利用WORD“宏”提高技術(shù)文件標(biāo)準(zhǔn)化格式審查效率

沈芳

（中國(guó)電子科學(xué)研究院，北京，100041）

現(xiàn)今快速發(fā)展的武器裝備研制任務(wù)和質(zhì)量要求對(duì)技術(shù)文件的審查提出了越來(lái)越高的要求。設(shè)計(jì)評(píng)審、設(shè)計(jì)定型對(duì)技術(shù)文件的質(zhì)量要求越來(lái)越高，雖然也有各種文件編寫(xiě)格式模板以及格式自動(dòng)化審查工具，但仍無(wú)法全面替代人工審查。人工審查仍然是目前各單位進(jìn)行技術(shù)文件標(biāo)準(zhǔn)化審查的主要方式。

在電子文件人工審查中，一般采取添加批注的方式反饋審查結(jié)果，技術(shù)文件中大量重復(fù)出現(xiàn)的格式問(wèn)題使得批注工作量大增，嚴(yán)重降低了審查效率。為解決這一問(wèn)題，筆者結(jié)合工作實(shí)踐，分類(lèi)整理出批量批注內(nèi)容，利用WORD自帶“宏”工具，內(nèi)嵌到WORD工具中，從而實(shí)現(xiàn)一鍵添加預(yù)定義批注，提升標(biāo)準(zhǔn)化格式審查效率的目的。經(jīng)過(guò)實(shí)際應(yīng)用，該方法只需要WORD自帶“宏”工具，不需要安裝其他軟件，可根據(jù)需求自由定制內(nèi)容，隨時(shí)可修改，應(yīng)用簡(jiǎn)單可靠。下面，筆者對(duì)這一方法的制作與使用進(jìn)行詳細(xì)介紹。

1　問(wèn)題整理

筆者經(jīng)過(guò)多年標(biāo)審經(jīng)驗(yàn)，將本單位技術(shù)文件中的重復(fù)率高的格式問(wèn)題進(jìn)行了分類(lèi)整理，分為以下幾類(lèi)。不同問(wèn)題出現(xiàn)頻率的多少主要是根據(jù)每個(gè)單位的實(shí)際情況確定。

a）封面、簽署頁(yè)、目次、前言的問(wèn)題：主要集中在封面階段標(biāo)識(shí)錯(cuò)誤、單位名稱錯(cuò)誤、總頁(yè)數(shù)與實(shí)際不符、目次中出現(xiàn)術(shù)語(yǔ)條目、換版文件缺少前言、目次中頁(yè)碼與實(shí)際不符等問(wèn)題。

b）引用文件、縮略語(yǔ)的問(wèn)題：引用文件是格式審查的重災(zāi)區(qū)，問(wèn)題較多，主要集中在缺少引用文件引導(dǎo)語(yǔ)、標(biāo)準(zhǔn)順序排列錯(cuò)誤、引用文件未在后繼正文中出現(xiàn)、是否有年代號(hào)比較隨意、縮略語(yǔ)未按字母順序排列等問(wèn)題。

c）層次劃分的問(wèn)題：主要集中在存在懸置段、層次劃分不合理 （如多于7層）、章/條編號(hào)混亂、列項(xiàng)格式錯(cuò)誤等。

d）量和單位的問(wèn)題：這類(lèi)錯(cuò)誤重復(fù)率極高，主要集中在量的后面缺單位、單位符號(hào)大小寫(xiě)混用，單位制使用錯(cuò)誤等。

e）圖表、公式的問(wèn)題：主要集中在統(tǒng)一文件中圖號(hào)和表號(hào)的編制方法不一致、文中圖表未在正文中提及、表中出現(xiàn)斜線、表的續(xù)頁(yè)格式錯(cuò)誤等問(wèn)題。

f）附錄、終結(jié)線的問(wèn)題：主要集中在附錄沒(méi)有標(biāo)明附錄性質(zhì)和名稱、終結(jié)線沒(méi)有或過(guò)長(zhǎng)、過(guò)短、過(guò)粗、過(guò)細(xì)等。

每一類(lèi)問(wèn)題，在后續(xù)制作中都將作為 “宏”的一個(gè)組進(jìn)行制作，每個(gè)組下面又分若干按鈕，對(duì)應(yīng)每類(lèi)下的具體問(wèn)題，方便使用。

2　“宏”的建立

以建立一條批注顯示內(nèi)容為 “應(yīng)刪除”的定制批注為例進(jìn)行說(shuō)明。該批注的應(yīng)用場(chǎng)景如下：出現(xiàn)第1章b）條提到的 “引用文件未在后繼正文中出現(xiàn)”，可以直接將該條引用文件使用鼠標(biāo)選中，點(diǎn)擊 “應(yīng)刪除”按鈕，生成一條批注，顯示內(nèi)容為 “應(yīng)刪除”。該定制批注也可應(yīng)用于其他需要將多余文字刪除的場(chǎng)景。

第一步，打開(kāi)WORD2010主視窗，找到“開(kāi)發(fā)工具”并點(diǎn)擊，如圖1所示，然后點(diǎn)擊“VisualBasic”， 如圖 2 所示。

圖1　“開(kāi)發(fā)工具”界面

圖2　點(diǎn)擊 “VisualBasic”界面

第二步，在圖3所示界面中，選擇本地文件代碼區(qū)域NewMacros，點(diǎn)擊 “插入”，然后點(diǎn)擊“過(guò)程”（如圖4所示），按照?qǐng)D5中所示選擇過(guò)程的各項(xiàng)屬性，名稱輸入“應(yīng)刪除”。其中，過(guò)程范圍必須選擇 “公共的”，以實(shí)現(xiàn)過(guò)程的通用。

