融入科研管理過程的機(jī)構(gòu)知識庫建設(shè)策略研究

張閃閃(中國科學(xué)技術(shù)信息研究所，北京 100038)

隨著世界各國對科學(xué)事業(yè)投入的不斷加大，科研產(chǎn)出呈現(xiàn)日益增多的趨勢，在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境條件下，如何保證這類信息資源以數(shù)字化的形式存儲、管理并且得到高效的利用顯得尤為重要。機(jī)構(gòu)知識庫(Institutional Repository，IR)正是這一背景下的產(chǎn)物，它是機(jī)構(gòu)管理科研成果、傳播學(xué)術(shù)知識、支持全社會創(chuàng)新的重要機(jī)制，逐漸成為其知識基礎(chǔ)設(shè)施的重要部分，成為支持?jǐn)?shù)字科研和數(shù)字教育的重要工具[1]。據(jù)國際著名開放存取名錄OpenDOAR(Directory of OpenAccess Repositories)的實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)，2010年8月，在OpenDOAR網(wǎng)站上注冊的知識庫數(shù)量為1 714個(gè)[2]，截至2018年3月8日，機(jī)構(gòu)知識庫數(shù)量已達(dá)3 513個(gè)[3]，是2010年的2倍多。

現(xiàn)有的機(jī)構(gòu)知識庫主要分布在120個(gè)國家中，其中美國最多，為502個(gè)(占14.3%)，其次是英國和日本，分別為258個(gè)和217個(gè)，而中國目前為104個(gè)[4]，數(shù)量較國外相比有一定的差距。從現(xiàn)有的對于機(jī)構(gòu)知識庫的研究來看，目前國內(nèi)的機(jī)構(gòu)知識庫處于信息收集、存儲和共享的初級階段，尚未融入到科研管理過程中，如何使機(jī)構(gòu)知識庫消失在科研流程中(Invisible IR)[5]，改變傳統(tǒng)意義上的獨(dú)立機(jī)構(gòu)知識庫瀕于死亡(IR is Dead)[6]的狀態(tài)，成為知識創(chuàng)造、傳播和應(yīng)用全過程的知識工具之一，以及為整個(gè)機(jī)構(gòu)科研管理和創(chuàng)新提供支撐服務(wù)的綜合性平臺，更好地支持科研管理過程，成為現(xiàn)有機(jī)構(gòu)知識庫工作者的重要任務(wù)之一?？蒲泄ぷ鞯拇罅χС?，科研產(chǎn)出日益增多且類型豐富，如何有效獲取、存儲、管理及應(yīng)用本機(jī)構(gòu)產(chǎn)生的知識資產(chǎn)，達(dá)到促進(jìn)學(xué)術(shù)交流與傳播利用的目的，是各機(jī)構(gòu)科研和管理人員面臨的一個(gè)重要挑戰(zhàn)[7]。

1 融入科研管理過程的機(jī)構(gòu)知識庫建設(shè)的作用和意義

科研管理過程實(shí)質(zhì)是信息化管理的過程，是對科研信息資源進(jìn)行收集整理統(tǒng)計(jì)分析并加以利用的過程[8]。即通過制定相應(yīng)的科研發(fā)展規(guī)劃和政策，建立相應(yīng)的協(xié)調(diào)運(yùn)行機(jī)制，使人力、物力和財(cái)力資源等得到最優(yōu)化配置。機(jī)構(gòu)知識庫則是對各種科研資源進(jìn)行整合的平臺，目前國內(nèi)部分高校也都建成了自己的機(jī)構(gòu)知識庫，將科研管理和機(jī)構(gòu)知識庫有機(jī)地融合，達(dá)到促進(jìn)學(xué)術(shù)交流和科研管理的雙重效果，是機(jī)構(gòu)知識庫今后的發(fā)展方向，也是推動科研院所進(jìn)行科研管理的有力工具。

1.1 有效利用機(jī)構(gòu)知識庫，實(shí)現(xiàn)機(jī)構(gòu)內(nèi)部資源的傳承和交流

機(jī)構(gòu)知識庫資源類型豐富多樣，包括研究資料、論文、報(bào)告、數(shù)據(jù)、軟件、圖片、音視頻等，功能也包括檢索、瀏覽、下載、評論等，現(xiàn)有的機(jī)構(gòu)知識庫缺乏與科研管理過程的融合，兩者相對獨(dú)立。不同的科研項(xiàng)目往往是相互獨(dú)立的，科研人員之間的溝通，科技成果之間的共享尚不成熟，成果的再利用及轉(zhuǎn)化缺乏客觀條件。而互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境打破了傳統(tǒng)的將人才、資源、信息、知識等科研要素作為單獨(dú)個(gè)體的科研管理模式，給科研及其各要素之間的互通有無提供了良好的條件。

