智慧檔案館探討

范宏梅

[提要] 隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”的縱深發(fā)展，檔案部門應(yīng)抓住機遇，建設(shè)智慧檔案館，以適應(yīng)社會和高校發(fā)展的需要。智慧檔案館概念的出現(xiàn)不僅從根本上改變檔案館信息管理模式和服務(wù)模式，而且也推動檔案信息化的發(fā)展，為信息共享提供更廣闊的空間，為信息服務(wù)提供更智慧的手段。然而，由于智慧檔案館的概念提出尚處于探索階段，理論研究方面不夠深入，實踐方面更是少之又少。本文對智慧檔案館基礎(chǔ)理論進(jìn)行基礎(chǔ)研究和探索，分析建設(shè)智慧檔案館的可行性，并提出建設(shè)原則，希望為智慧檔案館建設(shè)提供理論依據(jù)。

關(guān)鍵詞：智慧檔案館；檔案館建設(shè)；檔案利用服務(wù)

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

收錄日期：2018年5月2日

一、智慧檔案館基本理論

（一）智慧檔案館的概念。北京航天航空大學(xué)檔案館畢娟認(rèn)為智慧檔案館是以一種更智慧的方法，通過利用新的信息技術(shù)來改變用戶和檔案館系統(tǒng)信息資源交互的方法，提高檔案館服務(wù)的靈活、準(zhǔn)確、便捷，進(jìn)而實現(xiàn)智慧化服務(wù)和管理的檔案館模式。從管理對象來看，智慧檔案館所管理的是國家、社會和人類重要的活動記錄；從具體職能來看，智慧檔案館仍需收集檔案、管理檔案、提供檔案利用、傳播檔案文化、推進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展。所以從本質(zhì)上講，智慧檔案館是從屬于檔案館概念之中的，不同的在于附加了“智慧”的特征。因此，筆者認(rèn)為“智慧檔案館”應(yīng)加之“智慧”的定義：通過如云計算、物聯(lián)網(wǎng)、“互聯(lián)網(wǎng)+”等高科技手段，具備進(jìn)行感知、存儲、聯(lián)通、辨別、分析、決策、創(chuàng)造、實用等多種功能，更智慧化地管理檔案，實現(xiàn)檔檔相聯(lián)、人檔相聯(lián)、人人相聯(lián)的目標(biāo)，為擁有獨立管理和運作的能力和模式，進(jìn)而對檔案（補充材料）進(jìn)行保存、管理和提供利用的開放式檔案館，為用戶提供智慧化服務(wù)的高于數(shù)字檔案館的新模式。究竟何為智慧檔案館？雖然相關(guān)理論研究在國內(nèi)尚屬稚嫩，因而還沒有出現(xiàn)達(dá)成共識的標(biāo)準(zhǔn)概念，但其目的在于聚焦用戶的最優(yōu)體驗。

（二）智慧檔案館的價值分析。智慧檔案館的智慧主要表現(xiàn)在智慧化檔案系統(tǒng)和平臺所應(yīng)包括的三個主要要素：一是感知，即通過無線射頻識別（RFID）、紅外感應(yīng)器等傳感設(shè)備對檔案信息所處位置、文字、圖像、聲音等數(shù)據(jù)進(jìn)行感應(yīng)、識別、跟蹤和監(jiān)控；二是獲取，即通過傳感設(shè)備以及互聯(lián)網(wǎng)等對重要信息進(jìn)行智能化獲取和篩選；三是應(yīng)用，即通過數(shù)據(jù)挖掘、云計算、大數(shù)據(jù)分析等技術(shù)和方式，使檔案信息充分有效地為更多人（包括檔案管理工作人員和查檔利用者）服務(wù)。

筆者認(rèn)為，智慧檔案館是信息化與檔案館管理現(xiàn)代化的高度融合，是檔案信息化向更高階段發(fā)展的表現(xiàn)，是檔案館發(fā)展模式轉(zhuǎn)型升級的必然趨勢。數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化是智慧檔案館的技術(shù)基礎(chǔ)，人檔互聯(lián)是智慧檔案館的核心構(gòu)成，而智慧服務(wù)則是智慧檔案館的精髓。智慧檔案館建設(shè)需要以檔案信息資源為基礎(chǔ)，通過充分而透明的檔案信息獲取、廣泛而安全的檔案信息傳遞、高效科學(xué)的檔案信息處理，從而有效地提高檔案管理效率，改善檔案館服務(wù)水平，推動檔案館發(fā)展的創(chuàng)新性、有序性和持續(xù)性，使各個檔案館如同智慧的人，為用戶提供優(yōu)質(zhì)的智慧服務(wù)。智慧檔案館在檔案管理模式上發(fā)生了重大變革，它依托優(yōu)化后的檔案智慧管理平臺，讓檔案、用戶和管理員等元素之間互聯(lián)互通、互促互補，使檔案館具有更強的感知、學(xué)習(xí)、創(chuàng)新、服務(wù)能力?？傊腔蹤n案館可以為政府和公眾提供高層次的、細(xì)化的檔案服務(wù)，滿足各界日益增長的多元檔案新資源服務(wù)需求。