圖3　“VisualBasic”界面

圖4　點(diǎn)擊 “過(guò)程”界面

圖5　過(guò)程屬性的選擇

第三步，在圖6所示的區(qū)域插入所需的代碼，具體代碼如下：

PublicSub應(yīng)刪除 （）

Selection.Comments.AddRange:=Selection.Range,text:="應(yīng)刪除"

EndSub

圖6　插入代碼頁(yè)面

在這一步中，將text:="應(yīng)刪除"中引號(hào)的內(nèi)容即為實(shí)際審查中添加批注后在批注中出現(xiàn)的內(nèi)容，替換為其他定制內(nèi)容，即可制作定制內(nèi)容的預(yù)定義批注。為方便起見(jiàn)，可先整理好需要定制的批注內(nèi)容，采用復(fù)制粘貼方式逐條制作對(duì)應(yīng)批注。

第四步，完成添加代碼后點(diǎn)擊左上的保存按鈕（見(jiàn)圖 7），再點(diǎn)擊左上角的“×”關(guān)閉代碼窗，回到主視窗。此時(shí)查詢宏管理器 （見(jiàn)圖8），點(diǎn)擊“開(kāi)發(fā)工具”——“宏”，可以看到剛才編寫(xiě)的宏已經(jīng)添加到宏模板中。

圖7　保存

圖8　查看宏管理器

重復(fù)以上第一步至第四步，制作完成所有需要的“宏”。

第五步，完成 “宏”在WORD菜單欄中的調(diào)用。依次點(diǎn)擊：文件、選項(xiàng)、自定義功能區(qū)（見(jiàn)圖9、圖10），在 “從下列位置選擇命令”下拉菜單中，選擇宏 （見(jiàn)圖11），按照?qǐng)D12所示，在相應(yīng)的主選項(xiàng)卡后面選擇相應(yīng)的位置，按①、②順序分別點(diǎn)擊 “新建選項(xiàng)卡 （W）”,“新建組（N）”，即可新建一個(gè)界面選項(xiàng)卡。點(diǎn)擊添加（見(jiàn)圖13），將已經(jīng)制作好的“宏”添加進(jìn)該選項(xiàng)卡中。

在這一步驟中，宏的名字、選項(xiàng)卡的名字、組的名字都可以改變，點(diǎn)擊相應(yīng)的“宏”，選擇重命名，如圖14所示?？梢酝ㄟ^(guò)對(duì)預(yù)定義的“宏”進(jìn)行分組，同組的 “宏”在實(shí)際應(yīng)用中將會(huì)顯示在同一版塊，方便使用者更快的找到需要調(diào)用的“宏”。

圖9　調(diào)用步驟1

圖11　調(diào)用步驟3

圖12　為 “宏”安排位置

圖13　將 “宏”添加到選項(xiàng)卡

圖14　修改要素名稱

第六步，完成以上操作后，點(diǎn)擊確定，返回主界面，重新啟動(dòng)WORD，會(huì)發(fā)現(xiàn)WORD啟動(dòng)時(shí)已經(jīng)自動(dòng)加載了剛才定制的相關(guān)批注版塊和按鈕，如圖15所示。

圖15　加載了 “宏”的WORD界面

3　應(yīng)用實(shí)例

下面，以一個(gè)文檔為例，顯示預(yù)定義“宏”的使用。

在本文檔中，第一個(gè)引用文件并未在后繼正文中出現(xiàn)，使用鼠標(biāo)選中需要批注的文字，而后點(diǎn)擊上方批注板塊中“應(yīng)刪除”按鈕（見(jiàn)圖16），WORD會(huì)自動(dòng)添加一條批注，顯示批注內(nèi)容為 “應(yīng)刪除”，如圖17所示。以此類(lèi)推，繼續(xù)添加相關(guān)批注。圖17中共計(jì)使用了6個(gè)預(yù)定義“宏”批注，6次鼠標(biāo)點(diǎn)擊即可實(shí)現(xiàn)，不需要手工輸入任何文字。

圖16　應(yīng)用步驟

圖17　應(yīng)用示例

本文介紹了利用WORD自帶 “宏”工具，定制批注功能，實(shí)現(xiàn)技術(shù)文件常見(jiàn)格式問(wèn)題的一鍵輸入批注，操作方便，靈活可靠，經(jīng)實(shí)踐證實(shí)，能夠有效提升技術(shù)文件標(biāo)審速度。

在實(shí)際工作中，隨著技術(shù)文件格式模板的開(kāi)發(fā)、推廣和使用，目前格式問(wèn)題已經(jīng)越來(lái)越少，人工標(biāo)審的格式問(wèn)題更多集中于表述前后不一致、單位符號(hào)錯(cuò)誤、與其他文件不協(xié)調(diào)等格式模板無(wú)法解決的問(wèn)題，利用 “宏”進(jìn)行自定義的批注也會(huì)進(jìn)行相應(yīng)的改進(jìn)。同時(shí)，筆者也考慮在功能上作進(jìn)一步提升，通過(guò)自動(dòng)統(tǒng)計(jì)不同類(lèi)批注的點(diǎn)擊次數(shù)，實(shí)現(xiàn)審查結(jié)果的匯總統(tǒng)計(jì)功能，對(duì)文件標(biāo)審結(jié)果進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，作為標(biāo)準(zhǔn)化評(píng)價(jià)的依據(jù)，在后繼的標(biāo)準(zhǔn)化宣貫中，也將根據(jù)統(tǒng)計(jì)結(jié)果進(jìn)行有針對(duì)性的宣貫，從而多方面提升標(biāo)準(zhǔn)化工作效率，提高工作管理水平。