1.2 改善機(jī)構(gòu)知識庫功能，提高科研人員使用的積極性

臺灣學(xué)者陳光華將學(xué)者對機(jī)構(gòu)知識庫的態(tài)度分為“和藹可親型”、“抱怨型”和“不理不睬型”[9]，3種不同類型人員的態(tài)度反映了現(xiàn)有機(jī)構(gòu)知識庫功能的單一，早期機(jī)構(gòu)知識庫的實(shí)踐也表明，由機(jī)構(gòu)成員主動提交其數(shù)字化學(xué)術(shù)資源到機(jī)構(gòu)知識庫的比例非常低，機(jī)構(gòu)成員對機(jī)構(gòu)知識庫內(nèi)容建設(shè)的參與度或者積極性沒有預(yù)想中的高[10-11]。雖然國內(nèi)的機(jī)構(gòu)知識庫對單一的功能進(jìn)行了改進(jìn)，如增加了主題標(biāo)引、提供規(guī)范主題詞的分面檢索，實(shí)現(xiàn)了資源的二次開發(fā)功能，但是這些與科研人員的切身利益還存在一定差距。構(gòu)建融入科研管理的機(jī)構(gòu)知識庫，通過信息化管理系統(tǒng)建立研究人員網(wǎng)頁，展示其個(gè)人基本情況和學(xué)術(shù)成果，采用統(tǒng)一的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，及時(shí)、有效、準(zhǔn)確地采集用戶科研信息。同時(shí)，科研人員可自行對機(jī)構(gòu)知識庫中個(gè)人科研成果等進(jìn)行編輯，從而來提高個(gè)人影響力。

1.3 與績效掛鉤，為科研管理提供新的量化渠道

科技論文、科技報(bào)告等反映了課題組成員的科研能力。目前科研機(jī)構(gòu)對于科研人員的獎勵內(nèi)容基本是基于發(fā)表期刊論文、獲取專利的多少，獎勵來源主要是科研人員自行統(tǒng)計(jì)上報(bào)。這一方面忽視了科技報(bào)告、科研數(shù)據(jù)等在科學(xué)研究過程中的重要性；另一方面基于個(gè)人統(tǒng)計(jì)既浪費(fèi)大量的時(shí)間，同時(shí)缺乏統(tǒng)一的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，數(shù)據(jù)重用性較差，每次提交的數(shù)據(jù)都是在規(guī)定年度內(nèi)，不具有回溯性。將科研績效評價(jià)融入到機(jī)構(gòu)知識庫中，對論文、專利、科技報(bào)告、會議報(bào)告等科研產(chǎn)出進(jìn)行實(shí)時(shí)性地監(jiān)督、收集，同時(shí)以機(jī)構(gòu)知識庫中的瀏覽、下載頻次、引用情況[12]等作為考核依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)，將這些內(nèi)容都以量化的方式展開，實(shí)現(xiàn)機(jī)構(gòu)知識庫與科研績效的有機(jī)融合。

1.4 規(guī)范科研活動、實(shí)現(xiàn)科研過程痕跡化監(jiān)管

將機(jī)構(gòu)知識庫與科研管理信息系統(tǒng)有機(jī)鏈接，可以支持科研項(xiàng)目(尤其跨機(jī)構(gòu)、長期項(xiàng)目)對項(xiàng)目科研成果進(jìn)行管理和評價(jià)；支持圍繞項(xiàng)目工作流、信息內(nèi)容驅(qū)動的項(xiàng)目管理和項(xiàng)目資料與成果管理；同時(shí)將機(jī)構(gòu)知識庫的內(nèi)容對象能力擴(kuò)展到復(fù)合數(shù)字對象，可用來支持對科研項(xiàng)目復(fù)雜內(nèi)容的有機(jī)組織[1]?？蒲许?xiàng)目涉及不同類型的數(shù)據(jù)對象(如對象、工具、地點(diǎn)、方法等)，內(nèi)容復(fù)雜多樣，在機(jī)構(gòu)知識庫中對科研各階段及其產(chǎn)出對象進(jìn)行語義標(biāo)注和管理，采取新的技術(shù)方法來組織、發(fā)現(xiàn)和利用機(jī)構(gòu)知識庫中的數(shù)據(jù)，構(gòu)建科研人員的知識空間，一方面可以幫助科研管理部門等機(jī)構(gòu)圍繞科研流程來規(guī)劃、匯交、審核、共享、處理項(xiàng)目成果；另一方面存儲格式的規(guī)范化，減少了上傳的復(fù)雜性，提高了科研人員資料上傳的積極性，推動機(jī)構(gòu)知識庫和科研管理的雙贏。

2 國內(nèi)外機(jī)構(gòu)知識庫建設(shè)的研究現(xiàn)狀分析

國內(nèi)目前的研究主要是機(jī)構(gòu)知識庫與科研管理分開的研究，而國外則已提出相關(guān)方面的研究，而且機(jī)構(gòu)知識庫正發(fā)展成為科研管理的重要工具，以下為國內(nèi)外關(guān)于機(jī)構(gòu)知識庫和科研管理系統(tǒng)等方面的研究進(jìn)展。

