中學(xué)檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀及路徑分析

摘 要：中學(xué)檔案管理具有非常關(guān)鍵的作用，科學(xué)的檔案管理能夠有效提升檔案管理的效率，能夠有效優(yōu)化檔案資源的開發(fā)與利用，同時(shí)還能夠在很大程度上推動(dòng)中學(xué)的發(fā)展。在信息技術(shù)快速發(fā)展的今天，中學(xué)檔案數(shù)字化管理具有非常重要的作用。檔案數(shù)字化管理，能夠擴(kuò)展檔案管理的范疇，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資源的信息化和數(shù)字化。本文將分析中學(xué)檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀，科學(xué)全面分析它的路徑。

關(guān)鍵詞：中學(xué)檔案；數(shù)字化管理；現(xiàn)狀；路徑

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，信息技術(shù)的全面進(jìn)步，檔案數(shù)字化管理已經(jīng)成為檔案管理工作的新方式?？茖W(xué)的數(shù)字化管理，不僅能夠有效提升檔案管理的效率，充分發(fā)揮檔案資源的利用價(jià)值，同時(shí)還能夠保證檔案資源的安全。當(dāng)前中學(xué)檔案管理中，數(shù)字化管理程度存在明顯的差異。通過(guò)簡(jiǎn)要的調(diào)查與分析，能夠科學(xué)認(rèn)知到中學(xué)檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀。結(jié)合當(dāng)前中學(xué)檔案數(shù)字化管理中存在的問(wèn)題，運(yùn)用科學(xué)的優(yōu)化路徑，全面提升檔案數(shù)字化管理的水平。

一、 檔案數(shù)字化管理的特點(diǎn)

在信息技術(shù)快速發(fā)展的今天，中學(xué)檔案管理數(shù)字化漸成規(guī)模。在中學(xué)檔案管理實(shí)踐中，積極利用信息技術(shù)手段，不斷提升檔案管理的信息化程度，有效運(yùn)用檔案數(shù)字化管理的特點(diǎn)，能夠全面提升中學(xué)檔案管理的整體水平。檔案數(shù)字化管理具有顯著的特點(diǎn)，首先，檔案管理數(shù)字化，能夠優(yōu)化檔案管理的水平，能夠有效提升檔案管理的效率。檔案管理數(shù)字化能夠?qū)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)資料以電子、數(shù)字等形式保存到網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中。當(dāng)人們進(jìn)行查詢、調(diào)取等時(shí)，無(wú)需翻閱厚重的書籍，只需要按照查詢流程進(jìn)行快速化檢索，即可以快速獲取相關(guān)資料。同時(shí)，檔案管理數(shù)字化，還擴(kuò)展了人們檔案利用的時(shí)空范圍。人們通過(guò)PC端、移動(dòng)客戶端等就可以實(shí)現(xiàn)檔案資源的查詢和調(diào)閱，這本身能夠提升檔案資源的利用率。其次，節(jié)約管理成本。中學(xué)檔案數(shù)字化管理，還能夠在很大程度上節(jié)約管理成本，節(jié)約人力資源。數(shù)字化檔案以數(shù)字信息的形式而存在，人們通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)就可以實(shí)現(xiàn)檔案管理，這就能夠?qū)崿F(xiàn)人力資源的節(jié)約。同時(shí)，在信息資源的利用過(guò)程中，人們可以自主查詢下載，無(wú)需承擔(dān)掃描、復(fù)印等費(fèi)用。最后，合理保護(hù)紙質(zhì)檔案資料。事實(shí)證明，紙質(zhì)檔案資料在長(zhǎng)時(shí)間翻閱過(guò)程中，很容易發(fā)生破損。但檔案數(shù)字化管理則能夠全面很大程度保護(hù)原件，人們?cè)诶脵n案的過(guò)程中，完全可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)或移動(dòng)客戶端進(jìn)行閱讀和查詢。

