始加快本單位的人才隊(duì)伍建設(shè)。然而在檔案管理這方面，依然存在管理人員專業(yè)度不強(qiáng)，綜合素質(zhì)有待提升的問(wèn)題。有的單位檔案管理還處于收發(fā)、查找、保管階段手工操作的“原始階段”，缺乏現(xiàn)代化信息技術(shù)的熟練使用，加之主要單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作不夠重視，認(rèn)為檔案管理工作根本無(wú)足輕重，不需要花費(fèi)太大的人力物力在這上面，這樣一來(lái)檔案管理人員的專業(yè)能力和文化素質(zhì)很難保證完全符合崗位的需求。由于對(duì)檔案工作不重視，有些企事業(yè)單位在進(jìn)行人員招聘時(shí)，錄用的檔案管理人員往往是非專業(yè)的。這些人員也許可以由最初對(duì)工作的不了解，變得漸漸熟悉。能夠完成基本的工作任務(wù)，但是由于“先天不足”，后期又缺乏專業(yè)培訓(xùn)，檔案管理工作還是會(huì)按部就班地遵循老一套的管理模式，不利于檔案管理的長(zhǎng)期發(fā)展。

二、解決檔案管理問(wèn)題的對(duì)策

1.基礎(chǔ)的基石是制度

《檔案法》是目前我國(guó)檔案工作所遵循的主要法律。因此，檔案工作需依照《檔案法》的相關(guān)規(guī)章制度，依法辦事，并結(jié)合本單位檔案工作的實(shí)際情況，制定一套適合于本單位的行之有效的管理制度。而法制化是做好檔案管理工作的一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)，要做好檔案管理工作必須以依法治檔為根本，落實(shí)好檔案管理制度化。

2.關(guān)鍵的環(huán)節(jié)是技術(shù)

當(dāng)今時(shí)代，檔案管理各項(xiàng)工作信息化步伐逐漸加快，檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化已成必然趨勢(shì)。實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化，既能有效規(guī)避紙質(zhì)檔案難以保存的劣勢(shì)，實(shí)現(xiàn)檔案管理同現(xiàn)代技術(shù)的有機(jī)結(jié)合，又能導(dǎo)引檔案管理工作走上良性發(fā)展的軌道。因此，檔案工作要努力實(shí)現(xiàn)檔案管理同現(xiàn)代科技的有效對(duì)接，利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化管理，計(jì)算機(jī)的一些工作方法。比如排序等減少檔案工作的煩瑣和重復(fù)勞動(dòng)。同時(shí)，既省時(shí)省力還可以減少人為的錯(cuò)誤，有效提高工作效率。

在實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的同時(shí)，檔案管理工作一定要注意信息設(shè)備的安全性、穩(wěn)定性，還要對(duì)檔案的電子信息進(jìn)行備份，以防丟失。

3.核心保障是人才

只有專業(yè)能力和文化素養(yǎng)同時(shí)具備的管理人員，才是合格的檔案管理人員。才能為檔案管理的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展提供有力保障。

科技再進(jìn)步，檔案管理工作還是離不開(kāi)人的操作。因此，要重視檔案管理人員的素質(zhì)提升。檔案管理人員須端正思想，充分重視檔案管理的重要性，服務(wù)大局，腳踏實(shí)地，做事有耐心，工作須細(xì)心，富有責(zé)任心。檔案管理工作中，既要重視專業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng)，定期對(duì)現(xiàn)有員工進(jìn)行培訓(xùn)，包括檔案管理的基本應(yīng)用、計(jì)算機(jī)應(yīng)用操作、外語(yǔ)的使用能力，還要注意管理人員思想覺(jué)悟的提升，做到對(duì)與本單位核心工作相關(guān)的專業(yè)知識(shí)的了解。

三、總結(jié)

綜上所述，隨著科技的進(jìn)步、社會(huì)的發(fā)展，企事業(yè)單位必須不斷深化對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)，做到從觀念上重視、從技術(shù)上支持，以制度建設(shè)為前提，以人才保障為后盾。對(duì)于檔案管理中存在的問(wèn)題要不斷總結(jié)，及時(shí)分析，積極探索新的有效對(duì)策，努力實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、現(xiàn)代化。只有這樣，我國(guó)企事業(yè)檔案管理工作才能跟上時(shí)代發(fā)展的步伐。