從現(xiàn)有研究來看，國內(nèi)外已有大量對機(jī)構(gòu)知識庫和科研管理系統(tǒng)的研究，如Ware M B以45個(gè)機(jī)構(gòu)知識庫網(wǎng)站為基礎(chǔ)，指出機(jī)構(gòu)知識庫平均資源數(shù)目僅為1 256個(gè)，并且大部分是論文和灰色文獻(xiàn)(技術(shù)報(bào)告和工作底稿)[13]。Prosser D認(rèn)為機(jī)構(gòu)知識庫為機(jī)構(gòu)提供了一種存檔知識并使得知識可用的方式，對研究者來說，機(jī)構(gòu)知識庫能為其作品提供中心存檔，代表其研究經(jīng)歷的簡歷，增加了作品的傳播和影響；對機(jī)構(gòu)來說，保存機(jī)構(gòu)的智力成果，提高機(jī)構(gòu)的可見性和聲譽(yù)；對社會來說，使得世界的研究成果可以被訪問，保證長期保存研究成果[14]。張曉林利用從知識內(nèi)容形態(tài)到知識應(yīng)用形態(tài)的場景譜系和從個(gè)人到機(jī)構(gòu)的需求譜系組成的二維框架，綜合分析業(yè)界思考與實(shí)踐，篩選機(jī)構(gòu)知識庫可能的發(fā)展方向[1]。張旺強(qiáng)等對IR+、Zentity、Islandora等幾個(gè)典型新型開源機(jī)構(gòu)知識庫軟件進(jìn)行調(diào)研，并對開源機(jī)構(gòu)知識庫軟件在本地進(jìn)行實(shí)際的安裝測試，為機(jī)構(gòu)知識庫建設(shè)選擇開源軟件提供參考[15]。

國外也有部分學(xué)者提出機(jī)構(gòu)知識庫在科研管理系統(tǒng)中的重要作用，如Names D認(rèn)為國際機(jī)構(gòu)知識庫發(fā)展的一個(gè)重要趨勢是機(jī)構(gòu)知識庫在支撐科研管理方面的服務(wù)功能的拓展[16]。Cojocariu等基于高?？蒲泄芾硖岢鐾ㄟ^信息技術(shù)提供現(xiàn)代化最佳解決方案，以數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)為基礎(chǔ)為科研項(xiàng)目的各個(gè)過程提供所有相關(guān)信息的明確證據(jù)[17]。Ma J等通過ARP技術(shù)嘗試建設(shè)科研管理中機(jī)構(gòu)知識庫的數(shù)據(jù)交換，以減輕科學(xué)家的負(fù)擔(dān)，便于科研的進(jìn)展[18]。Ezugwu A E等通過數(shù)學(xué)模型建設(shè)科研過程中的資源管理系統(tǒng)，優(yōu)化動態(tài)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中的資源分配或任務(wù)調(diào)度，靈活地通過管理系統(tǒng)和調(diào)度模型進(jìn)行科研工作[19]。

此外，國外一些機(jī)構(gòu)已經(jīng)開始嘗試開展機(jī)構(gòu)知識庫和科研信息管理系統(tǒng)的融合研究，如英國、德國、芬蘭、瑞典等歐洲國家開展了機(jī)構(gòu)知識庫與科研信息管理系統(tǒng)的銜接研究，并開發(fā)了相應(yīng)的操作平臺，滿足了科研機(jī)構(gòu)開展科研管理的信息需求[20]。德國馬普學(xué)會eScidoc知識庫對科研各階段產(chǎn)出對象進(jìn)行語義標(biāo)注和管理，實(shí)現(xiàn)了機(jī)構(gòu)知識庫與科研過程的結(jié)合和互操作、支持科研工作流、進(jìn)行科研評價(jià)等服務(wù)[21]。愛爾蘭、荷蘭的國家NARCIS門戶等，實(shí)現(xiàn)了機(jī)構(gòu)知識庫與科研管理信息系統(tǒng)的集成，使機(jī)構(gòu)知識庫發(fā)展成為科研管理的重要工具[22]。

從國內(nèi)外現(xiàn)有研究來看，改變機(jī)構(gòu)知識庫的功能，拓寬機(jī)構(gòu)知識庫的服務(wù)范圍，成為整個(gè)機(jī)構(gòu)科研管理和創(chuàng)新提供支撐服務(wù)的綜合性平臺，是現(xiàn)有機(jī)構(gòu)知識庫工作者的重要任務(wù)之一。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，科技成果層出不窮，科技項(xiàng)目復(fù)雜多樣，所以，以機(jī)構(gòu)知識庫為基礎(chǔ)，研究如何將科研管理過程融入其中，對科研管理過程進(jìn)行痕跡化管理，形成完整項(xiàng)目的記錄文件保存，促進(jìn)機(jī)構(gòu)知識資源的積累和傳承具有重要意義。

3 融入科研管理過程的機(jī)構(gòu)知識庫的基本架構(gòu)

科研管理內(nèi)容多種多樣，包括項(xiàng)目管理、科研成果管理、知識產(chǎn)權(quán)管理、學(xué)術(shù)活動組織、成果申報(bào)、年報(bào)編寫、平臺建設(shè)維護(hù)、科研管理全面業(yè)務(wù)、成果轉(zhuǎn)化、戰(zhàn)略規(guī)劃、其他等[23]。不同類型的內(nèi)容既有各自的特點(diǎn)和需求，同時(shí)相互之間又有一定的關(guān)聯(lián)。機(jī)構(gòu)知識庫是對科研過程及其最終成果進(jìn)行收集、存儲、共享的平臺，在數(shù)字環(huán)境條件下，機(jī)構(gòu)知識庫需要對現(xiàn)有各種已經(jīng)收集的資源進(jìn)行整合集成，融入科研管理過程，轉(zhuǎn)變現(xiàn)有機(jī)構(gòu)知識庫的角色，實(shí)現(xiàn)對科研數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)、準(zhǔn)確、全面、有效管理，通過科研項(xiàng)目管理系統(tǒng)、科研人員管理系統(tǒng)、科研成果管理系統(tǒng)、科研獎勵管理系統(tǒng)的有機(jī)融合，嵌入到科研管理的整個(gè)生命周期過程中，為科研管理的各項(xiàng)活動提供數(shù)據(jù)支撐和存儲平臺，具體見圖1。