（三）建設(shè)智慧檔案館可行性及必要性分析

1、政策給力?！秶鴦?wù)院關(guān)于積極推進(jìn)“互聯(lián)網(wǎng)+”行動的指導(dǎo)意見》中提出要創(chuàng)新政府網(wǎng)絡(luò)化管理和服務(wù)，加快互聯(lián)網(wǎng)與政府公共服務(wù)體系的深度融合，推動公共數(shù)據(jù)資源開放，促進(jìn)公共服務(wù)創(chuàng)新供給和服務(wù)資源整合，構(gòu)建面向公眾的一體化在線公共服務(wù)體系?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”促使檔案館公共服務(wù)向更廣和更深的方向發(fā)展，而智慧檔案館是“互聯(lián)網(wǎng)+”在檔案界的具體落實。栗戰(zhàn)書在中央檔案館國家檔案局主要負(fù)責(zé)同志調(diào)整宣布會議上指出：“要加快檔案信息化步伐，將傳統(tǒng)經(jīng)驗與大數(shù)據(jù)、云計算等現(xiàn)代科技有機結(jié)合，加強多形式、多層次共享平臺建設(shè)，促進(jìn)檔案信息資源的共建共享共用，以檔案信息化推進(jìn)機關(guān)治理現(xiàn)代化?！睏疃瑱?quán)在中央和國家機關(guān)檔案工作會議上指出：“各單位要密切跟蹤并妥善運用大數(shù)據(jù)、云計算、知識管理等新理念、新方法和新技術(shù)，實現(xiàn)檔案工作對本機關(guān)、本系統(tǒng)‘業(yè)務(wù)全嵌入、結(jié)果全記錄、過程全監(jiān)督、數(shù)據(jù)大服務(wù)，以檔案信息化推進(jìn)機關(guān)治理能力現(xiàn)代化?！鄙鲜稣吆椭v話都顯示了智慧檔案館建設(shè)是“互聯(lián)網(wǎng)+”在檔案領(lǐng)域的具體實踐，科學(xué)整合了檔案信息資源，促進(jìn)了檔案信息資源共建共享的目標(biāo)。

2、經(jīng)濟(jì)加力。智慧檔案館的建設(shè)可以向財政爭取資金支持，在經(jīng)費上“開源”，還可以直接基于政務(wù)云來管理檔案，不用自己再單獨建設(shè)檔案云，可以大大節(jié)省費用，在經(jīng)費上“節(jié)流”。同時，云技術(shù)的引入，云端存儲讓檔案數(shù)據(jù)的存儲與備份也有了更多的選擇，利用云端備份成本低，可存儲容量大，安全性好，相比于傳統(tǒng)的硬盤、光盤、磁帶等保存方式成本大大降低。此外，對檔案開展智慧收集、智慧監(jiān)測、智慧管理與智慧服務(wù)，智慧檔案館能有效降低檔案管理成本。因此，從經(jīng)濟(jì)層面看，智慧檔案館不僅不會大大增加檔案管理與利用的成本，反而會降低相關(guān)成本，那么智慧檔案館建設(shè)也就具有了經(jīng)濟(jì)可行性。

3、技術(shù)有力。技術(shù)可行性使智慧檔案館建設(shè)是在物聯(lián)網(wǎng)、云計算、大數(shù)據(jù)分析等新信息技術(shù)的基礎(chǔ)上實現(xiàn)的。云平臺是智慧檔案館的基礎(chǔ)設(shè)施，為檔案的智慧存儲與備份提供了平臺的可能，大數(shù)據(jù)分析則滲透在數(shù)據(jù)收集處理的各環(huán)節(jié)，為檔案的智慧收集、智慧管理、智慧預(yù)測等提供了分析的可能。物聯(lián)網(wǎng)則讓智慧檔案館的各要素與網(wǎng)絡(luò)連接在一起，便于檔案館對檔案實行智慧化識別、定位、追蹤、監(jiān)控和管理，為檔案的共建共享提供了連通的可能。

