文書檔案管理系統(tǒng)化的重要性

羅偉

摘要：一般單位文書檔案記載的內(nèi)容很多，主要包括單位人員的人事檔案、單位活動(dòng)的資料、單位往年的業(yè)績(jī)表、單位的工作計(jì)劃等。這些文件對(duì)單位都有非常重要的作用，在做決策時(shí)某些文書檔案可以用來做參考，甚至決定決策的方向。為了能讓單位更好的適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，必須使重要的文書檔案更加保密，而且做到文書檔案的完整性，謹(jǐn)防文書檔案遺失。

關(guān)鍵詞：檔案管理；文書工作；重要作用；強(qiáng)化措施

一、文書檔案管理工作的重要性與管理對(duì)策

文書檔案管理工作，是指科學(xué)的原則和方法管理檔案。檔案是人類發(fā)展到一定階段的產(chǎn)物，是處理完畢的、具有參考價(jià)值的、集中保存的、系統(tǒng)的歷史文件，是檔案信息與檔案客體的復(fù)合體，它具有個(gè)體意識(shí)和群體意識(shí)的功能。檔案作為對(duì)歷史的真實(shí)記錄，具有一定的法律效用，是自然形成的，與其他文獻(xiàn)存在較大的不同之處，所以檔案的記錄具有客觀性。同時(shí)檔案的記錄方式不僅包括當(dāng)事人的親筆手稿，而且還包括當(dāng)事人的聲音和形象文件，所以檔案具有較強(qiáng)的真實(shí)性。作為文書人員必須提高檔案工作的效率與質(zhì)量，可以給我們的工作決策提供更多參考和值得借鑒的信息。因此，文書檔案管理工作人員務(wù)必認(rèn)真做好檔案收集、整理、管理、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)的工作。做好檔案的接收與征集、整理、鑒定、保管、編目與檢索、編輯與統(tǒng)計(jì)和利用工作。文書檔案的管理工作是一項(xiàng)政策性、專業(yè)性、保密性非常強(qiáng)的工作，文書檔案管理人員要深刻認(rèn)識(shí)到其重要性，特別是在今天市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的背景之下，文書檔案工作能夠順利進(jìn)行直接關(guān)系到單位各項(xiàng)事業(yè)是否能夠長(zhǎng)足發(fā)展，而且還可以對(duì)各項(xiàng)工作起到較好的指導(dǎo)性作用。作為文書檔案管理人員，需要對(duì)檔案的重要性有一個(gè)深刻的認(rèn)識(shí)和重視，這樣才能在具體的檔案管理工作中及時(shí)對(duì)存在的問題進(jìn)行解決，確保檔案管理水平的提升。近年來，檔案作用主要具有歷史憑證和參考的作用，人們對(duì)檔案管理工作的重視度不斷提升，而且在當(dāng)前社會(huì)快速發(fā)展的新形勢(shì)下，檔案管理工作也迎來了較好的機(jī)遇，但其所面臨的挑戰(zhàn)也較為嚴(yán)竣，所以需要利用現(xiàn)代化的管理手段和方法，加強(qiáng)對(duì)檔案的管理，努力提高文書人員自身的素質(zhì)，確保檔案管理效率的提升，具有一定的重要意義。

二、文書檔案管理系統(tǒng)的利用與“強(qiáng)化”措施

檔案重在管理規(guī)范，收集登記。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格按照系統(tǒng)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案鑒定及甄別工作，對(duì)重復(fù)、無保存價(jià)值的資料進(jìn)行清理、銷毀，對(duì)有參考選用價(jià)值的檔案文件進(jìn)行收集、登記、規(guī)范檔案立卷歸檔。伴隨著社會(huì)的發(fā)展，科技技術(shù)得到了長(zhǎng)足的發(fā)展，落后的檔案管理和文秘工作手段已經(jīng)難以現(xiàn)代化發(fā)展的需求，做好文件的整理和儲(chǔ)存工作，提升工作的效率，同時(shí)也能夠擴(kuò)大檔案文件的傳播范圍。檔案的作用是在利用工作中得以實(shí)現(xiàn)的，為了滿足社會(huì)實(shí)際利用檔案的需要，需要通過各種方式和方法，向用戶提供檔案材料，這就形成了檔案的利用和服務(wù)工作。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，特別是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，檔案界提出的“文檔一體化”管理模式，就是從文書和檔案管理工作的全局出發(fā)，在歸檔管理的全過程，使用“文檔一體化”計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)化。使文檔實(shí)體形成管理一體化、利用一體化、規(guī)范一體化，實(shí)現(xiàn)文書工作和檔案工作的信息共享，規(guī)范銜接。強(qiáng)化“全過程管理”工作，樹立質(zhì)量管理意識(shí)，明確認(rèn)識(shí)崗位責(zé)任，制定嚴(yán)格的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。