圖1 融入科研管理的機(jī)構(gòu)知識庫的系統(tǒng)框架

3.1 科研項(xiàng)目管理系統(tǒng)

科研項(xiàng)目與科研要素、科研成果、科研機(jī)構(gòu)及科研績效息息相關(guān)。當(dāng)前，我國科研管理實(shí)行粗放式管理，年度、中期考核、結(jié)項(xiàng)驗(yàn)收時(shí)需要提交的資料內(nèi)容有限，資料和技術(shù)細(xì)節(jié)不夠詳盡，有關(guān)部門很難對科研項(xiàng)目研究的真實(shí)性、準(zhǔn)確性進(jìn)行檢驗(yàn)，也很難對科研過程和科研質(zhì)量起到監(jiān)督和規(guī)范作用[24]。在數(shù)字網(wǎng)絡(luò)環(huán)境條件下，科研項(xiàng)目的管理需要擺脫傳統(tǒng)的方式，以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為依托，將機(jī)構(gòu)知識庫嵌入到項(xiàng)目申報(bào)、審核、立項(xiàng)、實(shí)施、考核和評估等環(huán)節(jié)中，實(shí)現(xiàn)機(jī)構(gòu)知識庫與科研管理系統(tǒng)的集成和無縫銜接。機(jī)構(gòu)知識庫作為科研項(xiàng)目產(chǎn)出的數(shù)據(jù)倉儲，需要定期跟蹤項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)度，將各個(gè)階段所產(chǎn)生的相關(guān)文件進(jìn)行收集整理納入到相應(yīng)系統(tǒng)中，對科研項(xiàng)目實(shí)行集中統(tǒng)一管理，規(guī)范科研活動，也可以根據(jù)項(xiàng)目時(shí)間安排設(shè)置相關(guān)的提醒，提醒科研人員在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成相應(yīng)的工作，一方面能夠監(jiān)督項(xiàng)目的實(shí)施情況，保證項(xiàng)目的順利進(jìn)行；另一方面還能提高機(jī)構(gòu)知識庫的利用率，為其他需要申請科研項(xiàng)目的科研人員提供時(shí)間及知識方面的幫助。

3.2 科研人員管理系統(tǒng)

科研人員是科技工作的主力，是具備一定的科學(xué)理論知識并從事科學(xué)研究工作的一類人。目前國內(nèi)的機(jī)構(gòu)知識庫對于科研人員的個(gè)人學(xué)術(shù)界面不夠重視，或者根本沒有，這對于科研人員上傳個(gè)人科研成果是極為不利的，而如香港大學(xué)的學(xué)術(shù)庫[25]，對于每個(gè)學(xué)者，都有單獨(dú)的學(xué)者界面，包括所屬院系、專業(yè)、個(gè)人興趣、發(fā)表論文情況等，同時(shí)還有個(gè)人學(xué)術(shù)簡歷的鏈接，可以直接進(jìn)行下載，發(fā)揮了很好的“學(xué)術(shù)名片”效應(yīng)；荷蘭的國家研究與合作信息系統(tǒng)(NARCIS)，將荷蘭科研項(xiàng)目、人員信息與荷蘭機(jī)構(gòu)知識庫國家網(wǎng)絡(luò)DAREnet有機(jī)結(jié)合，可通過項(xiàng)目、人員與研究成果進(jìn)行雙向查詢[26]。科研人員管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)需要貼合科研人員的需求，為科研人員提供屬于個(gè)人的頁面。具體為，將科研人員的學(xué)術(shù)成就、個(gè)人ID、個(gè)人成就、榮譽(yù)等情況融入到機(jī)構(gòu)知識庫中，對科研人員的各項(xiàng)活動進(jìn)行及時(shí)的跟蹤與補(bǔ)充，將科研人員的所有科研項(xiàng)目及時(shí)地納入到科研人員管理系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)對機(jī)構(gòu)科研人員的統(tǒng)一管理，讓機(jī)構(gòu)知識庫成為了解科研人員的有效入口，通過科研人員管理系統(tǒng)更好地完善機(jī)構(gòu)知識庫的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)科研管理與機(jī)構(gòu)知識庫的有機(jī)融合。

3.3 科研成果管理系統(tǒng)

科研成果是科研人員工作成果的展現(xiàn)，形式一般包括論文、專利及著作等，隨著科學(xué)的進(jìn)一步發(fā)展，為了杜絕學(xué)術(shù)不端、保證科學(xué)成果的可信度以及可檢驗(yàn)性，與科技項(xiàng)目相關(guān)的支持其論點(diǎn)和結(jié)論的科學(xué)數(shù)據(jù)，包括音頻視頻和其他形態(tài)的非文本信息(Non-Textual Materials)成為了科學(xué)的基本要求，也逐漸納入到科研成果的范疇之中，目前很多機(jī)構(gòu)已經(jīng)建立了相應(yīng)的科研數(shù)據(jù)管理平臺，如哈佛大學(xué)的Dataverse、斯坦福大學(xué)Digital Repository以及約翰霍普斯金大學(xué)的DataConservancy等。