二、 中學(xué)檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀分析

在中學(xué)檔案管理實(shí)踐中，數(shù)字化管理是一種新穎的檔案管理方式，能夠提升檔案管理的效率，能夠優(yōu)化檔案資源的利用率。通過(guò)調(diào)查與走訪100所中學(xué)，可以得出結(jié)論，當(dāng)前中學(xué)檔案管理數(shù)字化程度整體處于中下游水平。其中，53%的中學(xué)沒有任何信息技術(shù)設(shè)備，仍采用傳統(tǒng)的人工管理的方式，依靠紙質(zhì)媒介來(lái)進(jìn)行檔案資料的整理。25%的中學(xué)檔案數(shù)字化管理程度偏低，依托于圖書館系統(tǒng)來(lái)進(jìn)行檔案管理工作。但通過(guò)圖書館借閱系統(tǒng)，很難進(jìn)行數(shù)字化檔案資源的利用。10%的中學(xué)檔案數(shù)字化管理能力較高，擁有較為完善的信息化管理系統(tǒng)，但由于缺乏專業(yè)的管理維護(hù)人員，信息化管理系統(tǒng)的利用價(jià)值難以全面凸顯出來(lái)。5%的中學(xué)檔案數(shù)字化管理能力優(yōu)越，學(xué)校不僅有完善的管理系統(tǒng)，也制定了明確的管理流程，包括查詢流程、輸入流程、紙質(zhì)與電子同步等流程。同時(shí)，這些學(xué)校的檔案管理人員具備較強(qiáng)的檔案開發(fā)意識(shí)，注重檔案數(shù)字化信息的主動(dòng)推送。結(jié)合調(diào)查結(jié)論，可以將中學(xué)檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀大致歸為以下方面：

（一） 檔案管理傳統(tǒng)陳舊，人員呈現(xiàn)“老齡化”

在受調(diào)查的100所中學(xué)中，其中53所中學(xué)的檔案管理方式陳舊，在管理實(shí)踐中仍然采用傳統(tǒng)的檔案管理方式，依靠大量的人力來(lái)進(jìn)行機(jī)械化的工作。在這些學(xué)校中，有的檔案室甚至連電腦都沒有，當(dāng)老師借閱檔案資料時(shí)，需要進(jìn)行人工登記。還有部分學(xué)校，雖然配置了電腦，但卻沒有配備網(wǎng)絡(luò)。檔案管理人員利用電腦中的EXCEL工具來(lái)進(jìn)行檔案資源的統(tǒng)計(jì)與分類，經(jīng)常出現(xiàn)重要檔案資源的丟失和遺漏。此外，檔案管理人員“老齡化”問(wèn)題突出。參與檔案管理的人員多為學(xué)校的老職工、老教師。在檔案管理中，他們的職責(zé)與其說(shuō)是管理，不如說(shuō)是保管。

（二） 檔案管理信息程度低，沒有單獨(dú)實(shí)施管理

在調(diào)查過(guò)程中，可以發(fā)現(xiàn)25所中學(xué)的檔案數(shù)字化管理水平處于偏低的水平。部分教師雖然認(rèn)知到了檔案管理數(shù)字化的意義和價(jià)值，但由于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的不注重，學(xué)校檔案管理的投入不足等，使得學(xué)校檔案管理的數(shù)字化程度整體偏低。在調(diào)查過(guò)程中，還發(fā)現(xiàn)這些學(xué)校并沒有進(jìn)行檔案管理的獨(dú)立化，而是將檔案管理與圖書管理統(tǒng)籌起來(lái)，利用圖書館借閱系統(tǒng)來(lái)實(shí)施檔案管理工作。當(dāng)人們利用該系統(tǒng)進(jìn)行查詢與查閱時(shí)，很難快速精準(zhǔn)找到所需的檔案資料。

（三） 檔案管理人員素養(yǎng)不高，難以發(fā)揮管理系統(tǒng)作用

在中學(xué)檔案管理實(shí)踐中，10所中學(xué)結(jié)合學(xué)校檔案管理特點(diǎn)，不斷加大資金投入，緊密結(jié)合時(shí)代發(fā)展潮流，構(gòu)建了較為完善的檔案管理信息系統(tǒng)，但由于檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)不高，檔案管理人員的技術(shù)素養(yǎng)偏低等，使得檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)中的很多功能和優(yōu)勢(shì)難以凸顯出來(lái)，這在很大程度上影響著檔案管理的整體成效。比如檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)中的主動(dòng)信息推送等服務(wù)功能難以有效凸顯出來(lái)。