目前，物聯(lián)網(wǎng)、云計算、大數(shù)據(jù)分析技術(shù)的發(fā)展逐漸趨于成熟，從物聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展來看，包括溫濕度傳感器、二維碼標(biāo)簽、RFID、GPS等感知終端早已為我們所熟知；私有網(wǎng)絡(luò)、（移動）互聯(lián)網(wǎng)、網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)等網(wǎng)絡(luò)的迅猛發(fā)展早已深入我們?nèi)粘Ｉ畹姆椒矫婷?；交通卡、身份證識別等物聯(lián)網(wǎng)的智能應(yīng)用讓我們暢享智慧生活。從云計算來看，微軟、IBM、Google、百度、阿里巴巴、騰訊等國內(nèi)外互聯(lián)網(wǎng)巨頭均快速部署云計算，建立了云平臺提供公共云和私有云的服務(wù)。從大數(shù)據(jù)分析來看，分布式存儲、非關(guān)系型數(shù)據(jù)庫和并行處理技術(shù)成為大數(shù)據(jù)應(yīng)用實施過程中幾個關(guān)鍵技術(shù)，開源Hadoop為大數(shù)據(jù)提供了全面的技術(shù)支持，是目前應(yīng)用最廣、關(guān)注度最高的大數(shù)據(jù)項目。

二、智慧檔案館建設(shè)原則

（一）需求導(dǎo)向，為民服務(wù)。智慧檔案館的建設(shè)要堅持以需求為導(dǎo)向，立足社會公眾的民生檔案需求和個性化服務(wù)的需要、黨政機關(guān)和企事業(yè)單位的檔案業(yè)務(wù)與咨詢需求，發(fā)揮檔案信息化對科學(xué)高效配置檔案信息資源的支撐和服務(wù)功能，切實增強智慧檔案館建設(shè)帶來的便捷、高效、智慧、創(chuàng)新的感受度，讓智慧檔案館的建設(shè)成果不僅能惠及檔案館、政府機構(gòu)，更要普惠到廣大普通公眾。同時，要遵循“以人為本”的理念，把貼近公眾、服務(wù)社會作為智慧檔案館的基點，把公眾能用、會用、善用作為智慧技術(shù)應(yīng)用于檔案工作的基本要求，不斷縮小不同社會群體間的“數(shù)字鴻溝”，為民眾提供高效服務(wù)，在“為黨管檔、為國守史”的基礎(chǔ)之上，切實做到“為民服務(wù)”的目標(biāo)。

（二）完善制度，共享共建。組織、制度、標(biāo)準(zhǔn)等的建設(shè)和創(chuàng)新是智慧檔案館建設(shè)所面對的重點，破解信息孤島和信息煙囪，實現(xiàn)檔案館內(nèi)部、檔案館之間、檔案館與政府機構(gòu)、企業(yè)之間的資源共建與共享，所以要依托于相關(guān)制度體系和標(biāo)準(zhǔn)體系的制定。同時還要整合通信網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施，規(guī)范檔案數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)體系，建立健全館室之間的檔案管理平臺和檔案公共服務(wù)平臺；綜合協(xié)調(diào)，推進(jìn)管轄范圍內(nèi)跨地區(qū)檔案館信息資源的縱向集成與跨部門檔案信息資源的橫向集成，切實推動檔案信息化協(xié)同應(yīng)用，讓檔案信息資源在不同部門、不同地區(qū)的系統(tǒng)中自由流通，真正實現(xiàn)檔案信息資源的共建共享。

（三）科學(xué)統(tǒng)籌，倒排規(guī)劃。智慧檔案館是數(shù)字檔案館的升級，其建設(shè)應(yīng)在數(shù)字檔案館建設(shè)的基礎(chǔ)之上進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，注重系統(tǒng)工程，根據(jù)各地政府智慧政務(wù)的整體框架和基本要求，及時將智慧檔案館建設(shè)與地區(qū)智慧政務(wù)相對接，綜合考量，確定總體布局和階段安排，使智慧檔案館的建設(shè)能夠成為一個系統(tǒng)，綜合集成資源，達(dá)到效果最佳化，讓檔案收集、檔案管理、檔案利用等各個環(huán)節(jié)高度智慧化。對智慧檔案館的建設(shè)要重視前期調(diào)研，開展可行性要求，基于工作實際，提出創(chuàng)新性高、應(yīng)用性強的功能需求，確保智慧檔案館系統(tǒng)開發(fā)和項目建設(shè)的合理性、適用性、科學(xué)性。在智慧檔案館建設(shè)過程中，檔案館工作人員要全程跟進(jìn)，穩(wěn)步推進(jìn)，發(fā)現(xiàn)問題解決問題，還要按照信息系統(tǒng)建設(shè)規(guī)范要求，引入監(jiān)理機制，對智慧檔案館項目的建設(shè)進(jìn)度、安全措施、質(zhì)量保障等進(jìn)行全范圍全過程監(jiān)理。