科研成果管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)要改變以往存儲的單一功能，實(shí)現(xiàn)科研成果與機(jī)構(gòu)知識庫相互融合。機(jī)構(gòu)知識庫作為機(jī)構(gòu)內(nèi)部知識收集、知識保存和知識傳播的平臺，擁有機(jī)構(gòu)內(nèi)部最全面的信息資源，如期刊、會議論文等可以定期和現(xiàn)有的數(shù)據(jù)庫平臺進(jìn)行資源的交互匹配，更好地發(fā)現(xiàn)現(xiàn)有數(shù)據(jù)庫平臺中機(jī)構(gòu)論文不完整的現(xiàn)象，如作者機(jī)構(gòu)名稱不規(guī)范所引起的數(shù)據(jù)庫統(tǒng)計(jì)結(jié)果偏少的現(xiàn)象，通過機(jī)構(gòu)知識庫和數(shù)據(jù)庫的互通互聯(lián)，協(xié)助數(shù)據(jù)庫廠商更好地規(guī)范本機(jī)構(gòu)的論文，減少因機(jī)構(gòu)名稱不規(guī)范所產(chǎn)生的“無機(jī)構(gòu)”論文。同時(shí)可以利用機(jī)構(gòu)知識庫中的數(shù)據(jù)進(jìn)行知識開發(fā)、知識管理等再利用，規(guī)范現(xiàn)有的科研成果，進(jìn)一步推進(jìn)機(jī)構(gòu)知識庫建設(shè)，實(shí)現(xiàn)成果與知識庫的良性循環(huán)。

3.4 科研獎勵管理系統(tǒng)

各個(gè)學(xué)校都針對科研成果提出了不同的獎勵政策，政策內(nèi)容包括對于科研立項(xiàng)獎勵、科技成果獎勵、學(xué)術(shù)論文獎勵、學(xué)術(shù)著作獎勵、專利一級重大科技項(xiàng)目貢獻(xiàn)獎等。獎勵的流程通常是登記、上報(bào)與審批、公示與監(jiān)督、發(fā)放，這種方式雖然能夠最全面地收集到符合獎勵標(biāo)準(zhǔn)的相關(guān)內(nèi)容，但與獎勵內(nèi)容無關(guān)的著作、科研數(shù)據(jù)等往往被忽略，這些內(nèi)容同樣是科研人員的科技產(chǎn)出，屬于科技成果的一部分，但是卻因?yàn)橹贫认拗贫荒芡耆占?。在?shù)字環(huán)境下，這些資源需要進(jìn)行整合，建立定性與定量相結(jié)合的考評機(jī)制，并為此機(jī)制建立完善的回溯及使用過程。一方面需要將科研績效考核系統(tǒng)與機(jī)構(gòu)知識庫相結(jié)合，使量化內(nèi)容有跡可循；另一方面需要在機(jī)構(gòu)知識庫中規(guī)范相應(yīng)的元數(shù)據(jù)，如獎勵時(shí)間、獎勵政策、獎勵金額等。既方便科研處相關(guān)負(fù)責(zé)人員核對科研人員每年產(chǎn)出，統(tǒng)計(jì)發(fā)現(xiàn)校內(nèi)潛力學(xué)者，另一方面也是對現(xiàn)有機(jī)構(gòu)知識庫的一種完善，更好地促進(jìn)機(jī)構(gòu)知識庫的發(fā)展。同時(shí)在獎勵時(shí)也可以將是否在機(jī)構(gòu)知識庫中上傳，機(jī)構(gòu)知識庫的瀏覽和下載次數(shù)作為考核標(biāo)準(zhǔn)之一，以機(jī)構(gòu)知識庫中的成果條目作為科研人員績效考核的量化標(biāo)準(zhǔn)之一，建立機(jī)構(gòu)知識庫與績效考核之間的映射關(guān)系，使機(jī)構(gòu)知識庫真正地融入到科研管理中，為科研人員所使用，為科學(xué)發(fā)展提供支撐。

4 融入科研管理過程的機(jī)構(gòu)知識庫資源的獲取流程

在數(shù)字環(huán)境條件下，機(jī)構(gòu)知識庫需要對現(xiàn)有各種已經(jīng)收集的資源進(jìn)行整合集成，融入科研管理過程，轉(zhuǎn)變現(xiàn)有機(jī)構(gòu)知識庫的角色，實(shí)現(xiàn)對科研數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)、準(zhǔn)確、全面、有效管理，通過科研項(xiàng)目管理系統(tǒng)、科研人員管理系統(tǒng)、科研成果管理系統(tǒng)、科研獎勵管理系統(tǒng)的有機(jī)融合，嵌入到科研管理的整個(gè)生命周期過程中，實(shí)現(xiàn)科研數(shù)據(jù)的自動收割。

該平臺需要融合自身資源以及機(jī)構(gòu)內(nèi)部的數(shù)字資源，實(shí)現(xiàn)機(jī)構(gòu)知識庫與購買數(shù)字資源的無縫銜接，一方面豐富機(jī)構(gòu)知識庫的檢索結(jié)果，提高科研人員對機(jī)構(gòu)知識庫的利用率，增強(qiáng)對機(jī)構(gòu)知識庫認(rèn)同感；另一方面，隨著用戶對平臺依賴性的增強(qiáng)，上傳資料的積極性也會不斷提升，機(jī)構(gòu)知識庫的內(nèi)容也會更加豐富，最終實(shí)現(xiàn)機(jī)構(gòu)知識庫的良性循環(huán)發(fā)展，具體流程見圖2。