三、 中學(xué)檔案數(shù)字化管理的優(yōu)化路徑分析

在信息技術(shù)快速發(fā)展的今天，中學(xué)檔案管理工作應(yīng)該緊密迎合時(shí)代發(fā)展潮流，不斷順應(yīng)時(shí)代變革，全面提升檔案管理的科學(xué)性與信息化，積極構(gòu)建檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，綜合性提升檔案管理的效率和水平。

（一） 提高檔案管理人員的信息素養(yǎng)

在中學(xué)檔案管理實(shí)踐中，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理應(yīng)該有效提高檔案管理人員的信息素養(yǎng)，全面優(yōu)化檔案管理人員的認(rèn)知，引導(dǎo)他們注重檔案管理信息化建設(shè)，不斷提升自身的崗位技能和業(yè)務(wù)素養(yǎng)。一方面，學(xué)校應(yīng)該構(gòu)建完善的檔案管理制度，從制度層面來(lái)規(guī)范檔案管理工作，不斷提升檔案管理的整體水平。另一方面，要全面加強(qiáng)檔案管理人員的教育培訓(xùn)，形成長(zhǎng)效的培訓(xùn)機(jī)制，督促檔案管理人員在提升自身崗位素養(yǎng)的同時(shí)，更要優(yōu)化信息素養(yǎng)，掌握一定的信息技術(shù)應(yīng)用能力。

（二） 積極推動(dòng)數(shù)字化管理系統(tǒng)建設(shè)

在中學(xué)檔案管理過(guò)程中，構(gòu)建科學(xué)全面的數(shù)字化管理系統(tǒng)，中學(xué)應(yīng)該結(jié)合自身?xiàng)l件，積極尋求社會(huì)資金支持，不斷優(yōu)化和完善檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的建設(shè)。同時(shí)，要成立專門性的檔案管理室，將檔案管理工作從學(xué)校行政工作、圖書館工作中脫離出來(lái)，有效提升檔案管理的整體質(zhì)量。此外中學(xué)還應(yīng)該采用績(jī)效考核的方式來(lái)約束和激勵(lì)檔案管理人員，引導(dǎo)他們?cè)诟髯缘膷徫簧?，明確自身職責(zé)，不斷提升業(yè)務(wù)素養(yǎng)。

（三） 注重原始資料保護(hù)同步做好電子檔案管理

在中學(xué)檔案管理實(shí)踐中，努力推動(dòng)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的建設(shè)，中學(xué)應(yīng)該充分迎合時(shí)代發(fā)展潮流，始終保持與時(shí)代接軌。可能因資金、技術(shù)、人員等問(wèn)題，部分中學(xué)很難進(jìn)行檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的建設(shè)，但這并不妨礙中學(xué)檔案管理人員信息素養(yǎng)和管理意識(shí)的優(yōu)化。在工作實(shí)踐中，檔案管理人員在進(jìn)行紙質(zhì)檔案管理中，就應(yīng)該提前做好未來(lái)數(shù)字化管理的準(zhǔn)備，加強(qiáng)紙質(zhì)檔案的科學(xué)分類，尤其是要做好原始檔案的管理。有條件的中學(xué)，即便具備優(yōu)良的檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，也應(yīng)該同步做好紙質(zhì)檔案和電子檔案的管理工作。

四、 結(jié)論

在信息技術(shù)快速發(fā)展的今天，中學(xué)檔案管理應(yīng)該積極建構(gòu)數(shù)字化管理系統(tǒng)，不斷提升檔案管理的整體水平，全面優(yōu)化檔案管理的效率，綜合性提升檔案資源的開發(fā)與利用。當(dāng)前中學(xué)檔案管理的信息化、數(shù)字化程度整體不高。積極推動(dòng)數(shù)字化管理的穩(wěn)步實(shí)施，應(yīng)該提升檔案人員的技術(shù)素養(yǎng)，加大資金投入，同步做好檔案管理工作。

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作者簡(jiǎn)介：

陳華忠，廣東省湛江市，嶺南師范學(xué)院附屬中學(xué)。