（四）因地制宜，突出特色。智慧檔案館建設(shè)要因地制宜，重點突出。各地要結(jié)合當(dāng)?shù)氐慕?jīng)濟(jì)發(fā)展水平、地理區(qū)位條件、信息化基礎(chǔ)和實際需求等情況，做好智慧檔案館項目的論證，切勿貪大求全、重復(fù)建設(shè)。在智慧檔案館的建設(shè)過程中，各地還應(yīng)圍繞自己的特色及短板，確定自己的建設(shè)重點，找準(zhǔn)突破口，注重實效。如果在檔案的收集上難度較大，則應(yīng)注重檔案智慧收集建設(shè)，如果在檔案館的監(jiān)控方面需要加強，則應(yīng)注重檔案館智慧監(jiān)控建設(shè)，如果在提供檔案利用上供不應(yīng)求，則應(yīng)注重檔案館的智慧服務(wù)。

（五）可管可控，安全第一。傳統(tǒng)檔案館要注重安全，智慧檔案館更應(yīng)如此。對于安全問題，應(yīng)從兩個角度來看：一是在管理和技術(shù)兩個層面確保智慧檔案館可管可控；二是注重智慧檔案館中的智慧監(jiān)控建設(shè)來強化檔案信息安全。在檔案館管理和技術(shù)的安全措施上，應(yīng)強化網(wǎng)絡(luò)和信息安全管理，落實責(zé)任制，加強管理人員安全培訓(xùn)，落實檔案信息安全等級保護(hù)制度，健全網(wǎng)絡(luò)和信息安全標(biāo)準(zhǔn)體系，加大依法管理網(wǎng)絡(luò)和保護(hù)個人信息的力度，注重“政務(wù)云”、“檔案云”的建設(shè)與管理，加強檔案館核心管理系統(tǒng)的建設(shè)，采取相應(yīng)的安全保障技術(shù)方法，配備必要的軟硬件設(shè)施，完善檔案備份災(zāi)難恢復(fù)服務(wù)機制，確保檔案的真實、完整、可用與安全。在智慧檔案館的智慧監(jiān)控建設(shè)上，應(yīng)對檔案館實現(xiàn)全面監(jiān)控，確保檔案不出現(xiàn)非正常移動，還可以利用門禁系統(tǒng)及計算機管理系統(tǒng)監(jiān)控檔案館相關(guān)管理人員，以最大限度降低人為因素對檔案信息安全產(chǎn)生的風(fēng)險。

三、智慧檔案館前景展望

（一）從傳統(tǒng)檔案管理升級為知識管理。通過智慧檔案館數(shù)據(jù)收集的嶄新渠道，利用大數(shù)據(jù)手段，將分析、判斷或預(yù)測的知識信息提供給利用者。檔案館對這些信息進(jìn)行整合，并從中再生出新的知識，不僅可以讓管理者更高效的管理檔案，還能供利用者所用?？梢?，利用者在檔案館中所能接觸到的不僅是真實可信的檔案資源，更多的是從中衍化而來的檔案知識信息。此時，檔案館由單純的檔案收集、檔案管理，向知識的再生、知識的管理發(fā)生轉(zhuǎn)變，讓檔案館的研究性工作得到進(jìn)一步的發(fā)展。

（二）從傳統(tǒng)存檔重地升級為文化休閑。當(dāng)前，檔案最為重要的作用就是行政作用，即“檔案是各級各類機構(gòu)、社會組織行使職能、從事管理活動的真實記錄”。但是由于智慧檔案館提供知識資源能力和知識再生能力的提升，使檔案的文化作用、教育作用得到了凸顯，檔案館的人文氣質(zhì)得到了發(fā)揚。檔案館不再是沉悶的政府部門，前往的利用者也不再具有明確的目的性，反而，更多的是將檔案館視作為休閑娛樂的場所。民眾在如此開放的檔案館中，不僅能夠接觸到真實的歷史塵封，還能重新喚起整個社會和國家過去的記憶，吸收到知識，了解到文化，凸顯了檔案館的親民意識，提供了人們真正需要的檔案信息、知識，成為國家、社會和人民取之不盡用之不竭的智慧寶庫，使檔案館能為國家科學(xué)文化的繁榮昌盛出一份力，為建設(shè)社會主義文化強國盡一份力所能及。