將機(jī)構(gòu)內(nèi)部的數(shù)字資源嵌入到機(jī)構(gòu)知識庫中，也就是將現(xiàn)有機(jī)構(gòu)知識庫的資源分為自存儲資源和機(jī)構(gòu)購買外部數(shù)字資源兩部分。機(jī)構(gòu)知識庫自存儲資源，一般包括論文、科技報(bào)告、科學(xué)數(shù)據(jù)、會議PPT等，這部分資源由于在用戶存繳時(shí)已經(jīng)設(shè)置了相應(yīng)的開放權(quán)限，所以，當(dāng)用戶進(jìn)行資源檢索時(shí)，可以直接反饋給用戶；機(jī)構(gòu)購買外部數(shù)字資源，首先，當(dāng)用戶通過機(jī)構(gòu)知識庫發(fā)出檢索請求指令時(shí)，內(nèi)部系統(tǒng)可直接鏈接到資源平臺進(jìn)行查找，對于查找到的內(nèi)容，根據(jù)開放獲取程度分為開放與非開放資源，針對開放性資源，可直接向用戶提供原文鏈接供用戶直接使用，而對于非開放性的資源，首先需要提供給用戶資源的使用權(quán)限說明(如費(fèi)用、使用權(quán)限等)，用戶可以選擇放棄或購買資源，一旦用戶選擇購買資源，則費(fèi)用直接呈繳至數(shù)字資源的費(fèi)用收支系統(tǒng)中，然后通過原文傳遞提供給用戶資源。此外，根據(jù)用戶個(gè)人信息及檢索記錄，平臺也可以在檢索頁面提供與檢索內(nèi)容相關(guān)的信息，提供主動推送服務(wù)，幫助用戶不斷調(diào)整檢索詞，使用戶能夠得到更加準(zhǔn)確、全面的資源，這部分資源同樣可通過上述方式實(shí)現(xiàn)。也可以建立科研群和主題討論群，增加用戶獲取科研管理過程信息的渠道，方便與信息提供者的溝通，同時(shí)也能強(qiáng)化信息提供者的提交意愿。

圖2 融入科研管理過程的機(jī)構(gòu)知識庫資源的獲取流程

5 融入科研管理過程的機(jī)構(gòu)知識庫的建設(shè)策略

機(jī)構(gòu)知識庫是科研產(chǎn)出的重要存儲平臺，完善的策略是整個(gè)機(jī)構(gòu)知識庫發(fā)展的關(guān)鍵，不僅可以為機(jī)構(gòu)知識庫的工作人員提供良好的工作流程，同時(shí)也能夠?yàn)榭蒲腥藛T提供良好的保障，提高科研人員主動上傳科研成果的積極性，有利于更好地實(shí)現(xiàn)科研管理和機(jī)構(gòu)知識庫的融合，增強(qiáng)機(jī)構(gòu)知識庫的競爭力，進(jìn)而提升整體科研實(shí)力。因此，要推進(jìn)機(jī)構(gòu)知識庫的建設(shè)需要從強(qiáng)化科研機(jī)構(gòu)對科研成果的管理意識、推進(jìn)科研成果的資源建設(shè)、重視科研成果的痕跡化管理等方面入手，實(shí)現(xiàn)對科研數(shù)據(jù)的優(yōu)化管理，使機(jī)構(gòu)知識庫真正融入到科研過程中，最終實(shí)現(xiàn)共贏。

5.1 強(qiáng)化科研機(jī)構(gòu)對科研成果的管理意識

機(jī)構(gòu)知識庫是以科研人員的科研產(chǎn)出為基礎(chǔ)的全面管理平臺，是以科研產(chǎn)出為紐帶的科研機(jī)構(gòu)活動的整體監(jiān)控系統(tǒng)，是以科研產(chǎn)出為核心的科研人員績效評估的計(jì)量憑據(jù)倉儲，是以科研產(chǎn)出為前提的科研機(jī)構(gòu)科研資產(chǎn)的持續(xù)積累和傳承手段，是以科研產(chǎn)出為主體的科研機(jī)構(gòu)科研項(xiàng)目管理的行為規(guī)范[27]。因此，機(jī)構(gòu)知識庫的建設(shè)中，一方面需要強(qiáng)化機(jī)構(gòu)知識庫的功能，增強(qiáng)對科研過程全流程的監(jiān)管意識；另一方面增強(qiáng)科研人員對機(jī)構(gòu)知識庫的依賴性，改變科研人員對機(jī)構(gòu)知識庫的傳統(tǒng)認(rèn)識，從知識共享、知識交流等層面重新認(rèn)識機(jī)構(gòu)知識庫。

5.2 推進(jìn)科研成果的資源建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)

要保障機(jī)構(gòu)知識庫的快速發(fā)展，需要以科研成果為核心，將學(xué)術(shù)期刊、技術(shù)專利、會議錄、學(xué)位論文及其他相關(guān)信息資源整合于同一系統(tǒng)中，并對科研成果資源進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理，如資源類型標(biāo)準(zhǔn)、元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和資源存繳標(biāo)準(zhǔn)。