（一）強(qiáng)化檔案意識(shí)。

檔案管理是一門專業(yè)性非常強(qiáng)的工作，在開展工作的過程中，要求檔案管理人員必須具備工作的責(zé)任心和良好的職業(yè)道德，同時(shí)還必須要具備扎實(shí)的檔案管理知識(shí)和科技知識(shí)。因此在開展檔案管理的過程中，工作人員要不斷的提升自身的綜合素質(zhì)，使自己成為具備技術(shù)很強(qiáng)的綜合性專業(yè)人才。

（二）抓好組織建設(shè)，完善管理制度。

根據(jù)十九大精神，抓好組織建設(shè)是做好檔案管理工作的關(guān)鍵，定期專項(xiàng)研究本單位的檔案工作，為檔案體系的高效運(yùn)轉(zhuǎn)提供組織保障；二是把檔案管理工作列入到議事日程，年初要有部署，年底要有總結(jié)，平時(shí)要有檢查指導(dǎo)；三是完善檔案管理制度，確保檔案管理工作協(xié)調(diào)發(fā)展。

三、搞好檔案宣傳與管理，促進(jìn)資源利用的意識(shí)

加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)工作的規(guī)范化管理，努力實(shí)現(xiàn)升級(jí)達(dá)標(biāo)工作。在檔案基礎(chǔ)管理中，要堅(jiān)持把檔案管理工作作為一項(xiàng)長(zhǎng)期的、重要的基礎(chǔ)工作，從領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制到管理體系，從規(guī)章制度到檔案管理，在組織上、制度上要形成一套科學(xué)、合理、完整的管理辦法，為檔案管理工作的有效開展提供可靠的保障。任何單位都是由不同的基層部門所構(gòu)成的，而文件資料的主要獲取途徑便是從這些不同的部門中所收集而來，檔案管理工作者應(yīng)該要準(zhǔn)確的把握部門之間的聯(lián)系，充當(dāng)部門之間聯(lián)系的橋梁和紐帶，這樣才有助于文件資料的收集。在實(shí)際管理過程中，文書檔案管理工作者必須主動(dòng)的去了解各個(gè)部門的實(shí)際情況，同時(shí)要積極的去研究如何更有效的做好文件檔案的采集工作，收集歸檔，讓檔案管理部門的功能發(fā)揮得更有效。檔案管理工作人員要主動(dòng)積極的向單位管理者匯報(bào)自己的工作情況，運(yùn)用多種方式向單位領(lǐng)導(dǎo)者傳達(dá)文書檔案相關(guān)的政策法規(guī)，從而讓單位領(lǐng)導(dǎo)者更深入的認(rèn)識(shí)到文書檔案管理工作的重要性，以便得到他們的全力支持。而單位的領(lǐng)導(dǎo)者和高層管理人員也應(yīng)該把文書檔案管理納為單位的重點(diǎn)項(xiàng)目之中，提高對(duì)文書檔案工作的支持力度，努力加快實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)文書檔案管理模式向現(xiàn)代化模式的轉(zhuǎn)變。運(yùn)用高新科技對(duì)檔案工作進(jìn)行創(chuàng)新、改造，適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的新要求，是基層要順應(yīng)當(dāng)今科學(xué)技術(shù)突飛猛進(jìn)的發(fā)展新趨勢(shì)，應(yīng)大膽采用先進(jìn)的技術(shù)手段對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理方法進(jìn)行創(chuàng)新。

伴隨著社會(huì)信息建設(shè)步伐不斷的加快，作為新時(shí)期的檔案工作者，要不斷的增強(qiáng)自身的專業(yè)技能，充分的利用各種現(xiàn)代化手段開展檔案的管理工作，努力提升自身的檔案管理技能，這樣才能夠滿足社會(huì)發(fā)展對(duì)于檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)需求。文書檔案管理工作有著重要的作用和意義，它為單位各項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)的更好實(shí)施提供了更多的參考，應(yīng)該努力提升自我素質(zhì)，不斷提升文書檔案管理工作效率，充分認(rèn)識(shí)到文書檔案管理工作的重要性，這樣才能不斷推進(jìn)單位各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]張瑞麗.現(xiàn)代文秘工作與檔案管理工作的規(guī)范銜接[J].中國(guó)科技信息.2011（07）.

[2]王瑛.實(shí)現(xiàn)文秘工作與檔案工作一體化——提高企事業(yè)單位檔案質(zhì)量的思考[J].云南檔案.2008（04）.