（三）從傳統(tǒng)單一利用升級為多維交互。傳統(tǒng)檔案館局限于去館內(nèi)利用檔案或通過閱覽檔案館網(wǎng)站獲取所需信息，但在“互聯(lián)網(wǎng)+”的整體發(fā)展趨勢之下，智慧檔案館將服務(wù)的觸角延伸至各個渠道，讓民眾可以隨時隨地使用，檔案館的利用服務(wù)觸手可及。同時，智慧檔案館內(nèi)的交互為檔案館更準(zhǔn)確、個性化的交互，提供了資源背景。其次，智慧檔案館的公民檔案員功能，打通了檔案館與公民之間交流的障礙圍欄。建立起“檔案館—公民”、“公民—公民”、“公民—專家”、“公民—檔案館”之間溝通紐帶，再通過先進(jìn)的通訊網(wǎng)絡(luò)，互聯(lián)網(wǎng)、手機移動網(wǎng)、廣播電視網(wǎng)三網(wǎng)的交錯重合，建立起溝通的平臺，使得利用者和檔案館之間的接觸變得頻繁而有效，從而建立起了全新的、立體的交互模式，相比于先前傳統(tǒng)的、單一的利用方式，增加了公眾和檔案館之間的交互維度。在傳統(tǒng)的利用途徑中，檔案館獲取的反饋信息少之又少，檔案館實質(zhì)上無法了解公眾的真實想法，有礙于檔案館平民化、大眾化、公益化的發(fā)展。信息只有下傳，卻少了上達(dá)的交互模式，也容易讓檔案館的發(fā)展走彎道。智慧檔案館在檔案信息、知識資源方面，與利用者建立起立體交互的同時，在檔案館建設(shè)反饋上也得到了多維度的溝通。

（四）從傳統(tǒng)實體存在升級為虛擬存在。當(dāng)談及對于檔案的利用，第一反應(yīng)也會是到檔案館所在地，前往查閱，但智慧檔案館是基于利用者多維交互的利用模式，隨時隨地的可以打開手機、電腦，甚至是未來智能電視，打開檔案館客戶端，進(jìn)行檔案的查閱、檔案問題的咨詢，不再需要專門到實體存在的檔案館中，就能滿足人們對于檔案利用的大部分需求。此時，對于人們來說，檔案館不再是一個實體的存在，而是一個虛擬的模式，它是一個沒有圍墻，沒有固定上下班時間的虛擬化、無界化的存在，對于檔案館存在的模糊化，實際上是將檔案館的提供利用服務(wù)，從檔案眾多管理流程中剝離出來，單獨的面向大眾，使之不需要局限在樓宇之內(nèi)的服務(wù)工作，可以在公眾方便的任何角落里完成。只有先保證了電子檔案與紙質(zhì)檔案具有同樣的真實性、可靠性，才能保證電子檔案與紙質(zhì)檔案同樣的利用效力，這需要檔案界和國家政策等多重的努力，這里便不再贅述。綜上所述，我們不難發(fā)現(xiàn)，智慧檔案館的技術(shù)進(jìn)步，帶動了管理和服務(wù)的理念革新，從而使得檔案館在一些方面發(fā)生了轉(zhuǎn)型。

四、結(jié)束語

在“互聯(lián)網(wǎng)+”信息技術(shù)迅猛發(fā)展的時代，智慧檔案館建設(shè)集中了檔案學(xué)、信息學(xué)、計算機學(xué)、設(shè)計學(xué)、社會學(xué)和經(jīng)濟(jì)學(xué)等多學(xué)科的研究成果，是一項十分復(fù)雜的系統(tǒng)工程，完成智慧檔案館的整體構(gòu)建，才能讓檔案管理者能更高效的管理檔案，讓檔案利用者能更便捷的利用檔案，實現(xiàn)檔案館與廣大公民之間的良好、優(yōu)質(zhì)、可持續(xù)的溝通，才能讓智慧檔案館切實的在智慧城市建設(shè)中盡一份力，促進(jìn)社會和檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

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