5.2.1 資源類型標(biāo)準(zhǔn)

從目前國內(nèi)現(xiàn)有的資源文件類型來看，資源主要包括期刊論文、會議報(bào)告、PPT、科學(xué)數(shù)據(jù)、項(xiàng)目資料等，而對于專利、圖片、音頻、視頻等多媒體資源涉及較少，在全民科研成果轉(zhuǎn)化時(shí)期，機(jī)構(gòu)知識庫的資源建設(shè)應(yīng)向多元化方向發(fā)展，專利成果及其轉(zhuǎn)化內(nèi)容的存儲，對科研用戶也會更具有吸引力，從而能更好地推動機(jī)構(gòu)知識庫的發(fā)展。

5.2.2 元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)

元數(shù)據(jù)是機(jī)構(gòu)知識庫可持續(xù)發(fā)展及日后系統(tǒng)升級、數(shù)據(jù)遷移、數(shù)據(jù)交換等過程的重要依據(jù)，通過設(shè)定完整的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，將科研數(shù)據(jù)以知識元為基元，以科研實(shí)體為對象，將分散于機(jī)構(gòu)知識庫平臺內(nèi)外存儲的知識資源進(jìn)行有序組織和鏈接，實(shí)現(xiàn)領(lǐng)域知識的最大化存儲組織和服務(wù)。此外，還對這些元數(shù)據(jù)進(jìn)行規(guī)范，規(guī)范、一致、準(zhǔn)確、高質(zhì)量的數(shù)據(jù)格式是保證機(jī)構(gòu)知識庫可持續(xù)性的重要基礎(chǔ)，也是機(jī)構(gòu)知識庫實(shí)現(xiàn)科研管理的重要保證。

5.2.3 資源存繳標(biāo)準(zhǔn)

根據(jù)科研項(xiàng)目的來源和性質(zhì)，資源一般采用強(qiáng)制與自愿相結(jié)合的存繳標(biāo)準(zhǔn)，對于受到國家財(cái)政支出的、企事業(yè)單位委托、科研機(jī)構(gòu)自主展開項(xiàng)目，屬于職務(wù)性產(chǎn)出，屬于機(jī)構(gòu)內(nèi)部的資產(chǎn)，因此應(yīng)該強(qiáng)制要求存繳，供機(jī)構(gòu)內(nèi)部科研人員參考學(xué)習(xí)使用；對于科研人員個(gè)人產(chǎn)出，不涉及機(jī)構(gòu)內(nèi)部資源的，可以根據(jù)科研人員自身的意愿采取資源存繳的方式。

5.3 重視科研成果的痕跡化管理

痕跡化管理是指在管理工作中，不留間隙或空白、死角的縝密的工作記錄?？蒲泄芾磉^程的痕跡化管理就是指在科研管理工作過程中，把與科研管理相關(guān)的人和成果都記錄下來，通過科研項(xiàng)目管理系統(tǒng)，對科研管理過程所涉及到的原始記錄、圖片、電子檔案等各種資料進(jìn)行統(tǒng)一收集、整理、規(guī)范、歸檔、保存等過程，是提高科學(xué)化生產(chǎn)的一種重要手段。目前我國科研成果主要是粗放式的管理方式，在資源的提交時(shí)間、提交內(nèi)容、提交格式上沒有統(tǒng)一的明確的規(guī)則，對于科研成果的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性沒有明確的判斷標(biāo)準(zhǔn)。機(jī)構(gòu)知識庫的建設(shè)要重視痕跡化管理，如統(tǒng)一科研成果的呈繳流程和標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一科研成果的使用規(guī)則、規(guī)范科技成果的傳播機(jī)制等，對所涉及到的科研過程進(jìn)行痕跡化的監(jiān)管。對于科研人員來說，可以通過機(jī)構(gòu)知識庫了解科研項(xiàng)目的申請等一系列過程及時(shí)間，還可以通過機(jī)構(gòu)知識庫了解機(jī)構(gòu)內(nèi)科研項(xiàng)目的申請情況，發(fā)現(xiàn)潛在的合作對象，為其提供指導(dǎo)；對于科研管理人員來說，可以通過機(jī)構(gòu)知識庫監(jiān)督項(xiàng)目的實(shí)施進(jìn)展，科技成果的轉(zhuǎn)化等，有助于判斷今后的資助方向。

5.4 建設(shè)基于深度揭示和關(guān)聯(lián)的知識組織體系

機(jī)構(gòu)知識庫為原來孤立、分散于不同科研人員的科技成果提供了整合平臺。集成分布的多方資源、鏈接不同類型的科研成果、設(shè)計(jì)簡單易操作的呈繳流程是機(jī)構(gòu)知識庫發(fā)展的主要方式之一。因此，需要圖書館發(fā)揮機(jī)構(gòu)知識庫在科研成果管理上的引導(dǎo)和推動作用，通過科研成果管理系統(tǒng)，加強(qiáng)知識組織體系建設(shè)，加強(qiáng)文獻(xiàn)內(nèi)容的知識關(guān)聯(lián)，加強(qiáng)項(xiàng)目創(chuàng)新過程的痕跡化管理，形成項(xiàng)目過程完整的記錄、報(bào)告。同時(shí)，需要進(jìn)一步開展聯(lián)合的、交互的知識組織體系建設(shè)，進(jìn)行知識組織體系開放利用技術(shù)與工具的研究實(shí)驗(yàn)，拓寬和提高機(jī)構(gòu)知識庫的知識發(fā)現(xiàn)和知識組織能力，開展知識單元、知識自動獲取、知識組織與存儲、知識融合與服務(wù)系統(tǒng)相關(guān)的理論、方法、技術(shù)與應(yīng)用的研究[28]。

5.5 重視機(jī)構(gòu)知識庫的服務(wù)功能

機(jī)構(gòu)知識庫平臺是以為用戶服務(wù)為最終目的，必須不斷創(chuàng)新和拓展機(jī)構(gòu)知識庫的服務(wù)功能，提高科研人員對機(jī)構(gòu)知識庫的忠誠度。如通過技術(shù)實(shí)現(xiàn)機(jī)構(gòu)知識庫與已購數(shù)字資源的嵌入，利用機(jī)構(gòu)所購買的數(shù)字資源，將本機(jī)構(gòu)內(nèi)部的機(jī)構(gòu)知識庫平臺和數(shù)字資源互聯(lián)，當(dāng)用戶在機(jī)構(gòu)知識庫中輸入檢索詞時(shí)，不僅能夠鏈接到用戶上傳的文章，同時(shí)能直接鏈接到所購買的數(shù)字資源的主頁，為用戶提供一個(gè)新的資源獲取渠道，培養(yǎng)用戶利用機(jī)構(gòu)知識庫進(jìn)行文獻(xiàn)查找的習(xí)慣；也可以通過科研績效管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)科研成果的痕跡化管理，將科研人員所提交的各種學(xué)術(shù)成果進(jìn)行登記備案，對科研人員、科研成果進(jìn)行實(shí)施的監(jiān)督管理。同時(shí)也可以通過機(jī)構(gòu)知識庫提供學(xué)科服務(wù)、建設(shè)學(xué)者個(gè)人主頁、為科研處提供統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告等服務(wù)，保障機(jī)構(gòu)知識庫的可持續(xù)發(fā)展。

5.6 建立機(jī)構(gòu)知識庫的權(quán)益保障機(jī)制

權(quán)益問題一直以來是機(jī)構(gòu)知識庫建設(shè)過程中的一個(gè)既復(fù)雜又關(guān)鍵的問題，涉及到科研人員的權(quán)益問題，如果對科研人員上傳的文件，尤其是未出版的數(shù)據(jù)(如科學(xué)數(shù)據(jù)、會議報(bào)告、PPT、項(xiàng)目資料等)進(jìn)行知識產(chǎn)權(quán)的保護(hù)，是機(jī)構(gòu)知識庫工作人員必須考慮的問題?？蒲泄ぷ魅藛T比較關(guān)注其科學(xué)貢獻(xiàn)的認(rèn)可度以及應(yīng)用科研數(shù)據(jù)的方式，保障其獲得科學(xué)榮譽(yù)和獎勵、聘用和晉升的機(jī)會[29]?？蒲匈Y助機(jī)構(gòu)比較看重的則是科研數(shù)據(jù)為其所帶來的行業(yè)公信力[30-34]。一方面，尚未出版的數(shù)據(jù)屬于科研人員的自主產(chǎn)權(quán)，雖然已有成熟的思想，但并未被公眾認(rèn)可，科研人員往往會擔(dān)憂成果被他人竊取而不上傳；另一方面，現(xiàn)有的機(jī)構(gòu)知識庫并沒有充分的作者權(quán)益保障機(jī)制，一旦出現(xiàn)利益沖突，科研人員無法得到足夠的保障，阻止了科研人員進(jìn)行成果的上傳。機(jī)構(gòu)知識庫要融入到科研管理的過程中，必須改變現(xiàn)有的狀況，制定完善的權(quán)益保障機(jī)制，保障科研人員的權(quán)益。

6 結(jié) 語

科研管理是對科研信息資源進(jìn)行收集整理、統(tǒng)計(jì)分析并加以利用的過程，機(jī)構(gòu)知識庫則是對科研資源有效整合利用的統(tǒng)一平臺，融入科研管理過程的機(jī)構(gòu)知識庫平臺是推動科研院所進(jìn)行科研管理的有力工具，對促進(jìn)機(jī)構(gòu)知識庫內(nèi)部資源的積累和傳承，增強(qiáng)科研人員對于機(jī)構(gòu)知識庫的認(rèn)同感，加強(qiáng)科研人員的交流和合作，優(yōu)化科研管理過程具有重要的作用。建立包含科研項(xiàng)目管理系統(tǒng)、科研人員管理系統(tǒng)、科研成果管理系統(tǒng)、科研獎勵管理系統(tǒng)的機(jī)構(gòu)知識庫平臺，融合機(jī)構(gòu)內(nèi)部的自存儲資源和購買的數(shù)字資源，實(shí)現(xiàn)平臺之間的互聯(lián)互通，是推動科研人員知識創(chuàng)新的動力所在，是實(shí)現(xiàn)科研管理信息化的需求所在，是實(shí)現(xiàn)機(jī)構(gòu)知識庫長遠(yuǎn)發(fā)展的關(guān)鍵所在。